La paie RTI au Royaume-Uni : échéances de la Full Payment Submission et de l'EPS, pénalités et corrections

Dans le cadre de la paie RTI (Real Time Information), chaque employeur britannique déclare les rémunérations à HMRC (HM Revenue & Customs, l'administration fiscale britannique) à chaque versement de salaire. Chaque mois fiscal (du 6 d'un mois au 5 du mois suivant) comporte trois échéances : la Full Payment Submission (FPS) au plus tard le jour de paie, l'Employer Payment Summary (EPS) au plus tard le 19 et le paiement à HMRC au plus tard le 22. Chaque échéance a sa propre règle de pénalité, et chaque type d'erreur sa propre voie de correction.

La Full Payment Submission : ce qu'elle déclare et quand elle est due

Pour chaque salarié payé lors du cycle de paie, la FPS déclare la rémunération de la période ainsi que les retenues d'impôt sur le revenu, de National Insurance (les cotisations de sécurité sociale britanniques) et de remboursement de prêt étudiant. La FPS indique aussi les cumuls depuis le début de l'année, le code fiscal et la lettre de catégorie de National Insurance appliqués, et elle recense les entrées et les sorties de personnel. Chaque salarié payé doit y figurer, même s'il gagne moins de 96 £ par semaine.

La Regulation 67B des Income Tax (PAYE) Regulations 2003 fixe l'échéance de la FPS : la déclaration doit parvenir à HMRC au plus tard le jour où le salarié est payé. Une paie hebdomadaire implique donc une FPS hebdomadaire, même pour les petits employeurs qui paient HMRC chaque trimestre. Le champ « payment date » (date de paiement) de la FPS indique le jour de paie habituel, même lorsqu'un jour férié bancaire conduit à payer le personnel un jour plus tôt.

Quand une FPS peut être envoyée après le jour de paie

HMRC n'accepte une FPS tardive que dans un nombre limité de situations, dont la plupart disposent d'un code de motif de déclaration tardive (« late reporting reason »). Trois cas fréquents :

• Le jour de paie tombe un week-end ou un jour férié bancaire : déclaration le jour ouvré bancaire suivant, avec le code G.
• L'employeur a une excuse raisonnable, ou n'a pas encore reçu sa référence PAYE (le numéro d'immatriculation de l'employeur au régime Pay As You Earn) : déclaration dès que possible, avec le code G.
• La rémunération dépend du travail effectué dans la journée (par exemple des saisonniers agricoles payés selon la quantité récoltée) : déclaration dans un délai de 7 jours, avec le code F.

Une FPS tardive sans motif valable peut entraîner un avertissement de pénalité en ligne et une pénalité.

L'Employer Payment Summary et le 19

L'EPS déclare les montants qui réduisent ce que l'employeur doit à HMRC. Un employeur envoie une EPS lorsqu'il :

• récupère les indemnités légales de maternité, de paternité, d'adoption, de congé parental partagé, de deuil parental ou de soins néonatals (en général 92 % du montant versé, davantage pour les petits employeurs qui peuvent bénéficier du Small Employers' Relief) ;
• demande l'Employment Allowance (une réduction pouvant atteindre 10 500 £ des cotisations de National Insurance à la charge de l'employeur), une fois par année fiscale ;
• n'a payé personne au cours d'un mois fiscal, auquel cas l'EPS remplace la FPS pour ce mois.

L'EPS doit parvenir à HMRC au plus tard le 19 du mois fiscal suivant : pour le mois fiscal du 6 octobre au 5 novembre, au plus tard le 19 novembre. Si l'EPS est tardive, la réduction ne s'applique pas au montant dû pour ce mois. Un employeur qui ne paie personne au cours d'un mois fiscal et n'envoie pas d'EPS s'expose à une pénalité pour déclaration tardive et à une « specified charge », l'estimation par HMRC du PAYE dû.

L'échéance de paiement du PAYE : payer HMRC au plus tard le 22

Le montant du PAYE (l'impôt et la National Insurance déclarés sur la FPS, diminués des réductions de l'EPS) est dû au plus tard le 22 du mois fiscal suivant en cas de paiement électronique, ou le 19 en cas d'envoi d'un chèque par courrier. Les employeurs qui doivent habituellement moins de 1 500 £ par mois peuvent demander à payer chaque trimestre, mais continuent d'envoyer une FPS à chaque jour de paie.

Pénalités de HMRC pour déclaration tardive selon l'effectif

Le Schedule 55 du Finance Act 2009 fixe les pénalités pour déclaration tardive selon l'effectif :

HMRC n'applique aucune pénalité lorsque :

• les paiements figurant sur une FPS tardive sont déclarés dans les 3 jours suivant le jour de paie (HMRC peut néanmoins sanctionner les employeurs qui déclarent régulièrement avec ce retard) ;
• un nouvel employeur envoie sa première FPS dans les 30 jours suivant le premier paiement d'un salarié ;
• la déclaration tardive concerne le premier mois fiscal de l'année fiscale au cours duquel une déclaration est en retard.

Il y a au plus une pénalité par mois fiscal et par régime PAYE (PAYE scheme), quel que soit le nombre de déclarations tardives ce mois-là. Une déclaration toujours manquante 3 mois après sa date limite peut entraîner une pénalité supplémentaire de 5 % de l'impôt et de la National Insurance qu'elle aurait dû déclarer.

Exemple chiffré. Un employeur client de 15 salariés paie chaque mois le 25. Au cours de l'année fiscale 2026 à 2027, sa FPS de mai a été tardive : première déclaration tardive de l'année, donc aucune pénalité. La FPS du jour de paie du 25 septembre est ensuite déposée le 4 octobre, avec 9 jours de retard :

1. La FPS dépasse la tolérance de 3 jours, et septembre n'est pas le premier mois tardif de l'année : une pénalité s'applique.
2. 15 salariés relèvent de la tranche 10 à 49 : 200 £.
3. Une deuxième FPS tardive au cours du même mois fiscal n'augmenterait pas les 200 £.

Si la FPS de septembre manquait encore 3 mois après le jour de paie, avec 10 000 £ de PAYE et de National Insurance à déclarer, HMRC pourrait ajouter 5 % × 10 000 £ = 500 £.

Pénalités pour paiement tardif et intérêts

Le Schedule 56 du Finance Act 2009 fixe les pénalités pour paiement tardif. Un défaut (default) est un paiement effectué en retard ou pour un montant insuffisant, et le premier paiement tardif d'une année fiscale n'est pas compté comme un défaut. Chaque défaut ultérieur coûte un pourcentage du montant payé en retard : 1 % du premier au troisième défaut, 2 % du quatrième au sixième, 3 % du septième au neuvième et 4 % à partir du dixième. Un montant toujours impayé après 6 mois entraîne 5 % supplémentaires, puis 5 % de plus après 12 mois. HMRC facture également des intérêts journaliers sur le montant en retard à compter de la date d'échéance.

Pour un montant mensuel de 10 000 £, le deuxième paiement tardif de l'année constitue le premier défaut : 1 % × 10 000 £ = 100 £, plus les intérêts.

Corriger les erreurs en cours d'année et après le 5 avril

L'employeur corrige un montant erroné de l'année fiscale en cours sur la FPS ordinaire suivante, en mettant à jour les cumuls depuis le début de l'année. Une date de paiement erronée nécessite une FPS supplémentaire avec le code de motif de déclaration tardive H, envoyée au plus tard le 19 du mois fiscal suivant la déclaration initiale.

Après la clôture de l'année fiscale le 5 avril, une erreur dans la dernière FPS découverte au plus tard le 19 avril se corrige par une FPS supplémentaire indiquant les cumuls corrigés et « 0 » comme rémunération de la période. À partir du 20 avril, l'employeur envoie une FPS au titre de l'année précédente avec les cumuls corrects. La voie de la FPS s'applique à toutes les années fiscales à partir de 2020 à 2021 ; l'Earlier Year Update (EYU), qui ne déclarait que l'écart, n'est plus accepté pour ces années. HMRC n'applique une pénalité pour inexactitude que si l'employeur n'a pas fait preuve d'une diligence raisonnable ou a commis l'erreur délibérément.

Synthèse

• FPS : au plus tard à chaque jour de paie ; en retard uniquement avec un code de motif valable.
• EPS : au plus tard le 19 du mois fiscal suivant, pour demander des réductions ou déclarer un mois sans paiement.
• Paiement : au plus tard le 22 par voie électronique, le 19 par courrier.
• Déclaration tardive : de 100 £ à 400 £ par mois fiscal selon l'effectif, aucune pénalité pour le premier mois tardif de l'année.
• Paiement tardif : de 1 % à 4 % à partir du deuxième paiement tardif de l'année, plus 5 % à 6 et à 12 mois.
• Corrections : cumuls corrigés sur une FPS supplémentaire, en cours d'année et pour les années clôturées à partir de 2020 à 2021.

Une seule FPS tardive, envoyée dans les 3 mois suivant le jour de paie, coûte au plus 400 £ de pénalité pour déclaration tardive. Chaque mois tardif supplémentaire peut ajouter une nouvelle pénalité. Flux dépose la FPS au plus tard à chaque jour de paie et envoie l'EPS au plus tard le 19 chaque fois qu'elle est nécessaire, de sorte que les clients d'un partenaire respectent les deux échéances déclaratives sans que personne ait à les suivre manuellement.