El registro de tiempo en México: el deber que ya existe, y la reforma de 40 horas que eleva lo que está en juego

Existe un error común sobre el registro de tiempo en México: como ninguna ley obliga a un empleador a instalar un reloj checador en particular, muchas empresas suponen que registrar las horas es opcional o informal. No lo es. La obligación de llevar registros exactos de cuándo trabajan las personas ya existe, y proviene de un lugar inusual, la carga de la prueba en el tribunal laboral. Además de eso, la misma reforma de la semana laboral de 40 horas vuelve obligatorio un registro electrónico de tiempo a partir del 1 de enero de 2027, lo que convierte los registros de horas precisos y electrónicos de una defensa práctica en un requisito legal contundente. Permítame explicar de dónde proviene el deber hoy, qué registros debe conservar un empleador, y qué cambia a medida que llega la semana más corta.

El deber de llevar registros de horas ya existe, a través de la carga de la prueba

México no obliga a un método específico de registro de tiempo. Una hoja de firmas manual es tan legalmente válida como un lector biométrico. Lo que la ley mexicana hace en cambio es poner la carga de la prueba de lleno sobre el empleador en casi cualquier controversia laboral. Conforme a la Ley Federal del Trabajo, el empleador, no el trabajador, tiene que probar los hechos de la relación laboral: las horas trabajadas, los días de descanso otorgados, el tiempo extra autorizado y los pagos realizados.

El mecanismo que le da dientes a esto es la presunción que aplica cuando un empleador no puede presentar los registros. Si un trabajador alega que se le debía tiempo extra impago o que fue despedido injustificadamente, y el empleador no puede mostrar registros contemporáneos que indiquen lo contrario, el tribunal laboral presume que la versión del trabajador es verdadera. Así que, si bien no hay estatuto que diga "debes operar un reloj checador", el efecto práctico de la regla de la carga de la prueba es que un empleador sin registros de horas exactos perderá controversias que de otro modo podría haber ganado. La Suprema Corte reforzó esto en 2025, confirmando que el registro ante la seguridad social por sí solo no basta para desvirtuar un reclamo, y que los registros de asistencia y los recibos de pago firmados son la evidencia que realmente cuenta.

Vale la pena ser honesto sobre la historia aquí, porque explica por qué muchos empleadores han tratado los registros de horas con laxitud. México ha tenido durante mucho tiempo fuertes protecciones para los trabajadores escritas en la Ley Federal del Trabajo y la Constitución, pero durante décadas la aplicación fue débil: las controversias laborales iban a juntas tripartitas de conciliación y arbitraje vistas como lentas e influidas políticamente, y la inspección era irregular, de modo que una empresa con registros descuidados a menudo enfrentaba pocas consecuencias prácticas. Esa brecha se ha ido cerrando. La reforma de justicia laboral de 2019 reemplazó las antiguas juntas con tribunales laborales independientes, el T-MEC ató la aplicación laboral al comercio, y ahora la reforma de 40 horas pone el registro de horas bajo inspección activa por parte del ministerio del trabajo. Las reglas en el papel no son nuevas; lo que está cambiando es que cada vez más se hacen valer.

Qué registros deben conservar los empleadores, y por cuánto tiempo

La Ley Federal del Trabajo enumera los documentos que un empleador debe conservar y poder presentar en el tribunal: contratos de trabajo, nómina, registros de horas y tiempo extra, días de descanso y vacaciones, y comprobantes de pagos. Estos son los registros que deciden una controversia, así que conviene tratarlos como una defensa legal en lugar de una tarea administrativa.

Los períodos de conservación son donde los empleadores tropiezan, porque aplican dos leyes distintas y no coinciden. La Ley del Trabajo exige conservar los registros de nómina y de asistencia durante el último año de empleo más un año después de la terminación. El Código Fiscal de la Federación exige conservar los registros durante cinco años a partir de la fecha en que se presentó la declaración fiscal correspondiente. Como los registros de nómina sirven a ambos propósitos, el enfoque seguro es conservar todo durante cinco años más el año en curso, lo que satisface ambos. Un empleado que se va a inicios de 2026 puede generar una obligación de conservación fiscal que corre hasta 2031, mucho más allá del período laboral de un año, de modo que el reloj fiscal es normalmente el que rige.

Se permite cualquier método, pero los relojes biométricos necesitan consentimiento por escrito

Como no se requiere ningún sistema en particular, los empleadores son libres de elegir cómo registran el tiempo, desde hojas de firmas en papel hasta lectores de tarjetas o escáneres de huella o de reconocimiento facial. Lo que importa legalmente es que los registros sean exactos, completos y recuperables cuando un tribunal los solicite.

Los sistemas biométricos vienen con una obligación adicional que muchos empleadores pasan por alto. Las huellas dactilares y los escaneos faciales son datos personales sensibles conforme a la ley de protección de datos de México, de modo que un empleador no puede recabarlos sobre la base de la continuidad del empleo o una suposición de consentimiento. Cada trabajador tiene que dar su consentimiento expreso por escrito antes de que se recaben datos biométricos, después de un aviso de privacidad, y el empleador debería ofrecer una alternativa no biométrica a quien se niegue. Esta área también está en flujo: una reforma de marzo de 2025 a la ley de protección de datos cambió las reglas y trasladó la aplicación a una nueva autoridad, de modo que los empleadores que usan relojes checadores biométricos deberían confirmar que su proceso de consentimiento aún cumple con el estándar vigente.

La reforma de 40 horas: una semana más corta por fases de 2027 a 2030 y un registro electrónico obligatorio desde 2027

Aquí está la parte que responde "cuándo cambian las reglas", porque el deber de conservación de registros ya está en vigor pero la razón para prestarle atención está por crecer. En marzo de 2026 México promulgó una reforma constitucional que recorta la semana laboral estándar de 48 horas a 40. La reducción es por fases a lo largo de cuatro años en lugar de inmediata: 48 horas hasta 2026, luego 46 en 2027, 44 en 2028, 42 en 2029, y 40 en 2030. El tope de tiempo extra se está reelaborando en el mismo calendario. La misma reforma también introduce un registro electrónico de jornada obligatorio: a partir del 1 de enero de 2027, los empleadores deben registrar las horas diarias de cada empleado de forma electrónica en lugar de en papel, y la inspección del trabajo (STPS) puede revisarlo. La legislación secundaria detallada en la Ley Federal del Trabajo, que precisará exactamente cómo operan la semana más corta, los nuevos límites de tiempo extra y el registro electrónico, seguía pendiente tras el cambio constitucional, y se esperaba que siguiera en cuestión de meses.

La consecuencia para el registro de tiempo es directa. A medida que la semana estándar baja cada año, la línea entre las horas ordinarias y el tiempo extra se mueve con ella, y el tiempo extra en México es caro: el primer bloque de tiempo extra semanal se paga al doble y las horas más allá al triple. Desde la reforma del 1 de mayo de 2026 estas tasas están en el LFT Art. 66 (pago doble, junto con el tope semanal de tiempo extra) y el Art. 68 (pago triple); la reforma derogó el antiguo segundo párrafo del Art. 67 que antes fijaba el pago doble, de modo que las citas anteriores a 2026 al Art. 67 para el pago de tiempo extra quedan superadas. Un empleador que no pueda mostrar exactamente cuántas horas trabajó cada trabajador, contra un umbral que cambia cada enero de 2027 a 2030, queda expuesto a reclamos de tiempo extra que no puede desvirtuar, bajo la misma regla de la carga de la prueba que ya aplica. Los registros de horas precisos se vuelven esenciales en lugar de meramente útiles, y el umbral semanal contra el que se miden cambia cada año durante la implementación por fases: 46 horas en 2027, 44 en 2028, 42 en 2029, y 40 en 2030.

Qué deben hacer los empleadores ahora para estar listos para 2027

La posición práctica en México es lo opuesto a "esperar una ley de reloj checador". Ninguna ley así viene en camino, y ninguna hace falta, porque la regla de la carga de la prueba ya vuelve los registros de horas exactos una necesidad legal hoy. Un empleador debería registrar las horas, los días de descanso y el tiempo extra autorizado de cada trabajador ahora, conservar esos registros durante cinco años más el año en curso para satisfacer tanto las reglas laborales como las fiscales y, si usa relojes checadores biométricos, contar con el consentimiento expreso por escrito de cada trabajador con una alternativa no biométrica disponible.

A partir del 1 de enero de 2027, dos cosas cambian. El registro debe ser electrónico, a través del registro electrónico de jornada obligatorio, de modo que las hojas de firmas en papel ya no bastan. Cada paso anual de la reforma también baja el punto en que las horas ordinarias se convierten en tiempo extra, que se paga primero al doble y luego al triple. Así que los mismos registros que defienden contra una controversia hoy también deciden el pago correcto de tiempo extra, contra un umbral que cambia cada año hasta 2030. Flux da a las empresas dos maneras de manejar el registro de tiempo de los trabajadores. Una empresa que ya opera un sistema de control de asistencia puede conservarlo y exportar los datos a Flux para la nómina. Una empresa que preferiría no hacerlo puede registrar y aprobar hojas de tiempo directamente en Flux, con los trabajadores enviando sus propias horas en el producto. En cualquier caso, Flux calcula el tiempo extra contra el umbral semanal vigente para ese año, 46 horas en 2027 hasta 40 en 2030, de modo que las horas registradas de cada trabajador se pagan a las tasas ordinaria, doble y triple correctas.

*Fuentes: México no obliga a un método específico de registro de tiempo; la obligación surge de la carga de la prueba del empleador y de la conservación de registros conforme a la Ley Federal del Trabajo (LFT) Art. 784 (hechos que el empleador debe probar), Art. 804 (documentos a conservar y presentar: contratos, nómina, asistencia/horas, tiempo extra, días de descanso, vacaciones, pagos), Art. 805 (la falta de presentación de registros crea una presunción de que los reclamos del trabajador son verdaderos). Jurisprudencia de la SCJN 2025 (Tesis VII.2o.T. J/27 L (11a.), TR 2030285, obligatoria en el 7° Circuito a partir del 28 de abril de 2025): el registro ante el IMSS por sí solo es insuficiente; los registros de asistencia y los recibos de pago firmados son evidencia corroborante esencial. Conservación: LFT Art. 804 (último año de empleo + 1 año después de la terminación) y CFF Art. 30 (5 años a partir de la presentación de la declaración fiscal); conservar 5 años más el año en curso en la práctica. Métodos de registro de tiempo: cualquier método exacto, completo y recuperable es aceptable; los datos biométricos son datos personales sensibles conforme a la LFPDPPP que requieren consentimiento expreso por escrito y un aviso de privacidad, con una alternativa no biométrica recomendable; la reforma de la LFPDPPP de marzo de 2025 (DOF 20-03-2025) cambió las reglas y trasladó la aplicación a una nueva autoridad. Reforma de 40 horas: reforma constitucional del Art. 123-A, DOF 03/03/2026, con la semana estándar por fases 48→40 (2026: 48, 2027: 46, 2028: 44, 2029: 42, 2030: 40), tope de tiempo extra reelaborado en el mismo calendario; legislación secundaria de la LFT pendiente tras el cambio constitucional. Primas de tiempo extra: primeras 9 horas/semana al doble, más allá al triple (LFT Art. 66-68). Cifras según lo citado para 2026.*