Cómo dar de alta a un nuevo empleado en el Reino Unido: una guía paso a paso para equipos de nómina

Equivocarse en la verificación del derecho a trabajar puede ser un error costoso: emplear a alguien sin una verificación válida puede significar una sanción civil de hasta £45,000 por trabajador ilegal en una primera infracción, y de hasta £60,000 por reincidencia. Tampoco hay periodo de gracia. La verificación debe completarse antes del primer día de trabajo, y una verificación correcta le da al empleador una "excusa legal" (statutory excuse) que lo protege si más adelante resulta que el trabajador no tenía permiso. Una versión común del error es posterior al Brexit: aceptar el pasaporte de un nacional de la UE por sí solo, que ya no acredita el derecho a trabajar. Por lo demás, el onboarding en el Reino Unido es bastante ligero en burocracia, pero algunos pasos tienen tiempos rígidos, así que aquí está el orden que mantiene a un empleador fuera de problemas.

Antes del primer día de pago: registrarse ante HMRC, asegurar, configurar una pensión

Tres cosas deben existir antes del primer día de pago.

El empleador tiene que registrarse ante HMRC como empleador y obtener una referencia PAYE. Esto puede tardar hasta 15 días hábiles, y no se puede presentar la nómina sin la referencia PAYE, así que este registro es lo que conviene empezar temprano. El registro debe hacerse antes del primer día de pago y no con más de dos meses de anticipación.

El empleador necesita un seguro de responsabilidad patronal (employers' liability insurance), que es legalmente obligatorio con una cobertura mínima de £5 millones; operar sin él implica una multa de hasta £2,500 al día.

Y el empleador necesita un plan de pensiones calificado para la inscripción automática, porque el deber de inscripción aplica desde el primer día del empleado.

La verificación del derecho a trabajar, y la sanción por omitirla

La verificación del derecho a trabajar debe completarse antes de que comience el empleo. Para la mayoría de las personas la verificación se hace en línea, usando un código para compartir (share code) que el trabajador genera a través del servicio del Home Office; para ciudadanos británicos e irlandeses puede ser una verificación de documentos. Una verificación realizada correctamente, completada antes de la fecha de inicio, otorga la excusa legal. El empleador conserva una copia de la verificación durante todo el empleo y durante dos años después de que termina.

Si el puesto requiere un titular de visa, el empleador debe tener una licencia de patrocinador (sponsor license) y asignar un Certificado de Patrocinio (Certificate of Sponsorship) antes de que el trabajador solicite la visa. Vale la pena repetir el punto posterior al Brexit, porque es el error más frecuente: un nacional de la UE, del EEE o suizo ahora necesita acreditar su estatus settled o pre-settled a través del servicio en línea, no solo un pasaporte. Los ciudadanos irlandeses permanecen exentos bajo la Common Travel Area.

Recabe los datos del nuevo empleado y establezca el código fiscal

Antes del primer día de pago, el empleador recaba los datos personales del trabajador, su número de National Insurance y los datos bancarios. Luego establece el código fiscal (tax code), el código PAYE que le indica a la nómina cuánto del salario del trabajador está libre de impuestos y, por lo tanto, cuánto impuesto sobre la renta debe deducir. El código proviene de uno de dos lugares. Si el trabajador entrega un P45 de su empleador anterior, su código fiscal y las cifras acumuladas del año se transfieren. Si no hay P45, el trabajador completa una Starter Checklist, y su respuesta (declaración A, B o C) establece un código temporal hasta que HMRC emita el correcto. Un código incorrecto no es un desastre, porque HMRC lo corrige, pero sí significa que el primer recibo de pago o los dos primeros pueden salir mal.

Reporte al nuevo empleado ante HMRC en o antes del primer día de pago

El Reino Unido lleva el reporte de nómina en tiempo real. Cada pago se reporta a HMRC mediante una Full Payment Submission (FPS), y para una nueva contratación esa presentación incluye los datos del empleado, de modo que el antiguo flujo en papel P45/P46 hacia HMRC desapareció. El plazo es estricto y vale la pena memorizarlo: la FPS debe llegar a HMRC en o antes del día en que se paga al empleado. Existe una flexibilización acotada que permite presentar dentro de unos días en casos limitados, pero la regla segura es en o antes del día de pago. Presentar la FPS con retraso implica sanciones mensuales que escalan según el número de empleados.

Entregue la declaración escrita de términos el primer día

Desde abril de 2020, la declaración escrita de las condiciones de empleo (written statement of employment particulars) es un derecho del primer día, debido tanto a empleados como a trabajadores, en o antes de su primer día. La declaración debe cubrir lo esencial: las partes, la fecha de inicio, la remuneración y la jornada, el derecho a vacaciones, el título o la descripción del puesto, el lugar de trabajo, los plazos de aviso, cualquier periodo de prueba y sus condiciones, y los términos de pago por enfermedad. La declaración no es lo mismo que el contrato de trabajo completo, que suele ser más amplio, pero la declaración es la pieza a la que la ley pone un plazo del primer día, así que no puede esperar.

Evalúe e inscriba automáticamente al trabajador en una pensión

El deber de pensión es una de las obligaciones más fáciles de pasar por alto en el Reino Unido, y aplica a cada nueva contratación. El empleador evalúa al trabajador e inscribe automáticamente a cualquier "eligible jobholder", es decir, alguien de entre 22 años y la edad de la pensión estatal (State Pension age) que gane más de £10,000 al año. La contribución mínima es del 8 por ciento de las ganancias calificadas, de las cuales al menos el 3 por ciento proviene del empleador, sobre la banda de ganancias entre £6,240 y £50,270. Los trabajadores fuera de la banda elegible pueden pedir unirse. La inscripción puede posponerse hasta por tres meses, pero se debe informar al trabajador dentro de seis semanas, y el empleador presenta una declaración de cumplimiento (declaration of compliance) ante The Pensions Regulator dentro de los cinco meses posteriores a la fecha de inicio de sus deberes.

Establezca las cifras de nómina: código fiscal, National Insurance, salario mínimo, vacaciones

Algunos valores completan la configuración de la nómina. El código fiscal predeterminado para 2026/27 es 1257L. La categoría de National Insurance suele ser A, con categorías especiales para menores de 21 años y aprendices jóvenes. El National Living Wage para trabajadores de 21 años o más es de £12.71 por hora a partir de abril de 2026, y las bandas de edad inferiores tienen sus propias tasas. Las vacaciones legales son de 5.6 semanas al año, lo que equivale a 28 días para alguien que trabaja una semana de cinco días. También aplica la Statutory Sick Pay, y a partir de abril de 2026 se paga desde el primer día de enfermedad en lugar de después de días de espera.

Qué resuelve la automatización y qué sigue necesitando una persona

El onboarding en el Reino Unido no tiene la secuencia de registros de Alemania ni las presentaciones por estado de México, pero sí tiene dos plazos implacables (la verificación del derecho a trabajar antes del primer día y la FPS en o antes del día de pago), un deber de pensión que aplica a cada contratación elegible y un conjunto de umbrales que cambian cada abril. Hechas a mano, las fallas son del tipo silencioso: un share code que nadie verificó, una FPS presentada un día tarde, un trabajador que debió haber sido inscrito automáticamente y no lo fue. Flux mantiene esto al día. Presentamos la FPS en o antes del día de pago, aplicamos el código PAYE y la categoría de National Insurance correctos y ejecutamos la evaluación de inscripción automática en cada nueva contratación. El National Living Wage y los umbrales de pensión se mantienen actualizados automáticamente, de modo que un nuevo empleado quede reportado a tiempo y su primer recibo de pago sea correcto. Eso deja al equipo de nómina libre para el trabajo que realmente ayuda a un nuevo empleado, como responder sus preguntas sobre la remuneración, el código fiscal y la pensión, en lugar de perseguir un plazo de presentación.