Jak niemiecki pracownik wybiera Krankenkasse i co to oznacza dla listy płac

Pierwszą rzeczą, która zaskakuje zespoły listy płac nowe w Niemczech, jest to, że pracodawca nie wybiera ubezpieczyciela zdrowotnego. Robi to pracownik. Nowy pracownik wskazuje swoją Krankenkasse, a ten pojedynczy wybór ustala, kto pobiera pieniądze na ubezpieczenie społeczne, jaka jest stawka potrącenia i na które konto przebieg listy płac płaci co miesiąc. Jeśli kasa jest błędna w rejestrze, każda składka dla tego pracownika trafia w niewłaściwe miejsce.

Oto jak działa ten wybór, do czego zobowiązuje pracodawcę i jak pieniądze są potrącane z paska wynagrodzeń.

Pracownik wybiera kasę, a kasy konkurują ceną, a nie zakresem

Około dziewięciu na dziesięciu pracowników należy do gesetzliche Krankenversicherung (GKV), systemu ustawowego. W jego ramach pracownik swobodnie wybiera swoją Krankenkasse: AOK, Techniker Krankenkasse, Barmer, DAK, jedną z kas IKK i dziesiątki innych, każdą kasę otwartą w jego kraju związkowym w miejscu zamieszkania lub pracy (SGB V §173).

Ważna część dla każdego, kto doradza w kwestii listy płac: każda kasa GKV pokrywa ten sam prawnie zdefiniowany katalog świadczeń. Pracownik nie dostaje więcej lekarzy ani lepszego leczenia, wybierając jedną kasę zamiast innej. Tym, co się różni, jest Zusatzbeitrag, właściwa dla kasy składka uzupełniająca, którą każda Kasse ustala dodatkowo do stawki krajowej, plus obsługa i administracja. Zatem wybór jest tak naprawdę wyborem ceny, a ta cena jest liczbą, którą lista płac musi zastosować w potrąceniu.

Gdy pracownik przystąpi do kasy, jest z nią związany na 12 miesięcy, a zmiana po tych 12 miesiącach wymaga dwumiesięcznego wypowiedzenia. Wyjątek ma znaczenie dla listy płac: jeśli kasa podnosi swój Zusatzbeitrag, członek otrzymuje Sonderkündigungsrecht, specjalne prawo do odejścia niezależnie od okresu związania (SGB V §175(4)). Kasy ustalają tę stawkę na przełomie roku, więc styczeń jest wtedy, gdy większość pracowników się zmienia, a rejestr listy płac trzeba zaktualizować, aby pasował.

Wyżej zarabiający mają jeszcze jedną opcję. Pracownik, którego wynagrodzenie brutto jest powyżej Versicherungspflichtgrenze, 77 400 EUR rocznie w 2026 roku (6450 EUR miesięcznie), może opuścić system ustawowy na rzecz prywatnego ubezpieczenia zdrowotnego (private Krankenversicherung, PKV). Pracownik zarabiający poniżej tego progu musi pozostać w ustawowym GKV. Nawet powyżej niego większość pracowników pozostaje w GKV, zamiast przechodzić na prywatne pokrycie.

Co musi zrobić pracodawca

Zadanie pracodawcy zaczyna się w chwili, gdy pracownik wskazuje swoją kasę. Wynikają trzy obowiązki.

Zarejestrować pracownika w tej konkretnej Krankenkasse poprzez standardową rejestrację ubezpieczenia społecznego (DEÜV Meldung). Wybrana kasa to nie tylko ubezpieczyciel zdrowotny. To Einzugsstelle, jeden organ poboru dla całej składki pracownika na ubezpieczenie społeczne: zdrowotne, pielęgnacyjne, emerytalne i na wypadek bezrobocia trafiają wszystkie do tej jednej Kasse, która przekazuje pozostałe działy dalej. Zatem wskazanie właściwej kasy w rejestrze kontroluje znacznie więcej niż pokrycie zdrowotne.

Jeśli nowy pracownik nie wskaże kasy, pracodawca nie może po prostu tego pominąć. Pracodawca musi wybrać dla niego Krankenkasse (SGB V §175(3)), a pracownik jest wtedy tam ubezpieczony, dopóki nie wybierze inaczej.

Co miesiąc pracodawca potrąca udział pracownika, dodaje udział pracodawcy i przekazuje łączną sumę, Gesamtsozialversicherungsbeitrag, do Kasse. Płatność jest należna wcześnie: składka za dany miesiąc musi dotrzeć do kasy do trzeciego od końca dnia bankowego tego samego miesiąca (SGB IV §23), co oznacza, że lista płac często składa szacunek i rozlicza niewielką resztę w następnym miesiącu, zamiast czekać na dokładną ostateczną liczbę.

Jak buduje się potrącenie

Trzy stawki składają się na potrącenie zdrowotne i pielęgnacyjne, a każda zachowuje się nieco inaczej.

Ogólna stawka GKV to 14,6 procent wynagrodzenia brutto, stała krajowo i dzielona równo, 7,3 procent od pracodawcy i 7,3 procent od pracownika (SGB V §241).

Zusatzbeitrag kasy jest do tego dodawany. Każda Kasse ustala własny; średnia na 2026 rok to 2,9 procent, w górę z 2,5 procent, a poszczególne kasy wahają się od mniej więcej 2,2 do 4,4 procent. Od 2019 roku ta stawka uzupełniająca jest też dzielona na pół między pracodawcę a pracownika. To jest element, który zmienia się w zależności od pracownika, ponieważ zależy od tego, którą kasę pracownik wybrał.

Ubezpieczenie pielęgnacyjne (Pflegeversicherung) jest odrębne, na poziomie 3,6 procent w 2026 roku, również dzielone. Dwa niuanse: pracownik w wieku 23 lat lub starszy bez dzieci płaci dopłatę 0,6 procent, której pracodawca nie dopasowuje, a pracownicy w Saksonii płacą większy udział składki pielęgnacyjnej niż gdzie indziej. Oba zmieniają netto pracownika, nie dotykając kosztu pracodawcy.

Wszystkie te obowiązują tylko do Beitragsbemessungsgrenze, pułapu składkowego 5812,50 EUR miesięcznie (69 750 EUR rocznie) w 2026 roku. Wynagrodzenie powyżej pułapu nie ma dalszej składki zdrowotnej ani pielęgnacyjnej.

Przykład obliczeniowy

Weźmy pracownika zarabiającego 4000 EUR brutto miesięcznie, poniżej pułapu, w kasie pobierającej średni Zusatzbeitrag 2,9 procent. Samo potrącenie zdrowotne wygląda tak:

• Stawka ogólna 14,6 procent plus Zusatzbeitrag 2,9 procent = 17,5 procent z 4000 EUR = 700 EUR łącznie.
• Podzielone na pół: 350 EUR od pracownika, 350 EUR od pracodawcy.

Pasek wynagrodzeń pracownika pokazuje 350 EUR na ubezpieczenie zdrowotne; pracodawca płaci dopasowane 350 EUR jako koszt powyżej wynagrodzenia. Ubezpieczenie pielęgnacyjne jest obliczane w ten sam sposób od tych samych 4000 EUR i dodawane osobno. Przenieśmy tego pracownika do kasy pobierającej 4,4 procent zamiast 2,9, a udział pracownika rośnie do 380 EUR, podczas gdy część stawki ogólnej pozostaje na miejscu. To samo wynagrodzenie, inna kasa, inne wynagrodzenie netto.

Częsty błąd: nieaktualny Zusatzbeitrag po styczniowej zmianie

Powtarzającym się błędem jest Zusatzbeitrag, a nie stałe 14,6 procent, które rzadko się zmienia. Pracownik zmienia kasę w styczniu na mocy swojego Sonderkündigungsrecht. Stawka 2,5 procent starej kasy pozostaje w rejestrze listy płac, i przez miesiące potrącenie jest obliczane na niewłaściwej liczbie i przekazywane do niewłaściwego Einzugsstelle. Późniejsza korekta oznacza przeliczone składki we wszystkich dotkniętych miesiącach oraz rozliczenie z dwiema różnymi kasami.

Zusatzbeitrag to część, która się zmienia. Każda kasa ustala własny Zusatzbeitrag i aktualizuje go według opublikowanego harmonogramu co styczeń, więc właściwa stawka jest inna dla każdego pracownika w zależności od jego kasy. Flux przechowuje bieżącą Krankenkasse każdego pracownika i jej bieżący Zusatzbeitrag i stosuje je w każdym przebiegu listy płac, dzięki czemu potrącenie na pasku wynagrodzeń jest stawką, którą wybrana kasa pracownika faktycznie pobiera danego miesiąca.

*Źródła: Swobodny wybór otwartej ustawowej kasy zdrowotnej w miejscu zamieszkania lub pracy (SGB V §173). Dwunastomiesięczny okres związania, dwumiesięczne wypowiedzenie oraz specjalne prawo do odejścia, gdy kasa podnosi swój Zusatzbeitrag (SGB V §175(4)); pracodawca wybiera kasę, gdy pracownik żadnej nie wskaże (SGB V §175(3)). Ogólna stawka składki GKV 14,6 procent (SGB V §241). Wybrana kasa działa jako Einzugsstelle, pobierając cały Gesamtsozialversicherungsbeitrag, który jest należny do trzeciego od końca dnia bankowego miesiąca (SGB IV §23, §28h). Liczby na 2026 rok: średni Zusatzbeitrag 2,9 procent, dzielony 50/50 od 2019 roku; pułap składkowy (Beitragsbemessungsgrenze) 5812,50 EUR/miesiąc, 69 750 EUR/rok; Versicherungspflichtgrenze 77 400 EUR/rok; ubezpieczenie pielęgnacyjne 3,6 procent podstawy z dopłatą 0,6 procent dla pracowników bezdzietnych w wieku 23 lat i starszych (Bundesgesundheitsministerium, GKV-Beiträge; AOK, Rechengrößen der Sozialversicherung 2026).*