Cómo dar de alta a un nuevo empleado en Portugal: una guía paso a paso para equipos de nómina

El alta de un nuevo empleado en Portugal sale mal con más frecuencia por los plazos, no por la ley. Un nuevo empleado empieza el lunes, el contrato está firmado, todos están contentos, y quien gestiona la nómina planea registrar al trabajador en la Seguridad Social "en la primera semana, una vez que las cosas se calmen". En Portugal eso ya es demasiado tarde. El registro tiene que hacerse antes de que el empleado empiece a trabajar. Incumpla ese plazo, y la Seguridad Social puede tratar a la persona como no declarada y presumir que empezó hasta tres meses antes, lo que significa cotizaciones atrasadas, intereses y una multa. El alta en Portugal no es difícil, pero es una secuencia con unos pocos plazos inamovibles, y la secuencia se rompe cuando un solo paso se retrasa. Así que aquí está esa secuencia tal como ocurre en realidad.

Antes de la primera contratación: prepare a la empresa

No se puede dar de alta a nadie hasta que la propia empresa esté registrada, y ese requisito pilla especialmente a las empresas extranjeras. La empresa necesita un número de identificación fiscal de persona jurídica (NIPC), un número de Seguridad Social de empresa con una cuenta activa de Segurança Social Direta, y acceso al portal de la autoridad tributaria (Portal das Finanças). Sin los tres, la empresa no puede registrar a un empleado en la Seguridad Social, retener y pagar el impuesto sobre la renta, ni procesar una sola nómina.

Hay un requisito previo más que las empresas olvidan, y no es opcional: el seguro de accidentes de trabajo (seguro de acidentes de trabalho). Conforme a la Lei 98/2009, la empresa debe transferir la responsabilidad por accidentes a un asegurador autorizado, y la póliza tiene que estar activa antes del primer día del primer empleado. Omítalo y ocurren dos cosas: la empresa afronta una multa, y si alguien se lesiona el primer día la empresa cubre directamente los costes médicos y de compensación. También hay un reconocimiento médico previo al empleo que concertar a través de un servicio de salud laboral (Lei 102/2009). Tanto el seguro como el reconocimiento médico son condiciones previas del primer día, no papeleo que ponerse al día después.

Una partida ahora puede omitirse. Hasta principios de 2024, una empresa tenía que inscribir a todo nuevo empleado en dos fondos de compensación salarial, el FCT (Fundo de Compensação do Trabalho) y su fondo de garantía el FGCT, y pagar un pequeño porcentaje del salario a ellos para prefinanciar parte de cualquier futura indemnización. Las cotizaciones a ambos se abolieron desde enero de 2024, así que un nuevo empleado ya no necesita ser inscrito en ninguno. Si una lista de verificación heredada todavía enumera el FCT o el FGCT, esa línea puede borrarse.

Recabe los datos del trabajador y compruebe el derecho a trabajar

Para cada nuevo empleado la empresa necesita cuatro cosas para procesar la nómina: el número de identificación fiscal del trabajador (NIF), su número de Seguridad Social (NISS), un IBAN para el pago del salario, y un documento de identidad (Cartão de Cidadão o pasaporte). La mayoría de los ciudadanos portugueses tienen un NISS desde el nacimiento; si una solicitud de NISS todavía está pendiente, el trabajador puede registrarse provisionalmente, así que un número que falta no es razón para retrasar la fecha de inicio del empleado.

La comprobación del derecho a trabajar es donde los mercados divergen, y esta parte conviene acertarla. Un ciudadano de la UE o del EEE no necesita ninguna autorización de trabajo: la libertad de circulación significa que un documento de identidad o pasaporte válido basta, y el alta por lo demás es idéntica a la de una contratación portuguesa. Un ciudadano de fuera de la UE es un proceso distinto. La empresa debe verificar un visado de trabajo o permiso de residencia con derecho a trabajar válido antes de que empiece el empleo, el contrato por escrito es obligatorio en lugar de opcional, y la empresa debe notificar la contratación a la autoridad de inmigración (AIMA) dentro de los 15 días siguientes a la fecha de inicio. Emplear a alguien sin autorización válida no es un tirón de orejas: la multa va de 2.000 € a 90.000 €, aumentando con el número de trabajadores no autorizados empleados (Lei 23/2007, art. 198-A).

Registre en la Seguridad Social antes del primer día

Este registro es el paso más caro de errar, y por eso tiene su propia sección. La empresa debe comunicar la nueva contratación a la Seguridad Social (la comunicação de admissão) a través del portal Segurança Social Direta y, conforme a las reglas de 2026 (Decreto-Lei 127/2025), el plazo es "até ao início da execução do contrato de trabalho", es decir, antes de que el empleado empiece a trabajar. Portugal simplificó esto en 2026; la regla antigua exigía presentar la comunicación 15 días antes, y la nueva dice solo: antes de que empiecen.

El registro ahora incluye el NISS del trabajador, el tipo de contrato, y su retribución mensual base, porque la Seguridad Social usa esa cifra de retribución para precargar la declaración mensual de cotizaciones que la empresa luego confirma o corrige cada mes. Lo que se rompe si se incumple esta presentación: la Seguridad Social presume que el trabajador empezó el primer día del tercer mes anterior a la detección, así que se puede liquidar a la empresa hasta tres meses de cotizaciones más intereses, además de una multa que aumenta cuanto más tardía es la presentación. Este es el plazo inamovible de todo el proceso, porque cae antes de que el empleado trabaje una sola hora.

Ponga el contrato por escrito, y fije el período de prueba correctamente

Portugal sí permite que un contrato permanente (sem termo) sea verbal, pero casi todos los demás tipos deben ser por escrito: de duración determinada, de duración incierta, a tiempo parcial, de teletrabajo, de trabajo temporal de agencia, y cualquier contrato con un trabajador de fuera de la UE. Si un contrato de duración determinada no está por escrito o carece de una justificación escrita válida, ese contrato se presume permanente y a tiempo completo, lo que normalmente no es lo que la empresa pretendía. En la práctica, el enfoque seguro es un contrato por escrito para cada contratación, sea cual sea el tipo.

Sea cual sea la forma, la empresa debe al trabajador información escrita de la relación conforme al Código do Trabalho (art. 106): quiénes son las partes, el lugar de trabajo, la categoría profesional y las funciones, la fecha de inicio, la jornada, la retribución y sus componentes, las vacaciones anuales, los plazos de preaviso, y el convenio colectivo aplicable. La empresa entrega al empleado una copia del contrato firmado, o prueba del registro en la Seguridad Social, en su primer día o antes.

El período de prueba (período experimental) fija con qué facilidad cualquiera de las partes puede terminar el contrato anticipadamente, y su duración depende del contrato y del puesto. Para un contrato permanente es de 90 días para los puestos estándar, 180 días para los puestos técnicos o complejos, y 240 días para la alta dirección. Un contrato de duración determinada de seis meses o más tiene 30 días, y uno más corto tiene 15. Durante el período de prueba cualquiera de las partes puede terminar la relación sin causa y sin indemnización; un breve plazo de preaviso se aplica una vez que el período de prueba supera los 60 días, y uno más largo una vez que supera los 120 días.

Configure la nómina para que el primer proceso sea correcto

Unas pocas piezas tienen que configurarse antes del primer proceso de nómina.

La tabla de retención del IRS. La tabla correcta se elige por el estado civil del trabajador, el número de dependientes, la situación de discapacidad y la región, a partir de las tablas anuales (para 2026, fijadas por el Despacho 233-A/2026). Elija la tabla equivocada y la retención de cada mes es errónea hasta que se detecta el error.

La seguridad social. La Taxa Social Única es del 23,75% de la empresa y del 11% del empleado, un 34,75% combinado, y Portugal no tiene tope superior, así que se aplica al salario completo por alto que sea.

El subsídio de refeição, que casi todos reciben. Para 2026 está exento de impuestos y de seguridad social hasta 6,15 € al día pagado en efectivo, o 10,46 € al día pagado en tarjeta de comida; cualquier cosa por encima del límite se grava como salario.

La estructura de catorce meses. Portugal paga dos meses extra: el subsídio de Natal (la retribución de un mes antes del 15 de diciembre, art. 263) y el subsídio de férias (la retribución de un mes, normalmente pagado antes de las vacaciones de verano, art. 264). Ambos se prorratean en el año de contratación. El trabajador también puede acordar por escrito recibirlos repartidos a lo largo del año en doceavas partes (duodécimos), lo que cambia cómo se procesa la nómina cada mes, así que esa elección se capta en el alta.

Como referencia, el salario mínimo del continente de 2026 es de 920 € al mes, con 980 € en Madeira y 966 € en las Azores, y las vacaciones anuales legales son de 22 días laborables.

Tareas del primer día

Unas pocas obligaciones finales empiezan el primer día. El trabajador se introduce en el sistema de registro de jornada, porque Portugal exige un registro de tiempo de trabajo para cada empleado (art. 202). La empresa también coloca el horario de trabajo (mapa de horário de trabalho) donde el personal pueda verlo. Los límites de protección de datos también se aplican desde el principio: conforme a la Lei 58/2019 una empresa solo puede tratar los datos del trabajador dentro de los límites que permite el Código do Trabalho, así que las comprobaciones de antecedentes y la vigilancia están restringidas, y el consentimiento de un empleado es una base jurídica débil. Ninguna de estas es pesada por sí sola; simplemente todas empiezan a la vez.

Dónde la automatización se gana su lugar

Hacer el alta portuguesa a mano rara vez falla en la ley en sí; falla en los plazos y el mantenimiento. La comunicación a la Seguridad Social tiene que presentarse antes del primer día, tres cifras se reajustan cada enero (el salario mínimo, las tablas de retención y los límites del subsídio de refeição), y la comprobación del derecho a trabajar es distinta para las contrataciones de la UE y de fuera de la UE. Un solo fallo en una contratación normalmente aparece semanas después, cuando la nómina no cuadra o un inspector de trabajo pide los registros. Flux mantiene esto actualizado: presentamos la comunicación a la Seguridad Social a tiempo, aplicamos las tablas de retención y los límites del subsídio de refeição vigentes, e incorporamos la estructura salarial de catorce meses, de modo que un nuevo empleado se registra antes de su primer día y su primera nómina usa las cifras de este año. El equipo de nómina queda entonces libre para la parte que el software no puede hacer: elegir a la persona correcta y darle una buena primera semana.

*Fuentes: Requisitos previos de la empresa y seguro de accidentes de trabajo: Lei 98/2009; salud laboral, Lei 102/2009. Comunicación de una nueva contratación a la Seguridad Social (comunicação de admissão) antes de que empiece el contrato: Código Contributivo art. 29, modificado por el Decreto-Lei 127/2025 (en vigor el 1 de enero de 2026); presunción de cotizaciones atrasadas. Derecho a trabajar: libertad de circulación de la UE (TFUE art. 45); autorización de trabajo de fuera de la UE y notificación a la AIMA dentro de 15 días, Lei 23/2007. Contrato por escrito e información: Código do Trabalho art. 106 y art. 110 (el permanente puede ser verbal), art. 141 (la duración determinada por escrito); períodos de prueba art. 112. Nómina: tablas de retención del IRS, Despacho 233-A/2026; TSU 23,75% empresa + 11% empleado, sin tope (Código Contributivo); límites del subsídio de refeição 2026 6,15 € efectivo / 10,46 € tarjeta; retribución de catorce meses, art. 263 (subsídio de Natal) y art. 264 (subsídio de férias). Registro de tiempo de trabajo art. 202; colocación del horario de trabajo (mapa de horário de trabalho); protección de datos Lei 58/2019. Cotizaciones al FCT/FGCT abolidas desde el 1 de enero de 2024 (Decreto-Lei 115/2023). Cifras de 2026: salario mínimo 920 € continente, 980 € Madeira, 966 € Azores (Decreto-Lei 139/2025); vacaciones anuales 22 días laborables (art. 238).*