Hoe u een nieuwe werknemer in het VK onboardt: een stapsgewijze gids voor salaristeams

De controle van het recht om te werken verkeerd doen kan een kostbare fout zijn: iemand in dienst nemen zonder een geldige controle kan een civiele boete betekenen van maximaal £45,000 per illegale werknemer voor een eerste overtreding, en tot £60,000 voor een herhaling. Er is ook geen gratieperiode. De controle moet worden voltooid vóór de eerste werkdag, en een correcte controle geeft de werkgever een "statutory excuse" die de werkgever beschermt als de werknemer later toch geen toestemming blijkt te hebben. Een veelvoorkomende versie van de fout is post-Brexit: het paspoort van een EU-onderdaan op zich accepteren, wat het recht om te werken niet langer bewijst. UK-onboarding is verder redelijk licht qua bureaucratie, maar een paar stappen hebben harde timing, dus hier is de volgorde die een werkgever uit de problemen houdt.

Vóór de eerste betaaldag: registreren bij HMRC, verzekeren, een pensioen opzetten

Drie dingen moeten bestaan vóór de eerste betaaldag.

De werkgever moet zich bij HMRC als werkgever registreren en een PAYE-referentie krijgen. Dit kan tot 15 werkdagen duren, en de salarisadministratie kan niet worden ingediend zonder de PAYE-referentie, dus deze registratie is het item om vroeg mee te beginnen. De registratie zou vóór de eerste betaaldag moeten gebeuren en niet meer dan twee maanden vooruit.

De werkgever heeft een werkgeversaansprakelijkheidsverzekering nodig, die wettelijk vereist is met een minimum van £5 million aan dekking; opereren zonder betekent een boete van maximaal £2,500 per dag.

En de werkgever heeft een kwalificerende pensioenregeling nodig voor automatische inschrijving, want de inschrijvingsplicht geldt vanaf de eerste dag van de werknemer.

De controle van het recht om te werken, en de boete voor het overslaan ervan

De controle van het recht om te werken moet worden voltooid voordat het dienstverband begint. Voor de meeste mensen wordt de controle online gedaan, met een sharecode die de werknemer via de dienst van de Home Office genereert; voor Britse en Ierse burgers kan het een documentcontrole zijn. Een correct uitgevoerde controle, voltooid vóór de startdatum, geeft de statutory excuse. De werkgever bewaart een kopie van de controle voor het hele dienstverband en voor twee jaar nadat het eindigt.

Als de functie een visumhouder vereist, moet de werkgever een sponsorvergunning hebben en een Certificate of Sponsorship toewijzen voordat de werknemer het visum aanvraagt. Het post-Brexit-punt is het herhalen waard, want het is de meest voorkomende fout: een EU-, EER- of Zwitserse onderdaan moet nu de settled of pre-settled status via de online dienst aantonen, niet slechts een paspoort. Ierse burgers blijven vrijgesteld onder de Common Travel Area.

Verzamel de gegevens van de nieuwe starter en stel de belastingcode in

Vóór de eerste betaaldag verzamelt de werkgever de persoonsgegevens van de werknemer, zijn National Insurance-nummer, en bankgegevens. Dan stelt hij de belastingcode in, de PAYE-code die de salarisadministratie vertelt hoeveel van het loon van de werknemer belastingvrij is en dus hoeveel inkomstenbelasting in te houden. De code komt van een van twee plaatsen. Als de werknemer een P45 van zijn vorige werkgever overhandigt, worden zijn belastingcode en de cijfers vanaf het jaarbegin overgedragen. Als er geen P45 is, vult de werknemer een Starter Checklist in, en zijn antwoord (verklaring A, B, of C) stelt een tijdelijke code in totdat HMRC de juiste uitgeeft. Een onjuiste code is geen ramp, want HMRC corrigeert hem, maar het betekent wel dat de eerste loonstrook of twee kunnen afwijken.

Meld de nieuwe starter aan HMRC op of vóór de eerste betaaldag

Het VK voert de salarisrapportage in realtime uit. Elke betaling wordt aan HMRC gerapporteerd via een Full Payment Submission (FPS), en voor een nieuwe medewerker omvat die indiening de startergegevens, dus de oude papieren P45/P46-stroom naar HMRC is verdwenen. De deadline is strikt en het uit het hoofd leren waard: de FPS moet HMRC bereiken op of vóór de dag waarop de werknemer wordt betaald. Er is een smalle versoepeling die indiening binnen een paar dagen toestaat in beperkte gevallen, maar de veilige regel is op of vóór de betaaldag. Late FPS-indiening betekent maandelijkse boetes die schalen met het personeelsaantal.

Geef de schriftelijke verklaring van voorwaarden op dag één

Sinds april 2020 is de schriftelijke verklaring van arbeidsvoorwaarden een recht vanaf dag één, verschuldigd aan werknemers en workers gelijk, op of vóór hun eerste dag. De verklaring moet de essenties dekken: de partijen, de startdatum, loon en uren, vakantierecht, functietitel of -omschrijving, plaats van het werk, opzegtermijnen, een eventuele proeftijd en de voorwaarden ervan, en de ziektegeldvoorwaarden. De verklaring is niet hetzelfde als de volledige arbeidsovereenkomst, die meestal breder is, maar de verklaring is het stuk dat de wet op een deadline van dag één zet, dus zij kan niet wachten.

Beoordeel en schrijf de werknemer automatisch in voor een pensioen

De pensioenplicht is een van de gemakkelijker over het hoofd te ziene UK-verplichtingen, en zij geldt voor elke nieuwe medewerker. De werkgever beoordeelt de werknemer en schrijft automatisch elke "eligible jobholder" in, dat wil zeggen iemand tussen 22 en de State Pension-leeftijd die meer dan £10,000 per jaar verdient. De minimumbijdrage is 8 procent van de kwalificerende verdiensten, waarvan ten minste 3 procent van de werkgever komt, over de verdienstenband tussen £6,240 en £50,270. Werknemers buiten de in aanmerking komende band kunnen vragen om toe te treden. De inschrijving kan met maximaal drie maanden worden uitgesteld, maar de werknemer moet binnen zes weken worden geïnformeerd, en de werkgever dient een nalevingsverklaring in bij The Pensions Regulator binnen vijf maanden na de startdatum van zijn plichten.

Stel de salariscijfers in: belastingcode, National Insurance, minimumloon, vakantie

Een paar waarden voltooien de salarisopzet. De standaardbelastingcode voor 2026/27 is 1257L. De National Insurance-categorie is meestal A, met speciale categorieën voor onder-21'ers en jonge leerlingen. Het National Living Wage voor werknemers van 21 jaar en ouder is £12.71 per uur vanaf april 2026, en lagere leeftijdsbanden hebben hun eigen tarieven. Het wettelijke verlof is 5.6 weken per jaar, wat 28 dagen is voor iemand die een vijfdaagse week werkt. Statutory Sick Pay geldt ook, en vanaf april 2026 is het betaalbaar vanaf de eerste ziektedag in plaats van na wachtdagen.

Wat automatisering afhandelt, en wat nog een mens nodig heeft

UK-onboarding heeft niet de reeks registraties van Duitsland of de indieningen per deelstaat van Mexico, maar het heeft wel twee onverbiddelijke deadlines (de controle van het recht om te werken vóór dag één en de FPS op of vóór de betaaldag), een pensioenplicht die geldt voor elke in aanmerking komende aanwerving, en een reeks drempels die elke april veranderen. Met de hand gedaan zijn de mislukkingen van het stille soort: een sharecode die niemand controleerde, een FPS die een dag te laat werd ingediend, een werknemer die automatisch had moeten worden ingeschreven en dat niet werd. Flux houdt dit actueel. Wij dienen de FPS op of vóór de betaaldag in, passen de juiste PAYE-code en National Insurance-categorie toe, en voeren de automatische-inschrijvingsbeoordeling uit op elke nieuwe medewerker. Het National Living Wage en de pensioendrempels blijven automatisch actueel, zodat een nieuwe starter op tijd wordt gemeld en zijn eerste loonstrook klopt. Dat laat het salaristeam vrij voor het werk dat een nieuwe medewerker daadwerkelijk helpt, zoals het beantwoorden van zijn vragen over loon, belastingcode en pensioen, in plaats van een indieningsdeadline na te jagen.

*Bronnen: Registreer als werkgever bij HMRC en verkrijg een PAYE-referentie vóór de eerste betaaldag (Income Tax (PAYE) Regulations 2003). Werkgeversaansprakelijkheidsverzekering, minimum £5 million, boete van £2,500 per dag bij geen (Employers' Liability (Compulsory Insurance) Act 1969). Controle recht om te werken vóór aanvang dienstverband, statutory excuse, bewaar registraties twee jaar na het dienstverband (Immigration, Asylum and Nationality Act 2006, s.15 en s.19); civiele boete tot £45,000 per werknemer voor een eerste overtreding en £60,000 voor een herhaling (vanaf 13 februari 2024); sponsorvergunning en Certificate of Sponsorship voor visumonderdanen; EU/EER/Zwitserse onderdanen tonen settled of pre-settled status online aan; Ierse burgers vrijgesteld (Common Travel Area). Belastingcode ingesteld vanuit een P45 of een Starter Checklist. Real Time Information: Full Payment Submission op of vóór de betaaldag (PAYE Regulations 2003, reg. 67B). Schriftelijke verklaring van arbeidsvoorwaarden een recht vanaf dag één sinds 6 april 2020 (Employment Rights Act 1996, s.1). Automatische inschrijving van eligible jobholders tussen 22 en State Pension-leeftijd die meer dan £10,000 verdienen, minimaal 8% van kwalificerende verdiensten (£6,240 tot £50,270) met ten minste 3% van de werkgever, nalevingsverklaring binnen vijf maanden (Pensions Act 2008). Salariscijfers 2026/27: belastingcode 1257L; National Living Wage (21+) £12.71/uur vanaf april 2026; wettelijk verlof 5.6 weken (Working Time Regulations 1998); Statutory Sick Pay betaalbaar vanaf dag één vanaf april 2026 (Employment Rights Act 2025). Late RTI en mislukkingen bij automatische inschrijving leiden tot boetes van respectievelijk HMRC en The Pensions Regulator.*