El pago por enfermedad en Alemania: Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Krankengeld y el reembolso U1

Un trabajador en Alemania que está demasiado enfermo para trabajar conserva el 100% de su salario, pagado por el empleador, durante un máximo de seis semanas por cada enfermedad. Esa obligación es la Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (continuación del pago durante la enfermedad). A partir del día 43, la aseguradora de salud del trabajador (Krankenkasse) paga en su lugar el Krankengeld (subsidio por enfermedad). Los empleadores con hasta 30 trabajadores recuperan parte del pago de esas seis semanas mediante la U1 Umlage, un esquema de reembolso financiado con una aportación. Cada enfermedad prolongada le deja tres tareas al equipo de nómina: contar las seis semanas, transferir a tiempo al trabajador a la aseguradora y solicitar el reembolso.

Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: seis semanas de salario completo a cargo del empleador

La Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG, Ley de Continuación de la Remuneración) otorga al trabajador que no puede laborar por una enfermedad que no provocó hasta seis semanas de pago continuo, contadas como 42 días naturales (EFZG §3(1)). El derecho comienza después de cuatro semanas de relación laboral ininterrumpida (§3(3)). Si un trabajador de nuevo ingreso se enferma en las primeras cuatro semanas y sigue enfermo, las seis semanas comienzan al inicio de la quinta semana.

El monto es el salario completo correspondiente a la jornada regular del trabajador, no una tasa reducida por enfermedad (§4(1)). Se excluyen el pago de horas extra y los reembolsos de gastos (§4(1a)). Si el trabajador laboró parte del primer día de enfermedad, el conteo inicia al día siguiente; de lo contrario, ese día es el día uno.

Misma enfermedad o enfermedad nueva: cuándo vuelven a empezar las seis semanas

• Una enfermedad nueva y sin relación con la anterior, una vez terminada la primera, inicia un nuevo periodo de seis semanas.
• Una segunda enfermedad que comienza durante la primera no extiende el periodo: un total de 42 días cubre ambas.
• Una recaída de la misma enfermedad se descuenta de los mismos 42 días. Un trabajador ausente 22 días por un padecimiento de espalda en marzo y de nuevo por el mismo padecimiento en mayo tiene 20 días de pago continuo restantes. Las seis semanas se reinician solo después de al menos seis meses sin ausencias por esa enfermedad, o 12 meses después del inicio de la primera ausencia por ella (§3(1), segunda oración).

El empleador recibe fechas, no diagnósticos, así que para revisar ausencias anteriores envía a la Krankenkasse del trabajador una consulta de enfermedades previas (Vorerkrankungsanfrage) mediante el intercambio electrónico de datos, y la aseguradora responde si cada ausencia anterior cuenta.

La eAU: el empleador obtiene el certificado de incapacidad de la aseguradora

El trabajador debe avisar de inmediato la enfermedad y su duración prevista. Si la enfermedad dura más de tres días naturales, un médico debe confirmarla a más tardar el siguiente día hábil, y el empleador puede exigir esa confirmación antes (§5(1)).

Desde el 1 de enero de 2023, para los trabajadores con seguro de salud obligatorio, el médico envía los datos de la incapacidad a la Krankenkasse. El empleador debe obtener el certificado electrónico (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, eAU) mediante un software de nómina certificado o el SV-Meldeportal, el portal de avisos en línea de las instituciones de seguridad social. La eAU muestra las fechas de la incapacidad, la fecha del dictamen médico, si es un certificado inicial o subsecuente y si podría haber un accidente de por medio (Libro IV del Código Social, SGB IV §109). El empleador puede solicitar la eAU solo después de que el trabajador haya avisado de la enfermedad. Los certificados en papel se siguen usando para trabajadores con seguro privado, para minijobbers (trabajadores marginales de bajos ingresos) en hogares particulares y cuando el médico está fuera del sistema obligatorio, incluidos los médicos en el extranjero.

A partir del día 43: Krankengeld de la Krankenkasse

El Krankengeld equivale al 70% del salario bruto regular del trabajador, con un tope del 90% del salario neto (Libro V del Código Social, SGB V §47). El subsidio se paga por día natural, y un mes completo cuenta como 30 días. No se considera el salario por encima del tope de cotización de salud de 2026, de 5,812.50 € al mes, lo que fija un máximo de 135.63 € al día. Con un salario mensual de 3,500 €, el 70% de los 116.67 € diarios equivale a 81.67 €, antes de aplicar el tope del 90% del neto. Del Krankengeld se descuentan las contribuciones de pensiones, desempleo y cuidados de largo plazo.

El Krankengeld se paga hasta por 78 semanas dentro de tres años por la misma enfermedad (§48). Las seis semanas de pago continuo cuentan dentro de ese plazo, por lo que la aseguradora paga como máximo 72 semanas.

En cuanto queda claro que las seis semanas van a terminar, el empleador envía a la Krankenkasse una constancia electrónica de salarios (Entgeltbescheinigung) para que la aseguradora pueda calcular el subsidio, sin esperar a la siguiente fecha de nómina. El empleador suspende el salario y, si transcurre un mes calendario completo sin pago, presenta un aviso de interrupción (Unterbrechungsmeldung, código de motivo 51). Desde enero de 2026, la Krankenkasse informa automáticamente al empleador el inicio y el fin del Krankengeld.

La U1 Umlage: cómo recuperan el pago por enfermedad los empleadores con hasta 30 trabajadores

Conforme a la Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG, Ley de Compensación de Gastos del Empleador), las Krankenkassen reembolsan a los empleadores más pequeños el 80% del pago continuo y el 80% de las contribuciones patronales de seguridad social sobre ese pago (AAG §1(1)). Cada Krankenkasse puede reducir el reembolso en sus estatutos (sus propias reglas) y ofrecer varios niveles de reembolso, ninguno inferior al 40% (§9(2)). El empleador elige un nivel, y un reembolso mayor cuesta una aportación mayor. Las tablas de 2026 publicadas por dos aseguradoras son ejemplos fechados del rango; cada Krankenkasse fija y revisa las suyas:

• BARMER (2026): 50% con una aportación de 1.90%, 65% con 2.50% y 80% con 4.00%, sin reembolso de las contribuciones patronales.
• DAK-Gesundheit (2026): 50%, 60%, 70% y 80% con aportaciones de 1.3%, 1.9%, 2.4% y 3.9% de enero a agosto, reducidas a 0.8%, 1.0%, 1.3% y 1.8% a partir de septiembre.

Solo el empleador paga la aportación, como porcentaje del salario de cada trabajador sujeto a contribuciones de pensiones, hasta el tope de cotización de pensiones de 2026 de 8,450 € al mes y sin incluir pagos únicos (§7). La aportación se entrega a la Krankenkasse de cada trabajador, que también paga el reembolso (§2(1)), de modo que un personal repartido entre cinco Krankenkassen implica cinco juegos de tasas y cinco decisiones de reembolso. Para los minijobbers, la Minijob-Zentrale (la entidad recaudadora de los minijobs) cobra una tasa fija de 0.8%.

Un empleador califica para un año calendario si no tuvo más de 30 trabajadores durante al menos ocho meses del año anterior (§3(1)). No se cuentan los aprendices ni los trabajadores con discapacidad severa. Los trabajadores de medio tiempo cuentan como 0.25 (hasta 10 horas a la semana), 0.5 (hasta 20) o 0.75 (hasta 30). El empleador solicita el reembolso por vía electrónica una vez que pagó el salario por enfermedad (§2).

Ejemplo práctico: seis semanas de pago por enfermedad y el reembolso U1 sobre 3,500 €

Una empresa con 12 trabajadores le paga a una empleada 3,500 € al mes. Su Krankenkasse es DAK-Gesundheit, y la empresa usa su nivel U1 de 70%, con 2.4% de enero a agosto de 2026.

1. Aportación. La aportación es el 2.4% del salario que reciba: 2.4% × 3,500 € = 84 € en un mes completo, y 33.60 € sobre los 1,400 € de pago continuo de julio. No se debe aportación en los meses pagados solo con Krankengeld. A partir de septiembre de 2026, la tasa de este nivel es de 1.3% (45.50 € al mes).
2. Enfermedad. Se enferma el lunes 1 de junio de 2026 antes de comenzar a trabajar, así que ese día cuenta como día uno, y sigue enferma durante todo agosto.
3. Pago continuo. Los 42 días cubren del 1 de junio al 12 de julio. Junio se paga completo, 3,500 €; del 1 al 12 de julio, prorrateado a 12/30 con fines ilustrativos, son 1,400 €. Las seis semanas cuestan 4,900 € de salario bruto, sujeto a los impuestos y contribuciones de seguridad social habituales.
4. Transferencia. A partir del lunes 13 de julio recibe Krankengeld. El empleador no paga salario del 13 al 31 de julio, envía la Entgeltbescheinigung y presenta una Unterbrechungsmeldung porque agosto transcurre sin pago.
5. Reembolso. La Krankenkasse reembolsa 70% × 4,900 € = 3,430 €. El costo propio del empleador por el salario bruto de las seis semanas es de 4,900 € − 3,430 € = 1,470 €. Las contribuciones patronales sobre los 4,900 € son un costo adicional, que se reembolsa en la misma proporción solo si los estatutos de la aseguradora lo contemplan (los de BARMER no). Con un nivel de 80%, el reembolso sería de 3,920 €; con 50%, de 2,450 €.

Resumen

Los empleadores alemanes pagan el salario completo durante los primeros 42 días de cada enfermedad una vez que el trabajador tiene cuatro semanas de antigüedad. Una enfermedad que regresa reinicia las seis semanas solo después de seis meses sin ella o 12 meses desde su primera aparición. A partir del día 43, la aseguradora paga Krankengeld: 70% del bruto, con un tope del 90% del neto y de 135.63 € al día en 2026, hasta por 78 semanas, incluidas las seis del empleador. Los empleadores con hasta 30 trabajadores recuperan entre 40% y 80% del pago por enfermedad mediante la U1, con una aportación que cada Krankenkasse fija por nivel de reembolso.

Las tasas de la U1 pueden cambiar durante el año: DAK-Gesundheit redujo sus tasas a partir de septiembre de 2026. Flux ayuda a los equipos de nómina a dar seguimiento a estas reglas, para que el despacho que procesa la nómina pueda decirle a su cliente cuánto reembolsará la Krankenkasse.