Niemiecki nakaz rejestracji czasu: jak orzeczenie sądu włączyło zegar każdemu pracodawcy

Od 2022 roku pracodawcy w Niemczech muszą rejestrować pełny czas pracy zasadniczo każdego pracownika, a nie tylko nadgodziny. Wielu pracodawców nie zdaje sobie z tego sprawy, ponieważ żadna nowa ustawa nie stworzyła tego obowiązku. Pojedyncze orzeczenie Federalnego Sądu Pracy zreinterpretowało starą ustawę o BHP, a ta reinterpretacja uczyniła kompleksową rejestrację czasu wymogiem prawnym. Wielu pracodawców nadal wierzy, że muszą rejestrować tylko nadgodziny, jak było przed 2022 rokiem, a firma nadal działająca na tej podstawie jest już niezgodna z przepisami.

Omówię, co sąd faktycznie orzekł, jak zasada się zmieniła, których pracowników obejmuje i dlaczego ustawa, na którą wszyscy czekają, nadal nie nadeszła.

Orzeczenie sądu, które zmieniło zasadę

13 września 2022 roku Bundesarbeitsgericht, najwyższy niemiecki sąd pracy, orzekł, że pracodawcy są zobowiązani rejestrować czas pracy swoich pracowników i że obowiązek ten już istnieje w obowiązującym prawie. Sąd nie wymyślił nowego obowiązku znikąd. Wczytał ten obowiązek w ustawę o BHP (Arbeitsschutzgesetz), konkretnie w ogólny obowiązek pracodawcy zorganizowania pracy w sposób bezpieczny, i uczynił to w świetle orzeczenia Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 2019 roku.

Tamto orzeczenie europejskie, sprawa CCOO, uznało, że państwa członkowskie muszą wymagać od pracodawców ustanowienia obiektywnego, wiarygodnego i dostępnego systemu do mierzenia dziennego czasu pracy, ponieważ bez niego limity godzin pracy i okresów odpoczynku nie mogą być faktycznie egzekwowane. Niemiecki sąd przyjął to rozumowanie i zastosował je krajowo: jeśli ustawa o BHP wymaga od pracodawców ochrony pracowników, a UE wymaga rzeczywistego systemu do mierzenia godzin, to niemieccy pracodawcy muszą rejestrować cały czas pracy już teraz, bez czekania na dedykowaną ustawę. Praktycznym rezultatem jest obowiązek uchwycenia początku, końca i łącznego czasu trwania dziennego czasu pracy każdego pracownika.

Co się zmieniło względem starej zasady

Powodem, dla którego wylądowało to jako rzeczywista zmiana, jest to, że niemieckie prawo miało już węższą zasadę rejestracji, a większość pracodawców zbudowała wokół niej swoje nawyki. Na mocy ustawy o czasie pracy (Arbeitszeitgesetz) pracodawcy byli zobowiązani rejestrować tylko godziny przekraczające standardowy ośmiogodzinny dzień plus pracę w niedziele i dni ustawowo wolne od pracy. Innymi słowy, godziny zwykłe pozostawały nierejestrowane, a tylko wyjątki trzeba było dokumentować.

Orzeczenie z 2022 roku poszerzyło ten obowiązek na cały czas pracy, a nie tylko na wycinek nadgodzin. Firma, która pilnie rejestrowała godziny powyżej ośmiu dziennie, ale nigdy nie rejestrowała pierwszych ośmiu, teraz rejestruje za mało. To jest kwestia najbardziej warta zaznaczenia dla lidera finansów lub kadr: dawne podejście „po prostu śledź nadgodziny" było prawidłowe przez dekady i już nie jest prawidłowe.

Których pracowników trzeba rejestrować

Obowiązek sięga pracowników (Arbeitnehmer) szeroko, i ta szerokość jest sednem. Nie ogranicza się do pracowników godzinowych ani zmianowych. Personel na etacie, pracownicy biurowi i osoby na elastycznych ustaleniach są wszyscy objęci.

Dwie grupy zasługują na bliższe spojrzenie. Pierwszą są członkowie kierownictwa wyższego szczebla, leitende Angestellte, którzy są zwolnieni z limitów godzin pracy ustawy o czasie pracy. Ponieważ obowiązek rejestracji wynika z ustawy o BHP, a nie z ustawy o czasie pracy, a ustawa o BHP obejmuje wszystkich pracowników, to, czy tym członkom kierownictwa trzeba rejestrować godziny, jest naprawdę niepewne, a ostrożnym podejściem, które przyjmuje wielu pracodawców, jest rejestrowanie ich i tak. Drugą są osoby na czasie pracy opartym na zaufaniu (Vertrauensarbeitszeit), układzie, w którym pracownik zarządza własnym harmonogramem bez odbijania karty. Ten model przetrwa orzeczenie, ale pod warunkiem: godziny nadal trzeba rejestrować. Pracodawca może delegować samą rejestrację pracownikowi, co utrzymuje pracę opartą na zaufaniu wykonalną, ale pracodawca pozostaje odpowiedzialny za zapewnienie, że godziny są uchwytywane. Pracodawca może przekazać rejestrowanie, ale nie prawną odpowiedzialność za zapewnienie, że się ono odbywa.

Ustawa, która nadal nie nadeszła

Jeśli to wszystko brzmi, jakby powinno być zapisane w jasnej ustawie, rząd się zgadza i próbuje. W kwietniu 2023 roku ministerstwo pracy opublikowało projekt ustawy, Arbeitszeiterfassungsgesetz, który uczyniłby rejestrację elektroniczną standardem i dałby mniejszym firmom okres przejściowy. Ten projekt utknął, a na początku 2026 roku żadna nowa ustawa nie obowiązuje. Umowa koalicyjna z 2025 roku wskrzesiła zamiar, proponując rejestrację elektroniczną z okresami przejściowymi dla małych i średnich firm, przejście z dziennego na tygodniowy maksymalny czas pracy oraz wyraźną obietnicę, że czas pracy oparty na zaufaniu pozostanie możliwy. Nic z tego też nie jest jeszcze prawem.

Wnioskiem z legislacyjnego zawieszenia nie jest „poczekajmy i zobaczmy". Sąd był wyraźny, że obowiązek istnieje w obowiązującym prawie, więc brak dedykowanej ustawy nie zawiesza obowiązku. Ten brak pozostawia nierozstrzygnięte tylko niektóre szczegóły, takie jak to, czy rejestracja musi być elektroniczna i jak szybko. Podłoga jest jasna, mimo że sufit jest wciąż budowany.

Rady zakładowe i egzekwowanie

Dwa kolejne elementy kształtują, jak to wygląda w praktyce. Tam gdzie firma ma radę zakładową (Betriebsrat), rada ma współdecydowanie co do tego, jak system rejestracji czasu jest wprowadzany i projektowany, choć nie co do tego, czy czas jest w ogóle rejestrowany, ponieważ ta część jest obowiązkiem prawnym, a nie kwestią do negocjacji. W firmie z radą zakładową system rejestracji jest zwykle regulowany porozumieniem zakładowym, a rada ma współdecydowanie co do tego, który system jest wprowadzany oraz jak można uzyskiwać dostęp do zarejestrowanych danych i je wykorzystywać.

Co do egzekwowania, istnieje luka, którą warto zrozumieć uczciwie, zamiast na niej polegać. Obecnie nie ma automatycznej kary po prostu za niezarejestrowanie godzin. Krajowy organ pracy zasadniczo musi najpierw wydać nakaz, i tylko jeśli firma następnie zignoruje ten nakaz, wchodzi w grę kara do 30 000 euro. Niektóre kraje związkowe rozpoczęły kontrole. Nie traktowałbym obecnego łagodnego egzekwowania jako powodu do zwłoki, ponieważ podstawowy obowiązek już obowiązuje, a postawa egzekucyjna jest częścią najbardziej prawdopodobną do zaostrzenia.

Co pracodawcy muszą teraz zrobić

Praktyczna sytuacja w Niemczech dzisiaj jest prosta, nawet jeśli polityka wokół niej nie jest. Rejestrowanie całego czasu pracy zasadniczo każdego pracownika jest wymogiem prawnym już teraz, opartym na ustawie o BHP, tak jak Federalny Sąd Pracy odczytał ją w 2022 roku, a nie czymś, co zaczyna się, kiedykolwiek przejdzie obiecana ustawa. W praktyce wskazuje to na kilka konkretnych kroków. Rejestrować początek, koniec i czas trwania dziennych godzin dla wszystkich pracowników. Rejestrować też członków kierownictwa wyższego szczebla, biorąc pod uwagę szarą strefę wokół nich. Czas pracy oparty na zaufaniu może zostać, ale pracownik rejestruje własne godziny, przy czym pracodawca nadal odpowiada za zapis. I należy się spodziewać, że nadchodząca ustawa będzie wymagać rejestracji elektronicznej.

Sam obowiązek jest rozstrzygnięty i już obowiązuje; tym, co jest wciąż nierozstrzygnięte, jest ustawa, która ostatecznie rozpisze szczegóły, najprawdopodobniej wymóg rejestracji elektronicznej. Praktyczną konsekwencją jest to, że rejestrowanie całego czasu pracy już teraz nie jest przedwczesne. Pracodawca, który już uchwytuje początek, koniec i czas trwania dnia każdego pracownika, spełni Arbeitszeiterfassungsgesetz, gdy ta w końcu przejdzie, zamiast musieć budować system rejestracji pod termin.

*Źródła: Orzeczenie Bundesarbeitsgericht z 13 września 2022 roku, 1 ABR 22/21 (pracodawcy muszą systematycznie rejestrować cały czas pracy; obowiązek wywiedziony z Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) §3(2)). Orzeczenie TSUE CCOO, 14 maja 2019 roku, C-55/18 (państwa członkowskie muszą wymagać obiektywnego, wiarygodnego, dostępnego systemu do mierzenia dziennego czasu pracy). Wcześniejsza węższa zasada: Arbeitszeitgesetz (ArbZG) §16 (rejestrować tylko godziny powyżej 8/dzień i pracę w niedziele/święta); obowiązek po orzeczeniu BAG obejmuje początek, koniec i czas trwania całego dziennego czasu pracy; zapisy przechowywane 2 lata. Członkowie kierownictwa (leitende Angestellte) zwolnieni z limitów czasu pracy ArbZG (ArbZG §18); obowiązek rejestracji na mocy ArbSchG obejmuje wszystkich pracowników, rejestracja kierownictwa to szara strefa. Czas pracy oparty na zaufaniu (Vertrauensarbeitszeit) pozostaje możliwy; rejestracja może być delegowana pracownikowi, pracodawca pozostaje odpowiedzialny. Projekt Arbeitszeiterfassungsgesetz (BMAS, kwiecień 2023) utknął, nie uchwalony na początku 2026 roku; umowa koalicyjna CDU/CSU-SPD z 2025 roku proponuje obowiązkową rejestrację elektroniczną z okresami przejściowymi dla MŚP, tygodniowy maksymalny czas pracy oraz zachowanie czasu pracy opartego na zaufaniu. Współdecydowanie rady zakładowej co do tego, jak (a nie czy) rejestrować, na mocy Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) §87(1) nr 6. Egzekwowanie: brak automatycznej kary za nierejestrowanie; organ najpierw wydaje nakaz, następnie do 30 000 EUR za niezgodność (ArbZG §22); niektóre kraje związkowe kontrolują. Liczby i status zgodne z cytowaniem na lata 2025/2026.*