Tijdregistratie in Mexico: de plicht die al bestaat, en de 40-urenhervorming die de inzet verhoogt

Er is een veelvoorkomend misverstand over tijdregistratie in Mexico: omdat geen wet een werkgever dwingt een bepaalde prikklok te installeren, nemen veel bedrijven aan dat het registreren van uren optioneel of informeel is. Dat is het niet. De verplichting om accurate registraties bij te houden van wanneer mensen werken bestaat al, en zij komt van een ongebruikelijke plaats, de bewijslast in de arbeidsrechtbank. Daar bovenop maakt dezelfde 40-urige werkweekhervorming een elektronisch tijdregister verplicht vanaf 1 januari 2027, wat precieze, elektronische urenregistraties van een praktische verdediging in een harde wettelijke vereiste verandert. Ik leg uit waar de plicht vandaag vandaan komt, welke registraties een werkgever moet bijhouden, en wat er verandert naarmate de kortere week arriveert.

De plicht om urenregistraties bij te houden bestaat al, via de bewijslast

Mexico verplicht geen specifieke methode voor tijdregistratie. Een handmatige aanmeldlijst is even juridisch geldig als een biometrische scanner. Wat de Mexicaanse wet in plaats daarvan doet, is de bewijslast pal bij de werkgever leggen in vrijwel elk arbeidsgeschil. Op grond van de Federale Arbeidswet (Ley Federal del Trabajo) moet de werkgever, niet de werknemer, de feiten van de arbeidsrelatie bewijzen: de gewerkte uren, de gegeven rustdagen, het geautoriseerde overwerk, en de gedane betalingen.

Het mechanisme dat dit tanden geeft, is het vermoeden dat geldt wanneer een werkgever de registraties niet kan overleggen. Als een werknemer beweert dat hij onbetaald overwerk verschuldigd was of onrechtvaardig werd ontslagen, en de werkgever geen gelijktijdige registraties kan tonen die het tegendeel bewijzen, vermoedt de arbeidsrechtbank dat de versie van de werknemer waar is. Dus hoewel er geen wet is die zegt "u moet een prikklok voeren", is het praktische effect van de bewijslastregel dat een werkgever zonder accurate urenregistraties geschillen zal verliezen die hij anders had kunnen winnen. Het Hooggerechtshof versterkte dit in 2025, en bevestigde dat socialezekerheidsregistratie op zichzelf niet genoeg is om een claim te weerleggen, en dat aanwezigheidsregistraties en ondertekende loonregistraties het bewijs zijn dat daadwerkelijk telt.

Het is de moeite waard om hier eerlijk te zijn over de geschiedenis, want zij verklaart waarom veel werkgevers urenregistraties losjes hebben behandeld. Mexico heeft al lang sterke werknemersbeschermingen die in de Federale Arbeidswet en de Grondwet zijn geschreven, maar decennialang was de handhaving zwak: arbeidsgeschillen gingen naar tripartiete verzoenings- en arbitrageraden die als traag en politiek beïnvloed werden gezien, en inspectie was lukraak, dus een bedrijf met slordige registraties had vaak weinig praktische gevolgen. Die kloof is aan het dichten. De arbeidsrechtspraakhervorming van 2019 verving de oude raden door onafhankelijke arbeidsrechtbanken, de USMCA koppelde arbeidshandhaving aan de handel, en nu brengt de 40-urenhervorming urenregistratie onder actieve inspectie door het arbeidsministerie. De regels op papier zijn niet nieuw; wat verandert is dat ze steeds meer worden gehandhaafd.

Welke registraties werkgevers moeten bijhouden, en hoe lang

De Federale Arbeidswet somt de documenten op die een werkgever moet bewaren en in de rechtbank moet kunnen overleggen: arbeidsovereenkomsten, salarisadministratie, registraties van uren en overwerk, rustdagen en vakantie, en betalingsbewijzen. Dit zijn de registraties die een geschil beslissen, dus ze kunnen het best worden behandeld als een juridische verdediging in plaats van een administratieve last.

De bewaartermijnen zijn waar werkgevers struikelen, want er zijn twee verschillende wetten van toepassing en zij komen niet overeen. De Arbeidswet vereist dat salaris- en aanwezigheidsregistraties worden bewaard voor het laatste jaar van het dienstverband plus één jaar na beëindiging. Het Código Fiscal de la Federación vereist dat registraties worden bewaard gedurende vijf jaar vanaf de datum waarop de bijbehorende belastingaangifte werd ingediend. Omdat salarisregistraties beide doelen dienen, is de veilige aanpak om alles vijf jaar plus het lopende jaar te bewaren, wat aan beide voldoet. Een werknemer die begin 2026 vertrekt, kan een fiscale bewaarverplichting genereren die tot 2031 loopt, ver voorbij de arbeidsperiode van één jaar, dus de fiscale klok is meestal degene die bepalend is.

Elke methode is toegestaan, maar biometrische klokken hebben schriftelijke toestemming nodig

Aangezien geen bepaald systeem vereist is, staat het werkgevers vrij te kiezen hoe zij tijd registreren, van papieren aanmeldlijsten tot kaartlezers tot vingerafdruk- of gezichtsherkenningsscanners. Wat juridisch van belang is, is dat de registraties accuraat, volledig en opvraagbaar zijn wanneer een rechtbank erom vraagt.

Biometrische systemen gaan gepaard met een extra verplichting die veel werkgevers over het hoofd zien. Vingerafdrukken en gezichtsscans zijn gevoelige persoonsgegevens onder Mexico's wet inzake gegevensbescherming, dus een werkgever kan ze niet verzamelen op basis van voortgezet dienstverband of een aanname van toestemming. Elke werknemer moet uitdrukkelijke schriftelijke toestemming geven voordat biometrische gegevens worden verzameld, na een privacyverklaring, en de werkgever zou een niet-biometrisch alternatief moeten aanbieden aan iedereen die weigert. Ook dit gebied is in beweging: een hervorming van maart 2025 van de wet inzake gegevensbescherming veranderde de regels en verplaatste de handhaving naar een nieuwe autoriteit, dus werkgevers die biometrische prikklokken gebruiken, zouden moeten bevestigen dat hun toestemmingsproces nog steeds aan de huidige norm voldoet.

De 40-urenhervorming: een kortere week gefaseerd over 2027-2030 en een verplicht elektronisch register vanaf 2027

Hier is het deel dat "wanneer veranderen de regels" beantwoordt, want de bewaarplicht is al van kracht maar de reden om er om te geven staat op het punt te groeien. In maart 2026 voerde Mexico een grondwettelijke hervorming in die de standaardwerkweek verkort van 48 uur naar 40. De verkorting is gefaseerd over vier jaar in plaats van onmiddellijk: 48 uur tot en met 2026, dan 46 in 2027, 44 in 2028, 42 in 2029, en 40 in 2030. Het overwerkplafond wordt op dezelfde tijdlijn herbewerkt. Dezelfde hervorming introduceert ook een verplicht elektronisch tijdregister (registro electrónico de jornada): vanaf 1 januari 2027 moeten werkgevers de dagelijkse uren van elke werknemer elektronisch registreren in plaats van op papier, en de arbeidsinspectie (STPS) kan het inzien. De gedetailleerde secundaire wetgeving in de Federale Arbeidswet, die precies zal uitspellen hoe de kortere week, de nieuwe overwerklimieten en het elektronische register werken, was na de grondwettelijke wijziging nog in behandeling, verwacht binnen enkele maanden te volgen.

Het gevolg voor tijdregistratie is direct. Naarmate de standaardweek elk jaar stapsgewijs daalt, verschuift de lijn tussen gewone uren en overwerk ermee mee, en overwerk in Mexico is duur: het eerste blok wekelijks overwerk wordt betaald tegen het dubbele tarief en de uren daarbuiten tegen het drievoudige. Sinds de hervorming van 1 mei 2026 staan deze tarieven in LFT Art. 66 (dubbel tarief, samen met het wekelijkse overwerkplafond) en Art. 68 (drievoudig tarief); de hervorming schrapte de oude tweede alinea van Art. 67 die voorheen het dubbele tarief vaststelde, zodat verwijzingen van vóór 2026 naar Art. 67 voor overwerkloon zijn achterhaald. Een werkgever die niet precies kan tonen hoeveel uur elke werknemer maakte, tegen een drempel die elke januari van 2027 tot 2030 verandert, is blootgesteld aan overwerkclaims die hij niet kan weerleggen, onder dezelfde bewijslastregel die al geldt. Precieze urenregistraties worden essentieel in plaats van slechts nuttig, en de wekelijkse drempel waartegen zij worden gemeten verandert elk jaar gedurende de infasering: 46 uur in 2027, 44 in 2028, 42 in 2029, en 40 in 2030.

Wat werkgevers nu moeten doen om klaar te zijn voor 2027

De praktische positie in Mexico is het tegenovergestelde van "wacht op een prikklokwet". Zo'n wet komt er niet, en er is er geen nodig, want de bewijslastregel maakt accurate urenregistraties vandaag al een wettelijke noodzaak. Een werkgever zou nu uren, rustdagen en geautoriseerd overwerk voor elke werknemer moeten registreren, die registraties vijf jaar plus het lopende jaar bewaren om aan zowel de arbeids- als de belastingregels te voldoen, en, als hij biometrische prikklokken gebruikt, uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van elke werknemer aanhouden met een niet-biometrisch alternatief beschikbaar.

Vanaf 1 januari 2027 veranderen twee dingen. De registratie moet elektronisch zijn, via het verplichte registro electrónico de jornada, dus papieren aanmeldlijsten volstaan niet langer. Elke jaarlijkse stap van de hervorming verlaagt ook het punt waarop gewone uren in overwerk veranderen, dat eerst tegen het dubbele tarief en dan tegen het drievoudige wordt betaald. Dus dezelfde registraties die vandaag tegen een geschil verdedigen, beslissen ook het juiste overwerkloon, tegen een drempel die elk jaar tot 2030 verandert. Flux geeft bedrijven twee manieren om tijdregistratie voor werknemers af te handelen. Een bedrijf dat al een tijd-en-aanwezigheidssysteem voert, kan het behouden en de gegevens naar Flux exporteren voor de salarisadministratie. Een bedrijf dat dat liever niet doet, kan urenstaten rechtstreeks in Flux bijhouden en goedkeuren, waarbij werknemers hun eigen uren in het product indienen. Hoe dan ook berekent Flux overwerk tegen de wekelijkse drempel die voor dat jaar van kracht is, 46 uur in 2027 tot 40 in 2030, zodat de geregistreerde uren van elke werknemer tegen de juiste gewone, dubbele en drievoudige tarieven worden betaald.

*Bronnen: Mexico verplicht geen specifieke methode voor tijdregistratie; verplichting vloeit voort uit de bewijslast en registratieplicht van de werkgever onder de Ley Federal del Trabajo (LFT) Art. 784 (feiten die de werkgever moet bewijzen), Art. 804 (te bewaren en over te leggen documenten: contracten, salarisadministratie, aanwezigheid/uren, overwerk, rustdagen, vakantie, betalingen), Art. 805 (het niet overleggen van registraties creëert een vermoeden dat de claims van de werknemer waar zijn). SCJN-jurisprudentie 2025 (Tesis VII.2o.T. J/27 L (11a.), TR 2030285, bindend in het 7e Circuit vanaf 28 april 2025): IMSS-registratie alleen onvoldoende; aanwezigheids- en ondertekende loonregistraties zijn essentieel bevestigend bewijs. Bewaring: LFT Art. 804 (laatste jaar van dienstverband + 1 jaar na beëindiging) en CFF Art. 30 (5 jaar vanaf indiening belastingaangifte); in de praktijk 5 jaar plus lopend jaar bewaren. Tijdregistratiemethoden: elke accurate, volledige, opvraagbare methode aanvaardbaar; biometrische gegevens zijn gevoelige persoonsgegevens onder de LFPDPPP die uitdrukkelijke schriftelijke toestemming en een privacyverklaring vereisen, met een niet-biometrisch alternatief aanbevolen; hervorming LFPDPPP maart 2025 (DOF 20-03-2025) veranderde regels en verplaatste handhaving naar een nieuwe autoriteit. 40-urenhervorming: grondwettelijke hervorming van Art. 123-A, DOF 03/03/2026, gefaseerde standaardweek 48→40 (2026: 48, 2027: 46, 2028: 44, 2029: 42, 2030: 40), overwerkplafond herbewerkt op dezelfde tijdlijn; uitvoerende secundaire LFT-wetgeving in behandeling na de grondwettelijke wijziging. Overwerkpremies: eerste 9 uur/week tegen dubbel tarief, daarbuiten tegen drievoudig (LFT Art. 66-68). Cijfers zoals aangehaald voor 2026.*