La nómina en Colombia: guía completa del salario bruto a la PILA

La nómina en Colombia en 2026 parte de un salario mínimo mensual de COP 1,750,905, un aumento de 23% respecto de 2025. La mayoría de los umbrales de la nómina colombiana son múltiplos de esa cifra: el límite del auxilio de transporte, la base mínima y máxima de cotización, los rangos del fondo de solidaridad, la exoneración de parafiscales y el salario integral mínimo. Además del salario mensual, el empleador debe un conjunto fijo de aportes porcentuales, prestaciones legales que se pagan con su propio calendario y tres declaraciones mensuales independientes. Esta guía explica cómo procesar la nómina en Colombia desde el contrato hasta el recibo de pago, con un ejemplo completo del bruto al neto y del costo para el empleador.

El marco legal y los valores de referencia de 2026

Tres leyes regulan la nómina colombiana. El Código Sustantivo del Trabajo (CST, el código laboral) define el salario, la jornada de trabajo y las prestaciones del trabajador conocidas como prestaciones sociales. La Ley 100 de 1993 establece el sistema de seguridad social: salud, pensión y riesgos laborales. El Estatuto Tributario (ET, el código fiscal) regula la retención del impuesto sobre la renta sobre los salarios.

Dos leyes recientes modifican la jornada de trabajo en 2026. La Ley 2101 de 2021 redujo la jornada ordinaria máxima a 42 horas semanales a partir del 15 de julio de 2026. La reforma laboral de 2025, la Ley 2466 de 2025, adelantó el inicio del trabajo nocturno a las 7 p. m. y elevó el recargo por trabajo en domingo y día festivo a 90% desde el 1 de julio de 2026 y a 100% desde el 1 de julio de 2027.

Los valores de referencia de 2026:

El propio salario mínimo ha estado en los tribunales todo el año. El gobierno lo fijó por decreto en diciembre de 2025, después de que la comisión tripartita de concertación salarial no lograra un acuerdo. En febrero de 2026 el Consejo de Estado (el máximo tribunal de lo contencioso administrativo) suspendió ese decreto y ordenó al gobierno sustituirlo, lo que este hizo con el Decreto 159 de 2026 por el mismo monto de COP 1,750,905. En julio de 2026 la Sección Segunda del tribunal revocó la suspensión, por lo que el decreto original vuelve a estar vigente. El proceso de nulidad, que también abarca el decreto del auxilio de transporte, continúa: a principios de octubre el tribunal cerró la etapa probatoria y pasó a fallo definitivo. Hasta ese fallo, COP 1,750,905 es la cifra que debe pagarse. El salario mínimo se fija cada diciembre, por lo que el valor de 2027 y todos los umbrales de la tabla cambian el 1 de enero.

Qué es salario: salario ordinario, salario integral y el límite de los pagos no salariales

Que un pago se considere salario determina cómo se grava y si se incluye en la base de cotización (el IBC, ingreso base de cotización) y en la base de las prestaciones. Conforme al art. 127 del CST, el salario no es solo el monto mensual pactado, sino todo lo que el trabajador recibe como pago directo por su trabajo: horas extra, recargos dominicales y nocturnos, comisiones y bonificaciones habituales.

El art. 128 del CST enumera lo que no es salario: las bonificaciones ocasionales que el empleador otorga por mera liberalidad, las herramientas y gastos que el trabajador necesita para desempeñar su labor y las propias prestaciones. Empleador y trabajador también pueden pactar por escrito (un pacto de exclusión salarial) que ciertos beneficios, como los vales de alimentación o una bonificación extralegal, no constituyen salario.

La Ley 1393 de 2010, art. 30, limita cuánto puede reducir ese pacto la base de salud y pensión: los pagos no salariales no pueden exceder 40% de la remuneración total. El excedente se suma al IBC.

Tome el caso de un trabajador que percibe COP 10,000,000 al mes en total: COP 5,000,000 de salario y COP 5,000,000 en beneficios pactados como no salariales. El límite de 40% es de COP 4,000,000. El excedente de COP 1,000,000 se suma al salario, por lo que salud y pensión se calculan sobre un IBC de COP 6,000,000, no de COP 5,000,000.

La UGPP, la entidad que fiscaliza los aportes a la seguridad social, verifica este límite y atiende a la naturaleza real del pago, no a cómo lo denomine el contrato. Cuando un pago se reclasifica, el empleador debe los aportes omitidos más intereses y sanciones.

El salario integral (un salario que lo incluye todo) es la alternativa para el personal directivo. Conforme al art. 132 del CST, un trabajador que gane más de 10 SMMLV puede pactar por escrito un salario único que ya retribuye las prestaciones (la prima de servicios, las cesantías y sus intereses) y los recargos por horas extra y trabajo nocturno. El mínimo es de 10 SMMLV más un factor prestacional de al menos 30%, lo que da 13 SMMLV (COP 22,761,765) en 2026. Las vacaciones se siguen debiendo, y los aportes se calculan sobre 70% del total: un salario integral de COP 30,000,000 tiene un IBC de COP 21,000,000.

Descuentos al trabajador: salud, pensión, fondo de solidaridad y retención en la fuente

Al trabajador ordinario se le descuentan cuatro montos de su pago. Los tres aportes se calculan sobre el IBC, que en un mes completo nunca puede ser inferior a 1 SMMLV ni superior a 25 SMMLV:

• Salud: 4%, que se paga a la entidad promotora de salud (EPS) elegida por el trabajador. El art. 204 de la Ley 100 fija el total en 12.5%; el empleador paga el 8.5% restante.
• Pensión: 4%, que se paga a Colpensiones (el fondo público) o a un fondo privado (AFP). El total es de 16%; el empleador paga 12%.
• Fondo de Solidaridad Pensional (FSP): un aporte adicional, exclusivamente a cargo del trabajador, de 1% cuando el IBC alcanza 4 SMMLV, que sube por rangos a partir de 16 SMMLV hasta 2% por encima de 20 SMMLV (Ley 100, art. 20, modificado por la Ley 797 de 2003, art. 7, y art. 27).
• Retención en la fuente: el impuesto sobre la renta retenido, que se calcula cada mes conforme a los arts. 383 a 388 del ET.

Antes de aplicar cualquier tasa de retención, el salario se reduce a una base gravable, un paso llamado depuración. En el Procedimiento 1, el método que usa la mayoría de los empleadores, el orden es:

1. Se parte de los pagos laborales gravables del mes.
2. Se restan los aportes obligatorios del trabajador a salud, pensión y FSP, que la ley trata como ingresos no constitutivos de renta.
3. Se restan las deducciones que el trabajador haya acreditado conforme al art. 387 del ET: hasta 10% del bruto por dependientes (con un tope de 32 UVT al mes), los intereses de vivienda y los planes de medicina prepagada (con un tope de 16 UVT al mes).
4. Se resta 25% de lo que queda como renta exenta de trabajo, con un tope de 790 UVT al año (unas 65.8 UVT, o COP 3.45 millones, al mes).
5. Se verifica el límite global: deducciones y rentas exentas juntas no pueden exceder 40% del monto del paso 2 (art. 388 del ET) ni 1,340 UVT al año (Decreto 1625 de 2016, art. 1.2.4.1.6).
6. Se convierte la base a UVT y se aplica la tabla del art. 383.

La tabla del art. 383 es progresiva. No se retiene nada sobre una base de hasta 95 UVT (COP 4,975,530 en 2026). De 95 a 150 UVT la tasa marginal es de 19%, y de 150 a 360 UVT es de 28% más 10 UVT. Los rangos superiores se gravan a 33%, 35% y 37%, y la tasa máxima es de 39% por encima de 2,300 UVT.

El Procedimiento 2 es la alternativa. Cada junio y cada diciembre el empleador calcula un porcentaje fijo de retención para cada trabajador con base en los pagos de los doce meses anteriores, y aplica ese porcentaje durante los seis meses siguientes. En el Procedimiento 1, la retención sobre la prima de servicios se calcula por separado del salario mensual.

En la práctica, a un trabajador asalariado sin deducciones acreditadas no se le retiene nada hasta que su salario bruto llega a aproximadamente COP 7.3 millones al mes. Los aportes y la exención de 25% excluyen cerca de un tercio del bruto antes de que se aplique la tabla.

Aportes del empleador: seguridad social, parafiscales y la exoneración del artículo 114-1

El empleador paga los siguientes aportes además del salario. Ninguno se descuenta del pago del trabajador.

El SENA, el ICBF y la caja son los parafiscales: contribuciones sobre la nómina que financian la capacitación, la protección de la niñez y las cajas de compensación familiar. Las cajas pagan el subsidio familiar y operan programas de recreación, vivienda y crédito para los trabajadores.

La tasa de la ARL depende de la clase de riesgo de la actividad conforme al Decreto 1295 de 1994, art. 26. Las tasas iniciales que fija el Decreto 1772 de 1994, art. 13, son: clase I (trabajo de oficina y administrativo) 0.522%; clase II 1.044%; clase III 2.436%; clase IV 4.350%; clase V (minería, construcción pesada, seguridad) 6.960%. La ARL, la aseguradora de riesgos laborales, puede reclasificar después al empleador dentro de un rango mínimo a máximo de su clase con base en su siniestralidad. Un empleador con más de un centro de trabajo puede tener una clase de riesgo distinta para cada uno (Decreto 1295 de 1994, art. 25).

La exoneración del artículo 114-1 es la mayor reducción individual del costo para el empleador en Colombia. Conforme al art. 114-1 del ET, las sociedades y demás personas jurídicas declarantes del impuesto sobre la renta no pagan el aporte patronal de 8.5% a salud, el 2% del SENA ni el 3% del ICBF por cada trabajador que gane menos de 10 SMMLV. Las personas físicas empleadoras califican si emplean al menos a dos trabajadores. Las entidades del régimen tributario especial para entidades sin fines de lucro no califican. Pensión, ARL y caja siempre se deben.

La exoneración se aplica trabajador por trabajador, y el límite de 10 SMMLV no tiene una transición gradual. Con COP 17,509,050 al mes, el 13.5% completo se aplica a todo el salario: unos COP 2.36 millones más al mes en aportes patronales que por un compañero que gana unos miles de pesos menos. Si yo revisara los tabuladores salariales de un cliente, los que están justo por encima de 10 SMMLV serían los primeros que vería. Todo trabajador con salario integral gana al menos 13 SMMLV y, por lo tanto, queda fuera de la exoneración.

La reforma pensional de 2024: qué cambia el 1 de abril de 2027

La Ley 2381 de 2024 reforma el sistema de pensiones. La ley debía entrar en vigor el 1 de julio de 2025, pero en junio de 2025 la Corte Constitucional suspendió la reforma (Auto 841 de 2025) por un vicio en el último debate en la Cámara de Representantes. El 25 de agosto de 2026, en la Sentencia C-264 de 2026, la Corte declaró exequible la mayor parte de la ley por razones de procedimiento y resolvió que las disposiciones declaradas exequibles entran en vigor el 1 de abril de 2027.

La Corte devolvió a la Cámara las proposiciones de modificación pendientes sobre nueve artículos, y un artículo nuevo propuesto, para una nueva votación dentro de un plazo de 30 días hábiles. El texto devuelto incluye la totalidad del artículo que reduce en 50 por hijo las semanas de cotización exigidas a las mujeres. El 22 de septiembre de 2026 Colpensiones solicitó a la Corte aplazar la fecha de inicio al 1 de abril de 2028; a mediados de octubre de 2026 la Corte había solicitado información al gobierno y a Colpensiones y no había resuelto. Mientras la reforma no entre en vigor, se aplican las reglas de la Ley 100 descritas arriba.

Las reglas de nómina de la reforma a partir de abril de 2027:

• La tasa total de pensión se mantiene en 16%, dividida en 12% a cargo del empleador y 4% a cargo del trabajador.
• Los aportes sobre ingresos de hasta 2.3 SMMLV van a Colpensiones, y la parte que excede ese umbral va a una administradora de ahorro individual (Ley 2381, art. 23). Un trabajador que gane más de 2.3 SMMLV aporta a ambos fondos con la misma tasa total. Los trabajadores del régimen de transición (mujeres con 750 semanas y hombres con 900 semanas cotizadas al entrar en vigor la reforma) se quedan con las reglas actuales.
• Suben las tasas del fondo de solidaridad. Los trabajadores con un IBC de 4 a 7 SMMLV pagan 1.5% en lugar de 1%, y 1.8% de 7 a 11 SMMLV, con más rangos por encima.

La sentencia examinó solo el procedimiento de votación. Otras demandas pendientes contra la ley quedan suspendidas hasta el 1 de abril de 2027, por lo que la reforma todavía podría modificarse después de entrar en vigor.

Prestaciones sociales: prima, cesantías, intereses, vacaciones y dotación

Las prestaciones sociales son beneficios legales que el empleador debe además del salario. Las prestaciones no son aportes y no se declaran a través de la PILA (la planilla mensual de aportes que se describe más adelante); el empleador las paga directamente, o en el fondo del trabajador, en fechas fijas. Contando las vacaciones, las prestaciones agregan alrededor de 21.8% a un salario ordinario.

• Prima de servicios: 30 días de salario al año, pagados en dos mitades: a más tardar el 30 de junio y dentro de los primeros 20 días de diciembre (art. 306 del CST). Quien haya trabajado solo una parte del semestre recibe un monto proporcional.
• Cesantías: un mes de salario por año de servicio (art. 249 del CST), que se consigna en el fondo de cesantías elegido por el trabajador antes del 15 de febrero del año siguiente. La consignación tardía cuesta un día de salario por cada día de retraso (Ley 50 de 1990, art. 99).
• Intereses sobre cesantías: 12% anual sobre el saldo de cesantías al 31 de diciembre, pagado directamente al trabajador en enero (Ley 52 de 1975).
• Vacaciones: 15 días hábiles de descanso remunerado por año de servicio (art. 186 del CST), pagados con el salario ordinario.
• Dotación (ropa de trabajo): un par de zapatos y un vestido de labor, entregados el 30 de abril, el 31 de agosto y el 20 de diciembre a los trabajadores que ganen hasta 2 SMMLV y tengan más de tres meses de servicio (arts. 230 y 232 del CST).

Los trabajadores que ganan hasta 2 SMMLV reciben además un auxilio de transporte de COP 249,095 al mes para trasladarse al trabajo. El auxilio no es salario, por lo que se excluye del IBC y del pago de vacaciones, pero se incluye en la base de la prima y de las cesantías.

Un trabajador con el salario mínimo recibe COP 1,750,905 de salario y COP 249,095 de auxilio de transporte, COP 2,000,000 en total. Salud y pensión se calculan solo sobre COP 1,750,905. La prima de junio por un semestre completo es (COP 1,750,905 + COP 249,095) × 180 ÷ 360 = **COP 1,000,000**, con el auxilio incluido.

Ejemplo práctico: del bruto al neto y costo total para el empleador con COP 8,000,000

Tome el caso de un trabajador con un salario ordinario mensual de COP 8,000,000, en un puesto de oficina (ARL clase I), contratado por una empresa que califica para la exoneración del art. 114-1. El trabajador no reporta dependientes, crédito hipotecario ni plan de medicina prepagada. Con 4.57 SMMLV, el salario está por debajo del límite de la exoneración y por encima tanto del umbral del fondo de solidaridad como del límite del auxilio de transporte, por lo que no aplican ni el auxilio ni la dotación.

Paso 1: aportes del trabajador. El IBC son los COP 8,000,000 completos.

• Salud: 8,000,000 × 4% = COP 320,000
• Pensión: 8,000,000 × 4% = COP 320,000
• Fondo de solidaridad: 8,000,000 × 1% = COP 80,000
• Total: COP 720,000

Paso 2: la base de retención.

• Bruto menos aportes: 8,000,000 − 720,000 = COP 7,280,000
• Renta exenta de 25%: 7,280,000 × 25% = COP 1,820,000 (por debajo del tope mensual de unos COP 3.45 millones y del límite de 40%, de COP 2,912,000)
• Base gravable: 7,280,000 − 1,820,000 = COP 5,460,000, es decir, 104.25 UVT

Paso 3: retención. La base está en el rango de 19%, así que solo se grava el monto que excede de 95 UVT (COP 4,975,530): (5,460,000 − 4,975,530) × 19% = 484,470 × 19% = COP 92,049.

Paso 4: pago neto. 8,000,000 − 720,000 − 92,049 = COP 7,187,951.

Paso 5: aportes del empleador. Cada aporte que se paga a través de la PILA se redondea hacia arriba al siguiente múltiplo de COP 100.

• Salud: COP 0 (exonerado)
• Pensión: 8,000,000 × 12% = COP 960,000
• ARL clase I: 8,000,000 × 0.522% = COP 41,760, redondeado a COP 41,800
• Caja de compensación: 8,000,000 × 4% = COP 320,000
• SENA e ICBF: COP 0 (exonerados)
• Total: COP 1,321,800 al mes

Paso 6: el costo anual.

El costo en efectivo equivale a 1.34 veces el salario. Las vacaciones no implican un desembolso adicional cuando el trabajador las disfruta, porque el salario simplemente se sigue pagando. Los días no disfrutados se pagan al terminar la relación laboral, por lo que los empleadores suelen provisionar medio mes de salario al año para vacaciones. Con esa provisión de COP 4,000,000, el costo llega a COP 132,821,600, o 1.38 veces el salario.

Para el mismo trabajador en un empleador que no califica para la exoneración, como una entidad sin fines de lucro del régimen tributario especial, salud (COP 680,000), SENA (COP 160,000) e ICBF (COP 240,000) agregan COP 1,080,000 al mes, o COP 12,960,000 al año. El salario es idéntico; el costo es alrededor de 10% mayor.

Declaraciones mensuales de la nómina en Colombia: PILA, formulario 350 y nómina electrónica

Un empleador colombiano presenta tres declaraciones cada mes, en tres sistemas distintos y con tres calendarios distintos, y las cifras de las tres deben coincidir.

La PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes) es el formulario único con el que el empleador declara y paga salud, pensión, ARL, caja, SENA e ICBF, junto con los aportes a salud, pensión y FSP retenidos al trabajador. El empleador presenta una sola planilla y un solo pago a través de un operador autorizado, que distribuye el dinero a cada fondo. El registro de cada trabajador muestra el IBC, los días cotizados y los códigos de novedades para ingresos, retiros, licencias, incapacidades y cambios de salario.

El pago de la PILA vence el mes siguiente, en un día hábil que depende de los dos últimos dígitos del número de identificación tributaria del empleador (NIT). El rango va del 2.º día hábil para los NIT terminados en 00 a 07 al 16.º día hábil para los terminados en 94 a 99 (Decreto 780 de 2016, art. 3.2.2.1, sustituido por el Decreto 1990 de 2016). El pago tardío genera intereses, y la UGPP cruza la PILA con las declaraciones fiscales del empleador.

El formulario 350 (declaración de retención en la fuente) declara y paga el impuesto sobre la renta retenido a los trabajadores, junto con cualquier otra retención que la empresa haya practicado ese mes. Declaración y pago van juntos: una declaración presentada sin pago no tiene efecto legal conforme al art. 580-1 del ET. La fecha de vencimiento depende del último dígito del NIT en el calendario tributario anual de la DIAN; para las retenciones de enero de 2026, las fechas fueron del 10 al 23 de febrero. Los empleadores también expiden a cada trabajador un certificado anual de ingresos y retenciones (formulario 220) a más tardar el último día hábil de marzo (Decreto 1625 de 2016, art. 1.6.1.13.2.40).

La nómina electrónica (documento soporte de pago de nómina electrónica) es un documento XML por trabajador, que se transmite a la autoridad fiscal (DIAN) y detalla todas las percepciones y deducciones del mes. La Resolución DIAN 000013 de 2021, art. 8 (hoy compilada como art. 1.5.3.4.1.1 de la Resolución DIAN 000227 de 2025), exige su transmisión dentro de los primeros diez días del mes siguiente al pago. La resolución no precisa de qué tipo de días se trata; la DIAN los interpreta como días hábiles conforme al art. 62 de la Ley 4 de 1913 (Oficio DIAN 901476 de 2022). El documento no implica ningún pago. La nómina electrónica soporta la deducción de los costos de nómina en la declaración de renta del empleador, por lo que la nómina que nunca se transmite corre el riesgo de perder esa deducción.

El calendario de la nómina colombiana: periodos de pago y fechas anuales

El salario se paga al final de cada periodo: como máximo cada mes para el personal asalariado y cada semana para los trabajadores por jornal (art. 134 del CST). Muchos empleadores pagan en dos quincenas, pero la PILA, el formulario 350 y la nómina electrónica son mensuales y se presentan el mes siguiente.

Las fechas anuales:

• 1 de enero: entran en vigor el nuevo salario mínimo, el auxilio de transporte y la UVT.
• 31 de enero: pago de los intereses sobre cesantías a los trabajadores.
• Antes del 15 de febrero: consignación de las cesantías en el fondo de cada trabajador.
• Último día hábil de marzo: entrega de los certificados del formulario 220 a los trabajadores.
• 30 de abril: primera entrega de dotación.
• 30 de junio: primera mitad de la prima de servicios.
• 1 de julio: aumento del recargo dominical y festivo conforme a la Ley 2466 (90% en 2026, 100% desde 2027).
• 31 de agosto: segunda entrega de dotación.
• 20 de diciembre: segunda mitad de la prima y tercera entrega de dotación.
• Diciembre: se anuncia el salario mínimo del año siguiente, por acuerdo en la comisión de concertación o, a falta de acuerdo, por decreto.

2027 agrega una fecha: el 1 de abril de 2027, cuando está previsto que entre en vigor la reforma pensional y cambien las tasas del fondo de solidaridad, salvo que la Corte Constitucional acceda a la solicitud de aplazamiento de Colpensiones.

Resumen

La nómina colombiana de 2026 se basa en un salario mínimo de COP 1,750,905 que sigue pendiente ante el Consejo de Estado, un auxilio de transporte de COP 249,095 hasta 2 SMMLV y una UVT de COP 52,374. Los trabajadores pagan 4% de salud, 4% de pensión y, a partir de 4 SMMLV, 1% al fondo de solidaridad; el impuesto sobre la renta se retiene sobre la base resultante de la depuración. Los empleadores pagan 12% de pensión, ARL y 4% a la caja por cada trabajador, más 8.5% de salud, 2% de SENA y 3% de ICBF cuando no aplica la exoneración del art. 114-1. Las prestaciones agregan alrededor de 21.8% al salario. Un trabajador con COP 8,000,000 recibe un neto de COP 7,187,951 y cuesta en efectivo unas 1.34 veces su salario. La PILA, el formulario 350 y la nómina electrónica deben conciliarse cada mes.

Casi todas las cifras de esta guía se actualizan cada enero, y tanto el salario mínimo como la reforma pensional cambiaron de situación jurídica en los tribunales este año. Flux aplica los valores vigentes, y todos los umbrales que se derivan de ellos, en cada corrida de nómina, para que los socios puedan ofrecer a sus clientes colombianos una nómina apegada a la ley vigente cada mes.