Cómo incorporar a un nuevo empleado en México: guía paso a paso para equipos de nómina

La incorporación en México suele fallar por un detalle de tiempo, y un escenario sencillo muestra por qué. Una empresa contrata a alguien que empieza el lunes y presenta el registro de seguro social ante el IMSS (el alta) más adelante esa semana, tratando el plazo legal de cinco días hábiles como un período de gracia. El miércoles, el nuevo empleado se resbala en un piso mojado. Como el trabajador aún no estaba registrado, el patrón, no el IMSS, paga el 100 por ciento de los costos médicos, más una multa y las cuotas retroactivas. Por eso, en la práctica, los patrones dan de alta a un trabajador el día hábil anterior a la fecha de inicio. La incorporación en México es una cadena de registros, cada uno con su propia autoridad y su propia fecha límite, y lo importante es saber cuáles deben completarse antes del primer día. Aquí está la cadena.

Antes de la primera contratación: los registros del patrón

México tiene varias dependencias gubernamentales que requieren registrar al patrón, y no se puede incorporar a nadie hasta que esos registros estén en orden.

El patrón necesita un RFC ante la autoridad tributaria (SAT) y una e.firma, el certificado digital que se usa para timbrar los recibos de nómina; las empresas extranjeras suelen atorarse aquí porque la e.firma debe obtenerse de forma presencial. El patrón también necesita un registro patronal ante el IMSS con un número NRP, más el acceso al IDSE para presentar los movimientos de los trabajadores de forma electrónica. El INFONAVIT, el fondo de vivienda, se incluye automáticamente con el registro ante el IMSS, así que ese es un registro que el patrón no gestiona por separado.

Luego hay un paso que las empresas acostumbradas a operar en un solo país pasan por alto: el impuesto sobre nóminas (ISN) se registra por separado en cada estado donde el patrón tenga personal, porque México tiene 32 autoridades fiscales estatales independientes. Las tasas varían según el estado (para 2026, la Ciudad de México es 4.0%, la mayoría de los estados rondan el 3.0%, Baja California es 4.25%). Al registrarse ante el IMSS, el patrón también autoclasifica su clase de riesgo (de I a V), que determina su prima de riesgo de trabajo; subclasificarse para ahorrar dinero es de esas cosas que se detectan en una auditoría como pagos retroactivos más una multa.

Recopile los identificadores del trabajador

Antes de la primera nómina, el patrón necesita la CURP del trabajador (el identificador del registro de población), su RFC (identificación fiscal) y su NSS (número de seguridad social). Vale la pena señalar algunas cosas. El RFC genérico de relleno (XAXX010101000) no es válido para el recibo de nómina de un empleado activo, así que si un trabajador carece de un RFC real, el patrón debe solicitar su inscripción ante el SAT. Para un trabajador que se emplea por primera vez, el IMSS genera un NSS totalmente nuevo en el alta; para los demás, debe verificarse el número existente en lugar de duplicarlo. El patrón también recaba una CLABE para el depósito del salario, una identificación oficial (INE) y los documentos que integran el expediente del empleado, y debe proporcionar al SAT el correo electrónico y el teléfono del trabajador.

Dé de alta al trabajador ante el IMSS antes del primer día

Esta es la fecha límite que más importa. La Ley del Seguro Social (Ley del Seguro Social, Art. 15) obliga al patrón a dar de alta al trabajador dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha de contratación. Pero la cobertura del seguro social se retrotrae a la fecha de inicio declarada, y un trabajador no registrado que sufre un accidente es un trabajador sin aseguramiento, por lo que la práctica más segura es un alta previa: presentarla el día hábil anterior a la fecha de inicio. El IDSE acepta el registro previo hasta con un día hábil de anticipación. No hay prórroga del plazo para estos avisos, así que si el quinto día cae en viernes antes de un día festivo, sigue siendo el quinto día.

En el alta, el patrón fija el SBC, el salario base de cotización, el salario diario integrado sobre el que se calculan todas las cuotas del IMSS. Este es un concepto propio de México que conviene entender: el SBC no es solo el salario base, sino que integra prestaciones como el aguinaldo y la prima vacacional a través de un factor de integración, y tiene un tope de 25 UMA. Si se fija mal al momento del alta, el patrón enfrenta una determinación por la diferencia más un recargo de 40 a 100 por ciento. La Afore del trabajador (el fondo de pensión) se canaliza automáticamente a través del IMSS; el patrón no trata con las Afores directamente.

Formalice el contrato por escrito

México exige un contrato de trabajo por escrito con todos los elementos obligatorios que enumera la Ley Federal del Trabajo (Ley Federal del Trabajo, Art. 25): las partes con CURP y RFC, el tipo de relación, las funciones, el lugar de trabajo, la jornada, el salario y cómo y cuándo se paga, los días de descanso, las vacaciones y la capacitación. Si no hay contrato por escrito, el trabajador no pierde ningún derecho; la falta es del patrón, y se presume que la relación se rige por los términos supletorios.

Esa regla supletoria importa: conforme al Art. 35, si no se establece otra cosa, la relación es por tiempo indeterminado. Un acuerdo de período de prueba o por tiempo determinado debe constar por escrito. Un período de prueba (Art. 39-A) puede durar 30 días para un puesto general, o hasta 180 días para puestos de dirección, gerenciales o técnico-especializados, y solo aplica a contratos por tiempo indeterminado o a contratos por tiempo determinado mayores a 180 días. Un período de capacitación inicial (Art. 39-B) dura hasta tres meses, o hasta seis para puestos de dirección. El trabajador recibe salario y prestaciones completas durante cualquiera de los dos, y si el período de prueba no consta por escrito es nulo y el trabajador queda por tiempo indeterminado desde el primer día.

Configure la nómina y las prestaciones de ley

Varias cosas deben configurarse para que la primera nómina sea correcta.

El impuesto sobre la renta (ISR) se retiene en cada período de pago como pago provisional. Quienes perciben menos también reciben el subsidio al empleo, por lo que el cálculo debe incluirlo. Cada pago requiere un CFDI de nómina, el recibo electrónico de nómina timbrado a través del SAT; sin un recibo timbrado válido, el salario no es deducible de impuestos para la empresa, así que esto no es una mera formalidad.

Luego están las prestaciones de ley que se le deben a todo empleado mexicano, configuradas al momento de la incorporación aunque se paguen después:

El aguinaldo, una gratificación de fin de año de al menos 15 días de salario, pagada a más tardar el 20 de diciembre (Art. 87).

Las vacaciones y la prima vacacional: desde la reforma de "vacaciones dignas", el mínimo del primer año es de 12 días, y la prima vacacional es del 25% del pago de vacaciones (Art. 76 y 80).

La elegibilidad para el reparto de utilidades (PTU), señalada al momento de la incorporación, tomando en cuenta que los trabajadores eventuales con menos de 60 días en el año quedan excluidos.

El impuesto sobre nóminas a la tasa del estado del trabajador, enterado mensualmente.

Una obligación más reciente pertenece a la lista de verificación de incorporación: a partir de enero de 2026, los patrones deben impartir capacitación para prevenir la violencia contra las mujeres, y los nuevos empleados deben recibirla dentro de sus primeros 30 días, conservando en el expediente un acuse firmado. Encaja junto con la inducción sobre riesgos psicosociales y prevención del acoso que los patrones mexicanos ya proporcionan.

Como referencia, el salario mínimo diario de 2026 es de MXN$315.04 en la zona general y de MXN$440.87 en la Zona Libre de la Frontera Norte, y la UMA (la unidad en la que se expresan los topes y las exenciones) es de MXN$117.31 al día.

Conserve el expediente, porque la carga de la prueba recae en el patrón

Un hábito distingue a las operaciones de nómina fluidas en México de las dolorosas: mantener completo el expediente del empleado desde el primer día. Si una controversia llega a la autoridad laboral y el patrón no puede presentar los documentos, se presume verdadera la versión de los hechos del trabajador. Los patrones deben conservar los contratos, los recibos y los registros del IMSS durante al menos cinco años. Esto no es burocracia por sí misma; el expediente es la prueba que protege a la empresa.

Dónde la automatización demuestra su valor

Lo que hace que la incorporación en México sea fácil de equivocar es que los registros están repartidos entre autoridades, estados y trabajadores individuales, y el SBC debe calcularse por persona en lugar de copiarse. Hecho a mano en varios estados, los errores rara vez son dramáticos; son silenciosos, y aparecen en una auditoría del IMSS o del SAT dos años después como cuotas retroactivas y recargos. Flux se encarga de las partes mecánicas: presentamos el alta ante el IMSS a tiempo, calculamos el factor de integración del SBC de cada trabajador, aplicamos el salario mínimo, la UMA y la tasa estatal de ISN vigentes para la ubicación de trabajo correcta, y timbramos los recibos de nómina. Eso deja al administrador de nómina libre para lo que una persona debería hacer en la primera semana de alguien: asegurarse de que el nuevo empleado esté listo para hacer su trabajo, en lugar de correr contra un reloj de cinco días.

*Fuentes: Registros del patrón: RFC ante el SAT (Código Fiscal de la Federación Art. 27); e.firma; registro patronal ante el IMSS (Ley del Seguro Social Art. 15); INFONAVIT automático con el IMSS (Ley INFONAVIT Art. 29); impuesto sobre nóminas (ISN) por estado; autoclasificación de clase de riesgo ante el IMSS (LSS Art. 73). Identificadores del trabajador: CURP, RFC (CFF Art. 27), NSS (IMSS), CLABE. Alta ante el IMSS dentro de los cinco días hábiles, mejor práctica de alta previa (LSS Art. 15, frac. I); SBC salario diario integrado, tope de 25 UMA. Contrato por escrito y elementos obligatorios (LFT Art. 25); por tiempo indeterminado como supuesto por defecto (Art. 35); período de prueba hasta 30/180 días (Art. 39-A); capacitación inicial hasta 3/6 meses (Art. 39-B). Nómina: retención de ISR y subsidio al empleo (LISR Art. 96); CFDI de nómina (CFF Art. 29, LISR Art. 99); aguinaldo mínimo de 15 días a más tardar el 20 de diciembre (LFT Art. 87); vacaciones del primer año de 12 días y prima vacacional del 25% (LFT Art. 76 y 80); PTU (LFT Art. 117-131). Capacitación para prevención de la violencia para nuevos empleados (LFT Art. 16, vigente desde enero de 2026). Conservación de documentos y carga de la prueba (LFT Art. 804-805). Cifras de 2026: salario mínimo diario general MXN$315.04 y Zona Libre de la Frontera Norte MXN$440.87 (Decreto Salario Mínimo 2026); UMA MXN$117.31 (INEGI). Multas por alta ante el IMSS tardía u omitida y SBC incorrecto conforme al LSS Art. 304 y a las reglas del IMSS.*