Wie man einen neuen Beschäftigten in Portugal onboardet: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Abrechnungsteams

Das Onboarding in Portugal geht am häufigsten am Zeitpunkt schief, nicht am Recht. Eine Neueinstellung fängt Montag an, der Vertrag ist unterschrieben, alle sind zufrieden, und die Person, die die Entgeltabrechnung führt, plant, den Beschäftigten "in der ersten Woche, wenn sich die Dinge gesetzt haben" bei der Sozialversicherung anzumelden. In Portugal ist das bereits zu spät. Die Anmeldung muss erfolgen, bevor der Beschäftigte zu arbeiten beginnt. Verpassen Sie diese Frist, kann die Sozialversicherung die Person als nicht angemeldet behandeln und vermuten, dass sie bis zu drei Monate früher begann, was Nachzahlungen, Zinsen und ein Bußgeld bedeutet. Das Onboarding in Portugal ist nicht schwer, aber es ist eine Abfolge mit einigen unverrückbaren Fristen, und die Abfolge bricht, wenn ein einzelner Schritt verrutscht. Hier ist diese Abfolge so, wie sie tatsächlich geschieht.

Vor der ersten Einstellung: den Arbeitgeber aufsetzen

Niemand kann onboardet werden, bevor das Unternehmen selbst angemeldet ist, und diese Anforderung erwischt besonders ausländische Unternehmen. Der Arbeitgeber braucht eine Körperschaftsteuernummer (NIPC), eine Arbeitgeber-Sozialversicherungsnummer mit einem aktiven Segurança-Social-Direta-Konto und Zugang zum Portal der Steuerbehörde (Portal das Finanças). Ohne alle drei kann der Arbeitgeber keinen Beschäftigten bei der Sozialversicherung anmelden, keine Einkommensteuer einbehalten und abführen und keine einzige Entgeltabrechnung durchführen.

Es gibt eine weitere Voraussetzung, die Unternehmen vergessen, und sie ist nicht optional: die Arbeitsunfallversicherung (seguro de acidentes de trabalho). Nach der Lei 98/2009 muss der Arbeitgeber die Unfallhaftung an einen zugelassenen Versicherer übertragen, und die Police muss vor dem ersten Tag des ersten Beschäftigten aktiv sein. Lassen Sie sie aus, geschehen zwei Dinge: Der Arbeitgeber sieht sich einem Bußgeld gegenüber, und wenn jemand am ersten Tag verletzt wird, trägt der Arbeitgeber die medizinischen und Entschädigungskosten direkt. Es gibt auch eine arbeitsmedizinische Voruntersuchung, die über einen arbeitsmedizinischen Dienst zu arrangieren ist (Lei 102/2009). Die Versicherung muss vor dem ersten Tag in Kraft sein, und die ärztliche Untersuchung ist ebenfalls vor dem ersten Tag fällig, es sei denn, die Einstellung ist dringend; dann kann sie innerhalb von 15 Tagen nachfolgen. Beides ist kein Papierkram, den man später nachholt.

Eine Position kann nun übersprungen werden, zumindest vorerst. Bis 2023 musste ein Arbeitgeber jede Neueinstellung in zwei Lohnausgleichsfonds eintragen, den FCT (Fundo de Compensação do Trabalho) und seinen Garantiefonds FGCT, und einen kleinen Prozentsatz des Gehalts in sie einzahlen, um einen Teil einer etwaigen künftigen Abfindung vorzufinanzieren. Die Zahlungen an beide endeten im Mai 2023. Die FCT-Pflicht wurde dann ab Januar 2024 abgeschafft, während die FGCT-Zahlung von 0,075 % nur ausgesetzt ist, solange die mittelfristige Lohnvereinbarung von 2022 läuft, und für 2027 noch keine Regelung veröffentlicht wurde. Im Jahr 2026 braucht eine Neueinstellung für keinen der beiden Fonds einen eigenen Schritt: Die FGCT-Eintragung folgt, falls sie wieder aufgenommen wird, automatisch aus der Anmeldung bei der Sozialversicherung. Eine übernommene FCT-Zeile kann gelöscht werden; behalten Sie den FGCT für Januar 2027 im Blick.

Die Angaben des Beschäftigten erheben und das Arbeitsrecht prüfen

Für jede Neueinstellung braucht der Arbeitgeber vier Dinge, um die Entgeltabrechnung zu führen: die Steuernummer des Beschäftigten (NIF), seine Sozialversicherungsnummer (NISS), eine IBAN für die Gehaltszahlung und ein Ausweisdokument (Cartão de Cidadão oder Reisepass). Die meisten portugiesischen Staatsbürger haben von Geburt an eine NISS; Beschäftigte ohne NISS, in der Regel ausländische Staatsangehörige, müssen sie bei der Sozialversicherung beantragen, und der Arbeitgeber kann den Antrag nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags im Namen des Beschäftigten stellen. Seit 2026 muss die Anmeldung der Einstellung die NISS enthalten, daher sollte der Antrag so rechtzeitig gestellt werden, dass die Nummer vor dem Starttermin vergeben ist.

Die Prüfung des Arbeitsrechts ist der Punkt, an dem sich die Märkte unterscheiden, und diesen Teil sollte man richtig machen. Ein EU- oder EWR-Staatsangehöriger braucht gar keine Arbeitserlaubnis: Die Freizügigkeit bedeutet, dass ein gültiger Ausweis oder Reisepass genügt, und das Onboarding sieht ansonsten identisch aus wie bei einer portugiesischen Einstellung. Ein Nicht-EU-Staatsangehöriger ist ein anderer Prozess. Der Arbeitgeber muss vor Beschäftigungsbeginn ein gültiges Arbeitsvisum oder eine Aufenthaltserlaubnis zur Arbeit überprüfen, und der schriftliche Vertrag ist verpflichtend statt optional, mit den Angaben zum Visum oder zur Erlaubnis im Vertrag und Kopien der Dokumente als Anlage zum Exemplar des Arbeitgebers (Código do Trabalho, Art. 5). Eine gesonderte Einstellungsmeldung ist nicht einzureichen: Die Anmeldung bei der Sozialversicherung deckt sie ab, und die Sozialversicherung leitet sie an die Arbeitsaufsichtsbehörde weiter. Jemanden ohne gültige Erlaubnis zu beschäftigen, ist kein Klaps auf die Finger: Das Bußgeld reicht von 2.000 € bis 90.000 €, steigend mit der Zahl der beschäftigten nicht erlaubten Arbeitskräfte (Lei 23/2007, Art. 198-A).

Vor dem ersten Tag bei der Sozialversicherung anmelden

Diese Anmeldung ist der teuerste Schritt, den man falsch machen kann, weshalb sie ihren eigenen Abschnitt bekommt. Der Arbeitgeber muss die Neueinstellung der Sozialversicherung melden (die comunicação de admissão) über das Portal Segurança Social Direta, und nach den Regeln von 2026 (Decreto-Lei 127/2025) lautet die Frist "até ao início da execução do contrato de trabalho", das heißt, bevor der Beschäftigte zu arbeiten beginnt. Portugal vereinfachte dies 2026; die alte Regel sah ein Einreichungsfenster in den 15 Tagen vor dem Wirksamwerden des Vertrags vor, und die neue sagt: bevor sie beginnen. Die einzige Ausnahme ist ein 24-Stunden-Fenster nach dem Beginn für sehr kurze Verträge oder Schichtarbeit, wenn eine vorherige Meldung aus außergewöhnlichen, belegten Gründen unmöglich ist (Art. 29(2)(b)).

Die Anmeldung umfasst nun die NISS des Beschäftigten, die Vertragsart und sein monatliches Grundentgelt, weil die Sozialversicherung diese Entgeltzahl nutzt, um die monatliche Beitragserklärung vorauszufüllen, die der Arbeitgeber dann jeden Monat bestätigt oder korrigiert. Was bricht, wenn diese Einreichung versäumt wird: Die Sozialversicherung vermutet, dass der Beschäftigte am ersten Tag des dritten Monats vor der Entdeckung begann, sodass der Arbeitgeber für bis zu drei Monate Beiträge plus Zinsen veranlagt werden kann, zusätzlich zu einem Bußgeld, das umso höher ist, je später die Einreichung erfolgt. Das ist die unverrückbare Frist im ganzen Prozess, weil sie fällt, bevor der Beschäftigte eine einzige Stunde arbeitet.

Den Vertrag schriftlich abfassen und die Probezeit korrekt setzen

Portugal erlaubt zwar, dass ein unbefristeter (sem termo) Vertrag mündlich ist, aber fast jede andere Art muss schriftlich sein: befristet, mit ungewisser Dauer, Teilzeit, Telearbeit, Zeitarbeit und jeder Vertrag mit einem Nicht-EU-Beschäftigten. Wenn ein befristeter Vertrag nicht schriftlich ist oder eine gültige schriftliche Begründung fehlt, gilt er als unbefristet (Art. 147), und ein nicht schriftlich geschlossener Teilzeitvertrag gilt als Vollzeitvertrag (Art. 153). Beides ist in der Regel nicht das, was der Arbeitgeber beabsichtigte. In der Praxis ist der sichere Ansatz ein schriftlicher Vertrag für jede Einstellung, welcher Art auch immer.

Welche Form auch immer, der Arbeitgeber schuldet dem Beschäftigten schriftliche Angaben zum Verhältnis nach dem Arbeitsgesetzbuch (Código do Trabalho, Art. 106): wer die Parteien sind, der Arbeitsort, die Tätigkeitskategorie und die Aufgaben, der Starttermin, die Arbeitszeit, das Entgelt und seine Bestandteile, der Jahresurlaub, die Kündigungsfristen und der anwendbare Tarifvertrag. Die wesentlichen schriftlichen Angaben sind bis zum siebten Tag nach Beginn fällig und die übrigen innerhalb eines Monats (Art. 107), wobei es die sicherere Gewohnheit ist, den unterschriebenen Vertrag am ersten Tag zu übergeben. Unabhängig davon muss der Arbeitgeber dem Beschäftigten einen Nachweis der Sozialversicherungsanmeldung geben. Seit 2026 gilt dies als erfüllt, wenn der Beschäftigte die Anmeldung in seinem eigenen Segurança-Social-Direta-Konto einsehen kann, außer bei ausländischen Beschäftigten, die den Nachweis direkt erhalten müssen (Decreto Regulamentar 1-A/2011, Art. 6).

Die Probezeit (período experimental) legt fest, wie leicht jede Seite den Vertrag vorzeitig beenden kann, und ihre Länge hängt vom Vertrag und der Rolle ab. Bei einem unbefristeten Vertrag sind es 90 Tage für Standardrollen, 180 Tage für technische oder komplexe Rollen und 240 Tage für die oberste Führungsebene. Ein befristeter Vertrag von sechs Monaten oder mehr hat 30 Tage, und ein kürzerer hat 15. Während der Probezeit kann jede Partei das Verhältnis ohne Grund und ohne Abfindung beenden, aber ein Arbeitgeber, der es beendet, muss eine Kündigungsfrist von 7 Tagen einhalten, sobald die Probezeit mehr als 60 Tage gedauert hat, und von 30 Tagen, sobald sie mehr als 120 Tage gedauert hat (Art. 114).

Die Entgeltabrechnung so aufsetzen, dass der erste Lauf korrekt ist

Ein paar Teile müssen vor dem ersten Abrechnungslauf konfiguriert werden.

Die IRS-Einbehaltungstabelle. Die richtige Tabelle wird nach dem Familienstand des Beschäftigten, der Zahl der Unterhaltsberechtigten, dem Behinderungsstatus und der Region aus den jährlichen Tabellen gewählt (für 2026 festgelegt durch Despacho 233-A/2026). Wählen Sie die falsche Tabelle, ist der Einbehalt jedes Monats falsch, bis der Fehler erkannt wird.

Die Sozialversicherung. Die Taxa Social Única beträgt 23,75 % vom Arbeitgeber und 11 % vom Beschäftigten, kombiniert 34,75 %, und Portugal hat keine Obergrenze, sodass sie auf das gesamte Gehalt gilt, wie hoch auch immer.

Der Essenszuschuss (subsídio de alimentação), den fast jeder erhält. Für 2026 ist er bis zu 6,15 € pro Tag in bar oder 10,455 € pro Tag auf einer Essenskarte von Steuer und Sozialversicherung befreit; alles oberhalb der Grenze wird als Gehalt besteuert.

Die Vierzehn-Monats-Struktur. Portugal zahlt zwei zusätzliche Monate: das Weihnachtsgeld (subsídio de Natal, ein Monatsgehalt bis zum 15. Dezember, Art. 263) und das Urlaubsgeld (subsídio de férias, ein Monatsgehalt, üblicherweise vor dem Sommerurlaub gezahlt, Art. 264). Beide werden im Einstellungsjahr anteilig berechnet. Der Beschäftigte kann auch schriftlich vereinbaren, sie über das Jahr verteilt in Zwölfteln (duodécimos) zu erhalten, was ändert, wie die Entgeltabrechnung jeden Monat verarbeitet wird, sodass diese Wahl beim Onboarding erfasst wird.

Zur Orientierung: Der Mindestlohn auf dem Festland 2026 beträgt 920 € im Monat, mit 980 € auf Madeira und 966 € auf den Azoren, und der gesetzliche Jahresurlaub beträgt 22 Arbeitstage.

Erledigungen am ersten Tag

Ein paar letzte Pflichten beginnen am ersten Tag. Der Beschäftigte wird in das Zeiterfassungssystem aufgenommen, weil Portugal für jeden Beschäftigten eine Arbeitszeitaufzeichnung verlangt (Art. 202). Der Arbeitgeber hängt auch den Arbeitsplan (mapa de horário de trabalho) dort aus, wo das Personal ihn sehen kann. Auch die datenschutzrechtlichen Grenzen gelten von Anfang an: Nach der Lei 58/2019 darf ein Arbeitgeber Beschäftigtendaten nur in den Grenzen verarbeiten, die das Arbeitsgesetzbuch erlaubt, sodass Hintergrundprüfungen und Überwachung eingeschränkt sind und die Einwilligung eines Beschäftigten eine schwache Rechtsgrundlage ist. Keine davon ist für sich schwer; sie beginnen schlicht alle auf einmal.

Wo die Automatisierung ihren Platz verdient

Das portugiesische Onboarding von Hand zu machen, scheitert selten am Recht selbst; es scheitert an Zeitpunkt und Pflege. Die Sozialversicherungsmeldung muss vor dem ersten Tag eingereicht werden, drei Zahlen setzen sich jeden Januar zurück (der Mindestlohn, die Einbehaltungstabellen und die Grenzen des Essenszuschusses), und die Prüfung des Arbeitsrechts ist für EU- und Nicht-EU-Einstellungen unterschiedlich. Ein einzelnes Versäumnis bei einer Einstellung zeigt sich meist Wochen später, wenn die Entgeltabrechnung nicht aufgeht oder ein Arbeitsinspektor nach Aufzeichnungen fragt. Flux hält dies aktuell: Wir reichen die Sozialversicherungsmeldung rechtzeitig ein, wenden die aktuellen Einbehaltungstabellen und Grenzen des Essenszuschusses an und bauen die Vierzehn-Monats-Gehaltsstruktur ein, sodass eine Neueinstellung vor ihrem ersten Tag angemeldet ist und ihre erste Entgeltabrechnung die Zahlen dieses Jahres verwendet. Das Abrechnungsteam ist dann frei für den Teil, den Software nicht leisten kann: die richtige Person auszuwählen und ihr eine gute erste Woche zu geben.