Cesantías en Colombia: el depósito anual, el 12% de intereses y el plazo del 14 de febrero

Las cesantías en Colombia son un ahorro para la terminación de la relación laboral: un mes de salario por cada año de servicio, que el empleador calcula al 31 de diciembre y deposita a más tardar el 14 de febrero en un fondo de cesantías, el que elija el trabajador. Por separado, el empleador paga directamente al trabajador en enero los intereses sobre cesantías: el 12% anual sobre las cesantías acumuladas. Un depósito tardío cuesta un día de salario por cada día de atraso.

En una hoja de cálculo, estas reglas implican tres tareas cada enero y febrero: pagar los intereses a cada empleado, enviar las cesantías al fondo que eligió cada empleado y hacer cálculos por separado para quienes ingresaron a mitad de año y para quienes ganan comisiones.

Cómo se acumulan las cesantías: un mes de salario por año de servicio

El Art. 249 del Código Sustantivo del Trabajo (CST) establece este derecho de un mes por año, proporcional cuando el año no está completo. Conforme a la Ley 50 de 1990 Art. 99, que aplica a los contratos firmados desde 1991, el empleador calcula cada 31 de diciembre la liquidación de cesantías (el cálculo de cierre de año) por el año o la fracción trabajada.

La práctica de nómina colombiana cuenta el año como 360 días y el mes como 30, por lo que cesantías = base × días trabajados ÷ 360. Un empleado que ingresó el 1 de julio suma 180 días al cierre del año y acumula medio mes de la base.

La base de las cesantías: salario, auxilio de transporte, salario variable

Conforme al Art. 253 del CST, si el salario no ha cambiado en los últimos tres meses, la base es el último salario mensual. Si el salario cambió, o el pago es variable, la base es el promedio de lo devengado en el último año (o en todo el periodo, si es más corto). Ese promedio incluye todo lo que se considera salario según el Art. 127 del CST: horas extra, recargos dominicales, comisiones y bonos habituales.

La base también incluye el auxilio de transporte para los empleados que ganan hasta dos salarios mínimos, porque la Ley 1 de 1963 Art. 7 considera el auxilio como salario para efectos de las prestaciones sociales (las prestaciones de ley). El salario mínimo y el auxilio de transporte se fijan por decreto cada diciembre. Para 2026, el salario mínimo mensual (SMMLV) es de COP 1,750,905 (dos salarios mínimos: COP 3,501,810) y el auxilio de transporte, de COP 249,095 al mes. El Consejo de Estado (el máximo tribunal administrativo) todavía no ha emitido un fallo definitivo sobre las demandas contra el decreto del salario mínimo de 2026; la cifra sigue vigente.

Intereses sobre cesantías: el 12% anual, pagaderos a más tardar el 31 de enero

La Ley 52 de 1975 Art. 1 y la Ley 50 de 1990 Art. 99 exigen intereses del 12% anual sobre las cesantías de ese año (no sobre el saldo total del fondo), proporcionales cuando el año no está completo. La fórmula es cesantías × días trabajados × 12% ÷ 360. Un año completo genera el 12% y 180 días generan el 6%; aplicar el 12% fijo a las cesantías de medio año significa pagar el doble de los intereses adeudados.

Los intereses se pagan directamente al trabajador, nunca al fondo: en enero, o en la liquidación final cuando termina el contrato. El empleador que no paga los intereses a tiempo debe un monto adicional único igual a los intereses (Ley 52 de 1975 Art. 1, numeral 3). Los intereses están totalmente exentos del impuesto sobre la renta solo si el ingreso mensual promedio del trabajador en los últimos seis meses no supera 350 UVT (unidades de valor tributario), y parcialmente exentos según una escala progresiva por encima de ese límite (Estatuto Tributario Art. 206, numeral 4). Los intereses son inembargables, salvo por pensiones alimenticias de los hijos y deudas con cooperativas, hasta el 50% (CST Art. 344).

El depósito del 14 de febrero en el fondo de cesantías

La Ley 50 de 1990 Art. 99 exige la consignación de cesantías (el depósito) "antes del 15 de febrero", es decir, a más tardar el 14 de febrero, en una cuenta individual del fondo que elija el trabajador: una administradora privada de fondos o el Fondo Nacional del Ahorro, que es público.

En 2027, el 31 de enero y el 14 de febrero caen en domingo. En la práctica, este tipo de plazo suele recorrerse al siguiente día hábil, el lunes 15 de febrero, con base en la Ley 4 de 1913 Art. 62, pero ese artículo se refiere a plazos contados en días, meses o años, y el Art. 99 fija una fecha específica. Lo prudente es pagar los intereses a más tardar el viernes 29 de enero y depositar a más tardar el viernes 12 de febrero.

La Ley 2466 de 2025 (la reforma laboral de 2025) Art. 64 permite al empleador depositar cada mes por anticipado el 8.33% de la base (no es un pago parcial al trabajador) y permite a las partes acordar por escrito intereses mensuales del 1% de la base. La ley condiciona esta opción a que el Ministerio de Salud adapte la PILA (la planilla de aportes a la seguridad social). El proyecto de decreto reglamentario del Ministerio del Trabajo (mayo de 2026, revisado en julio de 2026) hace voluntario el depósito mensual y lo sujeta a un acuerdo por escrito; a mediados de octubre de 2026 no se había expedido el decreto definitivo. Cuando el pago varía, la diferencia entre los depósitos mensuales y la liquidación al 31 de diciembre sigue siendo exigible dentro del plazo de febrero.

Ejemplo práctico: un año completo con 1.5 SMMLV en 2026

Un empleado gana un salario fijo de 1.5 SMMLV durante todo 2026.

1. Salario mensual: COP 1,750,905 × 1.5 = COP 2,626,358 (redondeado).
2. Base: el salario es inferior a dos salarios mínimos, así que se suma el auxilio de transporte: COP 2,626,358 + COP 249,095 = COP 2,875,453.
3. Cesantías: COP 2,875,453 × 360 ÷ 360 = COP 2,875,453, depositadas en el fondo del empleado a más tardar el 14 de febrero de 2027.
4. Intereses: COP 2,875,453 × 360 × 12% ÷ 360 = COP 345,054, pagados al empleado a más tardar el 31 de enero de 2027.

Las cesantías y los intereses le cuestan en conjunto al empleador COP 3,220,507 por el año. Si el empleado hubiera ingresado el 1 de julio de 2026 (180 días), las cesantías serían de COP 1,437,727 y los intereses, de COP 86,264.

Salario integral: sin cesantías por separado

Los empleados con salario integral (un salario único que lo incluye todo) no reciben cesantías ni intereses por separado; todos los demás empleados acumulan cesantías. El Art. 132 del CST permite acordar por escrito un salario de al menos 10 SMMLV más un factor prestacional (componente de prestaciones) de al menos el 30%, es decir, al menos 13 SMMLV (COP 22,761,765 al mes en 2026). Esa cifra única compensa por anticipado las cesantías, sus intereses, la prima de servicios y la mayoría de los recargos; solo las vacaciones se pagan por separado. Sin un acuerdo por escrito, las cesantías se acumulan de forma normal.

Depósitos tardíos: un día de salario por cada día de atraso

La sanción moratoria (sanción por depósito tardío) es de un día de salario por cada día de atraso (Ley 50 de 1990 Art. 99, numeral 3), calculado como salario mensual ÷ 30 sin el auxilio de transporte. En el ejemplo práctico, el salario diario es de COP 87,545, por lo que un atraso de 30 días cuesta un mes completo de salario (COP 2,626,358), casi lo mismo que el depósito.

La Corte Suprema de Justicia resolvió en la sentencia SL15097-2014 (24 de septiembre de 2014) que la sanción corre desde el 15 de febrero hasta el depósito o la terminación del contrato, lo que ocurra primero. Los tribunales también consideran la buena fe del empleador, por lo que la sanción no es automática. La Ley 2466 de 2025 Art. 15 añadió al Art. 57 del CST una defensa limitada: el pago directo de las cesantías al trabajador, debidamente comprobado, extingue la obligación y evita la sanción, salvo que se demuestre que el pago no fue libre y que no se destinó a un fin permitido por la ley. La afiliación a un fondo sigue siendo obligatoria.

Retiros parciales y pago a la terminación

Conforme a la Ley 50 de 1990 Art. 102, el trabajador solo puede retirar recursos del fondo:

• cuando termina el contrato de trabajo;
• para vivienda: compra, construcción, mejora o pago del crédito de la vivienda del trabajador (CST Art. 256), después de que el empleador confirme que se cumplen los requisitos;
• para la educación superior del trabajador, de su cónyuge o compañero permanente, o de sus hijos, con pago directo a la institución, a lo que la Ley 1809 de 2016 añadió los planes de ahorro educativo y los seguros educativos para hijos o dependientes económicos.

El fondo debe pagar dentro de los cinco días hábiles siguientes a una solicitud completa (Decreto 1072 de 2015).

A la terminación, el empleador paga directamente al trabajador las cesantías del año en curso no depositadas, con los intereses proporcionales, en la liquidación final el mismo día en que termina el contrato (Ley 50 de 1990 Art. 99, numeral 4). El pago tardío de la liquidación final está sujeto a una sanción distinta conforme al Art. 65 del CST, que explicamos en nuestro artículo sobre la terminación laboral en Colombia.

Resumen

Las cesantías se acumulan a razón de un mes de la base por cada 360 días de servicio; para los empleados que ganan hasta dos salarios mínimos, la base incluye el auxilio de transporte. El empleador las liquida al 31 de diciembre y las deposita en el fondo del trabajador antes del 15 de febrero; el 12% de intereses, prorrateado en los años incompletos, se paga al trabajador en enero. Los empleados con salario integral no reciben ninguno de los dos conceptos. Un depósito tardío cuesta un día de salario por cada día de atraso, y los intereses no pagados generan un pago adicional único por el mismo monto.

Flux opera la nómina colombiana para sus socios, de modo que el equipo de cada socio puede dedicar enero a revisar estas cifras en lugar de reconstruirlas en una hoja de cálculo.