Wie man einen neuen Beschäftigten in Mexiko onboardet: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Abrechnungsteams

Das Onboarding in Mexiko geht am häufigsten an einem Zeitdetail schief, und ein einfaches Szenario zeigt, warum. Ein Unternehmen stellt jemanden ein, der am Montag anfängt, und reicht die IMSS-Sozialversicherungsanmeldung (die alta) später in der Woche ein und behandelt das gesetzliche Fenster von fünf Werktagen als Kulanzfrist. Am Mittwoch rutscht die Neueinstellung auf einem nassen Boden aus. Weil der Beschäftigte noch nicht angemeldet war, zahlt der Arbeitgeber, nicht das IMSS, 100 Prozent der medizinischen Kosten, plus eine Strafe und Nachzahlungen. Deshalb melden Arbeitgeber in der Praxis einen Beschäftigten am Werktag vor dem Starttermin an. Das mexikanische Onboarding ist eine Kette von Anmeldungen, jede mit ihrer eigenen Behörde und ihrer eigenen Frist, und der wichtige Teil ist zu wissen, welche vor dem ersten Tag erledigt sein müssen. Hier ist die Kette.

Vor der ersten Einstellung: die Arbeitgeberanmeldungen

Mexiko hat mehrere staatliche Stellen, die jeweils den Arbeitgeber anmelden müssen, und niemand kann onboardet werden, bevor diese Anmeldungen vorliegen.

Der Arbeitgeber braucht einen RFC bei der Steuerbehörde (SAT) und eine e.firma, das digitale Zertifikat zum Stempeln der Entgeltbelege; ausländische Unternehmen bleiben hier regelmäßig hängen, weil die e.firma persönlich erlangt werden muss. Der Arbeitgeber braucht auch eine IMSS-Arbeitgeberanmeldung (registro patronal) mit einer NRP-Nummer, plus IDSE-Zugang, um Beschäftigtenbewegungen elektronisch zu melden. INFONAVIT, der Wohnungsfonds, kommt automatisch mit der IMSS-Anmeldung, sodass dies eine Anmeldung ist, die der Arbeitgeber nicht gesondert arrangiert.

Dann gibt es einen Schritt, den Unternehmen aus Ein-Land-Kontexten übersehen: Die staatliche Lohnsteuer (ISN) wird in jedem Staat, in dem der Arbeitgeber Personal hat, gesondert angemeldet, weil Mexiko 32 unabhängige staatliche Steuerbehörden hat. Die Sätze unterscheiden sich nach Staat (für 2026 beträgt Mexiko-Stadt 4.0%, die meisten Staaten liegen um 3.0%, Baja California ist 4.25%). Bei der IMSS-Anmeldung stuft der Arbeitgeber auch seine Risikoklasse (I bis V) selbst ein, die seine Arbeitsunfallprämie festlegt; eine zu niedrige Einstufung, um Geld zu sparen, ist die Art von Sache, die bei einer Prüfung als Nachzahlungen plus Strafe erwischt wird.

Die Kennungen des Beschäftigten erheben

Vor der ersten Entgeltabrechnung braucht der Arbeitgeber den CURP des Beschäftigten (die Bevölkerungsregister-ID), seinen RFC (Steuer-ID) und seinen NSS (Sozialversicherungsnummer). Ein paar Dinge sind hervorzuheben. Der generische Platzhalter-RFC (XAXX010101000) ist für den Entgeltbeleg eines aktiven Beschäftigten nicht gültig, sodass der Arbeitgeber, wenn einem Beschäftigten ein echter RFC fehlt, dessen Eintragung bei der SAT beantragen muss. Für einen erstmalig Beschäftigten erzeugt das IMSS bei der alta einen brandneuen NSS; für alle anderen sollte die bestehende Nummer verifiziert statt dupliziert werden. Der Arbeitgeber erhebt auch eine CLABE für die Gehaltsüberweisung, einen amtlichen Ausweis (INE) und die Dokumente, die in die Personalakte (expediente) gehören, und muss der SAT die E-Mail und Telefonnummer des Beschäftigten geben.

Vor dem ersten Tag beim IMSS anmelden

Das ist die Frist, die am meisten zählt. Das Sozialversicherungsgesetz (Ley del Seguro Social, Art. 15) verlangt vom Arbeitgeber, den Beschäftigten innerhalb von fünf Werktagen ab dem Einstellungsdatum anzumelden. Aber die Sozialversicherungsdeckung wird auf den erklärten Starttermin zurückdatiert, und ein nicht angemeldeter Beschäftigter, der einen Unfall hat, ist ein unversicherter Beschäftigter, sodass die starke Praxis eine alta previa ist: die Anmeldung am Werktag vor dem Starttermin. IDSE akzeptiert eine Voranmeldung bis zu einem Werktag im Voraus. Es gibt keine Fristverlängerung für diese Meldungen, sodass, wenn Tag fünf auf einen Freitag vor einem Feiertag fällt, es dennoch Tag fünf ist.

Bei der alta setzt der Arbeitgeber den SBC, den salario base de cotización, den täglichen integrierten Lohn, auf dem alle IMSS-Beiträge berechnet werden. Das ist ein mexikospezifisches Konzept, das man verstehen sollte: Der SBC ist nicht nur das Grundentgelt, er bündelt über einen Integrationsfaktor Leistungen wie den aguinaldo und die Urlaubsprämie ein, und er hat eine Obergrenze von 25 UMA. Setzt man ihn bei der Anmeldung falsch, sieht sich der Arbeitgeber einer Veranlagung über die Differenz plus einem Zuschlag von 40 bis 100 Prozent gegenüber. Die Afore (Rentenfonds) des Beschäftigten wird automatisch über das IMSS geleitet; der Arbeitgeber befasst sich nicht direkt mit Afores.

Den Vertrag schriftlich abfassen

Mexiko verlangt einen schriftlichen Arbeitsvertrag mit allen verpflichtenden Elementen, die im Bundesarbeitsgesetz (Ley Federal del Trabajo, Art. 25) aufgeführt sind: die Parteien mit CURP und RFC, die Art des Verhältnisses, die Aufgaben, der Arbeitsort, die Stunden, das Gehalt und wie und wann es gezahlt wird, Ruhetage, Urlaub und Ausbildung. Gibt es keinen schriftlichen Vertrag, verliert der Beschäftigte keine Rechte; das Verschulden liegt beim Arbeitgeber, und das Verhältnis wird zu den Standardbedingungen vermutet.

Diese Standardvorgabe ist wichtig: Nach Art. 35 ist das Verhältnis, wenn nichts anderes angegeben ist, unbefristet (por tiempo indeterminado). Eine Probe- oder Befristungsregelung muss schriftlich niedergelegt werden. Eine Probezeit (Art. 39-A) kann 30 Tage für eine allgemeine Rolle oder bis zu 180 Tage für Führungs-, Leitungs- oder spezialisierte Fachrollen dauern, und sie gilt nur für unbefristete Verträge oder Befristungen länger als 180 Tage. Eine Anfangsausbildungszeit (Art. 39-B) dauert bis zu drei Monate oder bis zu sechs für Führungskräfte. Der Beschäftigte erhält während beider volles Entgelt und volle Leistungen, und wenn die Probezeit nicht schriftlich ist, ist sie nichtig und der Beschäftigte ist ab dem ersten Tag unbefristet.

Die Entgeltabrechnung und die gesetzlichen Leistungen einrichten

Mehrere Dinge müssen konfiguriert werden, bevor die erste Entgeltabrechnung korrekt ist.

Die Einkommensteuer (ISR) wird in jedem Abrechnungszeitraum als vorläufige Zahlung einbehalten. Geringverdiener erhalten zudem das Beschäftigungssubsidio (subsidio al empleo), sodass die Berechnung es einbeziehen muss. Jede Zahlung braucht ein CFDI de nómina, den über die SAT gestempelten elektronischen Entgeltbeleg; ohne einen gültigen gestempelten Beleg ist das Gehalt für das Unternehmen nicht steuerlich abziehbar, sodass dies keine bloße Formalität ist.

Dann gibt es die gesetzlichen Leistungen, die jedem mexikanischen Beschäftigten geschuldet sind, beim Onboarding eingerichtet, auch wenn sie später ausgezahlt werden:

Der aguinaldo, eine Jahresendprämie von mindestens 15 Tagen Lohn, gezahlt bis zum 20. Dezember (Art. 87).

Urlaub und die Urlaubsprämie: Seit der Reform "vacaciones dignas" beträgt das Minimum im ersten Jahr 12 Tage, und die Urlaubsprämie (prima vacacional) beträgt 25% des Urlaubsentgelts (Art. 76 und 80).

Die Berechtigung zur Gewinnbeteiligung (PTU), beim Onboarding vermerkt, mit dem Hinweis, dass befristet Beschäftigte mit weniger als 60 Tagen im Jahr ausgeschlossen sind.

Die staatliche Lohnsteuer zum Satz des Staates des Beschäftigten, monatlich abgeführt.

Eine neuere Pflicht gehört auf die Onboarding-Checkliste: Seit Januar 2026 müssen Arbeitgeber eine Schulung zur Verhinderung von Gewalt gegen Frauen anbieten, und Neueinstellungen sollten sie innerhalb ihrer ersten 30 Tage erhalten, mit einer abgelegten unterschriebenen Bestätigung. Sie fügt sich neben das Onboarding zu psychosozialen Risiken und Belästigungsprävention, das mexikanische Arbeitgeber bereits anbieten.

Zur Orientierung: Der tägliche Mindestlohn 2026 beträgt MXN$315.04 in der allgemeinen Zone und MXN$440.87 in der nördlichen Grenzzone, und die UMA (die Einheit, in der Obergrenzen und Befreiungen ausgedrückt werden) beträgt MXN$117.31 pro Tag.

Die Akte führen, weil die Beweislast beim Arbeitgeber liegt

Eine Gewohnheit trennt reibungslose mexikanische Abrechnungsbetriebe von schmerzhaften: die Personalakte ab dem ersten Tag vollständig zu führen. Wenn ein Streit die Arbeitsbehörde erreicht und der Arbeitgeber die Dokumente nicht vorlegen kann, wird die Version der Tatsachen des Beschäftigten als wahr vermutet. Arbeitgeber sollten Verträge, Belege und IMSS-Aufzeichnungen mindestens fünf Jahre aufbewahren. Das ist keine Bürokratie um ihrer selbst willen; die Akte ist der Beweis, der das Unternehmen schützt.

Wo die Automatisierung ihren Platz verdient

Was das mexikanische Onboarding leicht fehleranfällig macht, ist, dass die Anmeldungen über Behörden, Staaten und einzelne Beschäftigte verteilt sind und der SBC je Person berechnet statt kopiert werden muss. Von Hand über mehrere Staaten hinweg gemacht, sind die Fehler selten dramatisch; sie sind still, und sie tauchen bei einer IMSS- oder SAT-Prüfung zwei Jahre später als Nachzahlungen und Zuschläge auf. Flux erledigt die mechanischen Teile: Wir reichen die IMSS-alta rechtzeitig ein, berechnen den SBC-Integrationsfaktor jedes Beschäftigten, wenden den aktuellen Mindestlohn, die UMA und den staatlichen ISN-Satz für den korrekten Arbeitsort an und stempeln die Entgeltbelege. Das lässt dem Abrechnungsadministrator die Freiheit für das, was ein Mensch in jemandes erster Woche tun sollte: sicherzustellen, dass die Neueinstellung aufgestellt ist, ihre Arbeit zu tun, statt gegen eine Fünf-Tage-Uhr zu rennen.

*Quellen: Arbeitgeberanmeldungen: RFC bei der SAT (Código Fiscal de la Federación Art. 27); e.firma; IMSS-Arbeitgeberanmeldung / registro patronal (Ley del Seguro Social Art. 15); INFONAVIT automatisch mit IMSS (Ley INFONAVIT Art. 29); staatliche Lohnsteuer (ISN) je Staat; IMSS-Risikoklassen-Selbsteinstufung (LSS Art. 73). Beschäftigtenkennungen: CURP, RFC (CFF Art. 27), NSS (IMSS), CLABE. IMSS-Anmeldung innerhalb von fünf Werktagen, beste Praxis alta previa (LSS Art. 15, frac. I); SBC integrierter Tageslohn, Obergrenze 25 UMA. Schriftlicher Vertrag und verpflichtende Elemente (LFT Art. 25); unbefristet als Standard (Art. 35); Probezeit bis zu 30/180 Tage (Art. 39-A); Anfangsausbildung bis zu 3/6 Monate (Art. 39-B). Entgeltabrechnung: ISR-Einbehalt und Beschäftigungssubsidio (LISR Art. 96); CFDI de nómina (CFF Art. 29, LISR Art. 99); aguinaldo mindestens 15 Tage bis 20. Dezember (LFT Art. 87); Urlaub im ersten Jahr 12 Tage und 25% Urlaubsprämie (LFT Art. 76 und 80); PTU (LFT Art. 117-131). Schulung zur Gewaltprävention für Neueinstellungen (LFT Art. 16, wirksam Januar 2026). Dokumentenaufbewahrung und Beweislast (LFT Art. 804-805). Werte für 2026: allgemeiner täglicher Mindestlohn MXN$315.04 und nördliche Grenzzone MXN$440.87 (Decreto Salario Mínimo 2026); UMA MXN$117.31 (INEGI). Strafen für verspätete oder unterlassene IMSS-Anmeldung und falschen SBC nach LSS Art. 304 und IMSS-Regeln.*