Arbeitszeiterfassung in Mexiko: die Pflicht, die bereits besteht, und die 40-Stunden-Reform, die den Einsatz erhöht

Es gibt ein verbreitetes Missverständnis über die Arbeitszeiterfassung in Mexiko: Weil kein Gesetz einen Arbeitgeber zwingt, eine bestimmte Stechuhr zu installieren, nehmen viele Unternehmen an, die Erfassung der Stunden sei optional oder informell. Das ist sie nicht. Die Pflicht, genaue Aufzeichnungen darüber zu führen, wann Menschen arbeiten, besteht bereits, und sie kommt von einem ungewöhnlichen Ort, der Beweislast vor dem Arbeitsgericht. Obendrein macht dieselbe Reform der 40-Stunden-Arbeitswoche ab dem 1. Januar 2027 ein elektronisches Zeitregister verpflichtend, was präzise, elektronische Stundenaufzeichnungen von einer praktischen Verteidigung in eine harte gesetzliche Anforderung verwandelt. Ich erkläre, woher die Pflicht heute kommt, welche Aufzeichnungen ein Arbeitgeber führen muss und was sich ändert, wenn die kürzere Woche kommt.

Die Pflicht, Stundenaufzeichnungen zu führen, besteht bereits, über die Beweislast

Mexiko schreibt keine bestimmte Zeiterfassungsmethode vor. Eine handschriftliche Anwesenheitsliste ist rechtlich ebenso gültig wie ein biometrischer Scanner. Was das mexikanische Recht stattdessen tut, ist, die Beweislast in fast jedem Arbeitsstreit klar auf den Arbeitgeber zu legen. Nach dem Bundesarbeitsgesetz (Ley Federal del Trabajo) muss der Arbeitgeber, nicht der Arbeitnehmer, die Tatsachen des Arbeitsverhältnisses beweisen: die gearbeiteten Stunden, die gewährten Ruhetage, die genehmigten Überstunden und die geleisteten Zahlungen.

Der Mechanismus, der dem Zähne verleiht, ist die Vermutung, die gilt, wenn ein Arbeitgeber die Aufzeichnungen nicht vorlegen kann. Wenn ein Arbeitnehmer behauptet, ihm stünden unbezahlte Überstunden zu oder er sei ungerechtfertigt gekündigt worden, und der Arbeitgeber keine zeitnahen Aufzeichnungen für das Gegenteil vorlegen kann, vermutet das Arbeitsgericht, dass die Version des Arbeitnehmers wahr ist. Zwar gibt es kein Gesetz, das sagt "Sie müssen eine Stechuhr betreiben", aber der praktische Effekt der Beweislastregel ist, dass ein Arbeitgeber ohne genaue Stundenaufzeichnungen Streitigkeiten verliert, die er sonst gewonnen hätte. Der Oberste Gerichtshof bekräftigte dies 2025 und bestätigte, dass die bloße Sozialversicherungsanmeldung nicht ausreicht, um einen Anspruch zu widerlegen, und dass Anwesenheitsaufzeichnungen und unterschriebene Entgeltnachweise die tatsächlich zählenden Beweise sind.

Es lohnt sich, hier zur Geschichte ehrlich zu sein, denn sie erklärt, warum viele Arbeitgeber Stundenaufzeichnungen locker behandelt haben. Mexiko hat seit Langem starke Arbeitnehmerschutzrechte, die in das Bundesarbeitsgesetz und die Verfassung geschrieben sind, aber jahrzehntelang war die Durchsetzung schwach: Arbeitsstreitigkeiten gingen an dreigliedrige Schlichtungs- und Schiedsgremien, die als langsam und politisch beeinflusst galten, und die Kontrolle war lückenhaft, sodass ein Unternehmen mit nachlässigen Aufzeichnungen oft wenig praktische Folgen hatte. Diese Lücke schließt sich. Die Arbeitsjustizreform von 2019 ersetzte die alten Gremien durch unabhängige Arbeitsgerichte, das USMCA band die Durchsetzung des Arbeitsrechts an den Handel, und nun stellt die 40-Stunden-Reform die Stundenerfassung unter die aktive Kontrolle des Arbeitsministeriums. Die Regeln auf dem Papier sind nicht neu; was sich ändert, ist, dass sie zunehmend durchgesetzt werden.

Welche Aufzeichnungen Arbeitgeber führen müssen und wie lange

Das Bundesarbeitsgesetz listet die Dokumente auf, die ein Arbeitgeber aufbewahren und vor Gericht vorlegen können muss: Arbeitsverträge, Entgeltabrechnung, Aufzeichnungen über Stunden und Überstunden, Ruhetage und Urlaub sowie Zahlungsnachweise. Das sind die Aufzeichnungen, die einen Streit entscheiden, sodass sie am besten als rechtliche Verteidigung statt als Verwaltungslast behandelt werden.

Die Aufbewahrungsfristen sind der Punkt, an dem Arbeitgeber stolpern, weil zwei verschiedene Gesetze gelten und sie nicht übereinstimmen. Das Arbeitsgesetz verlangt, Entgelt- und Anwesenheitsaufzeichnungen für das letzte Beschäftigungsjahr plus ein Jahr nach der Beendigung aufzubewahren. Das Bundessteuergesetzbuch verlangt, Aufzeichnungen fünf Jahre ab dem Datum der Einreichung der zugehörigen Steuererklärung aufzubewahren. Weil Abrechnungsaufzeichnungen beiden Zwecken dienen, ist der sichere Ansatz, alles fünf Jahre plus das laufende Jahr aufzubewahren, was beiden genügt. Ein Beschäftigter, der Anfang 2026 ausscheidet, kann eine steuerliche Aufbewahrungspflicht auslösen, die bis 2031 läuft, weit über die einjährige arbeitsrechtliche Frist hinaus, sodass in der Regel die steuerliche Uhr maßgeblich ist.

Jede Methode ist erlaubt, aber biometrische Uhren brauchen schriftliche Einwilligung

Da kein bestimmtes System vorgeschrieben ist, sind Arbeitgeber frei zu wählen, wie sie die Zeit erfassen, von Papier-Anwesenheitslisten über Kartenleser bis zu Fingerabdruck- oder Gesichtserkennungsscannern. Rechtlich zählt, dass die Aufzeichnungen genau, vollständig und abrufbar sind, wenn ein Gericht danach fragt.

Biometrische Systeme kommen mit einer zusätzlichen Pflicht, die viele Arbeitgeber übersehen. Fingerabdrücke und Gesichtsscans sind nach dem mexikanischen Datenschutzrecht sensible personenbezogene Daten, sodass ein Arbeitgeber sie nicht auf Grundlage des Fortbestehens der Beschäftigung oder einer angenommenen Einwilligung erheben kann. Jeder Beschäftigte muss vor der Erhebung biometrischer Daten eine ausdrückliche schriftliche Einwilligung geben, nach einem Datenschutzhinweis, und der Arbeitgeber sollte jedem, der sich verweigert, eine nicht biometrische Alternative anbieten. Auch dieser Bereich ist im Fluss: Eine Reform des Datenschutzrechts vom März 2025 änderte die Regeln und verlagerte die Durchsetzung auf eine neue Behörde, sodass Arbeitgeber, die biometrische Stechuhren nutzen, bestätigen sollten, dass ihr Einwilligungsprozess noch dem aktuellen Standard genügt.

Die 40-Stunden-Reform: eine kürzere Woche, schrittweise über 2027-2030, und ein verpflichtendes elektronisches Register ab 2027

Hier ist der Teil, der "wann ändern sich die Regeln" beantwortet, denn die Aufzeichnungspflicht ist bereits in Kraft, aber der Grund, sich um sie zu kümmern, wird gleich größer. Im März 2026 erließ Mexiko eine Verfassungsreform, die die Standardarbeitswoche von 48 Stunden auf 40 verkürzt. Die Verkürzung erfolgt schrittweise über vier Jahre statt sofort: 48 Stunden bis 2026, dann 46 im Jahr 2027, 44 im Jahr 2028, 42 im Jahr 2029 und 40 im Jahr 2030. Die Überstundenobergrenze wird auf demselben Zeitplan überarbeitet. Dieselbe Reform führt auch ein verpflichtendes elektronisches Zeitregister ein (registro electrónico de jornada): Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber die täglichen Stunden jedes Beschäftigten elektronisch statt auf Papier erfassen, und die Arbeitsaufsicht (STPS) kann es prüfen. Die detaillierte Ausführungsgesetzgebung im Bundesarbeitsgesetz, die genau ausbuchstabieren wird, wie die kürzere Woche, die neuen Überstundengrenzen und das elektronische Register funktionieren, stand nach der Verfassungsänderung noch aus und wurde innerhalb von Monaten erwartet.

Die Folge für die Arbeitszeiterfassung ist unmittelbar. Während die Standardwoche jedes Jahr absinkt, bewegt sich die Grenze zwischen regulären Stunden und Überstunden mit ihr, und Überstunden sind in Mexiko teuer: Der erste Block wöchentlicher Überstunden wird mit dem doppelten Satz bezahlt und Stunden darüber hinaus mit dem dreifachen. Seit der Reform vom 1. Mai 2026 stehen diese Sätze in LFT Art. 66 (doppelter Satz, zusammen mit der wöchentlichen Überstundenobergrenze) und Art. 68 (dreifacher Satz); die Reform hob den alten zweiten Absatz von Art. 67 auf, der zuvor den doppelten Satz festlegte, sodass Verweise auf Art. 67 für die Überstundenvergütung aus der Zeit vor 2026 überholt sind. Ein Arbeitgeber, der nicht genau zeigen kann, wie viele Stunden jeder Beschäftigte geleistet hat, gegen eine Schwelle, die sich von 2027 bis 2030 jeden Januar ändert, ist Überstundenansprüchen ausgesetzt, die er nicht widerlegen kann, unter derselben Beweislastregel, die bereits gilt. Präzise Stundenaufzeichnungen werden wesentlich statt bloß nützlich, und die wöchentliche Schwelle, gegen die sie gemessen werden, ändert sich während der Einführung jedes Jahr: 46 Stunden 2027, 44 im Jahr 2028, 42 im Jahr 2029 und 40 im Jahr 2030.

Was Arbeitgeber jetzt tun sollten, um für 2027 bereit zu sein

Die praktische Lage in Mexiko ist das Gegenteil von "auf ein Stechuhr-Gesetz warten". Kein solches Gesetz kommt, und keines wird gebraucht, weil die Beweislastregel genaue Stundenaufzeichnungen schon heute zu einer rechtlichen Notwendigkeit macht. Ein Arbeitgeber sollte jetzt für jeden Beschäftigten Stunden, Ruhetage und genehmigte Überstunden erfassen, diese Aufzeichnungen fünf Jahre plus das laufende Jahr aufbewahren, um sowohl den arbeits- als auch den steuerrechtlichen Regeln zu genügen, und, wenn er biometrische Stechuhren nutzt, eine ausdrückliche schriftliche Einwilligung von jedem Beschäftigten vorhalten, mit einer verfügbaren nicht biometrischen Alternative.

Ab dem 1. Januar 2027 ändern sich zwei Dinge. Die Erfassung muss elektronisch sein, über das verpflichtende registro electrónico de jornada, sodass Papier-Anwesenheitslisten nicht mehr genügen. Jeder jährliche Schritt der Reform senkt auch den Punkt, an dem reguläre Stunden zu Überstunden werden, die zunächst mit dem doppelten und dann mit dem dreifachen Satz bezahlt werden. Dieselben Aufzeichnungen, die heute gegen einen Streit verteidigen, entscheiden also auch über die korrekte Überstundenvergütung, gegen eine Schwelle, die sich jedes Jahr bis 2030 ändert. Flux gibt Unternehmen zwei Wege, die Arbeitszeiterfassung für Beschäftigte zu handhaben. Ein Unternehmen, das bereits ein Zeit- und Anwesenheitssystem betreibt, kann es behalten und die Daten für die Entgeltabrechnung nach Flux exportieren. Ein Unternehmen, das das lieber nicht möchte, kann Zeiterfassungen direkt in Flux verfolgen und genehmigen, wobei die Beschäftigten ihre eigenen Stunden im Produkt einreichen. In beiden Fällen berechnet Flux die Überstunden gegen die für dieses Jahr geltende wöchentliche Schwelle, 46 Stunden 2027 bis hinunter zu 40 im Jahr 2030, sodass die erfassten Stunden jedes Beschäftigten zu den korrekten Sätzen für reguläre Stunden, doppelten Satz und dreifachen Satz bezahlt werden.

*Quellen: Mexiko schreibt keine bestimmte Zeiterfassungsmethode vor; die Pflicht ergibt sich aus der Beweislast des Arbeitgebers und der Aufbewahrung nach dem Ley Federal del Trabajo (LFT) Art. 784 (Tatsachen, die der Arbeitgeber beweisen muss), Art. 804 (aufzubewahrende und vorzulegende Dokumente: Verträge, Entgeltabrechnung, Anwesenheit/Stunden, Überstunden, Ruhetage, Urlaub, Zahlungen), Art. 805 (das Nichtvorlegen von Aufzeichnungen begründet eine Vermutung, dass die Ansprüche des Arbeitnehmers wahr sind). SCJN-Rechtsprechung 2025 (Tesis VII.2o.T. J/27 L (11a.), TR 2030285, bindend im 7. Bezirk ab 28. April 2025): IMSS-Anmeldung allein unzureichend; Anwesenheits- und unterschriebene Entgeltnachweise sind wesentliche stützende Beweise. Aufbewahrung: LFT Art. 804 (letztes Beschäftigungsjahr + 1 Jahr nach Beendigung) und CFF Art. 30 (5 Jahre ab Einreichung der Steuererklärung); in der Praxis 5 Jahre plus das laufende Jahr aufbewahren. Zeiterfassungsmethoden: jede genaue, vollständige, abrufbare Methode zulässig; biometrische Daten sind nach dem LFPDPPP sensible personenbezogene Daten, die eine ausdrückliche schriftliche Einwilligung und einen Datenschutzhinweis erfordern, mit einer ratsamen nicht biometrischen Alternative; LFPDPPP-Reform vom März 2025 (DOF 20-03-2025) änderte die Regeln und verlagerte die Durchsetzung auf eine neue Behörde. 40-Stunden-Reform: Verfassungsreform des Art. 123-A, DOF 03/03/2026, schrittweise Verkürzung der Standardwoche 48→40 (2026: 48, 2027: 46, 2028: 44, 2029: 42, 2030: 40), Überstundenobergrenze auf demselben Zeitplan überarbeitet; ausführende LFT-Sekundärgesetzgebung nach der Verfassungsänderung ausstehend. Überstundenzuschläge: erste 9 Stunden/Woche zum doppelten Satz, darüber zum dreifachen (LFT Art. 66-68). Zahlen wie zitiert für 2026.*