RTI-Entgeltabrechnung im Vereinigten Königreich: Fristen für Full Payment Submission und EPS, Strafen und Korrekturen

Im RTI-Verfahren (Real Time Information) meldet jeder Arbeitgeber im Vereinigten Königreich das Entgelt an HMRC (HM Revenue & Customs, die britische Steuerbehörde), und zwar bei jeder Zahlung an die Beschäftigten. Jeder Steuermonat (vom 6. eines Monats bis zum 5. des Folgemonats) hat drei Fristen: die Full Payment Submission (FPS) spätestens am Zahltag, die Employer Payment Summary (EPS) bis zum 19. und die Zahlung an HMRC bis zum 22. Für jede Frist gilt eine eigene Strafregel, und für jede Fehlerart gibt es einen eigenen Korrekturweg.

Die Full Payment Submission: was sie meldet und wann sie fällig ist

Für jeden Beschäftigten, der im Abrechnungslauf bezahlt wird, meldet die FPS das Entgelt des Zeitraums sowie die Abzüge für Einkommensteuer, National Insurance (britische Sozialversicherungsbeiträge) und Studienkredite. Die FPS weist außerdem die kumulierten Jahreswerte, den angewandten Steuercode und den Kategoriebuchstaben der National Insurance aus und führt Neueintritte und Austritte auf. Jeder bezahlte Beschäftigte muss enthalten sein, auch wer weniger als £96 pro Woche verdient.

Regulation 67B der Income Tax (PAYE) Regulations 2003 legt die FPS-Frist fest: Die Meldung muss HMRC spätestens an dem Tag erreichen, an dem der Beschäftigte bezahlt wird. Eine wöchentliche Entgeltabrechnung bedeutet daher eine wöchentliche FPS, auch für kleine Arbeitgeber, die quartalsweise an HMRC zahlen. Das FPS-Feld „payment date“ (Zahlungsdatum) enthält den regulären Zahltag, auch wenn die Beschäftigten wegen eines gesetzlichen Feiertags einen Tag früher bezahlt werden.

Wann eine FPS nach dem Zahltag gesendet werden darf

HMRC akzeptiert eine verspätete FPS nur in wenigen Fällen, für die es meist einen Code für den Verspätungsgrund („late reporting reason“) gibt. Drei häufige Fälle:

• Der Zahltag fällt auf ein Wochenende oder einen gesetzlichen Feiertag: Meldung am nächsten Bankarbeitstag, mit Code G.
• Der Arbeitgeber hat einen triftigen Grund oder hat seine PAYE-Referenz (die Registrierungsnummer des Arbeitgebers im Pay-As-You-Earn-Verfahren) noch nicht erhalten: Meldung so bald wie möglich, mit Code G.
• Das Entgelt hängt von der am Tag geleisteten Arbeit ab (zum Beispiel bei Erntehelfern, die nach gepflückter Menge bezahlt werden): Meldung innerhalb von 7 Tagen, mit Code F.

Eine verspätete FPS ohne gültigen Grund kann zu einer Online-Strafwarnung und zu einer Strafe führen.

Die Employer Payment Summary und der 19.

Die EPS meldet Beträge, die die Schuld des Arbeitgebers gegenüber HMRC mindern. Ein Arbeitgeber sendet eine EPS, wenn er:

• gesetzliche Leistungen bei Mutterschaft, Vaterschaft, Adoption, geteilter Elternzeit, Tod eines Kindes oder Neugeborenen-Intensivpflege zurückfordert (in der Regel 92 % des gezahlten Betrags, mehr für kleinere Arbeitgeber, die den Small Employers' Relief in Anspruch nehmen können);
• die Employment Allowance beantragt (eine Minderung der National-Insurance-Schuld des Arbeitgebers um bis zu £10.500), einmal pro Steuerjahr;
• in einem Steuermonat niemanden bezahlt hat; in diesem Fall ersetzt die EPS für diesen Monat die FPS.

Die EPS muss HMRC bis zum 19. des folgenden Steuermonats erreichen: für den Steuermonat vom 6. Oktober bis 5. November also bis zum 19. November. Ist die EPS verspätet, gilt die Minderung nicht für die Zahlung dieses Monats. Ein Arbeitgeber, der in einem Steuermonat niemanden bezahlt und keine EPS sendet, riskiert eine Strafe wegen verspäteter Meldung und eine „specified charge“, also eine Schätzung der fälligen PAYE-Beträge durch HMRC.

Die PAYE-Zahlungsfrist: Zahlung an HMRC bis zum 22.

Die PAYE-Schuld (die auf der FPS gemeldete Steuer und National Insurance, abzüglich der EPS-Minderungen) ist bei elektronischer Zahlung bis zum 22. des folgenden Steuermonats fällig, bei Zahlung per Scheck auf dem Postweg bis zum 19. Arbeitgeber, die in der Regel weniger als £1.500 im Monat schulden, können eine quartalsweise Zahlung beantragen, senden aber weiterhin an jedem Zahltag eine FPS.

HMRC-Strafen für verspätete Meldungen nach Zahl der Beschäftigten

Schedule 55 des Finance Act 2009 staffelt die Strafen für verspätete Meldungen nach der Beschäftigtenzahl:

HMRC erhebt keine Strafe, wenn:

• die Zahlungen auf einer verspäteten FPS höchstens 3 Tage vor deren Eingang geleistet wurden (Arbeitgeber, die regelmäßig so spät melden, kann HMRC dennoch bestrafen);
• ein neuer Arbeitgeber seine erste FPS innerhalb von 30 Tagen nach der ersten Zahlung an einen Beschäftigten sendet;
• die verspätete Meldung in den ersten Steuermonat des Steuerjahres fällt, in dem überhaupt eine Meldung verspätet ist.

Pro Steuermonat und PAYE-Verfahren gibt es höchstens eine Strafe, unabhängig davon, wie viele Meldungen in diesem Monat verspätet waren. Fehlt eine Meldung 3 Monate nach ihrem Meldetermin noch immer, kann eine weitere Strafe von 5 % der Steuer und National Insurance anfallen, die sie hätte melden müssen.

Rechenbeispiel. Ein Arbeitgeber-Mandant mit 15 Beschäftigten zahlt monatlich am 25. Im Steuerjahr 2026 bis 2027 war seine FPS für Mai verspätet: die erste verspätete Meldung des Jahres, also keine Strafe. Die FPS für den Zahltag 25. September wird dann am 4. Oktober eingereicht, 9 Tage zu spät:

1. Die FPS liegt außerhalb der 3-Tage-Toleranz, und September ist nicht der erste verspätete Monat des Jahres, also fällt eine Strafe an.
2. 15 Beschäftigte fallen in die Stufe 10 bis 49: £200.
3. Eine zweite verspätete FPS im selben Steuermonat würde die £200 nicht erhöhen.

Hätte die September-FPS 3 Monate nach dem Zahltag noch immer gefehlt, bei £10.000 an zu meldender PAYE und National Insurance, könnte HMRC 5 % × £10.000 = £500 hinzufügen.

Strafen und Zinsen bei verspäteter Zahlung

Schedule 56 des Finance Act 2009 regelt die Strafen für verspätete Zahlungen. Ein Zahlungsverzug (default) ist eine verspätete oder zu niedrige Zahlung, wobei die erste verspätete Zahlung eines Steuerjahres nicht als Verzug zählt. Jeder weitere Verzug kostet einen Prozentsatz des verspätet gezahlten Betrags: 1 % für den ersten bis dritten Verzug, 2 % für den vierten bis sechsten, 3 % für den siebten bis neunten und 4 % ab dem zehnten. Auf einen Betrag, der nach 6 Monaten noch offen ist, kommen zusätzlich 5 %, nach 12 Monaten weitere 5 %. HMRC berechnet außerdem ab dem Fälligkeitstag tägliche Zinsen auf den verspäteten Betrag.

Bei einer monatlichen Schuld von £10.000 ist die zweite verspätete Zahlung des Jahres der erste Verzug: 1 % × £10.000 = £100, zuzüglich Zinsen.

Fehler im laufenden Jahr und nach dem 5. April korrigieren

Einen falschen Wert im laufenden Steuerjahr korrigiert der Arbeitgeber mit der nächsten regulären FPS, indem er die kumulierten Jahreswerte anpasst. Ein falsches Zahlungsdatum erfordert eine zusätzliche FPS mit dem Verspätungsgrund-Code H, die bis zum 19. des Steuermonats nach der ursprünglichen Meldung gesendet wird.

Nach dem Ende des Steuerjahres am 5. April wird ein bis zum 19. April entdeckter Fehler in der letzten FPS mit einer zusätzlichen FPS behoben, die korrigierte Jahreswerte und „0“ als Entgelt für den Zeitraum ausweist. Ab dem 20. April sendet der Arbeitgeber eine FPS für das Vorjahr mit den korrekten Jahreswerten. Der FPS-Weg gilt für jedes Steuerjahr ab 2020 bis 2021; das Earlier Year Update (EYU), das nur die Differenz meldete, wird für diese Jahre nicht mehr akzeptiert. HMRC verhängt eine Strafe wegen fehlerhafter Angaben nur, wenn der Arbeitgeber die gebotene Sorgfalt nicht walten ließ oder den Fehler vorsätzlich begangen hat.

Zusammenfassung

• FPS: spätestens an jedem Zahltag; verspätet nur mit gültigem Code für den Verspätungsgrund.
• EPS: bis zum 19. des folgenden Steuermonats, um Minderungen geltend zu machen oder einen Monat ohne Zahlungen zu melden.
• Zahlung: bis zum 22. bei elektronischer Zahlung, bis zum 19. per Post.
• Verspätete Meldung: £100 bis £400 pro Steuermonat je nach Beschäftigtenzahl, keine Strafe für den ersten verspäteten Monat des Jahres.
• Verspätete Zahlung: 1 % bis 4 % ab der zweiten verspäteten Zahlung des Jahres, zuzüglich 5 % nach 6 und nach 12 Monaten.
• Korrekturen: korrigierte Jahreswerte in einer weiteren FPS, im laufenden Jahr und für abgeschlossene Jahre ab 2020 bis 2021.

Eine einzelne verspätete FPS, die innerhalb von 3 Monaten nach dem Zahltag gesendet wird, kostet höchstens £400 an Strafe für verspätete Meldung. Jeder weitere verspätete Monat kann eine weitere Strafe nach sich ziehen. Flux reicht die FPS spätestens an jedem Zahltag ein und sendet die EPS bis zum 19., wann immer sie nötig ist, sodass die Mandanten eines Partners beide Meldefristen einhalten, ohne dass jemand sie von Hand überwachen muss.