Cómo dar de alta a un nuevo empleado en el Reino Unido: una guía paso a paso para equipos de nómina

Equivocarse en la comprobación del derecho a trabajar puede ser un error caro: emplear a alguien sin una comprobación válida puede significar una sanción civil de hasta 45.000 £ por trabajador ilegal en una primera infracción, y hasta 60.000 £ en una reincidencia. Tampoco hay período de gracia. La comprobación tiene que completarse antes del primer día de trabajo, y una comprobación correcta da a la empresa una "excusa legal" que la protege si el trabajador resulta después no tener permiso. Una versión común del error es posterior al Brexit: aceptar el pasaporte de un ciudadano de la UE por sí solo, que ya no prueba el derecho a trabajar. El alta en el Reino Unido es por lo demás bastante ligera en burocracia, pero unos pocos pasos tienen plazos contundentes, así que aquí está el orden que mantiene a una empresa fuera de problemas.

Antes del primer día de pago: regístrese en HMRC, asegúrese, monte un plan de pensiones

Tres cosas tienen que existir antes del primer día de pago.

La empresa tiene que registrarse en HMRC como empleadora y obtener una referencia PAYE. Esto puede tardar hasta 15 días laborables, y la nómina no puede presentarse sin la referencia PAYE, así que este registro es la partida que empezar pronto. El registro debería producirse antes del primer día de pago y no más de dos meses antes.

La empresa necesita un seguro de responsabilidad del empleador (employers' liability insurance), que es legalmente obligatorio con una cobertura mínima de 5 millones de libras; operar sin él significa una multa de hasta 2.500 £ al día.

Y la empresa necesita un plan de pensiones cualificado en su sitio para la inscripción automática, porque el deber de inscripción se aplica desde el primer día del empleado.

La comprobación del derecho a trabajar, y la sanción por omitirla

La comprobación del derecho a trabajar debe completarse antes de que empiece el empleo. Para la mayoría de las personas la comprobación se hace en línea, usando un código compartido (share code) que el trabajador genera a través del servicio del Home Office; para los ciudadanos británicos e irlandeses puede ser una comprobación de documentos. Una comprobación realizada correctamente, completada antes de la fecha de inicio, da la excusa legal. La empresa conserva una copia de la comprobación durante todo el empleo y durante dos años tras su fin.

Si el puesto necesita a un titular de visado, la empresa debe tener una licencia de patrocinador (sponsor license) y asignar un Certificate of Sponsorship antes de que el trabajador solicite el visado. Merece la pena repetir el punto posterior al Brexit, porque es el error más frecuente: un ciudadano de la UE, del EEE o suizo ahora necesita acreditar el settled o pre-settled status a través del servicio en línea, no solo un pasaporte. Los ciudadanos irlandeses siguen exentos conforme a la Common Travel Area.

Recabe los datos del nuevo empleado y fije el código fiscal

Antes del primer día de pago la empresa recaba los datos personales del trabajador, su National Insurance number, y los datos bancarios. Luego fija el código fiscal, el código PAYE que indica a la nómina qué parte de la retribución del trabajador está exenta de impuestos y, por tanto, cuánto impuesto sobre la renta deducir. El código viene de uno de dos lugares. Si el trabajador entrega un P45 de su empresa anterior, su código fiscal y las cifras acumuladas del año se transfieren. Si no hay P45, el trabajador cumplimenta un Starter Checklist, y su respuesta (declaración A, B o C) fija un código temporal hasta que HMRC emite el correcto. Un código incorrecto no es un desastre, porque HMRC lo corrige, pero sí significa que el primer recibo de salarios o dos pueden estar desviados.

Comunique el nuevo empleado a HMRC en el día de pago o antes

El Reino Unido gestiona la declaración de nómina en tiempo real. Todo pago se comunica a HMRC a través de un Full Payment Submission (FPS), y para una nueva contratación esa declaración incluye los datos del nuevo empleado, así que el antiguo flujo de papel P45/P46 a HMRC ha desaparecido. El plazo es estricto y conviene grabárselo en la memoria: el FPS debe llegar a HMRC en el día en que se paga al empleado o antes. Hay una estrecha flexibilización que permite presentarlo dentro de unos pocos días en casos limitados, pero la regla segura es en el día de pago o antes. La presentación tardía del FPS significa sanciones mensuales que escalan con la plantilla.

Entregue la declaración escrita de condiciones el primer día

Desde abril de 2020, la declaración escrita de las condiciones de empleo es un derecho desde el primer día, debido tanto a los empleados como a los trabajadores, en su primer día o antes. La declaración tiene que cubrir lo esencial: las partes, la fecha de inicio, la retribución y la jornada, el derecho a vacaciones, el título o la descripción del puesto, el lugar de trabajo, los plazos de preaviso, cualquier período de prueba y sus condiciones, y las condiciones de la baja por enfermedad. La declaración no es lo mismo que el contrato de trabajo completo, que suele ser más amplio, pero la declaración es la pieza a la que la ley pone un plazo del primer día, así que no puede esperar.

Evalúe e inscriba automáticamente al trabajador en un plan de pensiones

El deber de pensiones es una de las obligaciones del Reino Unido más fáciles de pasar por alto, y se aplica a toda nueva contratación. La empresa evalúa al trabajador e inscribe automáticamente a cualquier "eligible jobholder", es decir, alguien de entre 22 años y la edad de pensión estatal que gane más de 10.000 £ al año. La cotización mínima es del 8 por ciento de los ingresos cualificantes, de los cuales al menos el 3 por ciento viene de la empresa, sobre la banda de ingresos entre 6.240 £ y 50.270 £. Los trabajadores fuera de la banda elegible pueden pedir incorporarse. La inscripción puede aplazarse hasta tres meses, pero hay que informar al trabajador dentro de las seis semanas, y la empresa presenta una declaración de cumplimiento ante The Pensions Regulator dentro de los cinco meses siguientes a la fecha de inicio de sus obligaciones.

Fije las cifras de nómina: código fiscal, National Insurance, salario mínimo, vacaciones

Unos pocos valores completan la configuración de la nómina. El código fiscal por defecto para 2026/27 es 1257L. La categoría de National Insurance suele ser la A, con categorías especiales para los menores de 21 años y los aprendices jóvenes. El National Living Wage para los trabajadores de 21 años o más es de 12,71 £ por hora desde abril de 2026, y las bandas de edad inferiores tienen sus propias tarifas. Las vacaciones legales son de 5,6 semanas al año, que son 28 días para alguien que trabaja una semana de cinco días. El Statutory Sick Pay también se aplica y, desde abril de 2026, se paga desde el primer día de enfermedad en lugar de tras los días de espera.

Qué gestiona la automatización, y qué todavía necesita una persona

El alta en el Reino Unido no tiene la secuencia de registros de Alemania ni las presentaciones por estado de México, pero sí tiene dos plazos implacables (la comprobación del derecho a trabajar antes del primer día y el FPS en el día de pago o antes), un deber de pensiones que se aplica a toda contratación elegible, y un conjunto de umbrales que cambian cada abril. Hechos a mano, los fallos son del tipo silencioso: un share code que nadie comprobó, un FPS presentado un día tarde, un trabajador que debería haber sido inscrito automáticamente y no lo fue. Flux mantiene esto actualizado. Presentamos el FPS en el día de pago o antes, aplicamos el código PAYE y la categoría de National Insurance correctos, y ejecutamos la evaluación de inscripción automática en cada nueva contratación. El National Living Wage y los umbrales de pensiones se mantienen actualizados automáticamente, de modo que un nuevo empleado se comunica a tiempo y su primer recibo de salarios es correcto. Eso deja al equipo de nómina libre para el trabajo que de verdad ayuda a un nuevo empleado, como responder sus preguntas sobre la retribución, el código fiscal y las pensiones, en lugar de perseguir un plazo de presentación.

*Fuentes: Registrarse como empleador en HMRC y obtener una referencia PAYE antes del primer día de pago (Income Tax (PAYE) Regulations 2003). Seguro de responsabilidad del empleador, mínimo 5 millones de libras, sanción de 2.500 £ al día por no tenerlo (Employers' Liability (Compulsory Insurance) Act 1969). Comprobación del derecho a trabajar antes de que empiece el empleo, excusa legal, conservar los registros durante dos años tras el empleo (Immigration, Asylum and Nationality Act 2006, s.15 y s.19); sanción civil de hasta 45.000 £ por trabajador en una primera infracción y 60.000 £ en una reincidencia (desde el 13 de febrero de 2024); licencia de patrocinador y Certificate of Sponsorship para los nacionales con visado; los nacionales de la UE/EEE/suizos acreditan el settled o pre-settled status en línea; los ciudadanos irlandeses exentos (Common Travel Area). Código fiscal fijado a partir de un P45 o un Starter Checklist. Real Time Information: Full Payment Submission en el día de pago o antes (PAYE Regulations 2003, reg. 67B). Declaración escrita de las condiciones de empleo, derecho desde el primer día desde el 6 de abril de 2020 (Employment Rights Act 1996, s.1). Inscripción automática de los eligible jobholders de entre 22 años y la edad de pensión estatal que ganan más de 10.000 £, mínimo del 8% de los ingresos cualificantes (6.240 £ a 50.270 £) con al menos el 3% de la empresa, declaración de cumplimiento dentro de cinco meses (Pensions Act 2008). Cifras de nómina 2026/27: código fiscal 1257L; National Living Wage (21+) 12,71 £/hora desde abril de 2026; vacaciones legales 5,6 semanas (Working Time Regulations 1998); Statutory Sick Pay pagadero desde el primer día desde abril de 2026 (Employment Rights Act 2025). La presentación tardía de RTI y los fallos de inscripción automática dan lugar a sanciones de HMRC y de The Pensions Regulator respectivamente.*