Cómo dar de alta a un nuevo empleado en México: una guía paso a paso para equipos de nómina

El alta de un nuevo empleado en México sale mal con más frecuencia por un detalle de plazos, y un escenario sencillo muestra por qué. Una empresa contrata a alguien que empieza el lunes y presenta el alta en la seguridad social del IMSS (el alta) más tarde esa misma semana, tratando el plazo legal de cinco días hábiles como un período de gracia. El miércoles el nuevo empleado se resbala en un suelo mojado. Como el trabajador todavía no estaba registrado, la empresa, no el IMSS, paga el 100 por ciento de los costes médicos, más una multa y cotizaciones atrasadas. Por eso, en la práctica, las empresas registran a un trabajador el día hábil anterior a la fecha de inicio. El alta en México es una cadena de registros, cada uno con su propia autoridad y su propio plazo, y lo importante es saber cuáles deben hacerse antes del primer día. Aquí está la cadena.

Antes de la primera contratación: los registros de la empresa

México tiene varios organismos gubernamentales que necesitan cada uno registrar a la empresa, y no se puede dar de alta a nadie hasta que esos registros estén en su sitio.

La empresa necesita un RFC ante la autoridad tributaria (SAT) y una e.firma, el certificado digital usado para timbrar los recibos de nómina; las empresas extranjeras se atascan habitualmente aquí porque la e.firma tiene que obtenerse en persona. La empresa también necesita un registro patronal ante el IMSS con un número de NRP, más acceso a IDSE para presentar los movimientos de los trabajadores electrónicamente. El INFONAVIT, el fondo de vivienda, viene automáticamente con el registro en el IMSS, así que ese es un registro que la empresa no gestiona por separado.

Luego hay un paso que las empresas de un solo país pasan por alto: el impuesto sobre nóminas estatal (ISN) se registra por separado en cada estado donde la empresa tiene personal, porque México tiene 32 autoridades tributarias estatales independientes. Las tasas difieren por estado (para 2026, la Ciudad de México es del 4.0%, la mayoría de los estados rondan el 3.0%, Baja California es del 4.25%). En el registro ante el IMSS la empresa también autoclasifica su clase de riesgo (I a V), que determina su prima de riesgo de trabajo; infraclasificar para ahorrar dinero es de esas cosas que se detectan en una auditoría como pagos atrasados más una multa.

Recabe los identificadores del trabajador

Antes de la primera nómina la empresa necesita el CURP del trabajador (el identificador del registro de población), su RFC (identificador fiscal), y su NSS (número de seguridad social). Conviene señalar algunas cosas. El RFC genérico de relleno (XAXX010101000) no es válido para el recibo de nómina de un empleado activo, así que si un trabajador carece de un RFC real la empresa tiene que solicitar su inscripción ante el SAT. Para un trabajador que trabaja por primera vez, el IMSS genera un NSS totalmente nuevo en el alta; para todos los demás, el número existente debería verificarse en lugar de duplicarse. La empresa también recaba una CLABE para el depósito del salario, una identificación oficial (INE), y los documentos que van en el expediente del empleado, y debe dar al SAT el correo electrónico y el teléfono del trabajador.

Registre en el IMSS antes del primer día

Este es el plazo que más importa. La Ley del Seguro Social (art. 15) exige a la empresa registrar al trabajador dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha de contratación. Pero la cobertura de seguridad social se retrotrae a la fecha de inicio declarada, y un trabajador no registrado que tiene un accidente es un trabajador sin seguro, así que la buena práctica es un alta previa: presentar el alta el día hábil anterior a la fecha de inicio. IDSE acepta el registro previo hasta un día hábil por adelantado. No hay prórroga de plazo para estos avisos, así que si el día cinco cae un viernes antes de un festivo, sigue siendo el día cinco.

En el alta la empresa fija el SBC, el salario base de cotización, el salario diario integrado sobre el que se calculan todas las cotizaciones del IMSS. Este es un concepto específico de México que conviene entender: el SBC no es solo el salario base, incorpora prestaciones como el aguinaldo y la prima vacacional a través de un factor de integración, y tiene un tope de 25 UMA. Fíjelo mal en el alta y la empresa se enfrenta a una liquidación por la diferencia más un recargo del 40 al 100 por ciento. La Afore (fondo de pensiones) del trabajador se canaliza automáticamente a través del IMSS; la empresa no trata directamente con las Afores.

Ponga el contrato por escrito

México exige un contrato de trabajo por escrito con todos los elementos obligatorios enumerados en la Ley Federal del Trabajo (art. 25): las partes con CURP y RFC, el tipo de relación, las funciones, el lugar de trabajo, la jornada, el salario y cómo y cuándo se paga, los días de descanso, las vacaciones y la capacitación. Si no hay contrato por escrito, el trabajador no pierde ningún derecho; la culpa es de la empresa, y se presume que la relación se rige por las condiciones por defecto.

Ese valor por defecto importa: conforme al art. 35, si nada más se establece, la relación es por tiempo indeterminado. Un acuerdo a prueba o de duración determinada tiene que ponerse por escrito. Un período de prueba (art. 39-A) puede durar 30 días para un puesto general, o hasta 180 días para puestos de dirección, gerencia o técnicos especializados, y solo se aplica a los contratos por tiempo indeterminado o a los de duración determinada superiores a 180 días. Un período de capacitación inicial (art. 39-B) dura hasta tres meses, o hasta seis para la dirección. El trabajador recibe el salario y las prestaciones íntegros durante cualquiera de los dos, y si el período de prueba no está por escrito es nulo y el trabajador es indefinido desde el primer día.

Configure la nómina y las prestaciones legales

Varias cosas tienen que configurarse antes de que la primera nómina sea correcta.

El impuesto sobre la renta (ISR) se retiene en cada período de pago como un pago provisional. Quienes ganan menos también reciben el subsidio al empleo, así que el cálculo debe incluirlo. Todo pago necesita un CFDI de nómina, el recibo de nómina electrónico timbrado a través del SAT; sin un recibo timbrado válido, el salario no es deducible fiscalmente para la empresa, así que esto no es una mera formalidad.

Luego están las prestaciones legales que se adeudan a todo empleado mexicano, configuradas en el alta aunque se paguen más tarde:

El aguinaldo, una gratificación de fin de año de al menos 15 días de salario, pagada antes del 20 de diciembre (art. 87).

Las vacaciones y la prima vacacional: desde la reforma de "vacaciones dignas", el mínimo del primer año es de 12 días, y la prima vacacional es del 25% del pago de las vacaciones (art. 76 y 80).

La elegibilidad para el reparto de utilidades (PTU), señalada en el alta, teniendo en cuenta que los trabajadores temporales con menos de 60 días en el año quedan excluidos.

El impuesto sobre nóminas estatal a la tasa del estado del trabajador, remitido mensualmente.

Una obligación más reciente pertenece a la lista de verificación del alta: desde enero de 2026, las empresas deben impartir capacitación para prevenir la violencia contra las mujeres, y los nuevos empleados deberían recibirla dentro de sus primeros 30 días, con un acuse de recibo firmado conservado en el archivo. Encaja junto a la capacitación sobre riesgos psicosociales y contra el acoso que las empresas mexicanas ya proporcionan.

Como referencia, el salario mínimo diario de 2026 es de MXN$315.04 en la zona general y MXN$440.87 en la Zona Libre de la Frontera Norte, y la UMA (la unidad en la que se expresan los topes y las exenciones) es de MXN$117.31 al día.

Conserve el expediente, porque la carga de la prueba recae sobre la empresa

Un hábito separa las operaciones de nómina mexicanas fluidas de las dolorosas: mantener completo el expediente del empleado desde el primer día. Si un conflicto llega a la autoridad laboral y la empresa no puede aportar los documentos, se presume cierta la versión de los hechos del trabajador. Las empresas deberían conservar los contratos, los recibos y los registros del IMSS durante al menos cinco años. Esto no es burocracia por sí misma; el expediente es la prueba que protege a la empresa.

Dónde la automatización se gana su lugar

Lo que hace fácil equivocarse en el alta mexicana es que los registros están repartidos entre autoridades, estados y trabajadores individuales, y el SBC tiene que calcularse por persona en lugar de copiarse. Hecho a mano a través de varios estados, los errores rara vez son dramáticos; son silenciosos, y aparecen en una auditoría del IMSS o del SAT dos años después como cotizaciones atrasadas y recargos. Flux gestiona las partes mecánicas: presentamos el alta del IMSS a tiempo, calculamos el factor de integración del SBC de cada trabajador, aplicamos el salario mínimo, la UMA y la tasa de ISN estatal vigentes para el lugar de trabajo correcto, y timbramos los recibos de nómina. Eso deja al administrador de nómina libre para lo que una persona debería hacer en la primera semana de alguien: asegurarse de que el nuevo empleado está preparado para hacer su trabajo, en lugar de correr contra un reloj de cinco días.

*Fuentes: Registros de la empresa: RFC ante el SAT (Código Fiscal de la Federación art. 27); e.firma; registro patronal ante el IMSS (Ley del Seguro Social art. 15); INFONAVIT automático con el IMSS (Ley del INFONAVIT art. 29); impuesto sobre nóminas estatal (ISN) por estado; autoclasificación de la clase de riesgo del IMSS (LSS art. 73). Identificadores del trabajador: CURP, RFC (CFF art. 27), NSS (IMSS), CLABE. Alta en el IMSS dentro de cinco días hábiles, buena práctica del alta previa (LSS art. 15, frac. I); SBC salario diario integrado, tope 25 UMA. Contrato por escrito y elementos obligatorios (LFT art. 25); indefinido por defecto (art. 35); período de prueba hasta 30/180 días (art. 39-A); capacitación inicial hasta 3/6 meses (art. 39-B). Nómina: retención del ISR y subsidio al empleo (LISR art. 96); CFDI de nómina (CFF art. 29, LISR art. 99); aguinaldo mínimo 15 días antes del 20 de diciembre (LFT art. 87); vacaciones del primer año 12 días y prima vacacional del 25% (LFT art. 76 y 80); PTU (LFT art. 117-131). Capacitación de prevención de la violencia para nuevos empleados (LFT art. 16, en vigor desde enero de 2026). Conservación de documentos y carga de la prueba (LFT art. 804-805). Cifras de 2026: salario mínimo diario general MXN$315.04 y Zona Libre de la Frontera Norte MXN$440.87 (Decreto Salario Mínimo 2026); UMA MXN$117.31 (INEGI). Sanciones por alta tardía u omitida en el IMSS y SBC incorrecto conforme a la LSS art. 304 y las reglas del IMSS.*