Bezahlung bei Krankheit in Deutschland: Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Krankengeld und die U1-Erstattung

Ein Beschäftigter in Deutschland, der krankheitsbedingt nicht arbeiten kann, erhält vom Arbeitgeber für bis zu sechs Wochen je Krankheit 100 % seines Entgelts weiter. Diese Pflicht heißt Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Ab dem 43. Tag zahlt stattdessen die Krankenkasse des Beschäftigten Krankengeld. Arbeitgeber mit bis zu 30 Beschäftigten erhalten einen Teil des Entgelts für die sechs Wochen über die U1-Umlage zurück, ein umlagefinanziertes Erstattungsverfahren. Jede längere Erkrankung bringt dem Abrechnungsteam drei Aufgaben: die sechs Wochen zählen, den Beschäftigten rechtzeitig an die Krankenkasse übergeben und die Erstattung beantragen.

Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: sechs Wochen volles Entgelt vom Arbeitgeber

Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) gibt Beschäftigten, die wegen einer unverschuldeten Krankheit nicht arbeiten können, Anspruch auf bis zu sechs Wochen Entgeltfortzahlung, gezählt als 42 Kalendertage (EFZG §3(1)). Der Anspruch entsteht nach vier Wochen ununterbrochenen Bestehens des Arbeitsverhältnisses (§3(3)). Erkrankt eine neu eingestellte Person in den ersten vier Wochen und bleibt sie arbeitsunfähig, beginnen die sechs Wochen mit dem Anfang der fünften Woche.

Fortgezahlt wird das volle Entgelt für die regelmäßige Arbeitszeit des Beschäftigten, kein reduzierter Krankensatz (§4(1)). Überstundenvergütung und Aufwendungsersatz sind ausgenommen (§4(1a)). Hat der Beschäftigte am ersten Krankheitstag teilweise gearbeitet, beginnt die Zählung am Folgetag; andernfalls ist dieser Tag der erste Tag.

Dieselbe oder eine neue Krankheit: wann die sechs Wochen neu beginnen

• Eine neue, nicht zusammenhängende Krankheit nach dem Ende der ersten löst neue sechs Wochen aus.
• Eine zweite Krankheit, die während der ersten beginnt, verlängert den Zeitraum nicht: Insgesamt 42 Tage decken beide ab.
• Ein erneutes Auftreten derselben Krankheit wird auf dieselben 42 Tage angerechnet. Ein Beschäftigter, der im März 22 Tage wegen eines Rückenleidens fehlt und im Mai erneut daran erkrankt, hat noch 20 Tage Entgeltfortzahlung übrig. Die sechs Wochen beginnen erst neu, wenn der Beschäftigte mindestens sechs Monate lang nicht wegen dieser Krankheit gefehlt hat oder seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit wegen dieser Krankheit 12 Monate vergangen sind (§3(1) Satz 2).

Der Arbeitgeber erfährt nur Zeiträume, keine Diagnosen. Um frühere Fehlzeiten zu prüfen, stellt er deshalb über den elektronischen Datenaustausch eine Vorerkrankungsanfrage an die Krankenkasse des Beschäftigten, und die Kasse antwortet, ob die jeweilige frühere Arbeitsunfähigkeit anzurechnen ist.

Die eAU: Der Arbeitgeber ruft die AU-Bescheinigung bei der Krankenkasse ab

Der Beschäftigte muss die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Dauert sie länger als drei Kalendertage, muss ein Arzt sie spätestens am darauffolgenden Arbeitstag feststellen, und der Arbeitgeber kann diese Feststellung auch früher verlangen (§5(1)).

Seit dem 1. Januar 2023 übermittelt bei gesetzlich versicherten Beschäftigten der Arzt die Daten zur Arbeitsunfähigkeit an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber muss die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) über zertifizierte Abrechnungssoftware oder das SV-Meldeportal, das Online-Meldeportal der Sozialversicherungsträger, abrufen. Die eAU enthält Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit, das Datum der ärztlichen Feststellung, die Angabe, ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt, und den Hinweis, ob ein Unfall vorliegen könnte (Viertes Buch Sozialgesetzbuch, SGB IV §109). Der Arbeitgeber darf die eAU erst abrufen, nachdem der Beschäftigte die Arbeitsunfähigkeit gemeldet hat. Papierbescheinigungen gibt es weiterhin für privat versicherte Beschäftigte, für Minijobber in Privathaushalten und wenn der Arzt nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt, etwa bei Ärzten im Ausland.

Ab Tag 43: Krankengeld von der Krankenkasse

Das Krankengeld beträgt 70 % des regelmäßigen Bruttoentgelts, höchstens jedoch 90 % des Nettoentgelts (Fünftes Buch Sozialgesetzbuch, SGB V §47). Es wird kalendertäglich gezahlt, und ein voller Monat zählt mit 30 Tagen. Entgelt oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze der Krankenversicherung 2026 von 5.812,50 € im Monat bleibt unberücksichtigt, woraus sich ein Höchstbetrag von 135,63 € pro Tag ergibt. Bei einem Monatsgehalt von 3.500 € ergeben 70 % des Tageswerts von 116,67 € einen Betrag von 81,67 €, vor Anwendung der Grenze von 90 % des Nettos. Vom Krankengeld werden Beiträge zur Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung abgezogen.

Krankengeld wird wegen derselben Krankheit für höchstens 78 Wochen innerhalb von drei Jahren gezahlt (§48). Die sechs Wochen Entgeltfortzahlung werden darauf angerechnet, sodass die Krankenkasse höchstens 72 Wochen zahlt.

Sobald feststeht, dass die sechs Wochen enden, übermittelt der Arbeitgeber der Krankenkasse eine elektronische Entgeltbescheinigung, damit sie das Krankengeld berechnen kann, und wartet damit nicht bis zum nächsten Abrechnungstermin. Der Arbeitgeber stellt die Gehaltszahlung ein und erstattet, wenn ein voller Kalendermonat ohne Entgelt vergeht, eine Unterbrechungsmeldung (Abgabegrund 51). Seit Januar 2026 meldet die Krankenkasse dem Arbeitgeber Beginn und Ende des Krankengeldbezugs automatisch.

Die U1-Umlage: So erhalten Arbeitgeber mit bis zu 30 Beschäftigten die Entgeltfortzahlung erstattet

Nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) erstatten die Krankenkassen kleineren Arbeitgebern 80 % der Entgeltfortzahlung und 80 % der darauf entfallenden Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung (AAG §1(1)). Jede Krankenkasse kann die Erstattung in ihrer Satzung beschränken und mehrere Erstattungssätze anbieten, keinen davon unter 40 % (§9(2)). Der Arbeitgeber wählt einen Erstattungssatz, und eine höhere Erstattung kostet eine höhere Umlage. Die veröffentlichten Sätze zweier Kassen für 2026 sind datierte Beispiele für die Bandbreite; jede Krankenkasse legt ihre eigenen Sätze fest und passt sie an:

• BARMER (2026): 50 % bei einer Umlage von 1,90 %, 65 % bei 2,50 %, 80 % bei 4,00 %, ohne Erstattung der Arbeitgeberbeiträge.
• DAK-Gesundheit (2026): 50 %, 60 %, 70 % und 80 % bei Umlagesätzen von 1,3 %, 1,9 %, 2,4 % und 3,9 % von Januar bis August, ab September gesenkt auf 0,8 %, 1,0 %, 1,3 % und 1,8 %.

Die Umlage trägt allein der Arbeitgeber, als Prozentsatz des rentenversicherungspflichtigen Entgelts jedes Beschäftigten, bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung 2026 von 8.450 € im Monat und ohne Einmalzahlungen (§7). Die Umlage geht an die Krankenkasse des jeweiligen Beschäftigten, die auch die Erstattung leistet (§2(1)); verteilt sich die Belegschaft auf fünf Krankenkassen, bedeutet das fünf Sätze und fünf Entscheidungen über den Erstattungssatz. Für Minijobber erhebt die Minijob-Zentrale einen festen Satz von 0,8 %.

Ein Arbeitgeber nimmt für ein Kalenderjahr am Verfahren teil, wenn er im Vorjahr in mindestens acht Monaten nicht mehr als 30 Beschäftigte hatte (§3(1)). Auszubildende und schwerbehinderte Menschen werden nicht mitgezählt. Teilzeitkräfte zählen mit 0,25 (bis 10 Wochenstunden), 0,5 (bis 20) oder 0,75 (bis 30). Der Arbeitgeber beantragt die Erstattung elektronisch, sobald die Entgeltfortzahlung geleistet ist (§2).

Rechenbeispiel: sechs Wochen Entgeltfortzahlung und die U1-Erstattung bei 3.500 €

Ein Unternehmen mit 12 Beschäftigten zahlt einer Mitarbeiterin 3.500 € im Monat. Ihre Krankenkasse ist die DAK-Gesundheit, und das Unternehmen nutzt deren U1-Erstattungssatz von 70 %, mit einer Umlage von 2,4 % von Januar bis August 2026.

1. Umlage. Die Umlage beträgt 2,4 % des jeweils gezahlten Entgelts: 2,4 % × 3.500 € = 84 € für einen vollen Monat und 33,60 € auf die 1.400 € Entgeltfortzahlung im Juli. Für Monate, in denen nur Krankengeld gezahlt wird, fällt keine Umlage an. Ab September 2026 beträgt der Satz für diese Stufe 1,3 % (45,50 € im Monat).
2. Erkrankung. Sie erkrankt am Montag, 1. Juni 2026, vor Arbeitsbeginn, sodass dieser Tag als erster Tag zählt, und bleibt bis Ende August arbeitsunfähig.
3. Entgeltfortzahlung. Die 42 Tage umfassen den 1. Juni bis 12. Juli. Der Juni wird voll mit 3.500 € bezahlt; der 1. bis 12. Juli, zur Veranschaulichung anteilig mit 12/30 berechnet, ergibt 1.400 €. Die sechs Wochen kosten 4.900 € Bruttoentgelt, das wie üblich der Lohnsteuer und den Sozialversicherungsbeiträgen unterliegt.
4. Übergabe. Ab Montag, 13. Juli, erhält sie Krankengeld. Der Arbeitgeber zahlt für den 13. bis 31. Juli kein Gehalt, übermittelt die Entgeltbescheinigung und erstattet eine Unterbrechungsmeldung, weil der August ohne Entgelt vergeht.
5. Erstattung. Die Krankenkasse erstattet 70 % × 4.900 € = 3.430 €. Die eigenen Kosten des Arbeitgebers für das Bruttoentgelt der sechs Wochen betragen 4.900 € − 3.430 € = 1.470 €. Die Arbeitgeberbeiträge auf die 4.900 € sind zusätzliche Kosten und werden nur dann mit demselben Anteil erstattet, wenn die Satzung der Kasse dies vorsieht (die der BARMER tut es nicht). Bei einem Erstattungssatz von 80 % läge die Erstattung bei 3.920 €, bei 50 % bei 2.450 €.

Zusammenfassung

Deutsche Arbeitgeber zahlen das volle Gehalt für die ersten 42 Tage jeder Krankheit, sobald ein Beschäftigter vier Wochen im Unternehmen ist. Eine wiederkehrende Krankheit setzt die sechs Wochen erst nach sechs Monaten ohne Arbeitsunfähigkeit wegen dieser Krankheit oder 12 Monate nach ihrem ersten Auftreten neu in Gang. Ab Tag 43 zahlt die Krankenkasse Krankengeld: 70 % des Bruttos, höchstens 90 % des Nettos und 2026 höchstens 135,63 € pro Tag, für bis zu 78 Wochen einschließlich der sechs Wochen des Arbeitgebers. Arbeitgeber mit bis zu 30 Beschäftigten erhalten über die U1 zwischen 40 % und 80 % der Entgeltfortzahlung zurück, gegen eine Umlage, die jede Krankenkasse je Erstattungssatz festlegt.

U1-Sätze können sich im Laufe des Jahres ändern: Die DAK-Gesundheit hat ihre Sätze ab September 2026 gesenkt. Flux hilft Abrechnungsteams, diese Regeln im Blick zu behalten, damit das Büro, das die Entgeltabrechnung erstellt, seinem Mandanten sagen kann, wie viel die Krankenkasse erstatten wird.