Cómo procesar la nómina en México: guía completa del salario bruto al CFDI

La nómina en México convierte cada salario bruto en cuatro cálculos distintos para cuatro autoridades diferentes: la retención del impuesto sobre la renta (ISR) para la autoridad fiscal (SAT), las cuotas de seguridad social para el IMSS, una aportación del 5% para vivienda al INFONAVIT y un impuesto sobre nómina para el estado donde labora el trabajador. Cada cálculo usa su propia base y sus propios valores de referencia, y la mayoría de esos valores cambian el 1 de enero o el 1 de febrero. Además, cada pago debe documentarse en un comprobante electrónico timbrado, el CFDI de nómina. Esta guía explica cómo procesar la nómina en México en el orden en que la calcula un período de pago, con cifras de 2026, y termina con un trabajador al que se lleva de MXN$30,000 brutos al salario neto y al costo total para el patrón.

El marco legal de la nómina en México y la semana de 40 horas

Cinco ordenamientos fijan las reglas, y cada uno lo aplica una autoridad distinta.

• La Ley Federal del Trabajo (LFT) regula los salarios, la jornada, el tiempo extra y las prestaciones de ley. La Secretaría del Trabajo (STPS) vigila su cumplimiento.
• La Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) establece la retención que el patrón efectúa por cuenta del SAT.
• La Ley del Seguro Social (LSS) establece las cuotas al IMSS, divididas en varios ramos de seguro.
• La Ley del INFONAVIT establece la aportación de vivienda y el descuento de los pagos de los créditos de vivienda de los trabajadores.
• La ley de hacienda de cada estado establece el impuesto sobre nómina de ese estado, el Impuesto Sobre Nóminas (ISN).

La LFT también fija con qué frecuencia se paga a los trabajadores. El artículo 88 limita el período de pago a una semana para el trabajo manual y a quince días para todos los demás, por lo que la nómina mensual no es una opción. La mayoría del personal asalariado cobra por quincena (un período de pago de 15 días), el día 15 y el último día del mes.

La jornada está cambiando. Una reforma constitucional publicada en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 3 de marzo de 2026 redujo la semana laboral máxima de 48 a 40 horas, y el decreto que reforma la LFT para aplicarla se publicó el 1 de mayo de 2026. El límite se mantiene en 48 horas en 2026 y después baja dos horas cada enero: 46 en 2027, 44 en 2028, 42 en 2029 y 40 a partir de 2030. El tiempo extra se paga al doble hasta un tope semanal (9 horas en 2026 y 2027, que sube a 12 hacia 2030), con hasta cuatro horas adicionales a la semana pagadas al triple.

A partir del 1 de enero de 2027 los patrones deben llevar un registro electrónico de la hora de entrada y salida de cada trabajador, dentro del alcance y las excepciones que la STPS fije mediante reglas generales, con multas de 250 a 5,000 UMA (la unidad de referencia que se explica en la siguiente sección) por incumplir. El decreto también prohíbe reducir salarios o prestaciones por la disminución de horas, de modo que el salario por hora sube cada enero mientras el salario mensual se mantiene igual.

Salarios mínimos y la UMA: los dos valores de referencia

La nómina mexicana usa dos valores de referencia, y es fácil confundirlos.

El salario mínimo lo fija cada diciembre la Comisión Nacional de los Salarios Mínimos (CONASAMI) y entra en vigor el 1 de enero. Para 2026 es de MXN$315.04 diarios en la mayor parte del país y de MXN$440.87 diarios en la Zona Libre de la Frontera Norte, una lista de 45 municipios fronterizos y no de estados completos. Tijuana y Ciudad Juárez están dentro de la zona; Monterrey y Hermosillo no.

La UMA (Unidad de Medida y Actualización) es una unidad indexada a la inflación que creó la reforma constitucional de 2016 para sustituir al salario mínimo como referencia de multas, topes y exenciones fiscales, de modo que el salario mínimo pudiera subir sin elevarlos. El INEGI, el instituto de estadística, la publica cada enero y entra en vigor el 1 de febrero. Para 2026 es de MXN$117.31 diarios, MXN$3,566.22 mensuales y MXN$42,794.64 anuales.

La distinción importa porque hoy los dos valores difieren mucho. El salario mínimo es el mínimo legal para el pago y para la base de cotización. La UMA fija el tope de cotización, los límites de exención del ISR y el subsidio para el empleo. Un límite redactado como "30 días de salario mínimo" en textos anteriores se lee como 30 UMA, es decir, MXN$3,519.30, no MXN$9,451.20. Y enero es un mes híbrido: aplica el nuevo salario mínimo, pero la UMA sigue siendo la del año anterior.

El SBC: el salario diario integrado que usan el IMSS y el INFONAVIT

El IMSS y el INFONAVIT no calculan las cuotas sobre el salario. Las calculan sobre el Salario Base de Cotización (SBC), una cifra diaria que suma al salario diario el valor de las prestaciones del trabajador. El artículo 27 de la LSS incluye los pagos en efectivo, gratificaciones, primas, comisiones y prestaciones en especie, y excluye una lista definida, como los fondos de ahorro con aportación igualada, los vales de despensa hasta el 40% de la UMA diaria y el tiempo extra dentro de los límites legales.

Para un trabajador asalariado con las prestaciones mínimas de ley, el SBC se calcula con un factor de integración:

• Aguinaldo (gratificación anual): 15 días ÷ 365 = 0.0411
• Prima vacacional: 12 días de vacaciones × 25% ÷ 365 = 0.0082
• Factor de integración: 1 + 0.0411 + 0.0082 = 1.0493

Un trabajador que gana MXN$1,000 diarios tiene por lo tanto un SBC de MXN$1,000 × 1.0493 = MXN$1,049.30. El factor aumenta con la antigüedad, porque aumentan los días de vacaciones: 14 días en el segundo año dan 1.0507, y 20 días en el quinto dan 1.0548. Un patrón que otorga más que el mínimo de ley (20 días de aguinaldo, por ejemplo) usa un factor mayor.

Se aplican dos límites. El SBC no puede ser inferior al salario mínimo de la zona (artículo 28 de la LSS), y tiene un tope de 25 UMA, MXN$2,932.75 diarios a partir de febrero de 2026. Sobre el salario que excede el tope no se causan cuotas al IMSS ni aportaciones al INFONAVIT.

El SBC también debe registrarse ante el IMSS. Las altas, bajas y modificaciones de salario deben comunicarse al IMSS dentro de los cinco días hábiles siguientes (artículo 15 de la LSS). Las cuotas se calculan sobre el SBC registrado, por lo que un aumento que se paga pero nunca se reporta deja al patrón pagando de menos cada cuota hasta que el IMSS detecta la diferencia.

Retención de ISR en cada período de pago y el subsidio para el empleo

El ISR es un impuesto progresivo con once tramos y tasas marginales del 1.92% al 35%. El patrón lo retiene de cada pago y lo entera al SAT a más tardar el día 17 del mes siguiente (artículo 96 de la LISR). Cada retención es un pago provisional a cuenta del impuesto anual del trabajador.

El método es el mismo en todos los tramos: se toma el ingreso gravable del período, se resta el límite inferior del tramo, el excedente se multiplica por la tasa del tramo y se suma la cuota fija del tramo. El SAT publica tarifas distintas para períodos diarios, semanales, decenales, quincenales y mensuales en el Anexo 8 de la Resolución Miscelánea Fiscal. Los montos en pesos se actualizan cuando la inflación acumulada desde la última actualización supera el 10% (artículo 152 de la LISR); las tarifas de 2026, publicadas el 28 de diciembre de 2025, aplicaron un factor de actualización de 1.1321, la primera actualización desde las tarifas de 2023. Las tarifas no son simples múltiplos entre sí, por lo que una quincena se grava con la tarifa quincenal, no con la mitad de la mensual.

Antes de calcular el impuesto se aplican dos ajustes. Ciertos pagos están exentos hasta un límite basado en la UMA (lo que se explica en la sección de prestaciones más adelante). Y a un trabajador que percibe solo el salario mínimo no se le retiene ISR.

Después se aplica un ajuste más. El subsidio para el empleo es un crédito para quienes perciben ingresos bajos, establecido por decreto presidencial. Conforme al decreto publicado el 31 de diciembre de 2025, un trabajador cuyo ingreso gravable mensual no exceda de MXN$11,492.66 recibe un crédito del 15.02% de la UMA mensual, es decir, MXN$535.65 a partir de febrero. En enero se usa el 15.59% de la UMA de 2025, porque la nueva UMA aún no está en vigor. El crédito solo reduce el ISR. Si el crédito supera el impuesto, la retención es cero y el excedente no se entrega al trabajador.

Un trabajador con MXN$10,000 mensuales muestra cuánto pesa el crédito en la parte baja de la escala:

• Tramo: de MXN$7,168.52 a MXN$12,598.02, cuota fija de MXN$420.95, tasa del 10.88%
• ISR antes del crédito: MXN$420.95 + (MXN$10,000 − MXN$7,168.52) × 10.88% = MXN$729.02
• Retención después del crédito: MXN$729.02 − MXN$535.65 = MXN$193.37

El límite es tajante, sin reducción gradual. Con MXN$11,492.66 el trabajador recibe el crédito completo; con un peso más no recibe nada.

Al cierre del año, el patrón realiza el ajuste anual para cada trabajador que cumpla los requisitos: que haya estado en la nómina desde el 1 de enero, que no haya dejado de prestar servicios antes del 1 de diciembre y que haya obtenido ingresos de no más de MXN$400,000. Se excluye al trabajador que comunique por escrito que presentará su propia declaración (artículo 97 de la LISR). El ajuste aplica la tarifa anual al ingreso del año y devuelve o cobra la diferencia frente a lo retenido.

Cuotas al IMSS por ramo de seguro

Las cuotas al IMSS se dividen en cinco ramos de seguro (tipos de cobertura de seguridad social, cada uno con sus propias tasas). Algunos ramos tienen varios componentes, y por eso una sola contribución se convierte en nueve renglones en un reporte de costos. El patrón paga la mayor parte del total, y varios componentes son exclusivamente patronales.

Tres componentes no son un porcentaje fijo del SBC.

La cuota fija se cobra por trabajador con independencia del salario: el 20.40% de una UMA diaria, unos MXN$718 por un mes de 30 días en 2026. Para un trabajador con salario mínimo es una parte importante del costo; para un gerente es pequeña.

Riesgos de Trabajo depende del patrón. Un patrón nuevo se ubica en la prima media de su clase de riesgo, desde el 0.54355% de la Clase I (trabajo de oficina y de software, por ejemplo) hasta el 7.58875% de la Clase V (minería y actividades similares). Cada febrero el patrón recalcula su propia prima con base en la siniestralidad del año anterior (artículo 74 de la LSS), con un mínimo del 0.50% y un máximo del 15%.

Cesantía y Vejez es el ramo que la reforma de pensiones de 2020 incrementa cada enero hasta 2030. La tasa patronal depende del SBC del trabajador expresado como múltiplo de la UMA. Para 2026 es del 3.150% para un SBC igual al salario mínimo, 3.676% hasta 1.5 UMA, 4.851% hasta 2 UMA, 5.556% hasta 2.5 UMA, 6.026% hasta 3 UMA, 6.361% hasta 3.5 UMA, 6.613% hasta 4 UMA y 7.513% por encima de 4 UMA. Como el salario mínimo general de 2026 equivale por sí solo a unas 2.7 UMA, los rangos entre el salario mínimo y 2.5 UMA no cubren a nadie en la práctica: un SBC superior al mínimo empieza en el rango del 6.026%. Como el SBC incluye el aguinaldo y la prima vacacional, incluso el SBC de un trabajador con salario mínimo queda ligeramente por encima del salario mínimo, por lo que la tasa del 3.150% rara vez se aplica. Hacia 2030 la tasa más alta llega al 11.875%. La tasa del trabajador se mantiene en 1.125%.

Para un trabajador con salario mínimo, el patrón paga también la parte del trabajador (artículo 36 de la LSS), por lo que no se le descuenta nada de su salario.

INFONAVIT, SAR y el impuesto estatal sobre nómina

El INFONAVIT cobra al patrón el 5% del SBC, con el mismo tope de 25 UMA, que se deposita en la subcuenta de vivienda del trabajador (artículo 29 de la Ley del INFONAVIT). Este monto nunca se descuenta al trabajador. Por separado, cuando el INFONAVIT notifica al patrón que un trabajador tiene un crédito de vivienda, el patrón debe descontar el pago del salario y enterarlo. Ambos conceptos son fáciles de confundir y son opuestos: el 5% es un costo patronal; el pago del crédito es un descuento al trabajador.

El SAR (Sistema de Ahorro para el Retiro) es el sistema de ahorro para el retiro, y en la jerga de nómina "SAR" suele referirse a la cuota patronal del 2% de Retiro. Ese 2%, las cuotas de Cesantía y Vejez de ambas partes y la aportación del gobierno se abonan a la cuenta individual del trabajador en una AFORE (una administradora privada de fondos para el retiro). La subcuenta de vivienda del INFONAVIT se lleva en la misma cuenta. El patrón no le paga directamente a la AFORE: paga a través del sistema de pagos del IMSS, y el dinero se canaliza a la cuenta del trabajador.

El ISN, el impuesto estatal sobre nómina, lo cobra cada estado sobre el total de las remuneraciones, no sobre el SBC, y solo lo paga el patrón. La mayoría de los estados cobra el 3%. Las tasas generales en 2026 van del 2.4% (el rango más bajo de la escala progresiva de Sinaloa) al 4.25% en Baja California, y la Ciudad de México cobra el 4%; algunos estados cobran sobretasas además de la tasa general. Cada estado fija también sus propias exenciones y su propia fecha de pago. El impuesto se debe al estado donde labora el trabajador, por lo que un cliente con personal en tres estados se registra y declara en tres estados.

Prestaciones de ley y cómo se grava cada una

La LFT exige cuatro prestaciones además del salario, y cada una tiene su propia exención de ISR, fijada en UMA.

Aguinaldo. Al menos 15 días de salario, pagado antes del 20 de diciembre y proporcional para quien trabajó solo parte del año (artículo 87 de la LFT). Hasta 30 UMA (MXN$3,519.30) están exentas de ISR. Un trabajador con MXN$1,000 diarios recibe MXN$15,000, de los cuales MXN$11,480.70 son gravables. En 2026 se han presentado en el Congreso propuestas para elevar el mínimo a 30 días, pero a principios de octubre de 2026 no se habían convertido en ley.

Vacaciones y prima vacacional. Desde la reforma de 2023, los trabajadores tienen 12 días laborables de vacaciones pagadas al cumplir su primer año de servicio, que aumentan dos días por año hasta 20 en el quinto año y después dos días cada cinco años (artículo 76 de la LFT). Además del pago de las vacaciones, el patrón debe una prima vacacional de al menos el 25% del salario correspondiente a esos días (artículo 80 de la LFT). El pago de las vacaciones es salario ordinario; la prima está exenta hasta 15 UMA al año (MXN$1,759.65).

Reparto de utilidades (PTU). Los patrones reparten entre los trabajadores el 10% de la utilidad fiscal cada año, dentro de los 60 días siguientes a la fecha en que vence la declaración anual (artículo 122 de la LFT): a más tardar el 30 de mayo para las empresas y el 29 de junio para los patrones personas físicas. La participación de cada trabajador tiene un tope de tres meses de salario o del promedio de la PTU de los últimos tres años, lo que resulte más favorable para el trabajador (artículo 127 de la LFT). La PTU está exenta de ISR hasta 15 UMA y se excluye del SBC.

Prima dominical. El trabajador cuya jornada cae en domingo tiene derecho a un 25% adicional del salario de un día (artículo 71 de la LFT), exento de ISR hasta una UMA por cada domingo trabajado.

El tiempo extra tiene una exención propia. Para trabajadores que ganan más del salario mínimo, la mitad del tiempo extra pagado al doble dentro del límite legal está exenta de ISR, hasta cinco UMA diarias por semana (artículo 93 de la LISR).

CFDI de nómina: el recibo de nómina electrónico timbrado

En México, la autoridad fiscal prácticamente firma junto con el patrón cada recibo de nómina. Todo pago a un trabajador debe documentarse en un CFDI de nómina, un comprobante electrónico en el formato XML del SAT con un complemento de nómina que lista cada percepción y deducción con su clave del SAT. El patrón lo firma con su certificado de sello digital y lo envía a un proveedor de certificación autorizado (un PAC), que lo timbra y le asigna un identificador único (UUID). El XML timbrado es el recibo de nómina legal.

La regla 2.7.5.1 de la Resolución Miscelánea Fiscal 2026 fija el plazo. El CFDI puede emitirse antes del pago, o dentro de un número de días hábiles posteriores que depende de la plantilla: 3 días para 1 a 50 trabajadores, 5 para 51 a 100, 7 para 101 a 300, 9 para 301 a 500 y 11 para más de 500.

El SAT también usa los CFDI timbrados para prellenar la declaración mensual de retenciones de ISR del patrón, y la única forma de modificar las cifras prellenadas es emitir o cancelar comprobantes (RMF 2026 Regla 3.9.16). Una clave equivocada en el comprobante produce una cifra equivocada en la declaración, y un pago de salario sin un CFDI válido no es deducible para el impuesto sobre la renta del propio patrón (artículo 27 de la LISR).

El calendario de nómina en México: plazos mensuales, bimestrales y anuales

Los plazos de nómina en México se agrupan en cuatro ciclos: cada período de pago, mensual, bimestral y anual.

Cada período de pago: CFDI timbrado dentro del plazo por plantilla indicado arriba.

Mensual, a más tardar el día 17 del mes siguiente:

• ISR retenido, declarado y enterado al SAT (artículo 96 de la LISR).
• Cuotas al IMSS de enfermedades y maternidad, invalidez y vida, riesgos de trabajo y guarderías, calculadas en el software del IMSS (SUA) y pagadas a través del portal de pagos del IMSS (artículo 39 de la LSS).
• ISN, en la fecha que fije cada estado (la mayoría usa el día 17; varios usan otro día).

Bimestral, a más tardar el día 17 del mes siguiente a cada bimestre: Retiro, Cesantía y Vejez e INFONAVIT. Los bimestres son enero–febrero (vence el 17 de marzo), marzo–abril (17 de mayo), mayo–junio (17 de julio), julio–agosto (17 de septiembre), septiembre–octubre (17 de noviembre) y noviembre–diciembre (17 de enero).

Anual:

• Febrero: el ajuste anual de ISR de los trabajadores que cumplan los requisitos, y la determinación de la prima de riesgo de trabajo ante el IMSS.
• 30 de mayo (empresas) o 29 de junio (patrones personas físicas): pago de la PTU.
• 20 de diciembre: aguinaldo.
• 1 de enero: nuevo salario mínimo, nuevas tasas de Cesantía y Vejez y nuevas tarifas de ISR cuando la inflación superó el umbral del 10% durante el año anterior.
• 1 de febrero: nueva UMA.

El pago tardío al SAT, al IMSS o al INFONAVIT genera actualización y recargos mensuales desde el día siguiente al vencimiento. El IMSS y el INFONAVIT son organismos fiscales autónomos y cobran las cuotas omitidas con facultades de cobro fiscal, igual que el SAT.

Un ejemplo práctico: de MXN$30,000 brutos al salario neto y al costo para el patrón

Tome a un trabajador en la Ciudad de México, en su primer año, con un salario de MXN$30,000 mensuales (MXN$1,000 diarios), pagado por quincena y con las prestaciones mínimas de ley. El patrón está en la Clase I de riesgo, con el 0.54355%. El mes es noviembre de 2026, que tiene 30 días. Las cifras son ilustrativas y usan valores de 2026.

Paso 1: el SBC. MXN$1,000 × 1.0493 = MXN$1,049.30 diarios. El SBC equivale a 8.94 UMA, por lo que Cesantía y Vejez usa la tasa más alta de 2026, del 7.513%. El SBC del mes es MXN$1,049.30 × 30 = MXN$31,479.00. El excedente de 3 UMA (MXN$351.93 diarios) es (MXN$1,049.30 − MXN$351.93) × 30 = MXN$20,921.10.

Paso 2: el ISR. Cada quincena paga MXN$15,000 y usa la tarifa quincenal: MXN$916.20 + (MXN$15,000 − MXN$8,651.41) × 21.36% = MXN$2,272.26. Dos quincenas: MXN$4,544.52. (La tarifa mensual sobre MXN$30,000 daría MXN$4,519.65; el ajuste anual liquida la diferencia.) El ingreso supera MXN$11,492.66, por lo que no hay subsidio.

Paso 3: las cuotas obreras al IMSS.

• Excedente de 3 UMA: MXN$20,921.10 × 0.40% = MXN$83.68
• Prestaciones en dinero: MXN$31,479.00 × 0.25% = MXN$78.70
• Gastos médicos de pensionados: MXN$31,479.00 × 0.375% = MXN$118.05
• Invalidez y vida: MXN$31,479.00 × 0.625% = MXN$196.74
• Cesantía y Vejez: MXN$31,479.00 × 1.125% = MXN$354.14
• Total: MXN$831.31

Paso 4: el salario neto. MXN$30,000.00 − MXN$4,544.52 − MXN$831.31 = MXN$24,624.17.

Paso 5: las cuotas y aportaciones patronales.

• Cuota fija: MXN$117.31 × 30 × 20.40% = MXN$717.94
• Excedente de 3 UMA: MXN$20,921.10 × 1.10% = MXN$230.13
• Prestaciones en dinero: MXN$31,479.00 × 0.70% = MXN$220.35
• Gastos médicos de pensionados: MXN$31,479.00 × 1.05% = MXN$330.53
• Invalidez y vida: MXN$31,479.00 × 1.75% = MXN$550.88
• Riesgos de trabajo: MXN$31,479.00 × 0.54355% = MXN$171.10
• Guarderías: MXN$31,479.00 × 1.00% = MXN$314.79
• Retiro: MXN$31,479.00 × 2.00% = MXN$629.58
• Cesantía y Vejez: MXN$31,479.00 × 7.513% = MXN$2,365.02
• Total IMSS: MXN$5,530.32
• INFONAVIT: MXN$31,479.00 × 5% = MXN$1,573.95
• ISN (Ciudad de México): MXN$30,000.00 × 4% = MXN$1,200.00
• Cuotas, aportaciones e impuesto patronales: MXN$8,304.27

Paso 6: el costo total. El mes le cuesta al patrón MXN$30,000.00 + MXN$8,304.27 = MXN$38,304.27, un 27.7% más que el salario. El aguinaldo (MXN$15,000 al año) y la prima vacacional (MXN$3,000 al año) suman MXN$1,500 al mes cuando se provisionan, más MXN$60 de ISN cuando se pagan, lo que lleva el costo mensual a MXN$39,864.27, un 32.9% más que el salario. La PTU depende de la utilidad del año y es un costo adicional.

Como el factor de integración incluye el aguinaldo y la prima vacacional, el patrón paga cuotas al IMSS sobre la gratificación de diciembre en todos los meses del año. Y de los MXN$13,680.10 que separan el salario neto del trabajador del costo mensual para el patrón, solo MXN$5,375.83 aparecen como descuentos en el recibo de nómina; los otros MXN$8,304.27 son cuotas, aportaciones e impuesto patronales que el trabajador nunca ve.

Resumen

La nómina en México sigue una secuencia fija. El patrón calcula el SBC a partir del salario diario y el factor de integración, nunca por debajo del salario mínimo de la zona y con tope de 25 UMA. El ISR se retiene con la tarifa del período de pago, el subsidio aplica solo hasta MXN$11,492.66 mensuales y el impuesto se entera a más tardar el día 17. Las cuotas al IMSS y el 5% del INFONAVIT se calculan sobre el SBC, con Cesantía y Vejez a la tasa de 2026 que corresponde al rango de UMA del trabajador; el ISN del estado se calcula sobre el total de las remuneraciones. El aguinaldo, la prima vacacional y la PTU se pagan en sus fechas, cada uno con su exención basada en la UMA. Cada pago requiere un CFDI timbrado dentro de 3 a 11 días hábiles.

Casi todas las cifras de esa secuencia cambian según un calendario publicado: el salario mínimo cada enero, las tarifas de ISR cuando la inflación activa una actualización, la UMA cada febrero, la tasa de Cesantía y Vejez cada año hasta 2030, la semana laboral cada año hasta 2030 y las tasas estatales de ISN cuando un congreso local las modifica. Con hojas de cálculo o con un proveedor lento, cada una de esas fechas es una actualización manual que alguien tiene que recordar. Flux aplica los valores vigentes cada vez que calcula una nómina, para que sus clientes reciban recibos calculados con las reglas de este año y el tiempo de su equipo se dedique a las preguntas que requieren un contador.