Wie das CFDI-Stamping in der mexikanischen Entgeltabrechnung funktioniert: der staatlich zertifizierte Beleg hinter jedem Gehalt

In den meisten Ländern ist die Entgeltabrechnung ein Dokument, das der Arbeitgeber gestaltet und dem Beschäftigten aushändigt. In Mexiko ist sie etwas ganz anderes: eine staatlich zertifizierte elektronische Rechnung, das CFDI de nómina, das keine rechtliche Wirkung hat, bis es von einem autorisierten Dienstleister im Auftrag der Steuerbehörde digital gestempelt wurde. Der Stempel, das timbrado, ist der Moment, in dem eine Zahlung in den Augen der SAT, der mexikanischen Steuerbehörde, real wird. Kein Stempel, keine gültige Entgeltabrechnung und keine abziehbare Lohnaufwendung. Zu verstehen, wie dieser Stempel funktioniert und warum Mexiko die Entgeltabrechnung so aufgebaut hat, erklärt viel darüber, was an der mexikanischen Entgeltabrechnung anders und was unerbittlich ist.

Warum das CFDI existiert

Um den Stempel zu verstehen, beginnen Sie mit dem Problem, für dessen Lösung er gebaut wurde. Jahrelang hatte Mexiko ein großangelegtes Problem mit Rechnungsbetrug: Unternehmen, die vor allem existierten, um gefälschte Rechnungen zu verkaufen, bekannt als EFOS, empresas que facturan operaciones simuladas. Ein Betrieb kaufte Rechnungen für Vorgänge, die nie stattfanden, blähte seine Abzüge auf, senkte seine Steuer und bewegte in vielen Fällen Geld durch Transaktionen, die keine reale Substanz hatten. Papier- und selbstgedruckte Rechnungen machten das leicht, weil niemand jedes Dokument in Echtzeit gegen die Realität prüfte.

Mexikos Antwort war, die gesamte Rechnungsstellung auf ein einziges, zertifiziertes elektronisches Format zu verlagern und zu verlangen, dass jedes Dokument von der Steuerbehörde validiert und versiegelt wird, bevor es genutzt werden kann. Das CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) ist dieses Format. Sobald die Entgeltabrechnung über das CFDI de nómina in dasselbe System einbezogen war, gewann die SAT etwas Mächtiges: Jeder Peso, den ein Arbeitgeber als Lohnabzug geltend macht, ist an die Steuer-ID eines bestimmten Beschäftigten gebunden, und jeder Peso Einkommen, den der Beschäftigte meldet, ist dieselbe zertifizierte Zahl. Die beiden Seiten müssen übereinstimmen. Phantombeschäftigte und Lohnabzüge ohne echten Beschäftigten dahinter wurden weit schwerer zu verbergen, weil einen zu bezahlen nun die Ausstellung eines gestempelten CFDI erfordert, das an eine bestimmte Steuer-ID gebunden ist, welche die SAT gegen das gemeldete Einkommen dieser Person und die geltend gemachten Abzüge des Arbeitgebers abgleichen kann.

Was der Stempel tatsächlich ist

Drei Parteien nehmen am timbrado teil, der Arbeitgeber, ein autorisierter Zertifizierungsdienstleister und die SAT, und die Reihenfolge, in der sie handeln, ist festgelegt: Das Dokument muss zertifiziert sein, bevor der Arbeitgeber es dem Beschäftigten ausstellen darf. Der Arbeitgeber erzeugt die Entgeltabrechnung als XML-Dokument, aufgebaut nach der CFDI-4.0-Struktur der SAT mit angefügtem Lohnkomplement (complemento de nómina), und signiert es mit seinem eigenen digitalen Siegelzertifikat, dem Certificado de Sello Digital. Bevor das Dokument dem Beschäftigten ausgestellt werden kann, sendet der Arbeitgeber es an einen autorisierten Zertifizierungsdienstleister, einen PAC (Proveedor Autorizado de Certificación), der für die SAT handelt.

Der PAC validiert das Dokument gegen die Regeln und Kataloge der SAT, und wenn es besteht, bringt er das digitale Siegel der SAT an und weist eine eindeutige Kennung zu, die UUID oder das folio fiscal, und registriert das Dokument dann bei der SAT. Erst an diesem Punkt ist das CFDI "timbrado", gestempelt und rechtlich gültig. Die Pflicht und diese Abfolge kommen unmittelbar aus Artikel 29 des Bundessteuergesetzbuchs: Der Steuerpflichtige muss ein gültiges Zertifikat der elektronischen Signatur besitzen, das digitale Siegelzertifikat erlangen, die Inhaltsanforderungen erfüllen, das Dokument vor der Ausstellung zur Zertifizierung einreichen und dann die versiegelte Datei dem Empfänger übergeben. Das gestempelte CFDI muss je nach Größe des Arbeitgebers innerhalb eines Fensters von rund drei bis elf Werktagen nach der Zahlung ausgestellt werden, und sowohl Arbeitgeber als auch Beschäftigter müssen es fünf Jahre aufbewahren.

Wie der Stempel in der Entgeltabrechnung funktioniert

Zwei Merkmale machen den Abrechnungsfall besonders. Erstens ist in Mexiko das CFDI de nómina die Entgeltabrechnung. Es gibt kein gesondertes Abrechnungsformat zusätzlich zum Steuerdokument; die zertifizierte elektronische Rechnung ist der amtliche Beleg, und sie muss der CFDI 4.0 mit dem Lohnkomplement in seiner aktuellen Version folgen. Alles auf einer Entgeltabrechnung lebt innerhalb dieser Struktur: die Bezüge (percepciones) wie Gehalt, Überstunden und Boni; die Abzüge (deducciones) wie Sozialversicherung und einbehaltene Einkommensteuer; und ein gesonderter Block "andere Zahlungen" (otros pagos), der Positionen wie die Gutschrift subsidio al empleo enthält.

Zweitens ist der Stempel das, was die gesamte Kette verbindet. Weil die CFDIs des Arbeitgebers der Nachweis dessen sind, was er gezahlt hat, kann ein Arbeitgeber die Entgeltabrechnung nur dann für die Körperschaftsteuer abziehen, wenn für diese Zahlungen gültige gestempelte CFDIs existieren; ohne sie geht der Abzug verloren. Auf der anderen Seite füllt die SAT die jährliche Steuererklärung jedes Beschäftigten aus denselben gestempelten CFDIs vor, sodass das erklärte Einkommen des Beschäftigten aus Dokumenten aufgebaut wird, die der Arbeitgeber bereits zertifiziert hat. Der Stempel zählt auch im Gerichtssaal: Ein CFDI de nómina hat in einem Arbeitsstreit vollen Beweiswert, um zu belegen, dass Löhne gezahlt wurden und in welcher Höhe, ohne die physische Unterschrift des Beschäftigten zu benötigen, sobald es über das SAT-Portal verifiziert ist.

Wenn ein CFDI falsch, fehlend oder verspätet ist

Mehrere Schritte im Prozess sind streng, und jeder hat eine konkrete Folge angeschlossen. Ein CFDI, das die Validierung des PAC nicht besteht, wird schlicht nicht gestempelt, was bedeutet, dass die Entgeltabrechnung rechtlich nicht existiert, bis der Fehler behoben und das Dokument erneut eingereicht ist. Ein CFDI de nómina ganz zu versäumen, ist ein Steuerverstoß mit einem Bußgeld in der Größenordnung von MXN$17,000 bis MXN$97,000 je fehlendem Dokument. Zusätzlich zum Bußgeld kann der Arbeitgeber diese Lohnzahlung nicht für die Körperschaftsteuer abziehen, weil in Mexiko eine Lohnaufwendung nur dann abziehbar ist, wenn ein gültiges gestempeltes CFDI sie stützt.

Auch die Regeln ändern sich von Jahr zu Jahr. Die SAT veröffentlicht das Lohnkomplement, das technische Format, dem das CFDI de nómina folgen muss, in den meisten Jahren mit Änderungen neu, sodass eine Struktur, die letztes Jahr validierte, aufhören kann zu validieren. Die ab Januar 2026 wirksame Version, Revisión E, verschärfte die Validierungsregeln und hob die im Dokument erfasste Grenze des Beschäftigungssubsidios an. Und ab 2026 fügt das Bundessteuergesetzbuch eine Materialitätsanforderung hinzu: Ein CFDI muss einen realen, tatsächlich existierenden Vorgang dokumentieren, und eines, das das nicht tut, gilt steuerlich als falsch, was die ursprüngliche Anti-Simulations-Logik direkt in die Regeln erstreckt, die jede Entgeltabrechnung erfüllen muss. Stornierungen sind ihr eigener Prozess, der einen angegebenen Grund und in den meisten Fällen die Zustimmung des Empfängers erfordert, sodass ein Fehler auf einem gestempelten Dokument nicht einfach gelöscht werden kann.

Was jede mexikanische Entgeltabrechnung erfordert

Der Stempel ist der Punkt, an dem eine Zahlung aufhört, eine interne Zahl zu sein, und zu einem amtlichen, steuerlich anerkannten Datensatz wird. Jede Zahlung muss dieselben Anforderungen erfüllen: ein korrekt aufgebautes Lohnkomplement, von einem PAC innerhalb der Frist zertifiziert, fünf Jahre aufbewahrt und übereinstimmend mit der Steuer-ID des Beschäftigten und den Abzügen des Arbeitgebers. Jede Anforderung hat eine bestimmte Folge, wenn sie fehlschlägt. Ist das Dokument falsch aufgebaut, weist der PAC es zurück, und es gibt keine gültige Entgeltabrechnung, bis es korrigiert ist. Wird eine Zahlung ohne CFDI geleistet, verliert der Arbeitgeber den Abzug und kann je fehlendem Dokument mit einem Bußgeld belegt werden. Und wenn der Arbeitgeber das Format des Vorjahres weiter verwendet, nachdem die SAT es aktualisiert hat, validieren die Dokumente nicht mehr.

Flux baut das CFDI-de-nómina-Komplement für jede Zahlung, reicht es zum PAC-timbrado ein, verfolgt die zurückgegebene UUID und hält die Struktur aktuell, während die SAT das Komplement und seine Kataloge jedes Jahr neu herausgibt, sodass jede Entgeltabrechnung ab dem Tag, an dem die neuen Regeln in Kraft treten, ein gültiges gestempeltes Dokument ist. In Mexiko ist die Steuerbehörde faktisch Partei jedes Gehalts, weil keine Zahlung vollständig ist, bis die SAT sie zertifiziert hat. Für einen Arbeitgeber bedeutet das, dass die eigentliche Aufgabe darin besteht, für jede Zahlung ein gültiges, gestempeltes CFDI zu erzeugen, rechtzeitig, im aktuellen Format, in jedem Zyklus.

*Quellen: CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) und CFDI de nómina, verpflichtender elektronischer Entgeltbeleg. Rechtsgrundlage: Código Fiscal de la Federación (CFF) Art. 29 (Ausstellungspflicht, digitales Siegelzertifikat/CSD, Einreichung an SAT/PAC zur Zertifizierung vor der Ausstellung, Übergabe der versiegelten Datei), Art. 29-A (Inhaltsanforderungen inkl. RFC des Ausstellers/Empfängers, folio, SAT-Siegel; Materialitätsanforderung 2026, Fr. X, nach DOF 07/11/2025, die CFDIs ohne reale Vorgänge als falsch behandelt), Art. 30 (5-jährige Aufbewahrung, NOM-151). Format CFDI 4.0 mit complemento de nómina v1.2, Revisión E wirksam ab 1. Januar 2026 (überarbeitete Validierung, Grenze des Beschäftigungssubsidios). Timbrado durch einen autorisierten PAC (Proveedor Autorizado de Certificación); gestempeltes CFDI trägt das digitale Siegel der SAT und eine UUID (folio fiscal). Ausstellungsfenster ~3-11 Werktage nach Zahlung je nach Arbeitgebergröße (RMF 2026 Regla 2.7.5.1; LISR Art. 99-III). Strafe für fehlendes CFDI ~MXN$17,020-97,330 je Dokument (CFF Art. 84, 2026); kein gültiges CFDI bedeutet, dass die Entgeltabrechnung nicht für die ISR abziehbar ist. Abrechnungsstruktur: percepciones, deducciones, otros pagos (inkl. subsidio al empleo). Das CFDI de nómina ist die rechtliche Entgeltabrechnung (LFT Art. 101, 132-VII) mit vollem Beweiswert in Arbeitsstreitigkeiten (bindende jurisprudencia; LFT Art. 836-D). Eingeführt zur Bekämpfung simulierter Vorgänge / gefälschter Rechnungen (EFOS) und um der SAT den Echtzeit-Abgleich der Arbeitgeberabzüge gegen das Arbeitnehmereinkommen zu ermöglichen; Jahreserklärungen aus CFDIs vorausgefüllt. Die Zahlen sind die zitierten Werte für 2026.*