Nómina RTI en el Reino Unido: plazos de la Full Payment Submission y de la EPS, multas y correcciones

Con la nómina RTI (Real Time Information), todo empleador del Reino Unido reporta los pagos a HMRC (HM Revenue & Customs, la autoridad fiscal británica) cada vez que paga a sus empleados. Cada mes fiscal (del día 6 de un mes al día 5 del siguiente) tiene tres plazos: la Full Payment Submission (FPS) en la fecha de pago o antes, la Employer Payment Summary (EPS) a más tardar el día 19 y el pago a HMRC a más tardar el día 22. Cada plazo tiene su propia regla de multa, y cada tipo de error tiene su propia vía de corrección.

La Full Payment Submission: qué reporta y cuándo vence

Por cada empleado pagado en la nómina, la FPS reporta el pago del periodo y sus retenciones de impuesto sobre la renta, de National Insurance (las contribuciones de seguridad social del Reino Unido) y de préstamos estudiantiles. La FPS también muestra los totales acumulados del año, el código fiscal y la letra de categoría de National Insurance aplicados, e incluye los ingresos y las bajas de personal. Deben incluirse todos los empleados pagados, incluso quienes ganen menos de £96 a la semana.

La Regulation 67B de las Income Tax (PAYE) Regulations 2003 establece el plazo de la FPS: la declaración debe llegar a HMRC el día en que se paga al empleado o antes. Por lo tanto, una nómina semanal implica una FPS semanal, incluso para los empleadores pequeños que pagan a HMRC trimestralmente. El campo "payment date" (fecha de pago) de la FPS refleja el día de pago habitual, aunque un día feriado bancario obligue a pagar al personal un día antes.

Cuándo se puede enviar una FPS después del día de pago

HMRC acepta una FPS extemporánea solo en un número limitado de situaciones, la mayoría con un código de motivo de reporte tardío ("late reporting reason"). Tres casos comunes:

• El día de pago cae en fin de semana o en día feriado bancario: se reporta el siguiente día hábil bancario, con el código G.
• El empleador tiene una causa justificada, o todavía no ha recibido su referencia PAYE (el número de registro del empleador en el sistema Pay As You Earn): se reporta lo antes posible, con el código G.
• El pago depende del trabajo realizado ese día (por ejemplo, jornaleros agrícolas pagados según la cantidad cosechada): se reporta dentro de un plazo de 7 días, con el código F.

Una FPS extemporánea sin un motivo válido puede generar un aviso de multa en línea y una multa.

La Employer Payment Summary y el día 19

La EPS reporta montos que reducen lo que el empleador debe a HMRC. Un empleador envía una EPS cuando:

• recupera los pagos legales por maternidad, paternidad, adopción, licencia parental compartida, duelo parental o cuidados neonatales (por lo general el 92% del monto pagado, más en el caso de los empleadores pequeños que califican para el Small Employers' Relief);
• solicita la Employment Allowance (una reducción de hasta £10,500 en las contribuciones de National Insurance a cargo del empleador), una vez por año fiscal;
• no pagó a nadie en un mes fiscal, en cuyo caso la EPS sustituye a la FPS de ese mes.

La EPS debe llegar a HMRC a más tardar el día 19 del mes fiscal siguiente: para el mes fiscal del 6 de octubre al 5 de noviembre, a más tardar el 19 de noviembre. Si la EPS llega tarde, la reducción no se aplica al monto de ese mes. Un empleador que no paga a nadie en un mes fiscal y no envía la EPS puede enfrentar una multa por presentación extemporánea y un "specified charge", la estimación de HMRC del PAYE adeudado.

El plazo de pago del PAYE: pagar a HMRC a más tardar el día 22

El monto del PAYE (el impuesto y la National Insurance reportados en la FPS, menos las reducciones de la EPS) vence el día 22 del mes fiscal siguiente si se paga por vía electrónica, o el día 19 si se envía un cheque por correo. Los empleadores que normalmente deben menos de £1,500 al mes pueden solicitar el pago trimestral, pero siguen presentando una FPS en cada día de pago.

Multas de HMRC por presentación extemporánea según el número de empleados

El Schedule 55 de la Finance Act 2009 establece las multas por presentación extemporánea según el número de empleados:

HMRC no impone multa cuando:

• los pagos de una FPS extemporánea se reportan dentro de los 3 días siguientes al día de pago (HMRC puede multar de todos modos a los empleadores que presentan con ese retraso de manera habitual);
• un empleador nuevo envía su primera FPS dentro de los 30 días siguientes al primer pago a un empleado;
• la declaración extemporánea corresponde al primer mes fiscal del año fiscal en que alguna declaración llega tarde.

Hay como máximo una multa por mes fiscal por cada esquema PAYE, sin importar cuántas declaraciones de ese mes llegaron tarde. Una declaración que siga sin presentarse 3 meses después de su fecha límite puede generar una multa adicional del 5% del impuesto y de la National Insurance que debía haber reportado.

Ejemplo práctico. Un empleador cliente con 15 empleados paga mensualmente el día 25. En el año fiscal 2026 a 2027 su FPS de mayo llegó tarde: fue la primera declaración extemporánea del año, así que no hubo multa. Después, la FPS del día de pago 25 de septiembre se presenta el 4 de octubre, con 9 días de retraso:

1. La FPS queda fuera del margen de 3 días y septiembre no es el primer mes con retraso del año, por lo que se aplica una multa.
2. 15 empleados corresponden al rango de 10 a 49: £200.
3. Una segunda FPS extemporánea en el mismo mes fiscal no aumentaría los £200.

Si la FPS de septiembre siguiera sin presentarse 3 meses después del día de pago, con £10,000 de PAYE y National Insurance por reportar, HMRC podría añadir 5% × £10,000 = £500.

Multas por pago extemporáneo e intereses

El Schedule 56 de la Finance Act 2009 establece las multas por pago extemporáneo. Un incumplimiento (default) es un pago realizado tarde o por un monto menor al debido, y el primer pago extemporáneo de un año fiscal no cuenta como tal. Cada incumplimiento posterior cuesta un porcentaje del monto pagado tarde: 1% del primero al tercer incumplimiento, 2% del cuarto al sexto, 3% del séptimo al noveno y 4% a partir del décimo. Un monto que siga sin pagarse después de 6 meses genera un 5% adicional, y otro 5% después de 12 meses. HMRC también cobra intereses diarios sobre el monto atrasado desde la fecha de vencimiento.

Con un monto mensual de £10,000, el segundo pago extemporáneo del año es el primer incumplimiento: 1% × £10,000 = £100, más intereses.

Cómo corregir errores durante el año y después del 5 de abril

El empleador corrige una cifra errónea del año fiscal en curso en la siguiente FPS ordinaria, actualizando los totales acumulados del año. Una fecha de pago errónea requiere una FPS adicional con el código de motivo de reporte tardío H, enviada a más tardar el día 19 del mes fiscal posterior al reporte original.

Después del cierre del año fiscal el 5 de abril, un error en la última FPS detectado hasta el 19 de abril se corrige con una FPS adicional que muestre los totales acumulados corregidos y "0" como pago del periodo. A partir del 20 de abril, el empleador envía una FPS del año anterior con los totales acumulados correctos. La vía de la FPS aplica a todos los años fiscales de 2020 a 2021 en adelante; el Earlier Year Update (EYU), que solo reportaba la diferencia, ya no se acepta para esos años. HMRC solo impone una multa por inexactitud cuando el empleador no actuó con el cuidado razonable o cometió el error de forma deliberada.

Resumen

• FPS: en cada día de pago o antes; extemporánea solo con un código de motivo válido.
• EPS: a más tardar el día 19 del mes fiscal siguiente, para solicitar reducciones o reportar un mes sin pagos.
• Pago: a más tardar el día 22 por vía electrónica, el día 19 por correo.
• Presentación extemporánea: de £100 a £400 por mes fiscal según el número de empleados, sin multa el primer mes con retraso del año.
• Pago extemporáneo: del 1% al 4% a partir del segundo pago extemporáneo del año, más un 5% a los 6 y a los 12 meses.
• Correcciones: totales acumulados corregidos en una FPS adicional, durante el año y para los años cerrados de 2020 a 2021 en adelante.

Una sola FPS extemporánea, enviada dentro de los 3 meses siguientes al día de pago, cuesta como máximo £400 de multa por presentación extemporánea. Cada mes adicional con retraso puede sumar otra multa. Flux presenta la FPS en cada día de pago o antes y envía la EPS a más tardar el día 19 siempre que se necesite, de modo que los clientes de un socio cumplen ambos plazos de presentación sin que nadie tenga que darles seguimiento manualmente.