RTI-salarisadministratie in het VK: termijnen, boetes en correcties voor de Full Payment Submission en EPS

Onder RTI (Real Time Information) meldt elke werkgever in het VK het loon aan HMRC (HM Revenue & Customs, de Britse belastingdienst) telkens wanneer werknemers worden betaald. Elke belastingmaand (van de 6e van de ene maand tot en met de 5e van de volgende) kent drie termijnen: de Full Payment Submission (FPS) uiterlijk op de betaaldag, de Employer Payment Summary (EPS) uiterlijk op de 19e en de betaling aan HMRC uiterlijk op de 22e. Elke termijn heeft zijn eigen boeteregel, en elk soort fout heeft zijn eigen correctieroute.

De Full Payment Submission: wat hij meldt en wanneer hij moet worden ingediend

Voor elke werknemer die in de verloning wordt betaald, meldt de FPS het loon over het tijdvak en de bijbehorende inhoudingen voor inkomstenbelasting, National Insurance (de Britse sociale premies) en studieleningen. De FPS toont ook de cumulatieve jaarbedragen, de toegepaste belastingcode (tax code) en de categorieletter voor National Insurance, en vermeldt nieuwe en vertrekkende werknemers. Elke betaalde werknemer moet worden opgenomen, ook iemand die minder dan £96 per week verdient.

Regulation 67B van de Income Tax (PAYE) Regulations 2003 bepaalt de termijn voor de FPS: de melding moet uiterlijk op de dag waarop de werknemer wordt betaald bij HMRC binnen zijn. Een wekelijkse verloning betekent dus een wekelijkse FPS, ook voor kleine werkgevers die per kwartaal aan HMRC betalen. Het FPS-veld "payment date" (betaaldatum) vermeldt de gebruikelijke betaaldag, ook als het personeel door een bankfeestdag een dag eerder wordt betaald.

Wanneer een FPS na de betaaldag mag worden verstuurd

HMRC accepteert een te late FPS alleen in een beperkt aantal situaties, waarvan de meeste een code voor de reden van te late melding ("late reporting reason") hebben. Drie veelvoorkomende gevallen:

• De betaaldag valt in een weekend of op een bankfeestdag: melden op de volgende bankwerkdag, met code G.
• De werkgever heeft een redelijke grond, of heeft zijn PAYE-referentie (het registratienummer van de werkgever voor Pay As You Earn) nog niet ontvangen: zo snel mogelijk melden, met code G.
• Het loon hangt af van het werk dat op de dag zelf is verricht (bijvoorbeeld oogstwerkers die worden betaald naar de geplukte hoeveelheid): binnen 7 dagen melden, met code F.

Een te late FPS zonder geldige reden kan leiden tot een online boetewaarschuwing en een boete.

De Employer Payment Summary en de 19e

De EPS meldt bedragen die verminderen wat de werkgever aan HMRC verschuldigd is. Een werkgever verstuurt een EPS wanneer hij:

• wettelijke uitkeringen bij zwangerschap, vaderschap, adoptie, gedeeld ouderschapsverlof, overlijden van een kind of neonatale zorg terugvordert (meestal 92% van het betaalde bedrag, meer voor kleinere werkgevers die in aanmerking komen voor Small Employers' Relief);
• de Employment Allowance aanvraagt (een verlaging van de door de werkgever verschuldigde National Insurance met maximaal £10.500), eenmaal per belastingjaar;
• in een belastingmaand niemand heeft betaald; in dat geval vervangt de EPS voor die maand de FPS.

De EPS moet uiterlijk op de 19e van de volgende belastingmaand bij HMRC binnen zijn: voor de belastingmaand van 6 oktober tot en met 5 november uiterlijk op 19 november. Is de EPS te laat, dan geldt de verlaging niet voor het bedrag van die maand. Een werkgever die in een belastingmaand niemand betaalt en geen EPS verstuurt, riskeert een boete wegens te late aangifte en een "specified charge", de schatting van HMRC van de verschuldigde PAYE.

De betalingstermijn voor PAYE: uiterlijk op de 22e aan HMRC betalen

Het PAYE-bedrag (de op de FPS gemelde belasting en National Insurance, verminderd met de EPS-verlagingen) moet bij elektronische betaling uiterlijk op de 22e van de volgende belastingmaand zijn betaald, of op de 19e bij een cheque per post. Werkgevers die gewoonlijk minder dan £1.500 per maand verschuldigd zijn, kunnen verzoeken om per kwartaal te betalen, maar dienen nog steeds op elke betaaldag een FPS in.

Boetes van HMRC voor te late aangifte naar aantal werknemers

Schedule 55 van de Finance Act 2009 stelt de boetes voor te late aangifte vast naar personeelsomvang:

HMRC legt geen boete op wanneer:

• de betalingen op een te late FPS binnen 3 dagen na de betaaldag worden gemeld (HMRC kan werkgevers die regelmatig zo laat melden toch beboeten);
• een nieuwe werkgever zijn eerste FPS binnen 30 dagen na de eerste betaling aan een werknemer verstuurt;
• de te late aangifte valt in de eerste belastingmaand van het belastingjaar waarin een aangifte te laat is.

Er geldt maximaal één boete per belastingmaand per PAYE-regeling (PAYE scheme), ongeacht hoeveel aangiften in die maand te laat waren. Een aangifte die 3 maanden na de uiterste indieningsdatum nog ontbreekt, kan een extra boete opleveren van 5% van de belasting en National Insurance die erin had moeten staan.

Rekenvoorbeeld. Een werkgever-klant met 15 werknemers betaalt maandelijks op de 25e. In belastingjaar 2026 tot 2027 was zijn FPS voor mei te laat: de eerste te late aangifte van het jaar, dus geen boete. De FPS voor de betaaldag van 25 september wordt vervolgens op 4 oktober ingediend, 9 dagen te laat:

1. De FPS valt buiten de marge van 3 dagen, en september is niet de eerste te late maand van het jaar, dus er volgt een boete.
2. 15 werknemers vallen in de schijf 10 tot en met 49: £200.
3. Een tweede te late FPS in dezelfde belastingmaand zou de £200 niet verhogen.

Had de FPS voor september 3 maanden na de betaaldag nog ontbroken, met £10.000 aan te melden PAYE en National Insurance, dan zou HMRC 5% × £10.000 = £500 kunnen toevoegen.

Boetes en rente bij te late betaling

Schedule 56 van de Finance Act 2009 stelt de boetes voor te late betaling vast. Een verzuim (default) is een betaling die te laat of te laag is gedaan, en de eerste te late betaling in een belastingjaar telt niet als verzuim. Elk volgend verzuim kost een percentage van het te laat betaalde bedrag: 1% voor het eerste tot en met derde verzuim, 2% voor het vierde tot en met zesde, 3% voor het zevende tot en met negende en 4% vanaf het tiende. Over een bedrag dat na 6 maanden nog niet is betaald, komt er 5% bij, en na 12 maanden nog eens 5%. HMRC berekent daarnaast vanaf de vervaldatum dagelijkse rente over het te laat betaalde bedrag.

Bij een maandelijks bedrag van £10.000 is de tweede te late betaling van het jaar het eerste verzuim: 1% × £10.000 = £100, plus rente.

Fouten corrigeren in de loop van het jaar en na 5 april

Een onjuist bedrag in het lopende belastingjaar corrigeert de werkgever in de volgende reguliere FPS, door de cumulatieve jaarbedragen bij te werken. Een onjuiste betaaldatum vereist een aanvullende FPS met de code H voor de reden van te late melding, uiterlijk verstuurd op de 19e van de belastingmaand na de oorspronkelijke melding.

Na het einde van het belastingjaar op 5 april wordt een fout in de laatste FPS die uiterlijk 19 april wordt ontdekt, hersteld met een aanvullende FPS met gecorrigeerde cumulatieve jaarbedragen en "0" als loon over het tijdvak. Vanaf 20 april verstuurt de werkgever een FPS voor het eerdere jaar met de juiste cumulatieve jaarbedragen. De FPS-route geldt voor elk belastingjaar vanaf 2020 tot 2021; de Earlier Year Update (EYU), die alleen het verschil meldde, wordt voor die jaren niet meer geaccepteerd. HMRC legt alleen een boete voor onjuistheid op als de werkgever niet de redelijke zorgvuldigheid heeft betracht of de fout opzettelijk heeft gemaakt.

Samenvatting

• FPS: uiterlijk op elke betaaldag; te laat alleen met een geldige redencode.
• EPS: uiterlijk op de 19e van de volgende belastingmaand, om verlagingen te claimen of een maand zonder betalingen te melden.
• Betaling: uiterlijk op de 22e elektronisch, op de 19e per post.
• Te late aangifte: £100 tot £400 per belastingmaand naar personeelsomvang, geen boete voor de eerste te late maand van het jaar.
• Te late betaling: 1% tot 4% vanaf de tweede te late betaling van het jaar, plus 5% na 6 en na 12 maanden.
• Correcties: gecorrigeerde cumulatieve jaarbedragen in een volgende FPS, in de loop van het jaar en voor afgesloten jaren vanaf 2020 tot 2021.

Eén te late FPS die binnen 3 maanden na de betaaldag wordt verstuurd, kost maximaal £400 aan boete voor te late aangifte. Elke volgende te late maand kan een nieuwe boete opleveren. Flux dient de FPS uiterlijk op elke betaaldag in en verstuurt de EPS uiterlijk op de 19e wanneer die nodig is, zodat de klanten van een partner beide aangiftetermijnen halen zonder dat iemand ze handmatig hoeft bij te houden.