Nómina RTI en el Reino Unido: plazos de la Full Payment Submission y de la EPS, sanciones y correcciones

Con la nómina RTI (Real Time Information), toda empresa del Reino Unido comunica a HMRC (HM Revenue & Customs, la autoridad tributaria británica) los salarios cada vez que paga a sus empleados. Cada mes fiscal (del día 6 de un mes al día 5 del siguiente) tiene tres plazos: la Full Payment Submission (FPS) en la fecha de pago o antes, la Employer Payment Summary (EPS) a más tardar el día 19 y el pago a HMRC a más tardar el día 22. Cada plazo tiene su propia regla de sanción, y cada tipo de error tiene su propia vía de corrección.

La Full Payment Submission: qué comunica y cuándo vence

Por cada empleado pagado en el proceso de nómina, la FPS comunica la retribución del período y sus retenciones del impuesto sobre la renta, de National Insurance (las cotizaciones a la seguridad social británica) y de préstamos de estudios. La FPS también recoge los importes acumulados del año, el código fiscal y la letra de categoría de National Insurance aplicados, e incluye las altas y las bajas. Deben incluirse todos los empleados pagados, incluso quienes ganen menos de 96 £ a la semana.

La Regulation 67B de las Income Tax (PAYE) Regulations 2003 fija el plazo de la FPS: la declaración debe llegar a HMRC el día en que se paga al empleado o antes. Por tanto, una nómina semanal implica una FPS semanal, incluso para las pequeñas empresas que pagan a HMRC trimestralmente. El campo «payment date» (fecha de pago) de la FPS refleja el día de pago habitual, aunque un festivo bancario obligue a pagar a la plantilla un día antes.

Cuándo puede enviarse una FPS después del día de pago

HMRC solo acepta una FPS fuera de plazo en un número limitado de situaciones, la mayoría con un código de motivo de presentación tardía («late reporting reason»). Tres casos habituales:

• El día de pago cae en fin de semana o festivo bancario: se comunica el siguiente día hábil bancario, con el código G.
• La empresa tiene una causa justificada, o todavía no ha recibido su referencia PAYE (el número de registro de la empresa en el sistema Pay As You Earn): se comunica lo antes posible, con el código G.
• La retribución depende del trabajo realizado ese día (por ejemplo, temporeros de cosecha pagados según la cantidad recogida): se comunica en un plazo de 7 días, con el código F.

Una FPS fuera de plazo sin un motivo válido puede dar lugar a un aviso de sanción en línea y a una sanción.

La Employer Payment Summary y el día 19

La EPS comunica importes que reducen lo que la empresa debe a HMRC. Una empresa envía una EPS cuando:

• recupera los pagos legales por maternidad, paternidad, adopción, permiso parental compartido, duelo parental o cuidados neonatales (normalmente el 92% del importe pagado, más en el caso de las empresas pequeñas que pueden acogerse al Small Employers' Relief);
• solicita la Employment Allowance (una reducción de hasta 10.500 £ en las cotizaciones de National Insurance a cargo de la empresa), una vez por año fiscal;
• no ha pagado a nadie en un mes fiscal, en cuyo caso la EPS sustituye a la FPS de ese mes.

La EPS debe llegar a HMRC a más tardar el día 19 del mes fiscal siguiente: para el mes fiscal del 6 de octubre al 5 de noviembre, a más tardar el 19 de noviembre. Si la EPS llega tarde, la reducción no se aplica al importe de ese mes. Una empresa que no paga a nadie en un mes fiscal y no envía la EPS puede enfrentarse a una sanción por presentación tardía y a un «specified charge», la estimación de HMRC del PAYE adeudado.

El plazo de pago del PAYE: pagar a HMRC a más tardar el día 22

El importe del PAYE (el impuesto y la National Insurance comunicados en la FPS, menos las reducciones de la EPS) vence el día 22 del mes fiscal siguiente si se paga por vía electrónica, o el día 19 si se envía un cheque por correo. Las empresas que normalmente deben menos de 1.500 £ al mes pueden solicitar el pago trimestral, pero siguen presentando una FPS en cada día de pago.

Sanciones de HMRC por presentación tardía según el número de empleados

El Schedule 55 de la Finance Act 2009 fija las sanciones por presentación tardía según la plantilla:

HMRC no impone sanción cuando:

• los pagos de una FPS fuera de plazo se comunican dentro de los 3 días siguientes al día de pago (HMRC puede sancionar igualmente a las empresas que presentan con ese retraso de forma habitual);
• una empresa nueva envía su primera FPS dentro de los 30 días siguientes al primer pago a un empleado;
• la declaración tardía corresponde al primer mes fiscal del año fiscal en que alguna declaración llega tarde.

Hay como máximo una sanción por mes fiscal y por régimen PAYE, con independencia de cuántas declaraciones de ese mes llegaran tarde. Una declaración que siga sin presentarse 3 meses después de su fecha límite puede generar una sanción adicional del 5% del impuesto y de la National Insurance que debía haber comunicado.

Ejemplo práctico. Una empresa cliente con 15 empleados paga mensualmente el día 25. En el año fiscal 2026 a 2027 su FPS de mayo llegó tarde: fue la primera declaración tardía del año, así que no hubo sanción. Después, la FPS del día de pago 25 de septiembre se presenta el 4 de octubre, con 9 días de retraso:

1. La FPS queda fuera del margen de 3 días y septiembre no es el primer mes con retraso del año, por lo que se aplica una sanción.
2. 15 empleados corresponden al tramo de 10 a 49: 200 £.
3. Una segunda FPS fuera de plazo en el mismo mes fiscal no aumentaría los 200 £.

Si la FPS de septiembre siguiera sin presentarse 3 meses después del día de pago, con 10.000 £ de PAYE y National Insurance por comunicar, HMRC podría añadir 5% × 10.000 £ = 500 £.

Sanciones por pago tardío e intereses

El Schedule 56 de la Finance Act 2009 fija las sanciones por pago tardío. Un incumplimiento (default) es un pago realizado tarde o por un importe inferior al debido, y el primer pago tardío de un año fiscal no cuenta como tal. Cada incumplimiento posterior cuesta un porcentaje del importe pagado tarde: el 1% del primer al tercer incumplimiento, el 2% del cuarto al sexto, el 3% del séptimo al noveno y el 4% a partir del décimo. Un importe que siga sin pagarse después de 6 meses genera un 5% adicional, y otro 5% después de 12 meses. HMRC también cobra intereses diarios sobre el importe atrasado desde la fecha de vencimiento.

Con un importe mensual de 10.000 £, el segundo pago tardío del año es el primer incumplimiento: 1% × 10.000 £ = 100 £, más intereses.

Cómo corregir errores durante el año y después del 5 de abril

La empresa corrige una cifra errónea del año fiscal en curso en la siguiente FPS ordinaria, actualizando los importes acumulados del año. Una fecha de pago errónea requiere una FPS adicional con el código de motivo de presentación tardía H, enviada a más tardar el día 19 del mes fiscal siguiente a la comunicación original.

Tras el cierre del año fiscal el 5 de abril, un error en la última FPS detectado hasta el 19 de abril se corrige con una FPS adicional que muestre los importes acumulados corregidos y «0» como retribución del período. A partir del 20 de abril, la empresa envía una FPS del año anterior con los importes acumulados correctos. La vía de la FPS se aplica a todos los años fiscales desde 2020 a 2021 en adelante; el Earlier Year Update (EYU), que solo comunicaba la diferencia, ya no se acepta para esos años. HMRC solo impone una sanción por inexactitud cuando la empresa no actuó con la diligencia razonable o cometió el error de forma deliberada.

Resumen

• FPS: en cada día de pago o antes; fuera de plazo solo con un código de motivo válido.
• EPS: a más tardar el día 19 del mes fiscal siguiente, para solicitar reducciones o comunicar un mes sin pagos.
• Pago: a más tardar el día 22 por vía electrónica, el día 19 por correo.
• Presentación tardía: de 100 £ a 400 £ por mes fiscal según la plantilla, sin sanción el primer mes con retraso del año.
• Pago tardío: del 1% al 4% a partir del segundo pago tardío del año, más un 5% a los 6 y a los 12 meses.
• Correcciones: importes acumulados corregidos en una FPS adicional, durante el año y para los años cerrados desde 2020 a 2021.

Una única FPS fuera de plazo, enviada dentro de los 3 meses siguientes al día de pago, cuesta como máximo 400 £ de sanción por presentación tardía. Cada mes adicional con retraso puede sumar otra sanción. Flux presenta la FPS en cada día de pago o antes y envía la EPS a más tardar el día 19 siempre que sea necesaria, de modo que los clientes de un socio cumplen ambos plazos de presentación sin que nadie tenga que controlarlos a mano.