Worauf Beschäftigte in Deutschland Anspruch haben: ein Leitfaden zum Urlaub

Der deutsche Urlaub hat den Ruf, großzügig zu sein, und der Ruf ist verdient. Der Teil, der am häufigsten Abrechnungsfehler verursacht, ist nicht die Länge der Ansprüche, sondern wer jeden einzelnen bezahlt und wie die Finanzierung von einem Zahler zum nächsten übergeht. Der Arbeitgeber finanziert manche Freistellungen in voller Höhe, die Krankenkasse finanziert andere, der Staat finanziert das Elterngeld direkt, und Feiertage ändern sich je nach dem Bundesland, in dem der Beschäftigte arbeitet. Für jeden, der eine deutsche Entgeltabrechnung führt, oder jeden Beschäftigten, der prüft, was ihm zusteht, hält man die Freistellungen am klarsten auseinander, indem man an jede Urlaubsart drei Fragen stellt: Wie lange dauert die Freistellung, wer bezahlt sie, und was löst den Anspruch aus. Ich gehe die wesentlichen Ansprüche auf dieser Grundlage durch.

Jahresurlaub: eine bescheidene gesetzliche Untergrenze, eine großzügige Norm

Das gesetzliche Minimum nach dem Bundesurlaubsgesetz beträgt 24 Werktage im Jahr auf Basis einer Sechs-Tage-Woche, was auf der Fünf-Tage-Woche, die die meisten Menschen tatsächlich arbeiten, 20 Tagen entspricht. Diese Untergrenze ist niedriger, als die meisten Neulinge erwarten, und das gesetzliche Minimum für sich zu nennen, ist irreführend, weil fast jeder Arbeitsvertrag und Tarifvertrag mehr gewährt, typischerweise 25 bis 30 Tage. Der tatsächliche Anspruch eines bestimmten Beschäftigten ist das, was der Vertrag vorsieht, solange diese Zahl auf oder über den gesetzlichen 20 liegt.

Zwei Dinge am Jahresurlaub sind für die Entgeltabrechnung wichtig: wie das Entgelt berechnet wird und wie das gesetzliche Minimum geschützt ist. Der Urlaub wird zum vollen Gehalt bezahlt, berechnet auf dem jüngsten Durchschnittsverdienst, sodass das Urlaubsentgelt nicht einfach der Grundsatz ist. Und das gesetzliche Minimum ist stark geschützt. Ein Beschäftigter kann das Minimum nicht wegzeichnen; die Gerichte bestätigten 2025 erneut, dass auf das gesetzliche Minimum nicht einmal in einem Vergleich verzichtet werden kann; und diese Tage verfallen zum Jahresende nicht stillschweigend, sofern der Arbeitgeber den Beschäftigten nicht rechtzeitig gewarnt hat, dass die Tage abzulaufen drohten. Der Urlaub wächst auch während einer Krankheit des Beschäftigten weiter an, und wenn ein Beschäftigter während seines Urlaubs erkrankt, zählen die Krankheitstage nicht gegen den Urlaub.

Feiertage: neun bis dreizehn, je nach Bundesland

Deutschland hat keine einheitliche nationale Liste von Feiertagen. Es gibt einen kleinen Satz, der überall begangen wird, und dann fügt jedes der sechzehn Bundesländer seine eigenen hinzu, sodass die Gesamtzahl von neun in einem Bundesland wie Berlin bis dreizehn in Bayern reicht. Manche Feiertage sind spezifisch für Regionen mit einer bestimmten religiösen Geschichte, sodass ein mehrheitlich katholisches Bundesland Tage begeht, die ein Nachbarbundesland nicht begeht.

Die operativ wichtige Regel ist, dass der Feiertagskalender durch den Arbeitsort festgelegt wird, nicht durch den Wohnort des Beschäftigten oder den Firmensitz. Ein Betrieb mit Personal in drei Bundesländern muss drei verschiedene Feiertagskalender anwenden, und ein Beschäftigter in München erhält schlicht mehr bezahlte Feiertage als ein Kollege in Berlin. Feiertage werden vom Arbeitgeber bezahlt.

Krankheitsbedingte Freistellung: sechs Wochen bei voller Bezahlung, dann die Kasse

Die krankheitsbedingte Freistellung ist das deutsche Merkmal, das man am besten verstehen sollte, weil die Regel dem Arbeitgeber vorab echte Kosten auferlegt. Nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz zahlt der Arbeitgeber, wenn ein Beschäftigter krank ist, für bis zu sechs Wochen je Erkrankung 100 Prozent seines Gehalts, sobald die Person mindestens vier Wochen beschäftigt ist. Nicht ein reduzierter Satz, das volle Gehalt.

Nach diesen sechs Wochen übernimmt die Krankenkasse mit dem Krankengeld, gezahlt zu rund 70 Prozent des Bruttogehalts und so gedeckelt, dass die Leistung etwa 90 Prozent des Netto nicht übersteigt, für bis zu 78 Wochen für dieselbe Erkrankung innerhalb eines Dreijahresfensters. Der Beschäftigte braucht eine ärztliche Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit, die nun elektronisch zwischen Arzt, Kasse und Arbeitgeber übermittelt wird. Die Kosten einer Erkrankung teilen sich also sauber nach Zeit: Der Arbeitgeber zahlt das volle Gehalt für die ersten sechs Wochen, und ab der siebten Woche zahlt die Krankenkasse Krankengeld zum reduzierten Satz für bis zu 78 Wochen, ohne weitere Lohnkosten für den Arbeitgeber.

Familienurlaub: die Freistellung vom Geld trennen

Beim deutschen Familienurlaub stiftet die Begriffswelt die größte Verwirrung, deshalb hilft es, zwei Vorstellungen auseinanderzuhalten: die geschützte freie Zeit und die Zahlung, die daneben laufen kann oder auch nicht.

Der Mutterschutz kommt zuerst. Eine werdende Beschäftigte hat eine Schutzfrist von sechs Wochen vor der Geburt und acht Wochen danach, verlängert auf zwölf Wochen nach der Geburt bei Früh- oder Mehrlingsgeburten. Während der Zeit nach der Geburt darf sie gar nicht arbeiten. Das Entgelt während des Mutterschutzes ist eine Kombination: ein Mutterschaftsgeld von der Krankenkasse plus ein Arbeitgeberzuschuss, der sie auf ihr normales Nettoentgelt bringt, sodass sie schadlos gehalten wird. Eine Änderung von 2025 erweiterte den Schutz, um Fehlgeburten ab der dreizehnten Schwangerschaftswoche auf einer gestuften Skala abzudecken.

Dann kommt die Elternzeit, und das ist das Paar, das die Leute verwechseln. Elternzeit ist die arbeitsplatzgeschützte Freistellung selbst: Jeder Elternteil kann bis zu drei Jahre je Kind nehmen, mit offengehaltenem Arbeitsplatz, das meiste davon bis zum dritten Geburtstag des Kindes nutzbar und ein Teil später bis zum achten Lebensjahr. Elternzeit für sich ist unbezahlt. Elterngeld ist das gesonderte Geld, vom Staat gezahlt, zu rund 65 Prozent des vorherigen Nettoeinkommens innerhalb einer Spanne von 300 bis 1.800 Euro im Monat, für zwölf Monate, verlängert auf vierzehn, wenn beide Elternteile teilen, mit einer Haushaltseinkommensgrenze von 175.000 Euro für die Berechtigung. Die beiden decken unterschiedliche Zeitspannen ab: Die geschützte Freistellung dauert bis zu drei Jahre, während das Elterngeld nur für etwa eines gezahlt wird, und die beiden zu verwechseln, erzeugt sowohl für den Beschäftigten als auch für die Entgeltabrechnung eine falsche Antwort.

Pflegefreistellung: kurze Notfälle und längere Regelungen

Deutschland schützt auch die freie Zeit zur Pflege eines Angehörigen. Für eine plötzliche Situation gibt es bis zu zehn Tage kurzzeitige Freistellung, um die Pflege eines nahen Familienangehörigen zu organisieren, mit einer Lohnersatzleistung aus der Pflegeversicherung. Darüber hinaus kann ein Beschäftigter in größeren Unternehmen eine Pflegezeit von bis zu sechs Monaten nehmen, unbezahlt und arbeitsplatzgeschützt, um einen Angehörigen zu Hause zu pflegen, und eine längere Familienpflegezeit von bis zu vierundzwanzig Monaten bei reduzierter Stundenzahl. Und gesondert können Eltern bezahlte Kinderkrankentage (Kinderkrankengeld) von der Krankenkasse in Anspruch nehmen, um ein krankes Kind zu betreuen.

Was das für alle bedeutet, die eine deutsche Entgeltabrechnung führen

Die in Deutschland wichtigste Frage ist immer, wer die Freistellung finanziert, denn die Antwort ändert die Entgeltabrechnung und die Kosten des Arbeitgebers. Jahresurlaub und Feiertage sind Sache des Arbeitgebers, zum vollen Gehalt bezahlt. Die krankheitsbedingte Freistellung ist geteilt: Der Arbeitgeber trägt die ersten sechs Wochen in voller Höhe, dann übernimmt die Kasse. Das Mutterschaftsentgelt wird zwischen der Kasse und einem Arbeitgeberzuschuss geteilt. Das Elterngeld kommt vom Staat, während die Elternzeit selbst unbezahlte Zeit ist, die der Arbeitgeber schlicht offenhalten muss. Die Pflegefreistellung mischt kurze bezahlte Notfalltage mit längeren unbezahlten geschützten Zeiträumen.

Zwei Dinge müssen besonders stimmen. Erstens muss der Feiertagskalender dem Arbeitsort jedes Beschäftigten folgen, denn eine Belegschaft in mehreren Bundesländern hat tatsächlich unterschiedliche bezahlte freie Tage in München, Berlin und Köln, und einen einheitlichen nationalen Kalender anzuwenden, überzahlt manche und unterzahlt andere. Zweitens müssen die Übergaben bei Mutterschaft, Elternschaft und Krankengeld zeitlich korrekt gesetzt sein, denn jede davon ist der Punkt, an dem die Finanzierung zwischen dem Arbeitgeber, der Kasse und dem Staat übergeht, und eine falsch getimte Übergabe ist es, die die Korrekturen erzeugt. Flux wendet den richtigen Anspruch und den richtigen Zahler für jede Freistellung an, verfolgt den Feiertagskalender nach Arbeitsort und handhabt die Sechs-Wochen-Grenze des Krankengelds sowie die Mutterschafts- und Elternübergaben, sodass jede Freistellung von demjenigen bezahlt wird, der sie tatsächlich schuldet. Für einen Arbeitgeber decken drei praktische Punkte den größten Teil der Arbeit ab. Erstens: prüfen, dass der vertragliche Urlaubsanspruch mindestens das gesetzliche Minimum beträgt. Zweitens: den Feiertagskalender für das Bundesland jedes Beschäftigten anwenden. Drittens: beim Familienurlaub die Freistellung und die Zahlung getrennt halten, denn die beiden unterscheiden sich in Länge und darin, wer sie finanziert.

*Quellen: Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) §§ 1-14 (gesetzliches Minimum 24 Werktage auf einer 6-Tage-Woche = 20 auf einer 5-Tage-Woche; typisch vertraglich 24-30; Urlaubsentgelt zum vollen Gehalt; gesetzliches Minimum unverzichtbar, BAG 9 AZR 104/24, 3. Juni 2025; Hinweispflicht des Arbeitgebers auf verfallenden Urlaub, BAG 9 AZR 541/15 (19. Feb. 2019) in Umsetzung von EuGH C-684/16 (Max-Planck); Urlaub wächst während Krankheit an, EuGH C-350/06 (Schultz-Hoff); Krankheit während des Urlaubs zählt nicht dagegen, § 9 BUrlG / EuGH C-277/08 (Vicente Pereda); 15-monatige Übertragung bei Langzeiterkrankten). Feiertage: 9-13 je nach Bundesland (Berlin ~9, Bayern ~13), vom Arbeitgeber bezahlt, nach dem Arbeitsort geregelt. Krankheitsbedingte Freistellung: Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) 100 % Arbeitgeberzahlung bis zu 6 Wochen je Erkrankung nach 4 Wochen Beschäftigung; dann Krankengeld nach SGB V §§ 44-51 zu ~70 % des Bruttos (max ~90 % des Netto), bis zu 78 Wochen je Erkrankung in 3 Jahren; elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Mutterschaft: Mutterschutzgesetz (MuSchG), 6 Wochen vor + 8 Wochen nach der Geburt (12 bei Früh-/Mehrlingsgeburten), Mutterschaftsgeld von der Kasse plus Arbeitgeberzuschuss zum Nettoentgelt; Erweiterung 2025 auf Fehlgeburten ab Woche 13. Elternschaft: Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG), Elternzeit bis zu 3 Jahre je Kind (arbeitsplatzgeschützt, unbezahlt), nutzbar bis Alter 3 und teilweise bis Alter 8; Elterngeld ~65 % des Netto, 300-1.800 €/Monat, 12 Monate (14 geteilt), Einkommensgrenze 175.000 € (Paare). Pflege: bis zu 10 Tage kurzzeitige Pflegefreistellung mit Pflegeunterstützungsgeld; Pflegezeit bis zu 6 Monate (unbezahlt, Betriebe > 15 Beschäftigte); Familienpflegezeit bis zu 24 Monate reduzierte Stunden; Kinderkrankengeld bei Kinderkrankheit von der Krankenkasse. Die Zahlen sind die zitierten Werte für 2025/2026.*