La nómina en Colombia: guía completa del salario bruto a la PILA

La nómina en Colombia en 2026 parte de un salario mínimo mensual de 1.750.905 COP, un 23% más que en 2025. La mayoría de los umbrales de la nómina colombiana son múltiplos de esa cifra: el límite del auxilio de transporte, la base mínima y máxima de cotización, los tramos del fondo de solidaridad, la exoneración de parafiscales y el salario integral mínimo. Además del salario mensual, el empleador debe un conjunto fijo de cotizaciones porcentuales, unas prestaciones legales que se pagan con su propio calendario y tres declaraciones mensuales independientes. Esta guía explica cómo gestionar la nómina en Colombia desde el contrato hasta el recibo de salarios, con un ejemplo completo del bruto al neto y del coste para el empleador.

El marco legal y los valores de referencia de 2026

Tres normas regulan la nómina colombiana. El Código Sustantivo del Trabajo (CST, el código laboral) define el salario, la jornada y las prestaciones del trabajador conocidas como prestaciones sociales. La Ley 100 de 1993 establece el sistema de seguridad social: salud, pensión y riesgos laborales. El Estatuto Tributario (ET, el código tributario) regula la retención del impuesto sobre la renta sobre los salarios.

Dos leyes recientes modifican la jornada en 2026. La Ley 2101 de 2021 redujo la jornada ordinaria máxima a 42 horas semanales a partir del 15 de julio de 2026. La reforma laboral de 2025, la Ley 2466 de 2025, adelantó el inicio del trabajo nocturno a las 19:00 y elevó el recargo por trabajo en domingo y festivo al 90% desde el 1 de julio de 2026 y al 100% desde el 1 de julio de 2027.

Los valores de referencia de 2026:

El propio salario mínimo lleva todo el año en los tribunales. El Gobierno lo fijó por decreto en diciembre de 2025, después de que la comisión tripartita de concertación salarial no llegara a un acuerdo. En febrero de 2026 el Consejo de Estado (el tribunal supremo de lo contencioso-administrativo) suspendió ese decreto y ordenó al Gobierno sustituirlo, lo que este hizo con el Decreto 159 de 2026 por el mismo importe de 1.750.905 COP. En julio de 2026 la Sección Segunda del tribunal revocó la suspensión, por lo que el decreto original vuelve a estar en vigor. El proceso de nulidad, que también abarca el decreto del auxilio de transporte, continúa: a principios de octubre el tribunal cerró la etapa probatoria y pasó a fallo definitivo. Hasta esa sentencia, 1.750.905 COP es la cifra que debe pagarse. El salario mínimo se fija cada diciembre, por lo que el valor de 2027 y todos los umbrales de la tabla cambian el 1 de enero.

Qué es salario: salario ordinario, salario integral y el límite de los pagos no salariales

Que un pago se considere salario determina cómo tributa y si se incluye en la base de cotización (el IBC, ingreso base de cotización) y en la base de las prestaciones. Según el art. 127 del CST, el salario no es solo la cantidad mensual pactada, sino todo lo que el trabajador recibe como retribución directa del servicio: horas extras, recargos dominicales y nocturnos, comisiones y bonificaciones habituales.

El art. 128 del CST enumera lo que no es salario: las bonificaciones ocasionales que el empleador concede por mera liberalidad, las herramientas y gastos que el trabajador necesita para desempeñar su trabajo y las propias prestaciones. Empleador y trabajador también pueden pactar por escrito (un pacto de exclusión salarial) que determinados beneficios, como los bonos de alimentación o una bonificación extralegal, no constituyen salario.

La Ley 1393 de 2010, art. 30, limita hasta dónde puede reducir ese pacto la base de salud y pensión: los pagos no salariales no pueden superar el 40% de la remuneración total. El exceso se suma al IBC.

Supongamos un trabajador que percibe 10.000.000 COP al mes en total: 5.000.000 COP de salario y 5.000.000 COP en beneficios pactados como no salariales. El límite del 40% es de 4.000.000 COP. El exceso de 1.000.000 COP se suma al salario, de modo que la salud y la pensión se calculan sobre un IBC de 6.000.000 COP, no de 5.000.000 COP.

La UGPP, la entidad que fiscaliza las cotizaciones a la seguridad social, comprueba este límite y atiende a la naturaleza real del pago, no a cómo lo denomine el contrato. Cuando un pago se recalifica, el empleador debe las cotizaciones omitidas más intereses y sanciones.

El salario integral (un salario que lo engloba todo) es la alternativa para los perfiles directivos. Según el art. 132 del CST, un trabajador que gane más de 10 SMMLV puede pactar por escrito un salario único que ya retribuye las prestaciones (la prima de servicios, las cesantías y sus intereses) y los recargos por horas extras y trabajo nocturno. El mínimo es de 10 SMMLV más un factor prestacional de al menos el 30%, lo que da 13 SMMLV (22.761.765 COP) en 2026. Las vacaciones se siguen debiendo, y las cotizaciones se calculan sobre el 70% del total: un salario integral de 30.000.000 COP tiene un IBC de 21.000.000 COP.

Descuentos al trabajador: salud, pensión, fondo de solidaridad y retención en la fuente

Al trabajador ordinario se le descuentan cuatro importes de su salario. Las tres cotizaciones se calculan sobre el IBC, que en un mes completo nunca puede ser inferior a 1 SMMLV ni superior a 25 SMMLV:

• Salud: 4%, que se paga a la entidad promotora de salud (EPS) elegida por el trabajador. El art. 204 de la Ley 100 fija el total en el 12,5%; el empleador paga el 8,5% restante.
• Pensión: 4%, que se paga a Colpensiones (el fondo público) o a un fondo privado (AFP). El total es del 16%; el empleador paga el 12%.
• Fondo de Solidaridad Pensional (FSP): una cotización adicional, a cargo exclusivo del trabajador, del 1% cuando el IBC alcanza 4 SMMLV, que sube por tramos a partir de 16 SMMLV hasta el 2% por encima de 20 SMMLV (Ley 100, art. 20, modificado por la Ley 797 de 2003, art. 7, y art. 27).
• Retención en la fuente: el impuesto sobre la renta retenido, que se calcula cada mes conforme a los arts. 383 a 388 del ET.

Antes de aplicar cualquier tipo de retención, el salario se reduce a una base gravable, un paso llamado depuración. En el Procedimiento 1, el método que utilizan la mayoría de los empleadores, el orden es el siguiente:

1. Se parte de los pagos laborales gravables del mes.
2. Se restan las cotizaciones obligatorias del trabajador a salud, pensión y FSP, que la ley trata como ingresos no constitutivos de renta.
3. Se restan las deducciones que el trabajador haya acreditado conforme al art. 387 del ET: hasta el 10% del bruto por dependientes (con un máximo de 32 UVT al mes), los intereses de vivienda y los planes de medicina prepagada (con un máximo de 16 UVT al mes).
4. Se resta el 25% de lo que queda como renta exenta de trabajo, con un tope de 790 UVT al año (unas 65,8 UVT, o 3,45 millones de COP, al mes).
5. Se comprueba el límite global: deducciones y rentas exentas juntas no pueden superar el 40% del importe del paso 2 (art. 388 del ET) ni 1.340 UVT al año (Decreto 1625 de 2016, art. 1.2.4.1.6).
6. Se convierte la base a UVT y se aplica la tabla del art. 383.

La tabla del art. 383 es progresiva. No se retiene nada sobre una base de hasta 95 UVT (4.975.530 COP en 2026). Entre 95 y 150 UVT el tipo marginal es del 19%, y entre 150 y 360 UVT es del 28% más 10 UVT. Los tramos superiores tributan al 33%, al 35% y al 37%, y el tipo máximo es del 39% por encima de 2.300 UVT.

El Procedimiento 2 es la alternativa. Cada junio y cada diciembre el empleador calcula un porcentaje fijo de retención para cada trabajador a partir de los pagos de los doce meses anteriores, y aplica ese porcentaje durante los seis meses siguientes. En el Procedimiento 1, la retención sobre la prima de servicios se calcula por separado del salario mensual.

En la práctica, a un trabajador asalariado sin deducciones acreditadas no se le retiene nada hasta que su salario bruto alcanza aproximadamente 7,3 millones de COP al mes. Las cotizaciones y la exención del 25% excluyen cerca de un tercio del bruto antes de que se aplique la tabla.

Cotizaciones del empleador: seguridad social, parafiscales y la exoneración del artículo 114-1

El empleador paga las siguientes cotizaciones además del salario. Ninguna se descuenta del salario del trabajador.

El SENA, el ICBF y la caja son los parafiscales: contribuciones sobre la nómina que financian la formación, la protección de la infancia y las cajas de compensación familiar. Las cajas pagan el subsidio familiar y gestionan programas de ocio, vivienda y crédito para los trabajadores.

El tipo de la ARL depende de la clase de riesgo de la actividad conforme al Decreto 1295 de 1994, art. 26. Los tipos iniciales que fija el Decreto 1772 de 1994, art. 13, son: clase I (trabajo de oficina y administrativo) 0,522%; clase II 1,044%; clase III 2,436%; clase IV 4,350%; clase V (minería, construcción pesada, seguridad) 6,960%. La ARL, la aseguradora de riesgos laborales, puede reubicar después al empleador dentro de una banda mínima a máxima de su clase en función de su siniestralidad. Un empleador con más de un centro de trabajo puede tener una clase de riesgo distinta para cada uno (Decreto 1295 de 1994, art. 25).

La exoneración del artículo 114-1 es la mayor reducción individual de costes para el empleador en Colombia. Según el art. 114-1 del ET, las sociedades y demás personas jurídicas declarantes del impuesto sobre la renta no pagan la cotización patronal del 8,5% a salud, el 2% del SENA ni el 3% del ICBF por cada trabajador que gane menos de 10 SMMLV. Las personas físicas empleadoras tienen derecho a ella si emplean al menos a dos trabajadores. Las entidades del régimen tributario especial para entidades sin ánimo de lucro no tienen derecho. La pensión, la ARL y la caja se deben siempre.

La exoneración se aplica trabajador por trabajador, y el límite de 10 SMMLV no tiene transición gradual. Con 17.509.050 COP al mes, el 13,5% completo se aplica a todo el salario: unos 2,36 millones de COP más al mes en cotizaciones patronales que por un compañero que cobra unos miles de pesos menos. Si yo revisara las bandas salariales de un cliente, las que están justo por encima de 10 SMMLV serían las primeras que miraría. Todo trabajador con salario integral gana al menos 13 SMMLV y, por tanto, queda fuera de la exoneración.

La reforma pensional de 2024: qué cambia el 1 de abril de 2027

La Ley 2381 de 2024 reforma el sistema de pensiones. La ley debía entrar en vigor el 1 de julio de 2025, pero en junio de 2025 la Corte Constitucional suspendió la reforma (Auto 841 de 2025) por un vicio en el último debate en la Cámara de Representantes. El 25 de agosto de 2026, en la Sentencia C-264 de 2026, la Corte declaró exequible la mayor parte de la ley por motivos de procedimiento y dispuso que las disposiciones declaradas exequibles entren en vigor el 1 de abril de 2027.

La Corte devolvió a la Cámara las proposiciones de modificación pendientes sobre nueve artículos, y un artículo nuevo propuesto, para una nueva votación en un plazo de 30 días hábiles. El texto devuelto incluye la totalidad del artículo que reduce en 50 por hijo las semanas de cotización exigidas a las mujeres. El 22 de septiembre de 2026 Colpensiones pidió a la Corte que aplazara la fecha de inicio al 1 de abril de 2028; a mediados de octubre de 2026 la Corte había pedido información al Gobierno y a Colpensiones y no había decidido. Hasta que la reforma entre en vigor, se aplican las reglas de la Ley 100 descritas más arriba.

Las reglas de nómina de la reforma a partir de abril de 2027:

• El tipo total de pensión se mantiene en el 16%, repartido en un 12% a cargo del empleador y un 4% a cargo del trabajador.
• Las cotizaciones sobre ingresos de hasta 2,3 SMMLV van a Colpensiones, y la parte que supera ese umbral va a una administradora de ahorro individual (Ley 2381, art. 23). Un trabajador que gane más de 2,3 SMMLV cotiza a ambos fondos con el mismo tipo total. Los trabajadores del régimen de transición (mujeres con 750 semanas y hombres con 900 semanas cotizadas cuando entre en vigor la reforma) siguen con las reglas actuales.
• Suben los tipos del fondo de solidaridad. Los trabajadores con un IBC de 4 a 7 SMMLV pagan el 1,5% en lugar del 1%, y el 1,8% de 7 a 11 SMMLV, con más tramos por encima.

La sentencia examinó solo el procedimiento de votación. Otras demandas pendientes contra la ley quedan en suspenso hasta el 1 de abril de 2027, por lo que la reforma aún podría modificarse después de su entrada en vigor.

Prestaciones sociales: prima, cesantías, intereses, vacaciones y dotación

Las prestaciones sociales son beneficios legales que el empleador debe además del salario. Las prestaciones no son cotizaciones y no se declaran a través de la PILA (la planilla mensual de aportes que se describe más adelante); el empleador las paga directamente, o en el fondo del trabajador, en fechas fijas. Contando las vacaciones, las prestaciones suman alrededor de un 21,8% al salario ordinario.

• Prima de servicios: 30 días de salario al año, pagados en dos mitades: a más tardar el 30 de junio y dentro de los primeros 20 días de diciembre (art. 306 del CST). Quien haya trabajado solo una parte del semestre recibe un importe proporcional.
• Cesantías: un mes de salario por año de servicio (art. 249 del CST), que se consigna en el fondo de cesantías elegido por el trabajador antes del 15 de febrero del año siguiente. La consignación tardía cuesta un día de salario por cada día de retraso (Ley 50 de 1990, art. 99).
• Intereses sobre cesantías: el 12% anual sobre el saldo de cesantías a 31 de diciembre, pagado directamente al trabajador en enero (Ley 52 de 1975).
• Vacaciones: 15 días hábiles de descanso remunerado por año de servicio (art. 186 del CST), pagados con el salario ordinario.
• Dotación (ropa de trabajo): un par de zapatos y un vestido de labor, entregados el 30 de abril, el 31 de agosto y el 20 de diciembre a los trabajadores que ganen hasta 2 SMMLV y lleven más de tres meses de servicio (arts. 230 y 232 del CST).

Los trabajadores que ganan hasta 2 SMMLV reciben además un auxilio de transporte de 249.095 COP al mes para desplazarse al trabajo. El auxilio no es salario, por lo que se excluye del IBC y de la remuneración de las vacaciones, pero se incluye en la base de la prima y de las cesantías.

Un trabajador con el salario mínimo recibe 1.750.905 COP de salario y 249.095 COP de auxilio de transporte, 2.000.000 COP en total. La salud y la pensión se calculan solo sobre 1.750.905 COP. La prima de junio por un semestre completo es (1.750.905 COP + 249.095 COP) × 180 ÷ 360 = **1.000.000 COP**, con el auxilio incluido.

Ejemplo práctico: del bruto al neto y coste total para el empleador con 8.000.000 COP

Supongamos un trabajador con un salario ordinario mensual de 8.000.000 COP, en un puesto de oficina (ARL clase I), contratado por una empresa con derecho a la exoneración del art. 114-1. El trabajador no declara dependientes, hipoteca ni plan de medicina prepagada. Con 4,57 SMMLV, el salario está por debajo del límite de la exoneración y por encima tanto del umbral del fondo de solidaridad como del límite del auxilio de transporte, por lo que no corresponden ni el auxilio ni la dotación.

Paso 1: cotizaciones del trabajador. El IBC son los 8.000.000 COP completos.

• Salud: 8.000.000 × 4% = 320.000 COP
• Pensión: 8.000.000 × 4% = 320.000 COP
• Fondo de solidaridad: 8.000.000 × 1% = 80.000 COP
• Total: 720.000 COP

Paso 2: la base de retención.

• Bruto menos cotizaciones: 8.000.000 − 720.000 = 7.280.000 COP
• Renta exenta del 25%: 7.280.000 × 25% = 1.820.000 COP (por debajo del tope mensual de unos 3,45 millones de COP y del límite del 40%, de 2.912.000 COP)
• Base gravable: 7.280.000 − 1.820.000 = 5.460.000 COP, es decir, 104,25 UVT

Paso 3: retención. La base está en el tramo del 19%, así que solo tributa el importe que excede de 95 UVT (4.975.530 COP): (5.460.000 − 4.975.530) × 19% = 484.470 × 19% = 92.049 COP.

Paso 4: salario neto. 8.000.000 − 720.000 − 92.049 = 7.187.951 COP.

Paso 5: cotizaciones del empleador. Cada cotización que se paga a través de la PILA se redondea al alza al múltiplo de 100 COP siguiente.

• Salud: 0 COP (exonerada)
• Pensión: 8.000.000 × 12% = 960.000 COP
• ARL clase I: 8.000.000 × 0,522% = 41.760 COP, redondeado a 41.800 COP
• Caja de compensación: 8.000.000 × 4% = 320.000 COP
• SENA e ICBF: 0 COP (exonerados)
• Total: 1.321.800 COP al mes

Paso 6: el coste anual.

El coste en efectivo equivale a 1,34 veces el salario. Las vacaciones no suponen un desembolso adicional cuando el trabajador las disfruta, porque el salario simplemente sigue pagándose. Los días no disfrutados se pagan al terminar la relación laboral, por lo que los empleadores suelen provisionar medio mes de salario al año para vacaciones. Con esa provisión de 4.000.000 COP, el coste asciende a 132.821.600 COP, es decir, 1,38 veces el salario.

Para el mismo trabajador en un empleador sin derecho a la exoneración, como una entidad sin ánimo de lucro del régimen tributario especial, la salud (680.000 COP), el SENA (160.000 COP) y el ICBF (240.000 COP) añaden 1.080.000 COP al mes, o 12.960.000 COP al año. El salario es idéntico; el coste es aproximadamente un 10% mayor.

Declaraciones mensuales de la nómina en Colombia: PILA, formulario 350 y nómina electrónica

Un empleador colombiano presenta tres declaraciones cada mes, en tres sistemas distintos y con tres calendarios distintos, y las cifras de las tres deben cuadrar.

La PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes) es el formulario único con el que el empleador declara y paga salud, pensión, ARL, caja, SENA e ICBF, junto con las cotizaciones a salud, pensión y FSP retenidas al trabajador. El empleador presenta una sola planilla y un solo pago a través de un operador autorizado, que reparte el dinero entre los distintos fondos. El registro de cada trabajador muestra el IBC, los días cotizados y los códigos de novedades para altas, retiros, licencias, incapacidades y cambios de salario.

El pago de la PILA vence el mes siguiente, en un día hábil que depende de los dos últimos dígitos del número de identificación tributaria del empleador (NIT). El rango va del 2.º día hábil para los NIT terminados en 00 a 07 al 16.º día hábil para los terminados en 94 a 99 (Decreto 780 de 2016, art. 3.2.2.1, sustituido por el Decreto 1990 de 2016). El pago tardío genera intereses, y la UGPP cruza la PILA con las declaraciones tributarias del empleador.

El formulario 350 (declaración de retención en la fuente) declara y paga el impuesto sobre la renta retenido a los trabajadores, junto con cualquier otra retención que la empresa haya practicado ese mes. Declaración y pago van juntos: una declaración presentada sin pago no produce efecto legal alguno según el art. 580-1 del ET. El vencimiento depende del último dígito del NIT en el calendario tributario anual de la DIAN; para las retenciones de enero de 2026, los plazos fueron del 10 al 23 de febrero. Los empleadores también expiden a cada trabajador un certificado anual de ingresos y retenciones (formulario 220) a más tardar el último día hábil de marzo (Decreto 1625 de 2016, art. 1.6.1.13.2.40).

La nómina electrónica (documento soporte de pago de nómina electrónica) es un documento XML por trabajador, que se transmite a la administración tributaria (DIAN) y recoge todos los devengos y deducciones del mes. La Resolución DIAN 000013 de 2021, art. 8 (hoy compilada como art. 1.5.3.4.1.1 de la Resolución DIAN 000227 de 2025), exige su transmisión dentro de los diez primeros días del mes siguiente al pago. La resolución no precisa de qué tipo de días se trata; la DIAN los interpreta como días hábiles conforme al art. 62 de la Ley 4 de 1913 (Oficio DIAN 901476 de 2022). El documento no conlleva ningún pago. La nómina electrónica soporta la deducción de los costes de personal en la declaración de renta del empleador, por lo que la nómina que nunca se transmite corre el riesgo de perder esa deducción.

El calendario de la nómina colombiana: periodos de pago y fechas anuales

El salario se paga al final de cada periodo: como máximo cada mes para el personal asalariado y cada semana para los trabajadores a jornal (art. 134 del CST). Muchos empleadores pagan en dos quincenas, pero la PILA, el formulario 350 y la nómina electrónica son mensuales y se presentan el mes siguiente.

Las fechas anuales:

• 1 de enero: entran en vigor el nuevo salario mínimo, el auxilio de transporte y la UVT.
• 31 de enero: pago de los intereses sobre cesantías a los trabajadores.
• Antes del 15 de febrero: consignación de las cesantías en el fondo de cada trabajador.
• Último día hábil de marzo: entrega de los certificados del formulario 220 a los trabajadores.
• 30 de abril: primera entrega de dotación.
• 30 de junio: primera mitad de la prima de servicios.
• 1 de julio: aumento del recargo dominical y festivo conforme a la Ley 2466 (90% en 2026, 100% desde 2027).
• 31 de agosto: segunda entrega de dotación.
• 20 de diciembre: segunda mitad de la prima y tercera entrega de dotación.
• Diciembre: se anuncia el salario mínimo del año siguiente, por acuerdo en la comisión de concertación o, a falta de acuerdo, por decreto.

2027 añade una fecha: el 1 de abril de 2027, cuando está previsto que entre en vigor la reforma pensional y cambien los tipos del fondo de solidaridad, salvo que la Corte Constitucional acceda a la solicitud de aplazamiento de Colpensiones.

Resumen

La nómina colombiana de 2026 se basa en un salario mínimo de 1.750.905 COP que sigue pendiente ante el Consejo de Estado, un auxilio de transporte de 249.095 COP hasta 2 SMMLV y una UVT de 52.374 COP. Los trabajadores pagan un 4% de salud, un 4% de pensión y, a partir de 4 SMMLV, un 1% al fondo de solidaridad; el impuesto sobre la renta se retiene sobre la base resultante de la depuración. Los empleadores pagan un 12% de pensión, la ARL y un 4% a la caja por cada trabajador, más un 8,5% de salud, un 2% de SENA y un 3% de ICBF cuando no se aplica la exoneración del art. 114-1. Las prestaciones suman alrededor de un 21,8% al salario. Un trabajador con 8.000.000 COP percibe un neto de 7.187.951 COP y cuesta en efectivo unas 1,34 veces su salario. La PILA, el formulario 350 y la nómina electrónica deben cuadrar cada mes.

Casi todas las cifras de esta guía se actualizan cada enero, y tanto el salario mínimo como la reforma pensional han cambiado de situación jurídica en los tribunales este año. Flux aplica los valores vigentes, y todos los umbrales que se derivan de ellos, en cada ejecución de nómina, para que los socios puedan ofrecer a sus clientes colombianos una nómina conforme a la ley vigente cada mes.