Processamento salarial RTI no Reino Unido: prazos da Full Payment Submission e da EPS, coimas e correções

No processamento salarial RTI (Real Time Information), todas as entidades empregadoras do Reino Unido comunicam as remunerações ao HMRC (HM Revenue & Customs, a autoridade tributária britânica) sempre que pagam aos trabalhadores. Cada mês fiscal (do dia 6 de um mês ao dia 5 do mês seguinte) tem três prazos: a Full Payment Submission (FPS) até ao dia de pagamento, a Employer Payment Summary (EPS) até ao dia 19 e o pagamento ao HMRC até ao dia 22. Cada prazo tem a sua própria regra de coima, e cada tipo de erro tem a sua própria via de correção.

A Full Payment Submission: o que comunica e quando é devida

Para cada trabalhador pago no processamento de salários, a FPS comunica a remuneração do período e as respetivas retenções de imposto sobre o rendimento, de National Insurance (as contribuições para a segurança social britânica) e de reembolso de empréstimo estudantil. A FPS indica também os valores acumulados do ano, o código fiscal (tax code) e a letra de categoria de National Insurance aplicados, e identifica as admissões e as saídas de trabalhadores. Todos os trabalhadores pagos têm de ser incluídos, mesmo quem ganhe menos de £96 por semana.

A Regulation 67B das Income Tax (PAYE) Regulations 2003 fixa o prazo da FPS: a declaração tem de chegar ao HMRC até ao dia em que o trabalhador é pago. Um processamento semanal implica, portanto, uma FPS semanal, mesmo para pequenas entidades empregadoras que pagam ao HMRC trimestralmente. O campo "payment date" (data de pagamento) da FPS indica o dia de pagamento habitual, mesmo quando um feriado bancário leva a que a equipa seja paga um dia mais cedo.

Quando pode ser enviada uma FPS depois do dia de pagamento

O HMRC só aceita uma FPS fora de prazo num conjunto limitado de situações, a maioria das quais tem um código de motivo de comunicação tardia ("late reporting reason"). Três casos frequentes:

• O dia de pagamento calha num fim de semana ou feriado bancário: comunicação no dia útil bancário seguinte, com o código G.
• A entidade empregadora tem uma justificação razoável, ou ainda não recebeu a sua referência PAYE (o número de registo da entidade empregadora no sistema Pay As You Earn): comunicação logo que possível, com o código G.
• A remuneração depende do trabalho realizado no próprio dia (por exemplo, trabalhadores de colheita pagos em função da quantidade apanhada): comunicação no prazo de 7 dias, com o código F.

Uma FPS fora de prazo sem motivo válido pode dar origem a um aviso de coima online e a uma coima.

A Employer Payment Summary e o dia 19

A EPS comunica montantes que reduzem o valor que a entidade empregadora deve ao HMRC. Uma entidade empregadora envia uma EPS quando:

• recupera os pagamentos legais de maternidade, paternidade, adoção, licença parental partilhada, luto parental ou cuidados neonatais (normalmente 92% do montante pago, mais no caso das entidades empregadoras de menor dimensão que beneficiam do Small Employers' Relief);
• pede a Employment Allowance (uma redução de até £10.500 nas contribuições de National Insurance a cargo da entidade empregadora), uma vez por ano fiscal;
• não pagou a ninguém num mês fiscal, caso em que a EPS substitui a FPS desse mês.

A EPS tem de chegar ao HMRC até ao dia 19 do mês fiscal seguinte: para o mês fiscal de 6 de outubro a 5 de novembro, até 19 de novembro. Se a EPS chegar fora de prazo, a redução não se aplica ao montante desse mês. Uma entidade empregadora que não paga a ninguém num mês fiscal e não envia a EPS arrisca uma coima por entrega fora de prazo e uma "specified charge", a estimativa do HMRC do PAYE devido.

O prazo de pagamento do PAYE: pagar ao HMRC até ao dia 22

O montante do PAYE (imposto e National Insurance comunicados na FPS, deduzidos das reduções da EPS) vence no dia 22 do mês fiscal seguinte quando pago por via eletrónica, ou no dia 19 quando é enviado um cheque por correio. As entidades empregadoras que habitualmente devem menos de £1.500 por mês podem pedir para pagar trimestralmente, mas continuam a enviar uma FPS em cada dia de pagamento.

Coimas do HMRC por entrega fora de prazo segundo o número de trabalhadores

O Schedule 55 do Finance Act 2009 fixa as coimas por entrega fora de prazo segundo a dimensão do quadro de pessoal:

O HMRC não aplica coima quando:

• os pagamentos de uma FPS fora de prazo são comunicados no prazo de 3 dias após o dia de pagamento (o HMRC pode ainda assim sancionar as entidades empregadoras que entregam com este atraso de forma regular);
• uma nova entidade empregadora envia a sua primeira FPS no prazo de 30 dias após pagar a um trabalhador;
• a declaração fora de prazo recai no primeiro mês fiscal do ano fiscal em que alguma declaração é entregue fora de prazo.

Há no máximo uma coima por mês fiscal por cada regime PAYE (PAYE scheme), independentemente de quantas declarações desse mês tenham sido entregues fora de prazo. Uma declaração que continue em falta 3 meses após o prazo de entrega pode implicar uma coima adicional de 5% do imposto e da National Insurance que deveria ter comunicado.

Exemplo prático. Uma entidade empregadora cliente com 15 trabalhadores paga mensalmente no dia 25. No ano fiscal 2026 a 2027, a sua FPS de maio foi entregue fora de prazo: a primeira declaração fora de prazo do ano, pelo que não houve coima. A FPS do dia de pagamento de 25 de setembro é depois entregue a 4 de outubro, com 9 dias de atraso:

1. A FPS fica fora da tolerância de 3 dias, e setembro não é o primeiro mês com atraso do ano, pelo que se aplica uma coima.
2. 15 trabalhadores enquadram-se no escalão de 10 a 49: £200.
3. Uma segunda FPS fora de prazo no mesmo mês fiscal não aumentaria os £200.

Se a FPS de setembro continuasse em falta 3 meses após o dia de pagamento, com £10.000 de PAYE e National Insurance a comunicar, o HMRC poderia acrescentar 5% × £10.000 = £500.

Coimas por pagamento fora de prazo e juros

O Schedule 56 do Finance Act 2009 fixa as coimas por pagamento fora de prazo. Um incumprimento (default) é um pagamento efetuado fora de prazo ou por um montante inferior ao devido, e o primeiro pagamento fora de prazo de um ano fiscal não conta como incumprimento. Cada incumprimento seguinte custa uma percentagem do montante pago fora de prazo: 1% do primeiro ao terceiro incumprimento, 2% do quarto ao sexto, 3% do sétimo ao nono e 4% a partir do décimo. Um montante ainda por pagar após 6 meses implica mais 5%, e outros 5% após 12 meses. O HMRC cobra também juros diários sobre o montante em atraso a partir da data de vencimento.

Num montante mensal de £10.000, o segundo pagamento fora de prazo do ano é o primeiro incumprimento: 1% × £10.000 = £100, acrescido de juros.

Corrigir erros durante o ano e depois de 5 de abril

A entidade empregadora corrige um valor errado do ano fiscal em curso na FPS regular seguinte, atualizando os valores acumulados do ano. Uma data de pagamento errada exige uma FPS adicional com o código de motivo de comunicação tardia H, enviada até ao dia 19 do mês fiscal seguinte à comunicação original.

Após o fim do ano fiscal, a 5 de abril, um erro na FPS final detetado até 19 de abril é corrigido com uma FPS adicional que indique os valores acumulados corrigidos e "0" como remuneração do período. A partir de 20 de abril, a entidade empregadora envia uma FPS relativa ao ano anterior com os valores acumulados corretos. A via da FPS aplica-se a todos os anos fiscais a partir de 2020 a 2021; o Earlier Year Update (EYU), que comunicava apenas a diferença, deixou de ser aceite para esses anos. O HMRC só aplica uma coima por inexatidão quando a entidade empregadora não atuou com o cuidado razoável ou cometeu o erro de forma deliberada.

Resumo

• FPS: até cada dia de pagamento; fora de prazo apenas com um código de motivo válido.
• EPS: até ao dia 19 do mês fiscal seguinte, para pedir reduções ou comunicar um mês sem pagamentos.
• Pagamento: até ao dia 22 por via eletrónica, até ao dia 19 por correio.
• Entrega fora de prazo: de £100 a £400 por mês fiscal segundo o número de trabalhadores, sem coima no primeiro mês com atraso do ano.
• Pagamento fora de prazo: de 1% a 4% a partir do segundo pagamento fora de prazo do ano, mais 5% aos 6 e aos 12 meses.
• Correções: valores acumulados corrigidos numa nova FPS, durante o ano e para os anos encerrados a partir de 2020 a 2021.

Uma única FPS fora de prazo, enviada no prazo de 3 meses após o dia de pagamento, custa no máximo £400 de coima por entrega fora de prazo. Cada mês adicional com atraso pode somar outra coima. A Flux entrega a FPS até cada dia de pagamento e envia a EPS até ao dia 19 sempre que for necessária, para que os clientes de um parceiro cumpram ambos os prazos de entrega sem que ninguém tenha de os acompanhar manualmente.