Como um trabalhador alemão escolhe uma Krankenkasse, e o que isso significa para a folha de pagamento

A primeira coisa que surpreende as equipes de folha de pagamento recém-chegadas à Alemanha é que o empregador não escolhe a seguradora de saúde. Quem escolhe é o trabalhador. Um novo contratado indica sua Krankenkasse, e essa única escolha define quem recolhe o dinheiro do seguro social, qual é a alíquota do desconto e para qual conta o processamento da folha paga todo mês. Se o fundo estiver errado no cadastro, cada contribuição desse funcionário vai para o lugar errado.

Veja como funciona essa escolha, o que ela obriga o empregador a fazer e como o dinheiro é descontado do holerite.

O trabalhador escolhe o fundo, e os fundos competem por preço, não por cobertura

Cerca de nove em cada dez funcionários estão na gesetzliche Krankenversicherung (GKV), o sistema legal. Dentro dele, o trabalhador escolhe livremente sua Krankenkasse: AOK, Techniker Krankenkasse, Barmer, DAK, um dos fundos IKK e dezenas de outros, qualquer fundo aberto em seu estado federado, em sua residência ou local de trabalho (SGB V §173).

O ponto importante para quem assessora sobre folha de pagamento: todo fundo da GKV cobre o mesmo catálogo de benefícios definido em lei. Um trabalhador não obtém mais médicos nem melhor tratamento ao escolher um fundo em vez de outro. O que difere é o Zusatzbeitrag, a contribuição suplementar específica de cada fundo, que cada Kasse define além da alíquota nacional, mais o serviço e a administração. Então a escolha é, na verdade, uma escolha de preço, e esse preço é um número que a folha de pagamento tem de aplicar no desconto.

Uma vez que o trabalhador ingressa num fundo, fica vinculado a ele por 12 meses, e trocar depois desses 12 meses exige aviso de dois meses. A exceção é relevante para a folha: se um fundo aumenta seu Zusatzbeitrag, o membro ganha um Sonderkündigungsrecht, um direito especial de sair independentemente do período de vinculação (SGB V §175(4)). Os fundos definem essa alíquota na virada do ano, então janeiro é quando a maioria dos trabalhadores troca, e o cadastro da folha tem de ser atualizado para corresponder.

Quem ganha mais tem mais uma opção. Um funcionário cujo salário bruto está acima da Versicherungspflichtgrenze, €77.400 por ano em 2026 (€6.450 por mês), pode deixar o sistema legal para aderir a um seguro de saúde privado (private Krankenversicherung, PKV). Um funcionário que ganha abaixo desse limite deve permanecer na GKV legal. Mesmo acima dele, a maioria dos funcionários permanece na GKV em vez de migrar para a cobertura privada.

O que o empregador tem de fazer

O trabalho do empregador começa no momento em que o trabalhador indica seu fundo. Três obrigações decorrem disso.

Registrar o funcionário naquela Krankenkasse específica por meio do registro padrão de seguro social (a DEÜV Meldung). O fundo escolhido não é apenas a seguradora de saúde. Ele é a Einzugsstelle, o único órgão arrecadador de toda a contribuição de seguro social do trabalhador: saúde, cuidados de longa duração, previdência e desemprego, tudo vai para aquela única Kasse, que repassa os demais ramos. Portanto, indicar o fundo certo no cadastro controla muito mais do que a cobertura de saúde.

Se um novo contratado não indica um fundo, o empregador não pode simplesmente ignorar. O empregador deve selecionar uma Krankenkasse para ele (SGB V §175(3)), e o trabalhador fica então segurado ali até que escolha de outra forma.

A cada mês, o empregador retém a parte do funcionário, acrescenta a parte do empregador e remete o total combinado, o Gesamtsozialversicherungsbeitrag, à Kasse. O pagamento vence cedo: a contribuição de um mês deve chegar ao fundo até o terceiro dia bancário antes do fim desse mesmo mês (SGB IV §23), o que significa que a folha muitas vezes envia uma estimativa e reconcilia o pequeno saldo no mês seguinte, em vez de esperar pelo número final exato.

Como o desconto é montado

Três alíquotas compõem o desconto de saúde e cuidados, e cada uma se comporta de um jeito um pouco diferente.

A alíquota geral da GKV é de 14,6 por cento do salário bruto, fixada nacionalmente e dividida igualmente, 7,3 por cento do empregador e 7,3 por cento do funcionário (SGB V §241).

O Zusatzbeitrag do fundo é somado a isso. Cada Kasse define o seu; a média de 2026 é de 2,9 por cento, ante 2,5 por cento, e os fundos individuais variam de aproximadamente 2,2 a 4,4 por cento. Desde 2019, essa alíquota suplementar também é dividida ao meio entre empregador e funcionário. Esta é a parte que varia por trabalhador, porque depende de qual fundo o trabalhador escolheu.

O seguro de cuidados de longa duração (Pflegeversicherung) é separado, em 3,6 por cento em 2026, também compartilhado. Dois detalhes: um funcionário com 23 anos ou mais e sem filhos paga um adicional de 0,6 por cento que o empregador não iguala, e funcionários na Saxônia pagam uma parcela maior da contribuição de cuidados do que em outros lugares. Ambos alteram o líquido do funcionário sem afetar o custo do empregador.

Tudo isso se aplica apenas até a Beitragsbemessungsgrenze, o teto de contribuição de €5.812,50 por mês (€69.750 por ano) em 2026. Salário acima do teto não tem contribuição adicional de saúde ou cuidados.

Um exemplo prático

Considere um funcionário que ganha €4.000 brutos por mês, abaixo do teto, num fundo que cobra o Zusatzbeitrag médio de 2,9 por cento. Só o desconto de saúde fica assim:

• Alíquota geral de 14,6 por cento mais Zusatzbeitrag de 2,9 por cento = 17,5 por cento de €4.000 = €700 no total.
• Dividido ao meio: €350 do funcionário, €350 do empregador.

O holerite do funcionário mostra €350 de seguro de saúde; o empregador paga €350 equivalentes como custo além do salário. O seguro de cuidados é calculado da mesma forma sobre os mesmos €4.000 e somado separadamente. Mude esse trabalhador para um fundo que cobra 4,4 por cento em vez de 2,9, e a parte do funcionário sobe para €380, enquanto a parcela da alíquota geral permanece igual. Mesmo salário, fundo diferente, salário líquido diferente.

O erro comum: um Zusatzbeitrag desatualizado após uma troca em janeiro

O erro recorrente é o Zusatzbeitrag, não os 14,6 por cento fixos, que raramente mudam. Um trabalhador troca de fundo em janeiro sob seu Sonderkündigungsrecht. A alíquota antiga de 2,5 por cento do fundo permanece no cadastro da folha e, por meses, o desconto é calculado sobre o número errado e remetido à Einzugsstelle errada. A correção posterior significa contribuições recalculadas em cada mês afetado e uma reconciliação com duas Kassen diferentes.

O Zusatzbeitrag é a parte que varia. Cada fundo define seu próprio Zusatzbeitrag e o atualiza num calendário publicado a cada janeiro, então a alíquota correta é diferente para cada funcionário, dependendo do seu fundo. A Flux mantém a Krankenkasse atual de cada trabalhador e seu Zusatzbeitrag atual e os aplica em cada processamento da folha, de modo que o desconto no holerite é a alíquota que o fundo escolhido pelo trabalhador realmente cobra naquele mês.

*Fontes: Livre escolha de um fundo de saúde legal aberto no local de residência ou de trabalho (SGB V §173). Período de vinculação de doze meses, aviso de dois meses e o direito especial de sair quando um fundo aumenta seu Zusatzbeitrag (SGB V §175(4)); o empregador seleciona um fundo quando o trabalhador não indica nenhum (SGB V §175(3)). Alíquota geral de contribuição da GKV de 14,6 por cento (SGB V §241). O fundo escolhido atua como Einzugsstelle, recolhendo todo o Gesamtsozialversicherungsbeitrag, que vence até o terceiro dia bancário antes do fim do mês (SGB IV §23, §28h). Números de 2026: Zusatzbeitrag médio de 2,9 por cento, dividido 50/50 desde 2019; teto de contribuição (Beitragsbemessungsgrenze) €5.812,50/mês, €69.750/ano; Versicherungspflichtgrenze €77.400/ano; cuidados de longa duração 3,6 por cento de base com um adicional de 0,6 por cento para funcionários sem filhos com 23 anos ou mais (Bundesgesundheitsministerium, GKV-Beiträge; AOK, Rechengrößen der Sozialversicherung 2026).*