Cómo elige una caja de enfermedad un trabajador alemán, y qué significa para la nómina

Lo primero que sorprende a los equipos de nómina nuevos en Alemania es que la empresa no elige el asegurador de salud. Lo elige el trabajador. Un nuevo empleado designa su Krankenkasse, y esa única elección fija quién recauda el dinero de la seguridad social, cuál es el tipo de la deducción, y a qué cuenta paga cada mes el proceso de nómina. Si la caja está mal en el registro, cada cotización de ese empleado va al lugar equivocado.

Así es como funciona la elección, qué obliga a hacer a la empresa, y cómo se deduce el dinero del recibo de salarios.

El trabajador elige la caja, y las cajas compiten en precio, no en cobertura

Alrededor de nueve de cada diez empleados están en la gesetzliche Krankenversicherung (GKV), el sistema legal. Dentro de él, el trabajador elige libremente su Krankenkasse: AOK, Techniker Krankenkasse, Barmer, DAK, una de las cajas IKK, y decenas más, cualquier caja abierta en su estado federado en su domicilio o lugar de trabajo (SGB V §173).

La parte importante para cualquiera que asesore sobre nómina: toda caja de la GKV cubre el mismo catálogo de prestaciones definido legalmente. Un trabajador no obtiene más médicos ni mejor tratamiento por elegir una caja sobre otra. Lo que difiere es el Zusatzbeitrag, la cotización complementaria específica de cada caja que cada Kasse fija además del tipo nacional, más el servicio y la administración. Así que la elección es en realidad una elección de precio, y ese precio es una cifra que la nómina tiene que aplicar en la deducción.

Una vez que un trabajador se incorpora a una caja, queda vinculado a ella durante 12 meses, y cambiar tras esos 12 meses requiere un preaviso de dos meses. La excepción importa para la nómina: si una caja sube su Zusatzbeitrag, el miembro obtiene un Sonderkündigungsrecht, un derecho especial a marcharse con independencia del período de vinculación (SGB V §175(4)). Las cajas fijan ese tipo en el cambio de año, así que enero es cuando la mayoría de los trabajadores cambian, y el registro de nómina tiene que actualizarse para que coincida.

Quienes ganan más tienen una opción más. Un empleado cuya retribución bruta esté por encima de la Versicherungspflichtgrenze, 77.400 € al año en 2026 (6.450 € al mes), puede abandonar el sistema legal por un seguro de salud privado (private Krankenversicherung, PKV). Un empleado que gana por debajo de ese umbral debe permanecer en la GKV legal. Incluso por encima de él, la mayoría de los empleados permanecen en la GKV en lugar de cambiar a la cobertura privada.

Qué tiene que hacer la empresa

El trabajo de la empresa empieza en el momento en que un trabajador designa su caja. Se derivan tres obligaciones.

Registrar al empleado en esa Krankenkasse concreta a través del registro estándar de la seguridad social (la DEÜV-Meldung). La caja elegida no es solo el asegurador de salud. Es la Einzugsstelle, la única agencia recaudadora de toda la cotización a la seguridad social del trabajador: la salud, la dependencia, las pensiones y el desempleo van todos a esa única Kasse, que transfiere las demás ramas. Así que designar la caja correcta en el registro controla mucho más que la cobertura de salud.

Si un nuevo empleado no designa una caja, la empresa no puede sencillamente omitirlo. La empresa debe seleccionar una Krankenkasse para él (SGB V §175(3)), y el trabajador queda entonces asegurado allí hasta que elija otra cosa.

Cada mes, la empresa retiene la parte del empleado, añade la parte de la empresa, y remite el total combinado, el Gesamtsozialversicherungsbeitrag, a la Kasse. El pago vence pronto: la cotización de un mes debe llegar a la caja antes del tercer día bancario antes de fin de ese mismo mes (SGB IV §23), lo que significa que la nómina a menudo presenta una estimación y reconcilia el pequeño resto al mes siguiente en lugar de esperar a la cifra final exacta.

Cómo se construye la deducción

Tres tipos componen la deducción de salud y dependencia, y cada uno se comporta un poco distinto.

El tipo general de la GKV es del 14,6 por ciento de la retribución bruta, fijado a nivel nacional y repartido a partes iguales, 7,3 por ciento de la empresa y 7,3 por ciento del empleado (SGB V §241).

El Zusatzbeitrag de la caja se añade a eso. Cada Kasse fija el suyo; la media de 2026 es del 2,9 por ciento, frente al 2,5 por ciento, y las cajas individuales oscilan entre aproximadamente el 2,2 y el 4,4 por ciento. Desde 2019 este tipo complementario también se reparte a la mitad entre empresa y empleado. Esta es la pieza que varía por trabajador, porque depende de qué caja eligió el trabajador.

El seguro de dependencia (Pflegeversicherung) es aparte, al 3,6 por ciento en 2026, también compartido. Dos matices: un empleado de 23 años o más sin hijos paga un recargo del 0,6 por ciento que la empresa no iguala, y los empleados en Sajonia pagan una parte mayor de la cotización de dependencia que en el resto. Ambos cambian el neto del empleado sin tocar el coste de la empresa.

Todos estos se aplican solo hasta la Beitragsbemessungsgrenze, el tope de cotización de 5.812,50 € al mes (69.750 € al año) en 2026. La retribución por encima del tope no tiene ninguna cotización adicional de salud o dependencia.

Un ejemplo práctico

Tome un empleado que gana 4.000 € brutos al mes, por debajo del tope, en una caja que cobra la media del 2,9 por ciento de Zusatzbeitrag. La deducción de salud por sí sola sale así:

• Tipo general 14,6 por ciento más Zusatzbeitrag 2,9 por ciento = 17,5 por ciento de 4.000 € = 700 € en total.
• Repartido a la mitad: 350 € del empleado, 350 € de la empresa.

El recibo de salarios del empleado muestra 350 € por el seguro de salud; la empresa paga otros 350 € como coste por encima del salario. El seguro de dependencia se calcula de la misma manera sobre los mismos 4.000 € y se añade por separado. Traslade a este trabajador a una caja que cobra el 4,4 por ciento en lugar del 2,9, y la parte del empleado sube a 380 € mientras que la porción del tipo general se mantiene igual. El mismo salario, distinta caja, distinta retribución neta.

El error común: un Zusatzbeitrag desactualizado tras un cambio en enero

El error recurrente es el Zusatzbeitrag, no el 14,6 por ciento fijo, que rara vez cambia. Un trabajador cambia de caja en enero en virtud de su Sonderkündigungsrecht. El tipo del 2,5 por ciento de la antigua caja se queda en el registro de nómina, y durante meses la deducción se calcula sobre la cifra equivocada y se remite a la Einzugsstelle equivocada. La corrección posterior significa recalcular las cotizaciones de cada mes afectado y una reconciliación con dos Kassen distintas.

El Zusatzbeitrag es la parte que varía. Cada caja fija su propio Zusatzbeitrag y lo actualiza según un calendario publicado cada enero, así que el tipo correcto es distinto para cada empleado según su caja. Flux mantiene la Krankenkasse actual de cada trabajador y su Zusatzbeitrag actual y los aplica en cada proceso de nómina, de modo que la deducción del recibo de salarios es el tipo que la caja elegida por el trabajador realmente cobra ese mes.

*Fuentes: Libre elección de una caja de enfermedad legal abierta en el lugar de residencia o de trabajo (SGB V §173). Período de vinculación de doce meses, preaviso de dos meses, y derecho especial a marcharse cuando una caja sube su Zusatzbeitrag (SGB V §175(4)); la empresa selecciona una caja cuando el trabajador no designa ninguna (SGB V §175(3)). Tipo general de cotización de la GKV 14,6 por ciento (SGB V §241). La caja elegida actúa como Einzugsstelle, recaudando todo el Gesamtsozialversicherungsbeitrag, que vence antes del tercer día bancario antes de fin de mes (SGB IV §23, §28h). Cifras de 2026: Zusatzbeitrag medio 2,9 por ciento, repartido al 50/50 desde 2019; tope de cotización (Beitragsbemessungsgrenze) 5.812,50 €/mes, 69.750 €/año; Versicherungspflichtgrenze 77.400 €/año; dependencia 3,6 por ciento de base con un recargo del 0,6 por ciento para los empleados sin hijos de 23 años o más (Bundesgesundheitsministerium, GKV-Beiträge; AOK, Rechengrößen der Sozialversicherung 2026).*