Deutschlands Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Wie ein Gerichtsurteil jeden Arbeitgeber unter die Uhr stellte

Seit 2022 müssen Arbeitgeber in Deutschland die gesamte Arbeitszeit im Wesentlichen jedes Beschäftigten erfassen, nicht nur die Überstunden. Viele Arbeitgeber wissen das nicht, weil kein neues Gesetz die Pflicht geschaffen hat. Eine einzige Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts legte ein altes Arbeitsschutzgesetz neu aus, und diese Neuauslegung machte die umfassende Arbeitszeiterfassung zur gesetzlichen Anforderung. Viele Arbeitgeber glauben noch, sie müssten nur Überstunden erfassen, wie es vor 2022 die Regel war, und ein Unternehmen, das noch auf dieser Grundlage arbeitet, verstößt bereits gegen die Pflicht.

Ich gehe durch, was das Gericht tatsächlich entschieden hat, wie sich die Regel änderte, welche Beschäftigten sie erfasst und warum das Gesetz, auf das alle immer warten, immer noch nicht gekommen ist.

Die Gerichtsentscheidung, die die Regel änderte

Am 13. September 2022 entschied das Bundesarbeitsgericht, Deutschlands höchstes Arbeitsgericht, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen, und dass die Pflicht bereits im geltenden Recht besteht. Das Gericht erfand keine neue Pflicht aus dem Nichts. Es las die Pflicht in das Arbeitsschutzgesetz hinein, konkret in die allgemeine Pflicht des Arbeitgebers, die Arbeit sicher zu organisieren, und es tat dies im Lichte einer Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs von 2019.

Jenes europäische Urteil, der Fall CCOO, entschied, dass die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten, weil ohne ein solches die Grenzen für Arbeitszeit und Ruhezeiten nicht tatsächlich durchgesetzt werden können. Das deutsche Gericht nahm diese Begründung und wandte sie im Inland an: Wenn das Arbeitsschutzgesetz die Arbeitgeber verpflichtet, die Beschäftigten zu schützen, und die EU ein echtes System zur Messung der Stunden verlangt, dann müssen deutsche Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit jetzt erfassen, ohne auf ein eigenes Gesetz zu warten. Das praktische Ergebnis ist eine Pflicht, Beginn, Ende und Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeit jedes Beschäftigten zu erfassen.

Was sich gegenüber der alten Regel änderte

Der Grund, warum dies als echte Verschiebung ankam, ist, dass das deutsche Recht bereits eine engere Erfassungsregel hatte und die meisten Arbeitgeber ihre Gewohnheiten darum herum aufgebaut hatten. Nach dem Arbeitszeitgesetz waren Arbeitgeber nur verpflichtet, die Stunden zu erfassen, die den Standard-Acht-Stunden-Tag überschritten, plus Arbeit an Sonn- und Feiertagen. Mit anderen Worten: Reguläre Stunden blieben unerfasst, und nur die Ausnahmen mussten dokumentiert werden.

Das Urteil von 2022 weitete diese Pflicht auf die gesamte Arbeitszeit aus, nicht nur den Überstundenanteil. Ein Unternehmen, das die Stunden über acht pro Tag sorgfältig erfasste, aber die ersten acht nie erfasste, erfasst nun zu wenig. Das ist der Punkt, der einer Finanz- oder HR-Führungskraft am ehesten hervorzuheben ist: Der alte Ansatz "einfach die Überstunden erfassen" war jahrzehntelang richtig und ist nicht mehr richtig.

Welche Beschäftigten erfasst werden müssen

Die Pflicht erfasst die Arbeitnehmer breit, und diese Breite ist der Punkt. Sie ist nicht auf Stunden- oder Schichtarbeiter beschränkt. Angestellte, Büroangestellte und Menschen in flexiblen Regelungen sind alle erfasst.

Zwei Gruppen verdienen einen näheren Blick. Die erste sind die leitenden Angestellten, die von den Arbeitszeitgrenzen des Arbeitszeitgesetzes ausgenommen sind. Weil die Erfassungspflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz und nicht aus dem Arbeitszeitgesetz fließt, und das Arbeitsschutzgesetz für alle Beschäftigten gilt, ist wirklich unsicher, ob die Stunden dieser leitenden Angestellten erfasst werden müssen, und der vorsichtige Ansatz, den viele Arbeitgeber wählen, ist, sie dennoch zu erfassen. Die zweite sind Menschen in Vertrauensarbeitszeit, der Regelung, bei der ein Beschäftigter seinen eigenen Zeitplan verwaltet, ohne einzustempeln. Dieses Modell überlebt das Urteil, aber mit einer Bedingung: Die Stunden müssen dennoch erfasst werden. Ein Arbeitgeber kann die tatsächliche Erfassung an den Beschäftigten delegieren, was die Vertrauensarbeitszeit praktikabel hält, aber der Arbeitgeber bleibt dafür verantwortlich sicherzustellen, dass die Stunden erfasst werden. Der Arbeitgeber kann die Erfassung abgeben, aber nicht die rechtliche Verantwortung dafür, dass sie geschieht.

Das Gesetz, das immer noch nicht gekommen ist

Wenn all das klingt, als sollte es in ein klares Gesetz geschrieben werden, stimmt die Regierung zu und versucht es. Im April 2023 veröffentlichte das Arbeitsministerium einen Gesetzentwurf, das Arbeitszeiterfassungsgesetz, das die elektronische Erfassung zum Standard gemacht und kleineren Betrieben eine Übergangsfrist gegeben hätte. Dieser Entwurf blieb stecken, und Anfang 2026 ist kein neues Gesetz in Kraft. Der Koalitionsvertrag von 2025 belebte die Absicht wieder und schlug die elektronische Erfassung mit Übergangsfristen für kleine und mittlere Unternehmen vor, einen Wechsel von einer täglichen zu einer wöchentlichen Höchstarbeitszeit und ein ausdrückliches Versprechen, dass die Vertrauensarbeitszeit möglich bleibt. Nichts davon ist bislang Gesetz.

Die Erkenntnis aus der gesetzgeberischen Schwebe ist nicht "abwarten". Das Gericht war ausdrücklich, dass die Pflicht nach geltendem Recht besteht, sodass das Fehlen eines eigenen Gesetzes die Pflicht nicht aussetzt. Dieses Fehlen lässt nur einige der Details ungeklärt, etwa ob die Erfassung elektronisch sein muss und wie schnell. Die Untergrenze ist klar, auch während die Obergrenze noch gebaut wird.

Betriebsräte und Durchsetzung

Zwei weitere Aspekte prägen, wie sich das in der Praxis ausspielt. Wo ein Unternehmen einen Betriebsrat hat, hat der Rat die Mitbestimmung darüber, wie ein Zeiterfassungssystem eingeführt und gestaltet wird, jedoch nicht darüber, ob die Zeit überhaupt erfasst wird, da dieser Teil eine gesetzliche Pflicht ist statt eine Verhandlungssache. In einem Betrieb mit Betriebsrat wird das Erfassungssystem in der Regel durch eine Betriebsvereinbarung geregelt, und der Rat hat die Mitbestimmung darüber, welches System eingeführt wird und wie auf die erfassten Daten zugegriffen und wie sie genutzt werden dürfen.

Zur Durchsetzung gibt es eine Lücke, die man ehrlich verstehen sollte, statt sich darauf zu verlassen. Derzeit gibt es kein automatisches Bußgeld allein dafür, dass Stunden nicht erfasst werden. Die staatliche Arbeitsschutzbehörde muss in der Regel zuerst eine Anordnung erlassen, und nur wenn ein Unternehmen diese Anordnung dann ignoriert, kommt ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro ins Spiel. Einige der Bundesländer haben begonnen zu prüfen. Ich würde die derzeit sanfte Durchsetzung nicht als Grund zum Zögern behandeln, weil die zugrunde liegende Pflicht bereits in Kraft ist und die Durchsetzungshaltung der Teil ist, der sich am wahrscheinlichsten verschärft.

Was Arbeitgeber jetzt tun müssen

Die praktische Lage in Deutschland heute ist eindeutig, auch wenn die Politik darum es nicht ist. Die Erfassung der gesamten Arbeitszeit für im Wesentlichen jeden Beschäftigten ist gerade jetzt eine gesetzliche Anforderung, gegründet auf das Arbeitsschutzgesetz, wie das Bundesarbeitsgericht es 2022 las, nicht etwas, das beginnt, sobald das versprochene Gesetz verabschiedet ist. In der Praxis weist das auf einige konkrete Schritte hin. Erfassen Sie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Stunden für alle Beschäftigten. Erfassen Sie auch leitende Angestellte, angesichts der Grauzone um sie herum. Die Vertrauensarbeitszeit kann bleiben, aber der Beschäftigte erfasst seine eigenen Stunden, wobei der Arbeitgeber weiterhin für die Erfassung verantwortlich ist. Und erwarten Sie, dass das kommende Gesetz die elektronische Erfassung verlangt.

Die Pflicht selbst ist geklärt und bereits in Kraft; was noch ungeklärt ist, ist das Gesetz, das schließlich die Details ausbuchstabieren wird, höchstwahrscheinlich eine Pflicht zur elektronischen Erfassung. Die praktische Folge ist, dass die Erfassung der gesamten Arbeitszeit jetzt nicht verfrüht ist. Ein Arbeitgeber, der bereits Beginn, Ende und Dauer des Tages jedes Beschäftigten erfasst, wird das Arbeitszeiterfassungsgesetz erfüllen, wenn es endlich verabschiedet wird, statt ein Erfassungssystem gegen eine Frist aufbauen zu müssen.

*Quellen: Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21 (Arbeitgeber müssen die gesamte Arbeitszeit systematisch erfassen; Pflicht abgeleitet aus Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) § 3 Abs. 2). EuGH-Urteil CCOO, 14. Mai 2019, C-55/18 (Mitgliedstaaten müssen ein objektives, verlässliches, zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit verlangen). Frühere engere Regel: Arbeitszeitgesetz (ArbZG) § 16 (nur Stunden über 8/Tag und Sonn-/Feiertagsarbeit erfassen); Pflicht nach dem BAG-Urteil erfasst Beginn, Ende und Dauer der gesamten täglichen Arbeitszeit; Aufbewahrung der Aufzeichnungen 2 Jahre. Leitende Angestellte von den ArbZG-Arbeitszeitgrenzen ausgenommen (ArbZG § 18); Erfassungspflicht nach ArbSchG gilt für alle Beschäftigten, Erfassung von leitenden Angestellten eine Grauzone. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich; die Erfassung kann an den Beschäftigten delegiert werden, der Arbeitgeber bleibt verantwortlich. Entwurf eines Arbeitszeiterfassungsgesetzes (BMAS, April 2023) steckengeblieben, Anfang 2026 nicht in Kraft; Koalitionsvertrag CDU/CSU-SPD 2025 schlägt verpflichtende elektronische Erfassung mit KMU-Übergangsfristen, eine wöchentliche Höchstarbeitszeit und die Erhaltung der Vertrauensarbeitszeit vor. Mitbestimmung des Betriebsrats über das Wie (nicht das Ob) der Erfassung nach Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) § 87 Abs. 1 Nr. 6. Durchsetzung: kein automatisches Bußgeld für Nichterfassung; die Behörde erlässt zuerst eine Anordnung, dann bis zu 30.000 € bei Nichtbefolgung (ArbZG § 22); einige Länder prüfen. Zahlen und Stand wie zitiert für 2025/2026.*