Cómo elige una Krankenkasse un trabajador alemán, y qué significa para la nómina

Lo primero que sorprende a los equipos de nómina que llegan a Alemania es que el empleador no elige la aseguradora de salud. Lo hace el trabajador. Un nuevo empleado designa su Krankenkasse, y esa sola decisión determina quién recauda el dinero del seguro social, cuál es la tasa de la deducción y a qué cuenta paga cada mes la corrida de nómina. Si el fondo está mal registrado, cada contribución de ese empleado va a parar al lugar equivocado.

Aquí explicamos cómo funciona la elección, qué obliga a hacer al empleador y cómo se deduce el dinero del recibo de pago.

El trabajador elige el fondo, y los fondos compiten en precio, no en cobertura

Cerca de nueve de cada diez empleados están en la gesetzliche Krankenversicherung (GKV), el sistema legal. Dentro de él, el trabajador elige libremente su Krankenkasse: AOK, Techniker Krankenkasse, Barmer, DAK, uno de los fondos IKK y decenas más; cualquier fondo abierto en su estado federado, en su domicilio o en su lugar de trabajo (SGB V §173).

Lo importante para cualquiera que asesore en materia de nómina: cada fondo de la GKV cubre el mismo catálogo de prestaciones definido por ley. Un trabajador no obtiene más médicos ni mejor tratamiento por elegir un fondo en lugar de otro. Lo que cambia es el Zusatzbeitrag, la contribución complementaria específica de cada fondo que cada Kasse fija además de la tasa nacional, más el servicio y la administración. Así que la elección es en realidad una elección de precio, y ese precio es un número que la nómina debe aplicar en la deducción.

Una vez que un trabajador se une a un fondo, queda vinculado a él durante 12 meses, y cambiarse después de esos 12 meses requiere un aviso de dos meses. La excepción es importante para la nómina: si un fondo sube su Zusatzbeitrag, el afiliado obtiene un Sonderkündigungsrecht, un derecho especial de darse de baja sin importar el periodo de vinculación (SGB V §175(4)). Los fondos fijan esa tasa al cambio de año, así que enero es cuando la mayoría de los trabajadores se cambian, y el registro de nómina debe actualizarse para coincidir.

Quienes ganan más tienen una opción adicional. Un empleado cuyo salario bruto supera la Versicherungspflichtgrenze, 77,400 € al año en 2026 (6,450 € al mes), puede salir del sistema legal para pasar al seguro de salud privado (private Krankenversicherung, PKV). Un empleado que gana por debajo de ese umbral debe permanecer en la GKV legal. Incluso por encima de él, la mayoría de los empleados permanecen en la GKV en lugar de cambiarse a la cobertura privada.

Lo que el empleador tiene que hacer

El trabajo del empleador comienza en el momento en que un trabajador designa su fondo. De ahí se derivan tres obligaciones.

Registrar al empleado en esa Krankenkasse específica mediante el registro estándar del seguro social (la DEÜV Meldung). El fondo elegido no es solo la aseguradora de salud. Es la Einzugsstelle, la única agencia recaudadora de toda la contribución al seguro social del trabajador: salud, cuidados de largo plazo, pensión y desempleo, todo va a esa única Kasse, que transfiere los demás ramos. Así que designar el fondo correcto en el registro controla mucho más que la cobertura de salud.

Si un nuevo empleado no designa un fondo, el empleador no puede simplemente omitirlo. El empleador debe seleccionar una Krankenkasse por él (SGB V §175(3)), y el trabajador queda entonces asegurado allí hasta que elija de otra manera.

Cada mes, el empleador retiene la parte del empleado, añade la parte del empleador y remite el total combinado, el Gesamtsozialversicherungsbeitrag, a la Kasse. El pago vence pronto: la contribución de un mes debe llegar al fondo a más tardar el tercer día bancario antes del cierre de ese mismo mes (SGB IV §23), lo que significa que la nómina a menudo presenta una estimación y concilia el pequeño remanente al mes siguiente en lugar de esperar la cifra final exacta.

Cómo se construye la deducción

Tres tasas conforman la deducción de salud y cuidados, y cada una se comporta de manera un poco distinta.

La tasa general de la GKV es del 14.6 por ciento del salario bruto, fijada a nivel nacional y dividida en partes iguales, 7.3 por ciento a cargo del empleador y 7.3 por ciento a cargo del empleado (SGB V §241).

El Zusatzbeitrag del fondo se suma a esa tasa. Cada Kasse fija el suyo; el promedio de 2026 es del 2.9 por ciento, frente al 2.5 por ciento anterior, y los fondos individuales van aproximadamente del 2.2 al 4.4 por ciento. Desde 2019 esta tasa complementaria también se divide en dos partes entre empleador y empleado. Esta es la parte que varía según el trabajador, porque depende de qué fondo eligió el trabajador.

El seguro de cuidados de largo plazo (Pflegeversicherung) es aparte, del 3.6 por ciento en 2026, también compartido. Dos matices: un empleado de 23 años o más sin hijos paga un recargo del 0.6 por ciento que el empleador no iguala, y los empleados en Sajonia pagan una parte mayor de la contribución de cuidados que en el resto del país. Ambos casos modifican el neto del empleado sin tocar el costo del empleador.

Todo esto se aplica únicamente hasta la Beitragsbemessungsgrenze, el tope de contribución de 5,812.50 € al mes (69,750 € al año) en 2026. El salario por encima del tope no genera más contribución de salud ni de cuidados.

Un ejemplo práctico

Tomemos a un empleado que gana 4,000 € brutos al mes, por debajo del tope, en un fondo que cobra el 2.9 por ciento promedio de Zusatzbeitrag. La deducción de salud, por sí sola, se calcula así:

• Tasa general 14.6 por ciento más Zusatzbeitrag 2.9 por ciento = 17.5 por ciento de 4,000 € = 700 € en total.
• Dividido en dos: 350 € a cargo del empleado, 350 € a cargo del empleador.

El recibo de pago del empleado muestra 350 € por seguro de salud; el empleador paga 350 € equivalentes como costo por encima del salario. El seguro de cuidados se calcula de la misma manera sobre los mismos 4,000 € y se añade por separado. Mueva a este trabajador a un fondo que cobra el 4.4 por ciento en lugar del 2.9, y la parte del empleado sube a 380 € mientras que la porción de la tasa general permanece igual. Mismo salario, distinto fondo, distinto neto.

El error común: un Zusatzbeitrag desactualizado tras un cambio en enero

El error recurrente es el Zusatzbeitrag, no el 14.6 por ciento fijo, que rara vez cambia. Un trabajador cambia de fondo en enero al amparo de su Sonderkündigungsrecht. La tasa del 2.5 por ciento del fondo anterior permanece en el registro de nómina, y durante meses la deducción se calcula sobre el número equivocado y se remite a la Einzugsstelle equivocada. La corrección posterior implica recalcular las contribuciones de cada mes afectado y una conciliación con dos Kassen distintas.

El Zusatzbeitrag es la parte que varía. Cada fondo fija su propio Zusatzbeitrag y lo actualiza en un calendario publicado cada enero, de modo que la tasa correcta es distinta para cada empleado según su fondo. Flux mantiene la Krankenkasse actual de cada trabajador y su Zusatzbeitrag vigente, y los aplica en cada corrida de nómina, de modo que la deducción del recibo de pago es la tasa que el fondo elegido por el trabajador realmente cobra ese mes.