Wynagrodzenie za czas choroby w Niemczech: Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Krankengeld i refundacja U1

Pracownik w Niemczech, który z powodu choroby nie może pracować, zachowuje 100% wynagrodzenia wypłacanego przez pracodawcę przez maksymalnie sześć tygodni w związku z każdą chorobą. Ten obowiązek to Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (kontynuacja wypłaty wynagrodzenia w czasie choroby). Od 43. dnia świadczenie przejmuje kasa chorych pracownika (Krankenkasse), która wypłaca Krankengeld (zasiłek chorobowy). Pracodawcy zatrudniający do 30 osób odzyskują część wynagrodzenia za te sześć tygodni w ramach U1 Umlage, systemu refundacji finansowanego ze składki. Każda dłuższa choroba oznacza dla działu płac trzy zadania: policzenie sześciu tygodni, terminowe przekazanie pracownika do kasy chorych i złożenie wniosku o refundację.

Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: sześć tygodni pełnego wynagrodzenia od pracodawcy

Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG, ustawa o kontynuacji wypłaty wynagrodzenia) przyznaje pracownikowi, który nie może pracować z powodu choroby, do której sam nie doprowadził, prawo do maksymalnie sześciu tygodni dalszej wypłaty wynagrodzenia, liczonych jako 42 dni kalendarzowe (EFZG §3(1)). Prawo to powstaje po czterech tygodniach nieprzerwanego zatrudnienia (§3(3)). Jeśli nowo zatrudniona osoba zachoruje w ciągu pierwszych czterech tygodni i choroba trwa dalej, sześć tygodni zaczyna biec od początku piątego tygodnia.

Kwota to pełne wynagrodzenie za regularny czas pracy pracownika, a nie obniżona stawka chorobowa (§4(1)). Wyłączone są wynagrodzenie za nadgodziny i zwroty wydatków (§4(1a)). Jeśli pracownik przepracował część pierwszego dnia choroby, liczenie zaczyna się od dnia następnego; w przeciwnym razie ten dzień jest dniem pierwszym.

Ta sama czy nowa choroba: kiedy sześć tygodni biegnie od nowa

• Nowa, niezwiązana choroba po zakończeniu pierwszej otwiera nowy okres sześciu tygodni.
• Druga choroba, która zaczyna się w trakcie pierwszej, nie wydłuża okresu: łącznie 42 dni obejmują obie.
• Nawrót tej samej choroby zalicza się do tych samych 42 dni. Pracownikowi nieobecnemu przez 22 dni z powodu schorzenia kręgosłupa w marcu i ponownie z tego samego powodu w maju pozostaje 20 dni dalszej wypłaty wynagrodzenia. Sześć tygodni zaczyna biec od nowa dopiero po co najmniej sześciu miesiącach bez nieobecności z powodu tej choroby albo po 12 miesiącach od rozpoczęcia pierwszej nieobecności z jej powodu (§3(1), zdanie drugie).

Pracodawca otrzymuje daty, a nie diagnozy, dlatego w celu sprawdzenia wcześniejszych nieobecności wysyła do Krankenkasse pracownika zapytanie o wcześniejsze choroby (Vorerkrankungsanfrage) w ramach elektronicznej wymiany danych, a kasa odpowiada, czy każdą wcześniejszą nieobecność należy wliczyć.

eAU: pracodawca pobiera zwolnienie lekarskie z kasy chorych

Pracownik musi niezwłocznie zgłosić chorobę i jej przewidywany czas trwania. Jeśli choroba trwa dłużej niż trzy dni kalendarzowe, lekarz musi ją potwierdzić najpóźniej w następnym dniu roboczym, a pracodawca może zażądać tego potwierdzenia wcześniej (§5(1)).

Od 1 stycznia 2023 r. w przypadku pracowników objętych ustawowym ubezpieczeniem zdrowotnym lekarz przesyła dane o niezdolności do pracy do Krankenkasse. Pracodawca musi pobrać elektroniczne zaświadczenie (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, eAU) za pomocą certyfikowanego oprogramowania płacowego lub przez SV-Meldeportal, internetowy portal zgłoszeniowy instytucji ubezpieczeń społecznych. eAU zawiera daty niezdolności do pracy, datę stwierdzenia jej przez lekarza, informację, czy jest to zaświadczenie pierwsze, czy kolejne, oraz czy w grę może wchodzić wypadek (Księga IV Kodeksu socjalnego, SGB IV §109). Pracodawca może wystąpić o eAU dopiero po zgłoszeniu choroby przez pracownika. Zaświadczenia papierowe nadal stosuje się w przypadku pracowników ubezpieczonych prywatnie, minijobberów (osób zatrudnionych w niewielkim wymiarze za niskie wynagrodzenie) w gospodarstwach domowych oraz gdy lekarz działa poza systemem ustawowym, w tym w przypadku lekarzy za granicą.

Od 43. dnia: Krankengeld z Krankenkasse

Krankengeld wynosi 70% regularnego wynagrodzenia brutto pracownika, ale nie więcej niż 90% wynagrodzenia netto (Księga V Kodeksu socjalnego, SGB V §47). Świadczenie przysługuje za każdy dzień kalendarzowy, a pełny miesiąc liczy się jako 30 dni. Wynagrodzenie powyżej limitu podstawy składek na ubezpieczenie zdrowotne na 2026 r., wynoszącego 5812,50 EUR miesięcznie, nie jest uwzględniane, co wyznacza maksimum 135,63 EUR dziennie. Przy miesięcznym wynagrodzeniu 3500 EUR 70% dziennej kwoty 116,67 EUR daje 81,67 EUR, przed zastosowaniem limitu 90% netto. Z Krankengeld potrącane są składki emerytalne, na ubezpieczenie od bezrobocia i na ubezpieczenie pielęgnacyjne.

Krankengeld przysługuje z powodu tej samej choroby maksymalnie przez 78 tygodni w ciągu trzech lat (§48). Sześć tygodni dalszej wypłaty wynagrodzenia wlicza się do tego okresu, więc kasa chorych wypłaca świadczenie najwyżej przez 72 tygodnie.

Gdy tylko wiadomo, że sześć tygodni dobiega końca, pracodawca przesyła do Krankenkasse elektroniczne zaświadczenie o wynagrodzeniu (Entgeltbescheinigung), aby kasa mogła obliczyć świadczenie, nie czekając na kolejny termin wypłaty wynagrodzeń. Pracodawca wstrzymuje wypłatę pensji, a jeśli upłynie pełny miesiąc kalendarzowy bez wynagrodzenia, składa zgłoszenie przerwy (Unterbrechungsmeldung, kod przyczyny 51). Od stycznia 2026 r. Krankenkasse automatycznie informuje pracodawcę o rozpoczęciu i zakończeniu wypłaty Krankengeld.

U1 Umlage: jak pracodawcy zatrudniający do 30 osób odzyskują wynagrodzenie chorobowe

Zgodnie z Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG, ustawa o wyrównywaniu wydatków pracodawców) kasy chorych (Krankenkassen) zwracają mniejszym pracodawcom 80% kontynuowanego wynagrodzenia i 80% składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracodawcę od tego wynagrodzenia (AAG §1(1)). Każda Krankenkasse może obniżyć refundację w swoim statucie (własnych przepisach) i oferować kilka poziomów refundacji, z których żaden nie może być niższy niż 40% (§9(2)). Pracodawca wybiera poziom, a wyższa refundacja oznacza wyższą składkę. Opublikowane tabele dwóch kas na 2026 r. to datowane przykłady rozpiętości; każda Krankenkasse ustala i zmienia własne stawki:

• BARMER (2026): 50% przy składce 1,90%, 65% przy 2,50%, 80% przy 4,00%, bez zwrotu składek pracodawcy.
• DAK-Gesundheit (2026): 50%, 60%, 70% i 80% przy składkach 1,3%, 1,9%, 2,4% i 3,9% od stycznia do sierpnia, obniżonych od września do 0,8%, 1,0%, 1,3% i 1,8%.

Składkę opłaca wyłącznie pracodawca, jako procent wynagrodzenia każdego pracownika podlegającego składkom emerytalnym, do limitu podstawy składek emerytalnych na 2026 r. wynoszącego 8450 EUR miesięcznie i z wyłączeniem wypłat jednorazowych (§7). Składka trafia do Krankenkasse danego pracownika, która wypłaca też refundację (§2(1)), więc pracownicy rozproszeni między pięć Krankenkassen oznaczają pięć zestawów stawek i pięć decyzji o poziomie refundacji. W przypadku minijobberów Minijob-Zentrale (instytucja pobierająca składki z minijobów) stosuje stałą stawkę 0,8%.

Pracodawca jest objęty systemem w danym roku kalendarzowym, jeśli przez co najmniej osiem miesięcy poprzedniego roku zatrudniał nie więcej niż 30 osób (§3(1)). Nie wlicza się uczniów zawodu ani pracowników ze znacznym stopniem niepełnosprawności. Pracownicy niepełnoetatowi liczą się jako 0,25 (do 10 godzin tygodniowo), 0,5 (do 20) lub 0,75 (do 30). Pracodawca składa wniosek o refundację elektronicznie po wypłacie wynagrodzenia chorobowego (§2).

Przykład obliczeniowy: sześć tygodni wynagrodzenia chorobowego i refundacja U1 przy 3500 EUR

Firma zatrudniająca 12 osób wypłaca pracownicy 3500 EUR miesięcznie. Jej Krankenkasse to DAK-Gesundheit, a firma korzysta z poziomu U1 wynoszącego 70%, ze składką 2,4% od stycznia do sierpnia 2026 r.

1. Składka. Składka wynosi 2,4% otrzymywanego przez pracownicę wynagrodzenia: 2,4% × 3500 EUR = 84 EUR za pełny miesiąc i 33,60 EUR od 1400 EUR kontynuowanego wynagrodzenia za lipiec. Za miesiące, w których wypłacany jest wyłącznie Krankengeld, składka nie jest należna. Od września 2026 r. stawka dla tego poziomu wynosi 1,3% (45,50 EUR miesięcznie).
2. Choroba. Pracownica zachorowuje w poniedziałek 1 czerwca 2026 r. przed rozpoczęciem pracy, więc ten dzień liczy się jako pierwszy, i choruje do końca sierpnia.
3. Kontynuacja wynagrodzenia. 42 dni obejmują okres od 1 czerwca do 12 lipca. Czerwiec jest opłacony w całości kwotą 3500 EUR; okres od 1 do 12 lipca, dla przykładu wyliczony proporcjonalnie jako 12/30, to 1400 EUR. Sześć tygodni kosztuje 4900 EUR wynagrodzenia brutto, od którego pobiera się zwykłe podatki i składki na ubezpieczenia społeczne.
4. Przekazanie. Od poniedziałku 13 lipca pracownica otrzymuje Krankengeld. Pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia za okres od 13 do 31 lipca, przesyła Entgeltbescheinigung i składa Unterbrechungsmeldung, ponieważ sierpień upływa bez wynagrodzenia.
5. Refundacja. Krankenkasse zwraca 70% × 4900 EUR = 3430 EUR. Własny koszt pracodawcy z tytułu wynagrodzenia brutto za sześć tygodni wynosi 4900 EUR − 3430 EUR = 1470 EUR. Składki pracodawcy od 4900 EUR stanowią dodatkowy koszt, zwracany w tej samej proporcji tylko wtedy, gdy przewiduje to statut kasy (statut BARMER tego nie przewiduje). Przy poziomie 80% refundacja wyniosłaby 3920 EUR, a przy 50% 2450 EUR.

Podsumowanie

Niemieccy pracodawcy wypłacają pełne wynagrodzenie przez pierwsze 42 dni każdej choroby, gdy pracownik ma za sobą cztery tygodnie zatrudnienia. Nawracająca choroba uruchamia sześć tygodni od nowa dopiero po sześciu miesiącach bez niej lub po 12 miesiącach od jej pierwszego wystąpienia. Od 43. dnia kasa chorych wypłaca Krankengeld: 70% brutto, nie więcej niż 90% netto i w 2026 r. nie więcej niż 135,63 EUR dziennie, maksymalnie przez 78 tygodni łącznie z sześcioma tygodniami pracodawcy. Pracodawcy zatrudniający do 30 osób odzyskują od 40% do 80% wynagrodzenia chorobowego w ramach U1, opłacając składkę, którą każda Krankenkasse ustala dla danego poziomu refundacji.

Stawki U1 mogą się zmieniać w ciągu roku: DAK-Gesundheit obniżyła swoje stawki od września 2026 r. Flux pomaga działom płac śledzić te zasady, aby biuro prowadzące obsługę płacową mogło poinformować klienta, ile zwróci Krankenkasse.