Registro de jornada en México: el deber que ya existe, y la reforma de las 40 horas que eleva lo que está en juego

Hay un error común sobre el registro de jornada en México: como ninguna ley obliga a una empresa a instalar un reloj checador concreto, muchas empresas suponen que registrar las horas es opcional o informal. No lo es. La obligación de llevar registros precisos de cuándo trabaja la gente ya existe, y viene de un lugar inusual, la carga de la prueba en los tribunales laborales. Además de eso, la misma reforma de la jornada de 40 horas hace obligatorio un registro electrónico de jornada a partir del 1 de enero de 2027, lo que convierte los registros de horas precisos y electrónicos de una defensa práctica en un requisito legal contundente. Permítame explicar de dónde viene el deber hoy, qué registros debe llevar una empresa, y qué cambia a medida que llega la jornada más corta.

El deber de llevar registros de horas ya existe, a través de la carga de la prueba

México no impone un método de registro de horas concreto. Una hoja de firmas manual es tan legalmente válida como un escáner biométrico. Lo que el derecho mexicano hace en su lugar es poner la carga de la prueba de lleno sobre la empresa en casi cualquier conflicto laboral. Conforme a la Ley Federal del Trabajo, la empresa, no el trabajador, tiene que acreditar los hechos de la relación laboral: las horas trabajadas, los días de descanso concedidos, las horas extra autorizadas, y los pagos realizados.

El mecanismo que le da dientes a esto es la presunción que se aplica cuando una empresa no puede aportar los registros. Si un trabajador alega que se le adeudaban horas extra impagadas o que fue despedido injustificadamente, y la empresa no puede mostrar registros contemporáneos que lo contradigan, el tribunal laboral presume que la versión del trabajador es cierta. Así que aunque no hay un estatuto que diga "debe operar un reloj checador", el efecto práctico de la regla de la carga de la prueba es que una empresa sin registros de horas precisos perderá conflictos que de otro modo podría haber ganado. La Suprema Corte lo reforzó en 2025, confirmando que el registro en la seguridad social por sí solo no basta para rebatir una reclamación, y que los registros de asistencia y los recibos de pago firmados son la prueba que realmente cuenta.

Merece la pena ser honesto sobre la historia aquí, porque explica por qué muchas empresas han tratado los registros de horas a la ligera. México ha tenido durante mucho tiempo fuertes protecciones para los trabajadores inscritas en la Ley Federal del Trabajo y la Constitución, pero durante décadas la aplicación fue débil: los conflictos laborales iban a juntas tripartitas de conciliación y arbitraje vistas como lentas y con influencia política, y la inspección era irregular, así que una empresa con registros descuidados a menudo afrontaba pocas consecuencias prácticas. Esa brecha se ha ido cerrando. La reforma de justicia laboral de 2019 sustituyó las antiguas juntas por tribunales laborales independientes, el T-MEC ató la aplicación laboral al comercio, y ahora la reforma de las 40 horas pone el registro de horas bajo la inspección activa del ministerio de trabajo. Las reglas sobre el papel no son nuevas; lo que está cambiando es que se aplican cada vez más.

Qué registros deben llevar las empresas, y durante cuánto tiempo

La Ley Federal del Trabajo enumera los documentos que una empresa debe conservar y ser capaz de presentar en el tribunal: contratos de trabajo, nóminas, registros de horas y horas extra, días de descanso y vacaciones, y comprobantes de pago. Estos son los registros que deciden un conflicto, así que conviene tratarlos como una defensa legal en lugar de una tarea administrativa.

Los plazos de conservación son donde las empresas tropiezan, porque se aplican dos leyes distintas y no coinciden. La Ley Federal del Trabajo exige conservar los registros de nómina y asistencia por el último año de empleo más un año tras la terminación. El Código Fiscal de la Federación exige conservar los registros durante cinco años desde la fecha en que se presentó la declaración fiscal relacionada. Como los registros de nómina sirven para ambos fines, el enfoque seguro es conservarlo todo durante cinco años más el año en curso, lo que satisface ambas. Un empleado que se marcha a principios de 2026 puede generar una obligación de conservación fiscal que corre hasta 2031, mucho más allá del período laboral de un año, así que el reloj fiscal es normalmente el que rige.

Se permite cualquier método, pero los relojes biométricos necesitan consentimiento por escrito

Como no se exige ningún sistema concreto, las empresas son libres de elegir cómo registran el tiempo, desde hojas de firmas en papel hasta lectores de tarjetas o escáneres de huella dactilar o reconocimiento facial. Lo que importa legalmente es que los registros sean precisos, completos y recuperables cuando un tribunal los solicite.

Los sistemas biométricos vienen con una obligación adicional que muchas empresas pasan por alto. Las huellas dactilares y los escaneos faciales son datos personales sensibles conforme a la ley de protección de datos de México, así que una empresa no puede recabarlos sobre la base de la continuidad del empleo o de una suposición de consentimiento. Cada trabajador tiene que dar su consentimiento expreso por escrito antes de recabar datos biométricos, tras un aviso de privacidad, y la empresa debería ofrecer una alternativa no biométrica a quien se niegue. Esta área también está en cambio: una reforma de marzo de 2025 a la ley de protección de datos cambió las reglas y trasladó la aplicación a una nueva autoridad, así que las empresas que usan relojes checadores biométricos deberían confirmar que su proceso de consentimiento sigue cumpliendo el estándar vigente.

La reforma de las 40 horas: una jornada más corta escalonada de 2027 a 2030 y un registro electrónico obligatorio desde 2027

Aquí está la parte que responde a "cuándo cambian las reglas", porque el deber de llevar registros ya está en vigor pero la razón para que importe está a punto de crecer. En marzo de 2026 México promulgó una reforma constitucional que recorta la jornada laboral estándar de 48 horas a 40. La reducción se escalona a lo largo de cuatro años en lugar de ser inmediata: 48 horas hasta 2026, luego 46 en 2027, 44 en 2028, 42 en 2029, y 40 en 2030. El tope de horas extra se está reelaborando en el mismo calendario. La misma reforma también introduce un registro electrónico de jornada obligatorio: a partir del 1 de enero de 2027, las empresas deben registrar la jornada diaria de cada empleado electrónicamente en lugar de en papel, y la inspección del trabajo (STPS) puede revisarlo. La legislación secundaria detallada en la Ley Federal del Trabajo, que detallará exactamente cómo operan la jornada más corta, los nuevos límites de horas extra y el registro electrónico, seguía pendiente tras el cambio constitucional, y se esperaba que llegara en cuestión de meses.

La consecuencia para el registro de jornada es directa. A medida que la jornada estándar baja cada año, la línea entre las horas ordinarias y las horas extra se mueve con ella, y las horas extra en México son caras: el primer bloque de horas extra semanales se paga al doble y las horas por encima al triple. Desde la reforma del 1 de mayo de 2026, estas tarifas figuran en el art. 66 de la LFT (el pago doble, junto con el tope semanal de horas extra) y en el art. 68 (el pago triple); la reforma derogó el antiguo segundo párrafo del art. 67 que antes fijaba el pago doble, de modo que las citas anteriores a 2026 al art. 67 para el pago de horas extra quedan superadas. Una empresa que no puede mostrar exactamente cuántas horas puso cada trabajador, frente a un umbral que cambia cada enero de 2027 a 2030, está expuesta a reclamaciones de horas extra que no puede rebatir, bajo la misma regla de la carga de la prueba que ya se aplica. Los registros de horas precisos se vuelven esenciales en lugar de meramente útiles, y el umbral semanal con el que se miden cambia cada año durante el escalonamiento: 46 horas en 2027, 44 en 2028, 42 en 2029, y 40 en 2030.

Qué deben hacer las empresas ahora para estar listas en 2027

La posición práctica en México es lo contrario de "esperar a una ley del reloj checador". Ninguna ley así viene, y ninguna hace falta, porque la regla de la carga de la prueba ya hace de los registros de horas precisos una necesidad legal hoy. Una empresa debería registrar las horas, los días de descanso y las horas extra autorizadas de cada trabajador ahora, conservar esos registros durante cinco años más el año en curso para satisfacer tanto las reglas laborales como las fiscales y, si usa relojes checadores biométricos, contar con el consentimiento expreso por escrito de cada trabajador con una alternativa no biométrica disponible.

A partir del 1 de enero de 2027, dos cosas cambian. El registro debe ser electrónico, a través del registro electrónico de jornada obligatorio, así que las hojas de firmas en papel ya no bastan. Cada escalón anual de la reforma también baja el punto en que las horas ordinarias se convierten en horas extra, que se pagan primero al doble y luego al triple. Así que los mismos registros que defienden ante un conflicto hoy también deciden el pago correcto de las horas extra, frente a un umbral que cambia cada año hasta 2030. Flux ofrece a las empresas dos formas de gestionar el registro de jornada de los trabajadores. Una empresa que ya opera un sistema de control de tiempo y asistencia puede conservarlo y exportar los datos a Flux para la nómina. Una empresa que prefiera no hacerlo puede registrar y aprobar las hojas de horas directamente en Flux, con los trabajadores enviando sus propias horas en el producto. En cualquier caso, Flux calcula las horas extra frente al umbral semanal vigente para ese año, 46 horas en 2027 hasta 40 en 2030, de modo que las horas registradas de cada trabajador se pagan a las tarifas correctas ordinaria, doble y triple.

*Fuentes: México no impone un método de registro de horas concreto; la obligación surge de la carga de la prueba de la empresa y del deber de conservación conforme a la Ley Federal del Trabajo (LFT) art. 784 (hechos que la empresa debe acreditar), art. 804 (documentos a conservar y presentar: contratos, nóminas, asistencia/horas, horas extra, días de descanso, vacaciones, pagos), art. 805 (no aportar los registros crea una presunción de que las reclamaciones del trabajador son ciertas). Jurisprudencia de la SCJN 2025 (Tesis VII.2o.T. J/27 L (11a.), TR 2030285, obligatoria en el 7.º Circuito desde el 28 de abril de 2025): el registro en el IMSS por sí solo es insuficiente; los registros de asistencia y los recibos de pago firmados son prueba corroborante esencial. Conservación: LFT art. 804 (último año de empleo + 1 año tras la terminación) y CFF art. 30 (5 años desde la presentación de la declaración fiscal); conservar 5 años más el año en curso en la práctica. Métodos de registro de horas: cualquier método preciso, completo y recuperable es aceptable; los datos biométricos son datos personales sensibles conforme a la LFPDPPP, que exige consentimiento expreso por escrito y un aviso de privacidad, siendo aconsejable una alternativa no biométrica; la reforma de la LFPDPPP de marzo de 2025 (DOF 20-03-2025) cambió las reglas y trasladó la aplicación a una nueva autoridad. Reforma de las 40 horas: reforma constitucional del art. 123-A, DOF 03/03/2026, que escalona la jornada estándar de 48 a 40 (2026: 48, 2027: 46, 2028: 44, 2029: 42, 2030: 40), tope de horas extra reelaborado en el mismo calendario; legislación secundaria de aplicación de la LFT pendiente tras el cambio constitucional. Primas de horas extra: primeras 9 horas/semana al doble, por encima al triple (LFT art. 66-68). Cifras según lo citado para 2026.*