Folha de pagamento RTI no Reino Unido: prazos da Full Payment Submission e da EPS, multas e correções

Na folha de pagamento RTI (Real Time Information), todo empregador do Reino Unido informa os pagamentos ao HMRC (HM Revenue & Customs, a autoridade tributária britânica) sempre que paga seus empregados. Cada mês fiscal (do dia 6 de um mês ao dia 5 do mês seguinte) tem três prazos: a Full Payment Submission (FPS) até o dia do pagamento, a Employer Payment Summary (EPS) até o dia 19 e o recolhimento ao HMRC até o dia 22. Cada prazo tem sua própria regra de multa, e cada tipo de erro tem seu próprio caminho de correção.

A Full Payment Submission: o que ela informa e quando vence

Para cada empregado pago no fechamento da folha, a FPS informa a remuneração do período e os respectivos descontos de imposto de renda, de National Insurance (as contribuições previdenciárias do Reino Unido) e de financiamento estudantil. A FPS também mostra os totais acumulados no ano, o código tributário (tax code) e a letra de categoria de National Insurance aplicados, e relaciona as admissões e os desligamentos. Todo empregado pago deve ser incluído, mesmo quem ganha menos de £96 por semana.

A Regulation 67B das Income Tax (PAYE) Regulations 2003 define o prazo da FPS: a declaração deve chegar ao HMRC até o dia em que o empregado é pago. Uma folha semanal, portanto, significa uma FPS semanal, mesmo para pequenos empregadores que recolhem ao HMRC trimestralmente. O campo "payment date" (data de pagamento) da FPS mostra o dia de pagamento habitual, mesmo quando um feriado bancário faz com que a equipe seja paga um dia antes.

Quando uma FPS pode ser enviada depois do dia do pagamento

O HMRC aceita uma FPS em atraso apenas em um conjunto limitado de situações, a maioria com um código de motivo de envio tardio ("late reporting reason"). Três casos comuns:

• O dia do pagamento cai em fim de semana ou feriado bancário: envio no próximo dia útil bancário, com o código G.
• O empregador tem uma justificativa razoável, ou ainda não recebeu sua referência PAYE (o número de registro do empregador no sistema Pay As You Earn): envio o quanto antes, com o código G.
• A remuneração depende do trabalho realizado no dia (por exemplo, trabalhadores de colheita pagos pela quantidade colhida): envio em até 7 dias, com o código F.

Uma FPS em atraso sem motivo válido pode gerar um alerta de multa online e uma multa.

A Employer Payment Summary e o dia 19

A EPS informa valores que reduzem o que o empregador deve ao HMRC. Um empregador envia uma EPS quando:

• recupera os pagamentos legais de maternidade, paternidade, adoção, licença parental compartilhada, luto parental ou cuidados neonatais (normalmente 92% do valor pago, mais para empregadores menores que se enquadram no Small Employers' Relief);
• solicita a Employment Allowance (uma redução de até £10.500 nas contribuições de National Insurance do empregador), uma vez por ano fiscal;
• não pagou ninguém em um mês fiscal, caso em que a EPS substitui a FPS daquele mês.

A EPS deve chegar ao HMRC até o dia 19 do mês fiscal seguinte: para o mês fiscal de 6 de outubro a 5 de novembro, até 19 de novembro. Se a EPS atrasar, a redução não se aplica ao valor daquele mês. Um empregador que não paga ninguém em um mês fiscal e não envia a EPS pode receber uma multa por envio em atraso e uma "specified charge", a estimativa do HMRC do PAYE devido.

O prazo de recolhimento do PAYE: pagar ao HMRC até o dia 22

O valor do PAYE (imposto e National Insurance informados na FPS, menos as reduções da EPS) vence no dia 22 do mês fiscal seguinte quando pago eletronicamente, ou no dia 19 quando um cheque é enviado pelo correio. Empregadores que normalmente devem menos de £1.500 por mês podem pedir para recolher trimestralmente, mas continuam enviando uma FPS em todo dia de pagamento.

Multas do HMRC por envio em atraso conforme o número de empregados

O Schedule 55 da Finance Act 2009 define as multas por envio em atraso conforme o número de empregados:

O HMRC não aplica multa quando:

• os pagamentos de uma FPS em atraso são informados em até 3 dias após o dia do pagamento (o HMRC ainda pode multar empregadores que enviam com esse atraso com frequência);
• um novo empregador envia sua primeira FPS em até 30 dias após pagar um empregado;
• a declaração em atraso cai no primeiro mês fiscal do ano fiscal em que alguma declaração atrasa.

Há no máximo uma multa por mês fiscal para cada regime PAYE (PAYE scheme), independentemente de quantas declarações daquele mês atrasaram. Uma declaração ainda pendente 3 meses após o prazo pode gerar uma multa adicional de 5% do imposto e da National Insurance que ela deveria ter informado.

Exemplo prático. Um empregador cliente com 15 empregados paga mensalmente no dia 25. No ano fiscal 2026 a 2027, sua FPS de maio atrasou: foi a primeira declaração em atraso do ano, portanto sem multa. Em seguida, a FPS do dia de pagamento 25 de setembro é enviada em 4 de outubro, com 9 dias de atraso:

1. A FPS está fora da tolerância de 3 dias, e setembro não é o primeiro mês em atraso do ano, então se aplica uma multa.
2. 15 empregados se enquadram na faixa de 10 a 49: £200.
3. Uma segunda FPS em atraso no mesmo mês fiscal não aumentaria os £200.

Se a FPS de setembro ainda estivesse pendente 3 meses após o dia do pagamento, com £10.000 de PAYE e National Insurance a informar, o HMRC poderia acrescentar 5% × £10.000 = £500.

Multas por atraso no pagamento e juros

O Schedule 56 da Finance Act 2009 define as multas por atraso no pagamento. Uma inadimplência (default) é um pagamento feito em atraso ou a menor, e o primeiro pagamento em atraso de um ano fiscal não conta como inadimplência. Cada inadimplência seguinte custa um percentual do valor pago em atraso: 1% da primeira à terceira, 2% da quarta à sexta, 3% da sétima à nona e 4% a partir da décima. Um valor ainda não pago após 6 meses sofre um acréscimo de 5%, e mais 5% após 12 meses. O HMRC também cobra juros diários sobre o valor em atraso a partir da data de vencimento.

Em um valor mensal de £10.000, o segundo pagamento em atraso do ano é a primeira inadimplência: 1% × £10.000 = £100, mais juros.

Como corrigir erros durante o ano e depois de 5 de abril

O empregador corrige um valor errado do ano fiscal corrente na próxima FPS regular, atualizando os totais acumulados no ano. Uma data de pagamento errada exige uma FPS adicional com o código de motivo de envio tardio H, enviada até o dia 19 do mês fiscal seguinte ao envio original.

Após o encerramento do ano fiscal em 5 de abril, um erro na FPS final identificado até 19 de abril é corrigido com uma FPS adicional que mostre os totais acumulados corrigidos e "0" como remuneração do período. A partir de 20 de abril, o empregador envia uma FPS do ano anterior com os totais acumulados corretos. O caminho da FPS se aplica a todos os anos fiscais a partir de 2020 a 2021; a Earlier Year Update (EYU), que informava apenas a diferença, não é mais aceita para esses anos. O HMRC só aplica multa por inexatidão quando o empregador não agiu com o cuidado razoável ou cometeu o erro de forma deliberada.

Resumo

• FPS: até cada dia de pagamento; em atraso somente com um código de motivo válido.
• EPS: até o dia 19 do mês fiscal seguinte, para solicitar reduções ou informar um mês sem pagamentos.
• Recolhimento: até o dia 22 por meio eletrônico, até o dia 19 pelo correio.
• Envio em atraso: de £100 a £400 por mês fiscal conforme o número de empregados, sem multa no primeiro mês em atraso do ano.
• Pagamento em atraso: de 1% a 4% a partir do segundo pagamento em atraso do ano, mais 5% aos 6 e aos 12 meses.
• Correções: totais acumulados corrigidos em uma nova FPS, durante o ano e para anos encerrados a partir de 2020 a 2021.

Uma única FPS em atraso, enviada em até 3 meses após o dia do pagamento, custa no máximo £400 de multa por envio em atraso. Cada mês adicional em atraso pode somar outra multa. A Flux envia a FPS até cada dia de pagamento e a EPS até o dia 19 sempre que necessário, para que os clientes de um parceiro cumpram os dois prazos de envio sem que ninguém precise acompanhá-los manualmente.