Elaborazione paghe RTI nel Regno Unito: scadenze di Full Payment Submission ed EPS, sanzioni e correzioni

Con il sistema RTI (Real Time Information), ogni datore di lavoro del Regno Unito comunica le retribuzioni a HMRC (HM Revenue & Customs, l'amministrazione fiscale britannica) ogni volta che paga i dipendenti. Ogni mese fiscale (dal 6 di un mese al 5 del mese successivo) prevede tre scadenze: la Full Payment Submission (FPS) entro il giorno di paga, la Employer Payment Summary (EPS) entro il 19 e il versamento a HMRC entro il 22. Ogni scadenza ha una propria regola sanzionatoria, e ogni tipo di errore ha una propria modalità di correzione.

La Full Payment Submission: cosa comunica e quando scade

Per ogni dipendente pagato nel ciclo paghe, la FPS comunica la retribuzione del periodo e le relative trattenute per imposta sul reddito, National Insurance (i contributi previdenziali britannici) e rimborso del prestito studentesco. La FPS riporta inoltre i progressivi dall'inizio dell'anno, il codice fiscale (tax code) e la lettera di categoria di National Insurance applicati, ed elenca i nuovi assunti e i cessati. Ogni dipendente pagato deve essere incluso, anche chi guadagna meno di £96 a settimana.

La Regulation 67B delle Income Tax (PAYE) Regulations 2003 fissa la scadenza della FPS: la comunicazione deve pervenire a HMRC entro il giorno in cui il dipendente viene pagato. Un ciclo paghe settimanale comporta quindi una FPS settimanale, anche per i piccoli datori di lavoro che versano a HMRC ogni trimestre. Il campo "payment date" (data di pagamento) della FPS indica il giorno di paga abituale, anche quando una festività bancaria comporta il pagamento del personale con un giorno di anticipo.

Quando una FPS può essere inviata dopo il giorno di paga

HMRC accetta una FPS tardiva solo in un numero limitato di situazioni, per la maggior parte delle quali esiste un codice di motivo del ritardo ("late reporting reason"). Tre casi frequenti:

• Il giorno di paga cade nel fine settimana o in una festività bancaria: comunicazione il primo giorno lavorativo bancario successivo, con il codice G.
• Il datore di lavoro ha un giustificato motivo, oppure non ha ancora ricevuto il proprio riferimento PAYE (il numero di registrazione del datore di lavoro al sistema Pay As You Earn): comunicazione il prima possibile, con il codice G.
• La retribuzione dipende dal lavoro svolto in giornata (ad esempio i raccoglitori stagionali pagati in base alla quantità raccolta): comunicazione entro 7 giorni, con il codice F.

Una FPS tardiva senza un motivo valido può comportare un avviso di sanzione online e una sanzione.

La Employer Payment Summary e il 19

La EPS comunica gli importi che riducono quanto il datore di lavoro deve a HMRC. Un datore di lavoro invia una EPS quando:

• recupera le indennità di legge per maternità, paternità, adozione, congedo parentale condiviso, lutto parentale o cure neonatali (di norma il 92% dell'importo pagato, di più per i piccoli datori di lavoro che hanno diritto al Small Employers' Relief);
• richiede la Employment Allowance (una riduzione fino a £10.500 dei contributi di National Insurance a carico del datore di lavoro), una volta per anno fiscale;
• non ha pagato nessuno in un mese fiscale, nel qual caso la EPS sostituisce la FPS per quel mese.

La EPS deve pervenire a HMRC entro il 19 del mese fiscale successivo: per il mese fiscale dal 6 ottobre al 5 novembre, entro il 19 novembre. Se la EPS è tardiva, la riduzione non si applica all'importo dovuto per quel mese. Un datore di lavoro che non paga nessuno in un mese fiscale e non invia la EPS rischia una sanzione per omessa o tardiva comunicazione e una "specified charge", la stima di HMRC del PAYE dovuto.

La scadenza di versamento del PAYE: pagare HMRC entro il 22

L'importo PAYE (imposta e National Insurance comunicate nella FPS, al netto delle riduzioni della EPS) è dovuto entro il 22 del mese fiscale successivo se versato per via elettronica, oppure entro il 19 se si invia un assegno per posta. I datori di lavoro che di norma devono meno di £1.500 al mese possono chiedere di versare ogni trimestre, ma continuano a inviare una FPS a ogni giorno di paga.

Sanzioni HMRC per comunicazione tardiva in base al numero di dipendenti

Lo Schedule 55 del Finance Act 2009 fissa le sanzioni per comunicazione tardiva in base all'organico:

HMRC non applica sanzioni quando:

• i pagamenti riportati in una FPS tardiva sono comunicati entro 3 giorni dal giorno di paga (HMRC può comunque sanzionare i datori di lavoro che comunicano abitualmente con questo ritardo);
• un nuovo datore di lavoro invia la sua prima FPS entro 30 giorni dal primo pagamento a un dipendente;
• la comunicazione tardiva ricade nel primo mese fiscale dell'anno fiscale in cui una qualsiasi comunicazione è tardiva.

È prevista al massimo una sanzione per mese fiscale per ciascuno schema PAYE, indipendentemente da quante comunicazioni di quel mese siano state tardive. Una comunicazione ancora mancante 3 mesi dopo la scadenza può comportare un'ulteriore sanzione pari al 5% dell'imposta e della National Insurance che avrebbe dovuto riportare.

Esempio di calcolo. Un datore di lavoro cliente con 15 dipendenti paga mensilmente il 25. Nell'anno fiscale 2026-2027 la sua FPS di maggio è stata tardiva: la prima comunicazione tardiva dell'anno, quindi nessuna sanzione. La FPS per il giorno di paga del 25 settembre viene poi inviata il 4 ottobre, con 9 giorni di ritardo:

1. La FPS è fuori dalla tolleranza di 3 giorni e settembre non è il primo mese tardivo dell'anno, quindi si applica una sanzione.
2. 15 dipendenti rientrano nella fascia da 10 a 49: £200.
3. Una seconda FPS tardiva nello stesso mese fiscale non aumenterebbe le £200.

Se la FPS di settembre fosse ancora mancante 3 mesi dopo il giorno di paga, con £10.000 di PAYE e National Insurance da comunicare, HMRC potrebbe aggiungere 5% × £10.000 = £500.

Sanzioni per tardivo versamento e interessi

Lo Schedule 56 del Finance Act 2009 fissa le sanzioni per tardivo versamento. Un inadempimento (default) è un versamento effettuato in ritardo o in misura insufficiente, e il primo versamento tardivo di un anno fiscale non conta come inadempimento. Ogni inadempimento successivo costa una percentuale dell'importo versato in ritardo: 1% dal primo al terzo inadempimento, 2% dal quarto al sesto, 3% dal settimo al nono e 4% dal decimo. Un importo ancora non versato dopo 6 mesi comporta un ulteriore 5%, e un altro 5% dopo 12 mesi. HMRC addebita inoltre interessi giornalieri sull'importo tardivo a partire dalla data di scadenza.

Su un importo mensile di £10.000, il secondo versamento tardivo dell'anno è il primo inadempimento: 1% × £10.000 = £100, più gli interessi.

Correggere gli errori in corso d'anno e dopo il 5 aprile

Il datore di lavoro corregge un dato errato dell'anno fiscale in corso nella successiva FPS ordinaria, aggiornando i progressivi dall'inizio dell'anno. Una data di pagamento errata richiede una FPS aggiuntiva con il codice di motivo del ritardo H, inviata entro il 19 del mese fiscale successivo alla comunicazione originale.

Dopo la chiusura dell'anno fiscale il 5 aprile, un errore nella FPS finale individuato entro il 19 aprile si corregge con una FPS aggiuntiva che riporta i progressivi corretti e "0" come retribuzione del periodo. Dal 20 aprile, il datore di lavoro invia una FPS per l'anno precedente con i progressivi corretti. La procedura con la FPS si applica a ogni anno fiscale a partire dal 2020-2021; l'Earlier Year Update (EYU), che comunicava solo la differenza, non è più accettato per quegli anni. HMRC applica una sanzione per inesattezza solo se il datore di lavoro non ha usato la ragionevole diligenza o ha commesso l'errore deliberatamente.

Riepilogo

• FPS: entro ogni giorno di paga; in ritardo solo con un codice di motivo valido.
• EPS: entro il 19 del mese fiscale successivo, per richiedere riduzioni o comunicare un mese senza pagamenti.
• Versamento: entro il 22 per via elettronica, entro il 19 per posta.
• Comunicazione tardiva: da £100 a £400 per mese fiscale in base all'organico, nessuna sanzione per il primo mese tardivo dell'anno.
• Versamento tardivo: dall'1% al 4% a partire dal secondo versamento tardivo dell'anno, più il 5% a 6 e a 12 mesi.
• Correzioni: progressivi corretti in un'ulteriore FPS, in corso d'anno e per gli anni chiusi a partire dal 2020-2021.

Una singola FPS tardiva, inviata entro 3 mesi dal giorno di paga, costa al massimo £400 di sanzione per comunicazione tardiva. Ogni ulteriore mese tardivo può aggiungere un'altra sanzione. Flux invia la FPS entro ogni giorno di paga e la EPS entro il 19 ogni volta che serve, così i clienti di un partner rispettano entrambe le scadenze di comunicazione senza che nessuno debba monitorarle manualmente.