Statutory Sick Pay 2026: SSP jest teraz wypłacane od pierwszego dnia, bez dolnego progu zarobków

Od 6 kwietnia 2026 r. Statutory Sick Pay (SSP) w Wielkiej Brytanii przysługuje od pierwszego pełnego dnia choroby, a prawo do niego ma każdy pracownik, niezależnie od tego, jak niewiele zarabia. Zmiany w statutory sick pay w 2026 r., wprowadzone przez Employment Rights Act 2025, znoszą trzy niepłatne dni oczekiwania, likwidują test dolnego progu zarobków (lower earnings limit) dla SSP i ustalają stawkę tygodniową na poziomie 123,25 GBP lub 80% przeciętnych tygodniowych zarobków, w zależności od tego, która kwota jest niższa. Dla działu płac oznacza to, że SSP oblicza się teraz dla każdego pracownika osobno i jest ono należne przy każdej krótkiej nieobecności.

Co zniosły zmiany w SSP z kwietnia 2026 r.

Przed 6 kwietnia 2026 r. trzy zasady sprawiały, że za wiele nieobecności SSP nie przysługiwało:

• Dni oczekiwania. SSP nie przysługiwało za pierwsze trzy dni kwalifikujące (qualifying days) okresu choroby, więc wypłata zaczynała się dopiero od czwartego dnia.
• Zasada czterech dni. Okres choroby liczył się do SSP tylko wtedy, gdy trwał co najmniej cztery kolejne dni, wliczając dni wolne od pracy.
• Dolny próg zarobków. Pracownik, którego przeciętne tygodniowe zarobki były niższe od dolnego progu zarobków w National Insurance (125 GBP tygodniowo w roku 2025/26), nie otrzymywał SSP.

Sekcje 10 i 11 Employment Rights Act 2025 zniosły wszystkie trzy zasady, a sekcje 12 i 13 wprowadzają te same zmiany w Irlandii Północnej. Akt wykonawczy (statutory instrument, SI 2026/373) wprowadził w życie wszystkie cztery sekcje 6 kwietnia 2026 r. Okres niezdolności do pracy (period of incapacity for work, termin prawny oznaczający nieprzerwaną nieobecność z powodu choroby) musi teraz trwać tylko jeden pełny dzień.

Najwięcej zyskują osoby zatrudnione w niepełnym wymiarze i nisko opłacane: pracownik z dwiema krótkimi zmianami w tygodniu i przeciętnymi tygodniowymi zarobkami poniżej 125 GBP, który wcześniej nigdy nie miał prawa do SSP, teraz nabywa je od pierwszego dnia zwolnienia chorobowego.

Nowa stawka: 123,25 GBP lub 80% przeciętnych tygodniowych zarobków

Tygodniowa stawka SSP na rok 2026/27 to niższa z dwóch kwot:

1. stała stawka 123,25 GBP tygodniowo (ustalona w Social Security Benefits Up-rating Order 2026) lub
2. 80% przeciętnych tygodniowych zarobków pracownika.

Przeciętne tygodniowe zarobki oblicza się za „okres odniesienia" (relevant period): co najmniej osiem tygodni kończących się ostatnim zwykłym dniem wypłaty przed chorobą. Do obliczenia wlicza się wszystkie zarobki, od których należne są składki Class 1 National Insurance (pobierane od dochodów ze stosunku pracy) lub byłyby należne, gdyby pracownik zarabiał wystarczająco dużo, by je opłacać. Stała stawka jest niższą kwotą dla każdego, kto zarabia około 154 GBP tygodniowo lub więcej (123,25 GBP ÷ 0,8), więc pracownicy pełnoetatowi nadal otrzymują 123,25 GBP. Poniżej tego poziomu stawka każdego pracownika wynosi 80% jego własnych przeciętnych tygodniowych zarobków.

SSP wypłaca się w ramach listy płac w zwykłym dniu wypłaty, z potrąceniem podatku dochodowego i National Insurance tak jak od każdego innego wynagrodzenia.

Przykład obliczenia: pracownica w niepełnym wymiarze zarabiająca 120 GBP tygodniowo

Weźmy pracownicę, która pracuje w poniedziałki, wtorki i środy i zarabia 120 GBP tygodniowo. Choruje w poniedziałek i wtorek, a w środę wraca do pracy.

Według dawnych zasad: 120 GBP to mniej niż dolny próg zarobków 125 GBP, a dwudniowa nieobecność była krótsza niż minimum czterech dni. Należne SSP: 0 GBP.

Według zasad obowiązujących od 6 kwietnia 2026 r.:

1. Stawka tygodniowa: 80% × 120 GBP = 96 GBP, czyli mniej niż 123,25 GBP, więc obowiązuje 96 GBP.
2. Stawka dzienna: 96 GBP ÷ 3 dni kwalifikujące = 32 GBP.
3. Należne SSP: 2 kwalifikujące dni choroby × 32 GBP = 64 GBP.

Pełnoetatowa koleżanka zarabiająca 400 GBP tygodniowo przez pięć dni otrzymuje stałą stawkę, ponieważ 80% z 400 GBP (320 GBP) przekracza 123,25 GBP. Jej stawka dzienna wynosi 123,25 GBP ÷ 5 = 24,65 GBP, więc za trzydniową nieobecność należy się 3 × 24,65 GBP = 73,95 GBP. Przed kwietniem ta sama nieobecność była zbyt krótka, by dawać prawo do SSP, i nie przysługiwało za nią nic.

Dni kwalifikujące, okresy powiązane i maksimum 28 tygodni

SSP wypłaca się tylko za dni kwalifikujące: dni, w które pracownik zwykle pracuje zgodnie z umową. Jeżeli pracodawca i pracownik uzgodnią, że w danym tygodniu nie ma dni roboczych, dniem kwalifikującym staje się środa. Pracownik, który przepracuje minutę lub dłużej, zanim pójdzie do domu z powodu choroby, nie miał pełnego dnia choroby, więc ten dzień się nie liczy.

Dwa okresy choroby oddzielone od siebie 8 tygodniami (56 dniami) lub krócej są powiązane i traktowane jako jeden okres. Skoro teraz liczy się już jeden dzień, seria jednodniowych nieobecności na przestrzeni kilku miesięcy może utworzyć jeden okres powiązany. W ramach okresu powiązanego stawka SSP jest ustalana na początku pierwszej nieobecności, nawet jeśli wynagrodzenie pracownika później się zmieni.

SSP przysługuje przez maksymalnie 28 tygodni w jednym okresie uprawnienia (period of entitlement, w uproszczeniu jedna powiązana seria nieobecności). Limit uprawnienia to 28-krotność indywidualnej stawki tygodniowej pracownika, więc limit pracownicy w niepełnym wymiarze wynosi 28 × 96 GBP = 2 688 GBP, a nie 28 × 123,25 GBP. Uprawnienie wygasa również, gdy powiązane okresy trwają dłużej niż trzy lata. Gdy pracownik nie spełnia warunków albo SSP dobiega końca, pracodawca musi wystawić formularz SSP1, aby pracownik mógł ubiegać się o świadczenia państwowe (Employment and Support Allowance lub Universal Credit).

Fit notes, zgłoszenie i dokumentacja do przechowywania

Pracownik musi zawiadomić pracodawcę o chorobie w terminie wyznaczonym przez pracodawcę, a jeśli termin nie został ustalony, w ciągu 7 dni. Pracodawca może odmówić SSP za dni, o które zgłoszenie się spóźniło, chyba że pracownik miał uzasadniony powód opóźnienia.

Przez pierwsze 7 kolejnych dni (wliczając dni wolne od pracy) pracownik sam poświadcza chorobę (potwierdza ją bez zaświadczenia lekarskiego). Pracodawca może zażądać fit note (zaświadczenia lekarskiego o zdolności do pracy) dopiero od 8. dnia. Fit note może wystawić GP (lekarz rodzinny), lekarz szpitalny, zarejestrowana pielęgniarka, terapeuta zajęciowy, farmaceuta lub fizjoterapeuta. Spóźniona fit note nie jest powodem do wstrzymania SSP.

Pracodawcy mogą sami wybrać sposób ewidencjonowania nieobecności chorobowych, ale HM Revenue & Customs (HMRC, brytyjski urząd skarbowy) może w razie sporu zażądać wglądu w tę dokumentację. Dokumentację płacową, w tym dotyczącą urlopów i nieobecności chorobowych, należy przechowywać przez 3 lata od końca roku podatkowego, którego dotyczy.

Brak zwrotu od HMRC oraz jak firmowe wynagrodzenie chorobowe zalicza się na SSP

Pracodawcy ponoszą pełny koszt SSP. Percentage Threshold Scheme, który pozwalał niektórym pracodawcom odzyskiwać SSP, zlikwidowano 6 kwietnia 2014 r. i nie zastąpił go żaden ogólny mechanizm zwrotu. HMRC wypłaca SSP bezpośrednio tylko w wąskim zakresie przypadków: gdy pracodawca jest niewypłacalny albo gdy nie płaci mimo formalnej decyzji, że SSP jest należne.

Wielu pracodawców stosuje firmowy program wynagrodzenia chorobowego (nazywany też occupational lub contractual sick pay), który może wypłacać więcej niż SSP, ale nigdy mniej. Te dwie płatności się nie sumują: zgodnie z Social Security Contributions and Benefits Act 1992 wynagrodzenie umowne za dzień choroby zalicza się na SSP należne za ten dzień, a wypłacone SSP zalicza się na wynagrodzenie umowne.

Jeśli umowa pracownicy w niepełnym wymiarze przewiduje pełne wynagrodzenie za dni choroby (120 GBP ÷ 3 = 40 GBP dziennie), za poniedziałek i wtorek należy jej się 2 × 40 GBP = 80 GBP. Pracodawca wypłaca łącznie 80 GBP, z czego 64 GBP to SSP, a 16 GBP to firmowa dopłata. Dział płac nadal musi obliczyć część stanowiącą SSP, ponieważ pracodawca musi wykazać, że wypłacił co najmniej kwotę ustawową. Po wyczerpaniu uprawnienia z programu firmowego SSP jest wypłacane samodzielnie aż do osiągnięcia maksimum 28 tygodni. Dni objęte firmowym wynagrodzeniem chorobowym również wliczają się do tego maksimum.

Podsumowanie

Od 6 kwietnia 2026 r. SSP przysługuje każdemu pracownikowi od pierwszego pełnego dnia choroby, w wysokości 123,25 GBP tygodniowo lub 80% przeciętnych tygodniowych zarobków, w zależności od tego, która kwota jest niższa. Nieobecności oddalone od siebie o nie więcej niż 56 dni mają wspólną stawkę i wspólne maksimum 28 tygodni, a pracodawcy nie mogą odzyskać SSP od HMRC.

W arkuszu kalkulacyjnym każda krótka nieobecność oznacza teraz cztery ręczne kroki: przeciętne tygodniowe zarobki, porównanie ze stałą stawką, stawkę dzienną i sprawdzenie okresów powiązanych. Flux oblicza stawkę SSP dla każdego pracownika przy każdym naliczaniu wynagrodzeń, stosuje zasady powiązania i maksimum 28 tygodni oraz co roku w kwietniu aktualizuje stałą stawkę.