El costo real de una contratación en México: cuotas patronales, IMSS e impuestos sobre nómina

El salario que se acuerda con un trabajador en México no es lo que ese trabajador le cuesta. Sobre el salario bruto se suman varias obligaciones exclusivas del patrón: cuotas de seguridad social a través de varios ramos, una aportación para vivienda, un impuesto estatal sobre nómina y un conjunto de prestaciones de ley que la norma obliga a pagar, se hayan presupuestado o no. Sumadas, estas cargas llegan a algo del orden del 25 al 35 por ciento por encima del salario para un trabajador típico, y la mayor parte del total nunca aparece en el recibo de nómina del empleado, porque el patrón paga esos montos en lugar de descontarlos del trabajador. Si usted está presupuestando el costo de una contratación en México, o procesando la nómina de alguien que lo hace, el número que importa es el totalmente cargado, y entender cómo se construye es la diferencia entre fijar el precio de un puesto correctamente y descubrir el costo real después de haberse comprometido ya con él.

Permítame revisarlos en orden: la base sobre la que se calculan todos, luego el IMSS ramo por ramo, después la prima de riesgo que se comporta de forma distinta a todo lo demás, luego los costos más allá del IMSS y, por último, a cuánto llega el total.

La base: el SBC

Casi toda cuota de esta guía se calcula sobre la misma cifra, el Salario Base de Cotización, el SBC. Es el salario diario integrado del trabajador: salario base más el valor proporcional de prestaciones como el aguinaldo y la prima vacacional, expresado por día. No es lo mismo que el salario bruto, y es el número más importante de la nómina mexicana porque muchísimas cargas escalan a partir de él.

Dos límites importan. El SBC tiene un tope de 25 veces la UMA, la Unidad de Medida y Actualización, que para 2026 es de MXN$117.31 al día, de modo que el tope del SBC diario es de alrededor de MXN$2,933. Por encima de eso, las cuotas dejan de subir. Y un umbral de 3 UMA (alrededor de MXN$352 al día en 2026) marca dónde comienza a aplicarse un subramo de salud. Tenga presentes esos dos números, porque le dan forma a todo el cálculo.

IMSS, ramo por ramo

El IMSS, el Instituto Mexicano del Seguro Social, es el sistema público de seguridad social, y las cuotas patronales hacia él no son un solo porcentaje. Se dividen entre varios ramos de seguro (seguros), cada uno con su propia tasa y su propia lógica, y el patrón paga la gran mayoría del total. Aquí está la parte patronal para 2026, toda calculada sobre el SBC salvo que se indique.

Algunas de estas merecen un comentario, porque no se comportan como lo haría un porcentaje plano.

La cuota fija de salud es la que sorprende a la gente. Es un cargo fijo del 20.40 por ciento de una UMA por trabajador, sin importar lo que el trabajador gane, alrededor de MXN$728 al mes en 2026. Como es un monto fijo por cabeza y no un porcentaje del salario, es regresiva: es una gran proporción del costo de un trabajador de bajo salario y una parte trivial para uno de altos ingresos. Un patrón con una plantilla de empleados de salario mínimo resiente este cargo mucho más, proporcionalmente, que uno que emplea especialistas.

El ramo de Enfermedades y Maternidad suma luego tres componentes porcentuales encima de la cuota fija: un excedente de 1.10 por ciento que aplica solo a la parte del SBC por encima de 3 UMA, un componente de prestaciones en dinero de 0.70 por ciento y un componente de 1.05 por ciento para los gastos médicos de los pensionados, todos por parte del patrón. Los trabajadores también aportan a salud, pero con tasas mucho menores; el patrón paga el grueso.

Invalidez y Vida es un directo 1.75 por ciento a cargo del patrón. Guarderías y Prestaciones Sociales es del 1.00 por ciento y se financia por completo con recursos patronales; los trabajadores no pagan nada hacia ello. Y Retiro (la cuota de retiro del 2 por ciento) es igualmente 100 por ciento a cargo del patrón, lo cual es una fuente común de error: no se descuenta del trabajador, y nunca debería aparecer del lado del empleado en el registro.

Cesantía y Vejez, el principal ramo de retiro, es el que ha venido subiendo. Bajo la reforma de pensiones de 2020, la cuota patronal a este ramo se está incrementando por etapas hasta 2030, y es progresiva: sube con el SBC del trabajador, desde 3.150 por ciento en el salario mínimo hasta 7.513 por ciento para trabajadores que ganan por encima de aproximadamente 4 UMA. La cuota propia del trabajador a este ramo se mantiene fija en 1.125 por ciento sin importar el salario. Así que para quienes ganan más, Cesantía y Vejez se ha vuelto una de las líneas individuales más grandes de la factura de cuotas patronales, y sigue subiendo año con año hasta que se complete la implementación gradual.

Queda Riesgos de Trabajo, que es lo bastante distinto como para necesitar su propia sección.

Riesgos de Trabajo: la cuota que su historial de seguridad controla

Cualquier otro ramo del IMSS es una tasa que se consulta. Riesgos de Trabajo, el seguro de riesgos de trabajo, es una tasa que en parte se gana, y está por completo a cargo del patrón. Financia las prestaciones que se pagan cuando un trabajador se lesiona, queda incapacitado o muere en el trabajo, y es la única cuota en la que el propio comportamiento mueve el número.

La prima de riesgo comienza con la clasificación. A cada patrón se le asigna una de cinco clases de riesgo según su actividad, con una tasa base (la prima media) que va desde la Clase I en 0.54355 por ciento para trabajo de oficina, software y servicios financieros, pasando por la Clase II en 1.13065 por ciento para comercio minorista y ensamble ligero, la Clase III en 2.59840 por ciento para transporte y procesamiento de alimentos, la Clase IV en 4.65325 por ciento para construcción y manufactura pesada, hasta la Clase V en 7.58875 por ciento para minería y trabajo peligroso. La brecha entre los extremos es enorme: sobre la misma nómina, un patrón de Clase V paga aproximadamente catorce veces lo que paga uno de Clase I por este único ramo. Acertar en la clasificación importa, y un hallazgo común de auditoría es una plantilla mixta mal clasificada a la baja, por ejemplo una empresa de personal que coloca en su mayoría a trabajadores de oficina pero a unos cuantos en construcción y tiene que aplicar la clase más alta.

Luego viene la parte que hace de esto una verdadera palanca de costo y no un cargo fijo: la calificación por experiencia. Cada año, el patrón recalcula su propia prima de riesgo usando una fórmula basada en su siniestralidad, su historial de accidentes del año anterior, contando los días que los trabajadores perdieron por lesiones, las incapacidades permanentes y cualesquiera defunciones, en relación con el tamaño de la plantilla. Un historial de seguridad limpio empuja la prima hacia abajo; un mal año la empuja hacia arriba. La prima recalculada se presenta ante el IMSS a más tardar a fines de febrero de cada año y aplica durante los siguientes doce meses. Hay topes de protección: la prima nunca puede bajar de 0.50 por ciento ni subir de 15.00 por ciento sin importar la clase, y no puede moverse más de un punto porcentual en un solo año, de modo que una empresa que está en 2 por ciento no puede saltar de golpe a 5 por ciento de la noche a la mañana. Pero a lo largo de unos años, el desempeño en seguridad realmente cambia lo que una empresa paga, que es toda la intención del diseño. Para la nómina, esto significa que la prima de riesgo no es una tasa que se fija y se olvida; tiene que recalcularse y volver a presentarse cada año, y es muy probable que el número que usó el año pasado no sea el número que usa este año.

Más allá del IMSS: vivienda, impuesto estatal sobre nómina y prestaciones de ley

El IMSS es la parte más grande del costo patronal, pero no es la totalidad.

INFONAVIT suma una aportación patronal del 5 por ciento sobre el SBC a la subcuenta de vivienda de cada trabajador. Usa el mismo SBC y el mismo tope de 25 UMA que el IMSS y, al igual que las cuotas de retiro, se entera en el ciclo bimestral. Es un costo patronal, nunca un descuento al trabajador, y para la mayoría de las plantillas es una de las líneas individuales más grandes después de Cesantía y Vejez.

El ISN, el Impuesto Sobre Nóminas, es el impuesto estatal sobre nómina, y es el único costo patronal aquí que no es federal. Cada uno de los 32 estados de México fija su propia tasa, por lo general en el rango del 1 al 4 por ciento de la nómina total, y varios estados la han venido subiendo. Se calcula sobre la nómina y no sobre el SBC, es por completo un costo patronal y, como varía según el estado donde se realiza el trabajo, una empresa que opera en varios estados paga varias tasas distintas al mismo tiempo.

Luego están las prestaciones de ley, que no son cuotas pero son igual de costo del empleo porque la norma las exige. El aguinaldo, la gratificación de fin de año, es de un mínimo de 15 días de salario. Las vacaciones pagadas incluyen una prima vacacional de al menos 25 por ciento del salario de esos días, y desde la reforma de vacaciones de 2023 el propio derecho a vacaciones arranca más alto, en 12 días en el primer año. A los trabajadores que laboran los domingos se les debe una prima dominical del 25 por ciento. Y el reparto de utilidades, la PTU, obliga a la mayoría de los patrones a distribuir 10 por ciento de las utilidades gravables entre los trabajadores cada año, sujeto a un tope de tres meses de salario o el promedio de la PTU de los últimos tres años, lo que favorezca al trabajador. Distribuidas a lo largo del año, estas prestaciones agregan varios puntos más al costo real de una contratación, por encima de las tasas de las cuotas.

El costo total para el patrón

Permítame llevar a un trabajador a través del cálculo completo. Tome a alguien con un SBC de MXN$1,000 al día, aproximadamente MXN$30,400 al mes, que se ubica bien por encima del umbral de 3 UMA y por debajo del tope de 25 UMA, en un patrón de oficina de Clase I. Las cuotas mensuales de IMSS e INFONAVIT del patrón salen aproximadamente así: alrededor de MXN$728 por la cuota fija de salud, alrededor de MXN$217 por el excedente, MXN$213 por prestaciones en dinero, MXN$319 por gastos médicos de pensionados, MXN$532 por invalidez y vida, MXN$304 por guarderías, MXN$608 por retiro, alrededor de MXN$2,284 por Cesantía y Vejez a la tasa progresiva máxima, alrededor de MXN$165 por la prima de riesgo de Clase I y MXN$1,520 por INFONAVIT. Eso es aproximadamente MXN$6,890 al mes, alrededor del 23 por ciento del SBC, antes del impuesto estatal sobre nómina. Agregue el ISN a, digamos, 3 por ciento, y estará cerca del 26 por ciento. Sume el costo amortizado del aguinaldo, la prima vacacional y el reparto de utilidades, y la cifra totalmente cargada llega a un rango del orden de los 30 y pico por ciento por encima del salario.

Dos características de esa aritmética vale la pena interiorizar. Primero, la mezcla cambia con el salario: para quien gana poco, la cuota fija plana de salud es una carga proporcional pesada y la tasa progresiva de retiro está en su mínimo, mientras que para quien gana mucho la cuota fija se desvanece hasta la insignificancia y Cesantía y Vejez se vuelve la línea dominante. No existe una sola "tasa patronal" en México; el porcentaje efectivo depende de dónde se ubique el trabajador en la escala del SBC. Segundo, varios de los insumos cambian cada año: la UMA se restablece cada febrero y reescala el tope, la cuota fija y los umbrales; la tasa patronal de Cesantía y Vejez sigue subiendo bajo la reforma de pensiones hasta 2030; la prima de riesgo se recalcula cada año a partir de su historial de accidentes; y varios estados siguen subiendo las tasas de ISN. Un modelo de costos construido con los números de este año no es un modelo de costos para el próximo año.

Pagarlo, y hacerlo bien

La mecánica refuerza el punto. Las cuotas de los ramos ordinarios del IMSS se determinan y pagan mensualmente, mientras que las cuotas de retiro (RCV) e INFONAVIT corren en el ciclo bimestral, todas calculadas a través del Sistema Único de Autodeterminación (SUA) y por lo general con vencimiento el día 17. El recálculo de la prima de riesgo se presenta por separado, una vez al año, a más tardar a fines de febrero. Como el IMSS y el INFONAVIT recaudan como autoridades fiscales, un pago tardío o incompleto no genera un recordatorio cortés; acumula actualizaciones por inflación y recargos, y puede exigirse por la vía coactiva.

Así que el costo de emplear a alguien en México es un conjunto de cargas patronales calculadas sobre el SBC, no un salario con un solo porcentaje fijo agregado encima. La mayoría de esas cargas las paga el patrón por encima del salario en lugar de descontarlas del trabajador, varían según el nivel de salario del trabajador y el estado y la clase de riesgo del patrón, y sus tasas cambian según sus propios calendarios anuales. Flux mantiene este cálculo al día: las tasas de los ramos, el calendario progresivo de Cesantía y Vejez, el tope y la cuota fija impulsados por la UMA, el ISN por estado y la prima de riesgo que se vuelve a presentar cada año, de modo que cada periodo usa el costo patronal vigente, no el del año pasado. En México, el salario es la parte fácil. Las cuotas patronales, los impuestos sobre nómina y las prestaciones de ley que se agregan encima son la parte más grande y menos visible del costo de contratar a un empleado, y un patrón debería conocer esa cifra completa al peso antes de contratar, no después.