Hoe een Duitse werknemer een Krankenkasse kiest, en wat het betekent voor de salarisadministratie

Het eerste dat salaristeams die nieuw zijn in Duitsland verrast, is dat de werkgever de zorgverzekeraar niet kiest. De werknemer doet dat. Een nieuwe medewerker noemt zijn Krankenkasse, en die ene keuze bepaalt wie het socialeverzekeringsgeld int, wat het inhoudingstarief is, en naar welke rekening de loonrun elke maand betaalt. Als het fonds verkeerd in het dossier staat, gaat elke bijdrage voor die werknemer naar de verkeerde plaats.

Hier is hoe de keuze werkt, wat zij de werkgever verplicht te doen, en hoe het geld van de loonstrook wordt ingehouden.

De werknemer kiest het fonds, en de fondsen concurreren op prijs, niet op dekking

Ongeveer negen op de tien werknemers zitten in de gesetzliche Krankenversicherung (GKV), het wettelijke stelsel. Daarbinnen kiest de werknemer vrij zijn Krankenkasse: AOK, Techniker Krankenkasse, Barmer, DAK, een van de IKK-fondsen, en tientallen meer, elk fonds dat open is in zijn deelstaat op zijn woon- of werkplek (SGB V §173).

Het belangrijke deel voor iedereen die over de salarisadministratie adviseert: elk GKV-fonds dekt dezelfde wettelijk gedefinieerde voordelencatalogus. Een werknemer krijgt niet meer artsen of betere behandeling door het ene fonds boven het andere te kiezen. Wat verschilt, is de Zusatzbeitrag, de fondsspecifieke aanvullende bijdrage die elke Kasse bovenop het nationale tarief vaststelt, plus service en administratie. De keuze is dus eigenlijk een prijskeuze, en die prijs is een getal dat de salarisadministratie in de inhouding moet toepassen.

Zodra een werknemer zich bij een fonds aansluit, is hij er 12 maanden aan gebonden, en overstappen na die 12 maanden vereist twee maanden opzegtermijn. De uitzondering doet ertoe voor de salarisadministratie: als een fonds zijn Zusatzbeitrag verhoogt, krijgt het lid een Sonderkündigungsrecht, een bijzonder recht om te vertrekken ongeacht de bindingsperiode (SGB V §175(4)). Fondsen stellen dat tarief vast bij de jaarwisseling, dus januari is wanneer de meeste werknemers overstappen, en het salarisdossier moet worden bijgewerkt om overeen te komen.

Hogere verdieners hebben nog één optie. Een werknemer wiens brutoloon boven de Versicherungspflichtgrenze ligt, €77,400 per jaar in 2026 (€6,450 per maand), mag het wettelijke stelsel verlaten voor een particuliere zorgverzekering (private Krankenversicherung, PKV). Een werknemer die onder die drempel verdient, moet in de wettelijke GKV blijven. Zelfs daarboven blijven de meeste werknemers in de GKV in plaats van over te stappen naar particuliere dekking.

Wat de werkgever moet doen

De taak van de werkgever begint op het moment dat een werknemer zijn fonds noemt. Drie verplichtingen volgen.

Registreer de werknemer bij die specifieke Krankenkasse via de standaard socialeverzekeringsregistratie (de DEÜV Meldung). Het gekozen fonds is niet alleen de zorgverzekeraar. Het is de Einzugsstelle, de enige inzamelinstantie voor de volledige socialeverzekeringsbijdrage van de werknemer: ziektekosten, langdurige zorg, pensioen en werkloosheid gaan allemaal naar die ene Kasse, die de andere takken doorgeeft. Het noemen van het juiste fonds in het dossier bepaalt dus veel meer dan de zorgdekking.

Als een nieuwe medewerker geen fonds noemt, kan de werkgever het niet simpelweg overslaan. De werkgever moet een Krankenkasse voor hem selecteren (SGB V §175(3)), en de werknemer is dan daar verzekerd totdat hij anders kiest.

Elke maand houdt de werkgever het aandeel van de werknemer in, voegt het aandeel van de werkgever toe, en draagt het gecombineerde totaal, de Gesamtsozialversicherungsbeitrag, af aan de Kasse. De betaling is vroeg verschuldigd: de bijdrage voor een maand moet het fonds bereiken vóór de op twee na laatste bankdag van diezelfde maand (SGB IV §23), wat betekent dat de salarisadministratie vaak een schatting indient en het kleine restant de volgende maand afstemt in plaats van te wachten op het exacte eindcijfer.

Hoe de inhouding wordt opgebouwd

Drie tarieven vormen de ziektekosten- en zorginhouding, en elk gedraagt zich een beetje anders.

Het algemene GKV-tarief is 14.6 procent van het brutoloon, nationaal vast en gelijk verdeeld, 7.3 procent van de werkgever en 7.3 procent van de werknemer (SGB V §241).

De Zusatzbeitrag van het fonds wordt daaraan toegevoegd. Elke Kasse stelt zijn eigen vast; het gemiddelde voor 2026 is 2.9 procent, tegenover 2.5 procent, en individuele fondsen variëren van ruwweg 2.2 tot 4.4 procent. Sinds 2019 wordt ook dit aanvullende tarief in tweeën gedeeld tussen werkgever en werknemer. Dit is het stuk dat per werknemer varieert, want het hangt af van welk fonds de werknemer koos.

De langdurigezorgverzekering (Pflegeversicherung) is apart, tegen 3.6 procent in 2026, ook gedeeld. Twee eigenaardigheden: een werknemer van 23 jaar of ouder zonder kinderen betaalt een toeslag van 0.6 procent die de werkgever niet evenaart, en werknemers in Saksen betalen een groter aandeel van de zorgbijdrage dan elders. Beide veranderen het netto van de werknemer zonder de werkgeverskosten te raken.

Dit alles geldt alleen tot aan de Beitragsbemessungsgrenze, het bijdrageplafond van €5,812.50 per maand (€69,750 per jaar) in 2026. Loon boven het plafond heeft geen verdere ziektekosten- of zorgbijdrage.

Een uitgewerkt voorbeeld

Neem een werknemer die €4,000 bruto per maand verdient, onder het plafond, in een fonds dat de gemiddelde Zusatzbeitrag van 2.9 procent rekent. De ziektekosteninhouding alleen komt er zo uit:

• Algemeen tarief 14.6 procent plus Zusatzbeitrag 2.9 procent = 17.5 procent van €4,000 = €700 totaal.
• In tweeën gedeeld: €350 van de werknemer, €350 van de werkgever.

De loonstrook van de werknemer toont €350 voor de zorgverzekering; de werkgever betaalt een gelijke €350 als kost boven op het salaris. De zorgverzekering wordt op dezelfde manier berekend over dezelfde €4,000 en apart toegevoegd. Verplaats deze werknemer naar een fonds dat 4.4 procent rekent in plaats van 2.9, en het werknemersaandeel stijgt naar €380 terwijl het deel van het algemene tarief gelijk blijft. Zelfde salaris, ander fonds, ander nettoloon.

De veelgemaakte fout: een verouderde Zusatzbeitrag na een januari-overstap

De terugkerende fout is de Zusatzbeitrag, niet de vaste 14.6 procent, die zelden verandert. Een werknemer stapt in januari van fonds onder zijn Sonderkündigungsrecht. Het tarief van 2.5 procent van het oude fonds blijft in het salarisdossier staan, en maandenlang wordt de inhouding op het verkeerde getal berekend en aan de verkeerde Einzugsstelle afgedragen. De correctie betekent later herberekende bijdragen over elke betrokken maand en een afstemming met twee verschillende Kassen.

De Zusatzbeitrag is het deel dat varieert. Elk fonds stelt zijn eigen Zusatzbeitrag vast en werkt hem elke januari bij op een gepubliceerd schema, dus het juiste tarief is voor elke werknemer anders afhankelijk van zijn fonds. Flux houdt de actuele Krankenkasse van elke werknemer en zijn actuele Zusatzbeitrag aan en past ze toe bij elke loonrun, zodat de inhouding op de loonstrook het tarief is dat het gekozen fonds van de werknemer die maand daadwerkelijk rekent.

*Bronnen: Vrije keuze van een open wettelijk zorgfonds op de woon- of werkplek (SGB V §173). Bindingsperiode van twaalf maanden, opzegtermijn van twee maanden, en het bijzondere recht om te vertrekken wanneer een fonds zijn Zusatzbeitrag verhoogt (SGB V §175(4)); werkgever selecteert een fonds waar de werknemer er geen noemt (SGB V §175(3)). Algemeen GKV-bijdragetarief 14.6 procent (SGB V §241). Het gekozen fonds treedt op als de Einzugsstelle, die de hele Gesamtsozialversicherungsbeitrag int, die verschuldigd is vóór de op twee na laatste bankdag van de maand (SGB IV §23, §28h). Cijfers 2026: gemiddelde Zusatzbeitrag 2.9 procent, 50/50 gedeeld sinds 2019; bijdrageplafond (Beitragsbemessungsgrenze) €5,812.50/maand, €69,750/jaar; Versicherungspflichtgrenze €77,400/jaar; langdurige zorg 3.6 procent basis met een toeslag van 0.6 procent voor kinderloze werknemers van 23 jaar en ouder (Bundesgesundheitsministerium, GKV-Beiträge; AOK, Rechengrößen der Sozialversicherung 2026).*