Wie ein deutscher Beschäftigter eine Krankenkasse wählt und was das für die Entgeltabrechnung bedeutet

Das Erste, was Abrechnungsteams überrascht, die neu in Deutschland tätig sind: Der Arbeitgeber wählt nicht den Krankenversicherer aus. Das tut der oder die Beschäftigte. Eine neu eingestellte Person benennt ihre Krankenkasse, und diese eine Entscheidung legt fest, wer das Geld für die Sozialversicherung einzieht, wie hoch der Abzugssatz ist und auf welches Konto der Abrechnungslauf jeden Monat zahlt. Ist die Kasse im Datensatz falsch hinterlegt, geht jeder Beitrag für diese Person an die falsche Stelle.

So funktioniert die Wahl, das verpflichtet den Arbeitgeber, und so wird das Geld von der Entgeltabrechnung abgezogen.

Der Beschäftigte wählt die Kasse, und die Kassen konkurrieren über den Preis, nicht über die Leistungen

Etwa neun von zehn Arbeitnehmern sind in der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV), dem gesetzlichen System. Innerhalb dieses Systems wählt der oder die Beschäftigte frei die eigene Krankenkasse: AOK, Techniker Krankenkasse, Barmer, DAK, eine der IKK-Kassen und Dutzende mehr, jede Kasse, die in ihrem Bundesland am Wohn- oder Arbeitsort geöffnet ist (SGB V §173).

Der wichtige Punkt für alle, die zur Entgeltabrechnung beraten: Jede GKV-Kasse deckt denselben gesetzlich definierten Leistungskatalog ab. Ein Beschäftigter bekommt nicht mehr Ärzte oder eine bessere Behandlung, weil er die eine statt der anderen Kasse wählt. Was sich unterscheidet, ist der Zusatzbeitrag, der kassenspezifische Zusatzbeitrag, den jede Kasse zusätzlich zum bundesweiten Satz festlegt, sowie Service und Verwaltung. Die Wahl ist also in Wirklichkeit eine Preisentscheidung, und dieser Preis ist eine Zahl, die die Abrechnung im Abzug anwenden muss.

Sobald ein Beschäftigter einer Kasse beitritt, ist er 12 Monate an sie gebunden, und ein Wechsel nach diesen 12 Monaten erfordert eine Kündigungsfrist von zwei Monaten. Die Ausnahme ist für die Abrechnung wichtig: Erhöht eine Kasse ihren Zusatzbeitrag, erhält das Mitglied ein Sonderkündigungsrecht, ein besonderes Recht zum Wechsel unabhängig von der Bindungsfrist (SGB V §175(4)). Die Kassen legen diesen Satz zum Jahreswechsel fest, sodass die meisten Beschäftigten im Januar wechseln, und der Abrechnungsdatensatz muss entsprechend aktualisiert werden.

Besserverdienende haben eine weitere Option. Ein Beschäftigter, dessen Bruttoentgelt über der Versicherungspflichtgrenze liegt, 77.400 € pro Jahr im Jahr 2026 (6.450 € pro Monat), darf das gesetzliche System zugunsten der privaten Krankenversicherung (private Krankenversicherung, PKV) verlassen. Ein Beschäftigter, der unter dieser Grenze verdient, muss in der gesetzlichen GKV bleiben. Aber auch darüber bleiben die meisten Beschäftigten in der GKV, statt in eine private Absicherung zu wechseln.

Was der Arbeitgeber tun muss

Die Aufgabe des Arbeitgebers beginnt in dem Moment, in dem ein Beschäftigter seine Kasse benennt. Daraus folgen drei Pflichten.

Melden Sie den Beschäftigten bei genau dieser Krankenkasse über die standardmäßige Anmeldung zur Sozialversicherung an (die DEÜV-Meldung). Die gewählte Kasse ist nicht nur der Krankenversicherer. Sie ist die Einzugsstelle, die einzige einziehende Stelle für den gesamten Sozialversicherungsbeitrag des Beschäftigten: Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung gehen alle an diese eine Kasse, die die übrigen Zweige weiterleitet. Die Benennung der richtigen Kasse im Datensatz steuert also weit mehr als nur den Krankenversicherungsschutz.

Benennt eine neu eingestellte Person keine Kasse, kann der Arbeitgeber dies nicht einfach übergehen. Der Arbeitgeber muss für sie eine Krankenkasse auswählen (SGB V §175(3)), und der oder die Beschäftigte ist dann dort versichert, bis eine andere Wahl getroffen wird.

Jeden Monat behält der Arbeitgeber den Arbeitnehmeranteil ein, fügt den Arbeitgeberanteil hinzu und führt den kombinierten Gesamtbetrag, den Gesamtsozialversicherungsbeitrag, an die Kasse ab. Die Zahlung wird früh fällig: Der Beitrag für einen Monat muss die Kasse bis zum drittletzten Bankarbeitstag desselben Monats erreichen (SGB IV §23), was bedeutet, dass die Abrechnung häufig eine Schätzung meldet und den kleinen Restbetrag im Folgemonat abgleicht, statt auf die exakte Endzahl zu warten.

Wie der Abzug aufgebaut ist

Drei Sätze bilden den Kranken- und Pflegeabzug, und jeder verhält sich ein wenig anders.

Der allgemeine GKV-Satz beträgt 14,6 Prozent des Bruttoentgelts, bundesweit festgelegt und paritätisch geteilt, 7,3 Prozent vom Arbeitgeber und 7,3 Prozent vom Arbeitnehmer (SGB V §241).

Der Zusatzbeitrag der Kasse kommt hinzu. Jede Kasse legt ihn selbst fest; der Durchschnitt 2026 liegt bei 2,9 Prozent, gegenüber 2,5 Prozent zuvor, und einzelne Kassen bewegen sich zwischen rund 2,2 und 4,4 Prozent. Seit 2019 wird auch dieser Zusatzsatz hälftig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geteilt. Dies ist der Teil, der je Beschäftigtem variiert, weil er davon abhängt, welche Kasse der Beschäftigte gewählt hat.

Die Pflegeversicherung ist separat, mit 3,6 Prozent im Jahr 2026, ebenfalls geteilt. Zwei Besonderheiten: Ein Beschäftigter ab 23 Jahren ohne Kinder zahlt einen Zuschlag von 0,6 Prozent, den der Arbeitgeber nicht mitträgt, und Beschäftigte in Sachsen zahlen einen größeren Anteil des Pflegebeitrags als anderswo. Beides verändert das Netto des Beschäftigten, ohne die Arbeitgeberkosten zu berühren.

All dies gilt nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze, der Beitragsobergrenze von 5.812,50 € pro Monat (69.750 € pro Jahr) im Jahr 2026. Für Entgelt oberhalb der Grenze fällt kein weiterer Kranken- oder Pflegebeitrag an.

Ein Rechenbeispiel

Nehmen Sie einen Beschäftigten, der 4.000 € brutto im Monat verdient, unterhalb der Grenze, in einer Kasse mit dem durchschnittlichen Zusatzbeitrag von 2,9 Prozent. Der Krankenabzug allein ergibt sich so:

• Allgemeiner Satz 14,6 Prozent plus Zusatzbeitrag 2,9 Prozent = 17,5 Prozent von 4.000 € = 700 € insgesamt.
• Hälftig geteilt: 350 € vom Arbeitnehmer, 350 € vom Arbeitgeber.

Die Entgeltabrechnung des Beschäftigten weist 350 € für die Krankenversicherung aus; der Arbeitgeber zahlt zusätzlich zum Gehalt passende 350 € als Kosten. Die Pflegeversicherung wird auf dieselbe Weise auf denselben 4.000 € berechnet und separat hinzugefügt. Versetzt man diesen Beschäftigten in eine Kasse mit 4,4 Prozent statt 2,9, steigt der Arbeitnehmeranteil auf 380 €, während der Teil aus dem allgemeinen Satz gleich bleibt. Gleiches Gehalt, andere Kasse, anderes Nettoentgelt.

Der häufige Fehler: ein veralteter Zusatzbeitrag nach einem Wechsel im Januar

Der wiederkehrende Fehler betrifft den Zusatzbeitrag, nicht die feste Größe von 14,6 Prozent, die sich selten ändert. Ein Beschäftigter wechselt im Januar unter seinem Sonderkündigungsrecht die Kasse. Der Satz der alten Kasse von 2,5 Prozent bleibt im Abrechnungsdatensatz stehen, und über Monate wird der Abzug auf der falschen Zahl berechnet und an die falsche Einzugsstelle abgeführt. Die spätere Korrektur bedeutet neu berechnete Beiträge über jeden betroffenen Monat und einen Abgleich mit zwei verschiedenen Kassen.

Der Zusatzbeitrag ist der Teil, der variiert. Jede Kasse legt ihren eigenen Zusatzbeitrag fest und aktualisiert ihn nach einem veröffentlichten Zeitplan jeweils im Januar, sodass der richtige Satz für jeden Beschäftigten je nach Kasse unterschiedlich ist. Flux hält die aktuelle Krankenkasse jedes Beschäftigten und deren aktuellen Zusatzbeitrag vor und wendet sie bei jedem Abrechnungslauf an, sodass der Abzug auf der Entgeltabrechnung der Satz ist, den die gewählte Kasse des Beschäftigten in diesem Monat tatsächlich erhebt.

*Quellen: Freie Wahl einer geöffneten gesetzlichen Krankenkasse am Wohn- oder Arbeitsort (SGB V §173). Zwölfmonatige Bindungsfrist, zweimonatige Kündigungsfrist und das Sonderkündigungsrecht bei Erhöhung des Zusatzbeitrags durch eine Kasse (SGB V §175(4)); der Arbeitgeber wählt eine Kasse aus, wenn der Beschäftigte keine benennt (SGB V §175(3)). Allgemeiner GKV-Beitragssatz 14,6 Prozent (SGB V §241). Die gewählte Kasse handelt als Einzugsstelle und zieht den gesamten Gesamtsozialversicherungsbeitrag ein, der bis zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig ist (SGB IV §23, §28h). Zahlen für 2026: durchschnittlicher Zusatzbeitrag 2,9 Prozent, seit 2019 hälftig geteilt; Beitragsbemessungsgrenze 5.812,50 €/Monat, 69.750 €/Jahr; Versicherungspflichtgrenze 77.400 €/Jahr; Pflegeversicherung 3,6 Prozent Basissatz mit einem Zuschlag von 0,6 Prozent für kinderlose Beschäftigte ab 23 Jahren (Bundesgesundheitsministerium, GKV-Beiträge; AOK, Rechengrößen der Sozialversicherung 2026).*