Como fazer o onboarding de um novo empregado no Reino Unido: um guia passo a passo para equipes de folha

Errar a verificação do direito de trabalhar pode ser um erro caro: empregar alguém sem uma verificação válida pode significar uma penalidade civil de até £45.000 por trabalhador ilegal em uma primeira infração, e de até £60.000 em uma reincidência. Também não há período de tolerância. A verificação tem que ser concluída antes do primeiro dia de trabalho, e uma verificação correta dá ao empregador uma "desculpa legal" (statutory excuse) que o protege se o trabalhador mais tarde acabar não tendo permissão. Uma versão comum do erro é pós-Brexit: aceitar o passaporte de um cidadão da UE por si só, o que não prova mais o direito de trabalhar. O onboarding no Reino Unido é no mais bastante leve em burocracia, mas alguns passos têm prazos rígidos, então aqui está a ordem que mantém um empregador longe de problemas.

Antes do primeiro dia de pagamento: registre-se na HMRC, faça seguro, monte uma previdência

Três coisas precisam existir antes do primeiro dia de pagamento.

O empregador tem que se registrar na HMRC como empregador e obter uma referência PAYE. Isso pode levar até 15 dias úteis, e a folha não pode ser transmitida sem a referência PAYE, então esse registro é o item para começar cedo. O registro deve acontecer antes do primeiro dia de pagamento e no máximo dois meses antes.

O empregador precisa de um seguro de responsabilidade patronal (employers' liability insurance), que é legalmente exigido com um mínimo de £5 milhões de cobertura; operar sem ele significa uma multa de até £2.500 por dia.

E o empregador precisa de um plano de previdência qualificado implementado para a inscrição automática, porque o dever de inscrição se aplica a partir do primeiro dia do empregado.

A verificação do direito de trabalhar, e a penalidade por pulá-la

A verificação do direito de trabalhar deve ser concluída antes de o emprego começar. Para a maioria das pessoas, a verificação é feita online, usando um código de compartilhamento (share code) que o trabalhador gera pelo serviço do Home Office; para cidadãos britânicos e irlandeses pode ser uma verificação de documentos. Uma verificação corretamente realizada, concluída antes da data de início, dá a desculpa legal. O empregador mantém uma cópia da verificação durante todo o emprego e por dois anos após seu término.

Se a função precisa de um portador de visto, o empregador deve possuir uma licença de patrocínio (sponsor license) e atribuir um Certificado de Patrocínio (Certificate of Sponsorship) antes de o trabalhador solicitar o visto. O ponto pós-Brexit vale repetir, porque é o erro mais frequente: um cidadão da UE, do EEE ou suíço agora precisa comprovar o status assentado (settled) ou pré-assentado (pre-settled) pelo serviço online, não apenas um passaporte. Os cidadãos irlandeses permanecem isentos sob a Common Travel Area.

Colete os dados do novo contratado e defina o código tributário

Antes do primeiro dia de pagamento, o empregador coleta os dados pessoais do trabalhador, seu número de National Insurance, e os dados bancários. Depois define o código tributário, o código PAYE que informa à folha quanto do pagamento do trabalhador é isento de imposto e, portanto, quanto imposto de renda descontar. O código vem de um de dois lugares. Se o trabalhador entrega um P45 de seu empregador anterior, seu código tributário e os valores acumulados no ano são transferidos. Se não houver P45, o trabalhador preenche uma Starter Checklist, e sua resposta (declaração A, B ou C) define um código temporário até a HMRC emitir o correto. Um código incorreto não é um desastre, porque a HMRC o corrige, mas significa que o primeiro holerite ou os dois primeiros podem ficar desajustados.

Informe o novo contratado à HMRC no primeiro dia de pagamento ou antes

O Reino Unido faz o informe da folha em tempo real. Todo pagamento é informado à HMRC por meio de uma Full Payment Submission (FPS), e para um novo contratado essa submissão inclui os dados de início, então o antigo fluxo em papel de P45/P46 para a HMRC acabou. O prazo é rígido e vale memorizar: a FPS deve chegar à HMRC no dia em que o empregado é pago ou antes. Há uma flexibilização estreita que permite a transmissão dentro de alguns dias em casos limitados, mas a regra segura é no dia do pagamento ou antes. A transmissão tardia da FPS significa penalidades mensais que escalam com o número de funcionários.

Entregue a declaração escrita de termos no primeiro dia

Desde abril de 2020, a declaração escrita de particularidades do emprego é um direito desde o primeiro dia, devido tanto a empregados quanto a trabalhadores, no seu primeiro dia ou antes. A declaração tem que cobrir o essencial: as partes, a data de início, a remuneração e a jornada, o direito a férias, o cargo ou a descrição, o local de trabalho, os prazos de aviso prévio, qualquer período de experiência e suas condições, e os termos de pagamento por doença. A declaração não é a mesma coisa que o contrato de trabalho completo, que geralmente é mais amplo, mas a declaração é a peça que a lei coloca em um prazo de primeiro dia, então ela não pode esperar.

Avalie e inscreva automaticamente o trabalhador em uma previdência

O dever previdenciário é uma das obrigações mais fáceis de negligenciar no Reino Unido, e se aplica a todo novo contratado. O empregador avalia o trabalhador e inscreve automaticamente qualquer "eligible jobholder", ou seja, alguém entre 22 anos e a idade da aposentadoria estatal que ganhe mais de £10.000 por ano. A contribuição mínima é de 8 por cento dos ganhos qualificáveis, dos quais pelo menos 3 por cento vêm do empregador, sobre a faixa de ganhos entre £6.240 e £50.270. Os trabalhadores fora da faixa elegível podem pedir para aderir. A inscrição pode ser adiada por até três meses, mas o trabalhador tem que ser avisado dentro de seis semanas, e o empregador apresenta uma declaração de conformidade ao The Pensions Regulator dentro de cinco meses de sua data de início dos deveres.

Defina os valores da folha: código tributário, National Insurance, salário mínimo, férias

Alguns valores completam a configuração da folha. O código tributário padrão para 2026/27 é 1257L. A categoria de National Insurance geralmente é A, com categorias especiais para menores de 21 anos e aprendizes jovens. O National Living Wage para trabalhadores com 21 anos ou mais é de £12,71 por hora a partir de abril de 2026, e as faixas etárias inferiores têm suas próprias taxas. As férias legais são de 5,6 semanas por ano, o que são 28 dias para alguém que trabalha uma semana de cinco dias. O Statutory Sick Pay também se aplica e, a partir de abril de 2026, é pagável a partir do primeiro dia de doença em vez de após dias de carência.

O que a automação cuida, e o que ainda precisa de uma pessoa

O onboarding no Reino Unido não tem a sequência de registros da Alemanha nem as declarações por estado do México, mas tem dois prazos implacáveis (a verificação do direito de trabalhar antes do primeiro dia e a FPS no dia do pagamento ou antes), um dever previdenciário que se aplica a todo contratado elegível, e um conjunto de limites que muda todo abril. Feitas à mão, as falhas são do tipo silencioso: um share code que ninguém verificou, uma FPS transmitida um dia atrasada, um trabalhador que deveria ter sido inscrito automaticamente e não foi. A Flux mantém isso atualizado. Transmitimos a FPS no dia do pagamento ou antes, aplicamos o código PAYE e a categoria de National Insurance corretos, e executamos a avaliação de inscrição automática em cada novo contratado. Os limites do National Living Wage e da previdência ficam atualizados automaticamente, de modo que um novo contratado é informado no prazo e seu primeiro holerite está correto. Isso deixa a equipe de folha livre para o trabalho que de fato ajuda um novo contratado, como responder às suas perguntas sobre remuneração, código tributário e previdência, em vez de correr atrás de um prazo de transmissão.

*Fontes: Registrar-se como empregador na HMRC e obter uma referência PAYE antes do primeiro dia de pagamento (Income Tax (PAYE) Regulations 2003). Seguro de responsabilidade patronal, mínimo de £5 milhões, penalidade de £2.500 por dia por não tê-lo (Employers' Liability (Compulsory Insurance) Act 1969). Verificação do direito de trabalhar antes de o emprego começar, desculpa legal, manter registros por dois anos após o emprego (Immigration, Asylum and Nationality Act 2006, s.15 e s.19); penalidade civil de até £45.000 por trabalhador em uma primeira infração e £60.000 em reincidência (a partir de 13 de fevereiro de 2024); licença de patrocínio e Certificate of Sponsorship para cidadãos com visto; cidadãos da UE/EEE/suíços comprovam status assentado ou pré-assentado online; cidadãos irlandeses isentos (Common Travel Area). Código tributário definido a partir de um P45 ou de uma Starter Checklist. Real Time Information: Full Payment Submission no dia do pagamento ou antes (PAYE Regulations 2003, reg. 67B). Declaração escrita de particularidades do emprego um direito de primeiro dia desde 6 de abril de 2020 (Employment Rights Act 1996, s.1). Inscrição automática de eligible jobholders entre 22 anos e a idade da aposentadoria estatal que ganhem mais de £10.000, mínimo de 8% dos ganhos qualificáveis (£6.240 a £50.270) com pelo menos 3% do empregador, declaração de conformidade dentro de cinco meses (Pensions Act 2008). Valores da folha 2026/27: código tributário 1257L; National Living Wage (21+) £12,71/hora a partir de abril de 2026; férias legais 5,6 semanas (Working Time Regulations 1998); Statutory Sick Pay pagável desde o primeiro dia a partir de abril de 2026 (Employment Rights Act 2025). Transmissão tardia de RTI e falhas de inscrição automática resultam em penalidades da HMRC e do The Pensions Regulator, respectivamente.*