Płace w systemie RTI w Wielkiej Brytanii: terminy Full Payment Submission i EPS, kary oraz korekty

W systemie RTI (Real Time Information) każdy pracodawca w Wielkiej Brytanii zgłasza wynagrodzenia do HMRC (HM Revenue & Customs, brytyjskiego organu podatkowego) przy każdej wypłacie dla pracowników. Każdy miesiąc podatkowy (od 6. dnia jednego miesiąca do 5. dnia następnego) ma trzy terminy: Full Payment Submission (FPS) najpóźniej w dniu wypłaty, Employer Payment Summary (EPS) do 19. dnia oraz płatność na rzecz HMRC do 22. dnia. Każdy termin ma własną zasadę naliczania kar, a każdy rodzaj błędu własny tryb korekty.

Full Payment Submission: co zawiera i kiedy należy ją złożyć

Dla każdego pracownika opłaconego w danej liście płac FPS wykazuje wynagrodzenie za okres oraz potrącenia z tytułu podatku dochodowego, National Insurance (brytyjskich składek na ubezpieczenie społeczne) i spłaty kredytu studenckiego. FPS zawiera również narastające sumy od początku roku, zastosowany kod podatkowy (tax code) i literę kategorii National Insurance, a także wykazuje osoby nowo zatrudnione i odchodzące. Uwzględnić trzeba każdego opłaconego pracownika, nawet osobę zarabiającą mniej niż 96 GBP tygodniowo.

Termin złożenia FPS określa Regulation 67B Income Tax (PAYE) Regulations 2003: zgłoszenie musi wpłynąć do HMRC najpóźniej w dniu, w którym pracownik otrzymuje wynagrodzenie. Tygodniowa lista płac oznacza zatem tygodniową FPS, także w przypadku małych pracodawców, którzy płacą HMRC kwartalnie. Pole „payment date” (data płatności) w FPS zawiera zwykły dzień wypłaty, nawet jeśli z powodu dnia wolnego od pracy w bankach (bank holiday) pracownicy otrzymują wynagrodzenie dzień wcześniej.

Kiedy można wysłać FPS po dniu wypłaty

HMRC akceptuje spóźnioną FPS tylko w ograniczonej liczbie sytuacji, z których większość ma przypisany kod przyczyny opóźnienia („late reporting reason”). Trzy częste przypadki:

• Dzień wypłaty przypada w weekend lub w dzień wolny od pracy w bankach: zgłoszenie w następnym dniu roboczym banków, z kodem G.
• Pracodawca ma uzasadnioną przyczynę lub nie otrzymał jeszcze numeru referencyjnego PAYE (numeru rejestracyjnego pracodawcy w systemie Pay As You Earn): zgłoszenie możliwie najszybciej, z kodem G.
• Wynagrodzenie zależy od pracy wykonanej danego dnia (na przykład pracownicy sezonowi przy zbiorach, opłacani według ilości zebranych plonów): zgłoszenie w ciągu 7 dni, z kodem F.

Spóźniona FPS bez ważnej przyczyny może skutkować ostrzeżeniem o karze w systemie online i nałożeniem kary.

Employer Payment Summary i 19. dzień miesiąca

EPS wykazuje kwoty, które zmniejszają zobowiązanie pracodawcy wobec HMRC. Pracodawca wysyła EPS, gdy:

• odzyskuje ustawowe świadczenia z tytułu macierzyństwa, ojcostwa, przysposobienia, wspólnego urlopu rodzicielskiego, śmierci dziecka lub opieki neonatalnej (zwykle 92% wypłaconej kwoty, więcej w przypadku mniejszych pracodawców uprawnionych do Small Employers' Relief);
• wnioskuje o Employment Allowance (obniżenie zobowiązania pracodawcy z tytułu National Insurance o maksymalnie 10 500 GBP), raz w roku podatkowym;
• nie wypłacił nikomu wynagrodzenia w danym miesiącu podatkowym; wtedy EPS zastępuje FPS za ten miesiąc.

EPS musi wpłynąć do HMRC do 19. dnia następnego miesiąca podatkowego: za miesiąc podatkowy od 6 października do 5 listopada do 19 listopada. Jeśli EPS wpłynie z opóźnieniem, obniżka nie obejmuje należności za ten miesiąc. Pracodawca, który w danym miesiącu podatkowym nikomu nie wypłaca wynagrodzenia i nie wysyła EPS, naraża się na karę za nieterminowe zgłoszenie oraz na „specified charge”, czyli szacunek należnego PAYE dokonany przez HMRC.

Termin płatności PAYE: zapłata na rzecz HMRC do 22. dnia

Należność PAYE (podatek i National Insurance wykazane w FPS, pomniejszone o obniżki z EPS) jest płatna do 22. dnia następnego miesiąca podatkowego w przypadku płatności elektronicznej lub do 19. dnia, jeśli czek wysyłany jest pocztą. Pracodawcy, których zobowiązanie wynosi zwykle mniej niż 1 500 GBP miesięcznie, mogą wnioskować o płatności kwartalne, ale nadal składają FPS w każdym dniu wypłaty.

Kary HMRC za nieterminowe zgłoszenia według liczby pracowników

Schedule 55 do Finance Act 2009 określa kary za nieterminowe zgłoszenia według liczby zatrudnionych:

HMRC nie nakłada kary, gdy:

• płatności wykazane w spóźnionej FPS zostały zgłoszone w ciągu 3 dni od dnia wypłaty (HMRC może jednak ukarać pracodawców, którzy regularnie składają zgłoszenia z takim opóźnieniem);
• nowy pracodawca wysyła pierwszą FPS w ciągu 30 dni od pierwszej wypłaty dla pracownika;
• spóźnione zgłoszenie przypada na pierwszy miesiąc podatkowy w roku podatkowym, w którym jakiekolwiek zgłoszenie jest spóźnione.

Za dany miesiąc podatkowy nakładana jest najwyżej jedna kara na każdy program PAYE (PAYE scheme), bez względu na to, ile zgłoszeń w tym miesiącu było spóźnionych. Zgłoszenie, którego nadal brakuje 3 miesiące po terminie, może skutkować dodatkową karą w wysokości 5% podatku i National Insurance, które powinno było wykazać.

Przykład obliczenia. Pracodawca będący klientem, zatrudniający 15 pracowników, wypłaca wynagrodzenia co miesiąc 25. dnia. W roku podatkowym 2026/2027 jego FPS za maj była spóźniona: było to pierwsze spóźnione zgłoszenie w roku, więc bez kary. FPS za dzień wypłaty 25 września zostaje następnie złożona 4 października, z 9-dniowym opóźnieniem:

1. FPS wykracza poza 3-dniową tolerancję, a wrzesień nie jest pierwszym spóźnionym miesiącem w roku, więc kara ma zastosowanie.
2. 15 pracowników mieści się w przedziale od 10 do 49: 200 GBP.
3. Druga spóźniona FPS w tym samym miesiącu podatkowym nie zwiększyłaby kwoty 200 GBP.

Gdyby FPS za wrzesień nadal nie została złożona 3 miesiące po dniu wypłaty, a do wykazania było 10 000 GBP PAYE i National Insurance, HMRC mógłby doliczyć 5% × 10 000 GBP = 500 GBP.

Kary za nieterminową płatność i odsetki

Schedule 56 do Finance Act 2009 określa kary za nieterminową płatność. Zaległością (default) jest płatność dokonana po terminie lub w niepełnej wysokości, przy czym pierwsza spóźniona płatność w roku podatkowym nie jest liczona jako zaległość. Każda kolejna zaległość kosztuje określony procent kwoty zapłaconej po terminie: 1% za zaległości od pierwszej do trzeciej, 2% od czwartej do szóstej, 3% od siódmej do dziewiątej i 4% od dziesiątej. Kwota nadal niezapłacona po 6 miesiącach powoduje doliczenie dodatkowych 5%, a po 12 miesiącach kolejnych 5%. HMRC nalicza również dzienne odsetki za zwłokę od zaległej kwoty od dnia terminu płatności.

Przy miesięcznym zobowiązaniu w wysokości 10 000 GBP druga spóźniona płatność w roku jest pierwszą zaległością: 1% × 10 000 GBP = 100 GBP, plus odsetki.

Korygowanie błędów w trakcie roku i po 5 kwietnia

Błędną kwotę z bieżącego roku podatkowego pracodawca koryguje w kolejnej regularnej FPS, aktualizując narastające sumy od początku roku. Błędna data płatności wymaga dodatkowej FPS z kodem przyczyny opóźnienia H, wysłanej do 19. dnia miesiąca podatkowego następującego po pierwotnym zgłoszeniu.

Po zakończeniu roku podatkowego 5 kwietnia błąd w ostatniej FPS wykryty do 19 kwietnia koryguje się dodatkową FPS z poprawionymi sumami narastającymi i wartością „0” jako wynagrodzeniem za okres. Od 20 kwietnia pracodawca wysyła FPS za poprzedni rok z prawidłowymi sumami narastającymi. Tryb FPS ma zastosowanie do każdego roku podatkowego począwszy od roku 2020/2021; Earlier Year Update (EYU), które wykazywało tylko różnicę, nie jest już akceptowane za te lata. HMRC nakłada karę za nieprawidłowości tylko wtedy, gdy pracodawca nie dochował należytej staranności lub popełnił błąd celowo.

Podsumowanie

• FPS: najpóźniej w każdym dniu wypłaty; po terminie tylko z ważnym kodem przyczyny.
• EPS: do 19. dnia następnego miesiąca podatkowego, aby ubiegać się o obniżki lub zgłosić miesiąc bez wypłat.
• Płatność: do 22. dnia elektronicznie, do 19. dnia pocztą.
• Nieterminowe zgłoszenie: od 100 GBP do 400 GBP za miesiąc podatkowy według liczby zatrudnionych, bez kary za pierwszy spóźniony miesiąc w roku.
• Nieterminowa płatność: od 1% do 4% od drugiej spóźnionej płatności w roku, plus 5% po 6 i po 12 miesiącach.
• Korekty: poprawione sumy narastające w kolejnej FPS, w trakcie roku i za zamknięte lata począwszy od 2020/2021.

Pojedyncza spóźniona FPS, wysłana w ciągu 3 miesięcy od dnia wypłaty, kosztuje najwyżej 400 GBP kary za nieterminowe zgłoszenie. Każdy kolejny spóźniony miesiąc może oznaczać kolejną karę. Flux składa FPS najpóźniej w każdym dniu wypłaty i wysyła EPS do 19. dnia zawsze, gdy jest potrzebna, dzięki czemu klienci partnera dotrzymują obu terminów zgłoszeń bez ręcznego pilnowania ich przez kogokolwiek.