Loondoorbetaling bij ziekte in Duitsland: Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Krankengeld en de U1-vergoeding

Een werknemer in Duitsland die te ziek is om te werken, houdt per ziekte maximaal zes weken lang 100% van zijn loon, betaald door de werkgever. Die verplichting heet Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (loondoorbetaling bij ziekte). Vanaf de 43e dag betaalt de zorgverzekeraar van de werknemer (Krankenkasse) in plaats daarvan Krankengeld (ziekengeld). Werkgevers met maximaal 30 werknemers krijgen een deel van het loon over de zes weken terug via de U1 Umlage, een vergoedingsregeling die wordt gefinancierd met een omslagheffing. Elke langdurige ziekte geeft het salarisadministratieteam drie taken: de zes weken tellen, de werknemer op tijd overdragen aan de verzekeraar en de vergoeding aanvragen.

Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: zes weken volledig loon van de werkgever

De Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG, de wet op de loondoorbetaling) geeft een werknemer die niet kan werken door een ziekte die hij niet zelf heeft veroorzaakt recht op maximaal zes weken doorbetaald loon, geteld als 42 kalenderdagen (EFZG §3(1)). Het recht ontstaat na vier weken onafgebroken dienstverband (§3(3)). Wordt een nieuwe medewerker in de eerste vier weken ziek en blijft hij ziek, dan beginnen de zes weken aan het begin van week vijf.

Het bedrag is het volledige loon voor de normale arbeidsuren van de werknemer, geen verlaagd ziektetarief (§4(1)). Overwerkvergoeding en onkostenvergoedingen zijn uitgesloten (§4(1a)). Heeft de werknemer op de eerste ziektedag een deel van de dag gewerkt, dan begint de telling de volgende dag; anders is die dag dag één.

Dezelfde ziekte of een nieuwe ziekte: wanneer de zes weken opnieuw beginnen

• Een nieuwe, niet-gerelateerde ziekte nadat de eerste is beëindigd start een nieuwe periode van zes weken.
• Een tweede ziekte die tijdens de eerste begint verlengt de periode niet: in totaal dekken 42 dagen beide.
• Een terugkeer van dezelfde ziekte telt mee voor dezelfde 42 dagen. Een werknemer die in maart 22 dagen afwezig is met een rugaandoening en in mei opnieuw met dezelfde aandoening, heeft nog 20 dagen loondoorbetaling over. De zes weken beginnen pas opnieuw na ten minste zes maanden zonder verzuim voor die ziekte, of 12 maanden nadat het eerste verzuim voor die ziekte begon (§3(1), tweede zin).

De werkgever ontvangt data, geen diagnoses. Om eerder verzuim te controleren stuurt hij de Krankenkasse van de werknemer daarom via de elektronische gegevensuitwisseling een verzoek om informatie over eerdere ziekten (Vorerkrankungsanfrage), en de verzekeraar antwoordt of elk eerder verzuim meetelt.

De eAU: de werkgever haalt de ziekmelding op bij de verzekeraar

De werknemer moet de ziekte en de verwachte duur direct melden. Duurt de ziekte langer dan drie kalenderdagen, dan moet een arts dit uiterlijk de volgende werkdag bevestigen, en de werkgever mag die bevestiging eerder verlangen (§5(1)).

Sinds 1 januari 2023 stuurt de arts voor werknemers met een wettelijke ziektekostenverzekering de gegevens over de arbeidsongeschiktheid naar de Krankenkasse. De werkgever moet het elektronische attest (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, eAU) ophalen via gecertificeerde salarissoftware of via het SV-Meldeportal, het online meldportaal van de sociale verzekeraars. De eAU vermeldt de data van de arbeidsongeschiktheid, de datum van de medische vaststelling, of het om een eerste attest of een vervolgattest gaat en of er mogelijk sprake is van een ongeval (Sociaal Wetboek IV, SGB IV §109). De werkgever mag de eAU pas opvragen nadat de werknemer de ziekte heeft gemeld. Papieren attesten worden nog gebruikt voor particulier verzekerde werknemers, voor minijobbers (marginaal, laagbetaald personeel) in particuliere huishoudens en wanneer de arts buiten het wettelijke stelsel valt, inclusief artsen in het buitenland.

Vanaf dag 43: Krankengeld van de Krankenkasse

Krankengeld bedraagt 70% van het normale brutoloon van de werknemer, met een maximum van 90% van het nettoloon (Sociaal Wetboek V, SGB V §47). De uitkering wordt per kalenderdag betaald, en een volle maand telt als 30 dagen. Loon boven het bijdrageplafond voor de ziektekostenverzekering van 2026, € 5.812,50 per maand, blijft buiten beschouwing, wat een maximum van € 135,63 per dag oplevert. Bij een maandsalaris van € 3.500 is 70% van het dagbedrag van € 116,67 gelijk aan € 81,67, vóór het maximum van 90% van het netto. Op het Krankengeld worden premies voor pensioen, werkloosheid en langdurige zorg ingehouden.

Krankengeld wordt voor dezelfde ziekte maximaal 78 weken binnen drie jaar betaald (§48). De zes weken loondoorbetaling tellen daarvoor mee, zodat de verzekeraar ten hoogste 72 weken betaalt.

Zodra duidelijk is dat de zes weken aflopen, stuurt de werkgever de Krankenkasse een elektronische loonverklaring (Entgeltbescheinigung), zodat de verzekeraar de uitkering kan berekenen, zonder te wachten op de volgende verloningsdatum. De werkgever stopt de salarisbetaling en dient, als er een volledige kalendermaand zonder loon verstrijkt, een onderbrekingsmelding in (Unterbrechungsmeldung, redencode 51). Sinds januari 2026 meldt de Krankenkasse begin en einde van het Krankengeld automatisch aan de werkgever.

De U1 Umlage: zo krijgen werkgevers met maximaal 30 werknemers het ziekteloon terug

Op grond van de Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG, de wet op de compensatie van werkgeverslasten) vergoeden de Krankenkassen kleinere werkgevers 80% van het doorbetaalde loon en 80% van de werkgeverspremies sociale zekerheid over dat loon (AAG §1(1)). Elke Krankenkasse mag de vergoeding in haar statuten (haar eigen regels) verlagen en meerdere vergoedingsniveaus aanbieden, geen daarvan lager dan 40% (§9(2)). De werkgever kiest een niveau, en een hogere vergoeding kost een hogere heffing. De gepubliceerde tarieven van twee verzekeraars voor 2026 zijn gedateerde voorbeelden van de spreiding; elke Krankenkasse stelt haar eigen tarieven vast en herziet ze:

• BARMER (2026): 50% bij een heffing van 1,90%, 65% bij 2,50%, 80% bij 4,00%, zonder vergoeding van de werkgeverspremies.
• DAK-Gesundheit (2026): 50%, 60%, 70% en 80% bij heffingen van 1,3%, 1,9%, 2,4% en 3,9% van januari tot en met augustus, vanaf september verlaagd naar 0,8%, 1,0%, 1,3% en 1,8%.

Alleen de werkgever betaalt de heffing, als percentage van het pensioenpremieplichtige loon van elke werknemer, tot het pensioenpremieplafond van 2026 van € 8.450 per maand en exclusief eenmalige uitkeringen (§7). De heffing gaat naar de eigen Krankenkasse van elke werknemer, die ook de vergoeding betaalt (§2(1)); personeel dat verdeeld is over vijf Krankenkassen betekent dus vijf sets tarieven en vijf keuzes voor het vergoedingsniveau. Voor minijobbers rekent de Minijob-Zentrale (de inningsinstantie voor minijobs) een vast tarief van 0,8%.

Een werkgever komt voor een kalenderjaar in aanmerking als hij in het voorgaande jaar gedurende ten minste acht maanden niet meer dan 30 mensen in dienst had (§3(1)). Leerlingen en ernstig gehandicapte werknemers tellen niet mee. Deeltijdwerkers tellen als 0,25 (tot 10 uur per week), 0,5 (tot 20) of 0,75 (tot 30). De werkgever vraagt de vergoeding elektronisch aan zodra het ziekteloon is betaald (§2).

Rekenvoorbeeld: zes weken ziekteloon en de U1-vergoeding bij € 3.500

Een bedrijf met 12 werknemers betaalt een medewerkster € 3.500 per maand. Haar Krankenkasse is DAK-Gesundheit, en het bedrijf gebruikt daar het U1-niveau van 70%, tegen 2,4% van januari tot en met augustus 2026.

1. Heffing. De heffing is 2,4% van het loon dat zij ontvangt: 2,4% × € 3.500 = € 84 over een volle maand, en € 33,60 over de € 1.400 doorbetaald loon in juli. Over maanden waarin alleen Krankengeld wordt betaald, is geen heffing verschuldigd. Vanaf september 2026 is het tarief voor dit niveau 1,3% (€ 45,50 per maand).
2. Ziekte. Zij wordt op maandag 1 juni 2026 ziek voordat zij aan het werk gaat, dus die dag telt als dag één, en zij blijft ziek tot en met augustus.
3. Loondoorbetaling. De 42 dagen lopen van 1 juni tot en met 12 juli. Juni wordt volledig betaald met € 3.500; 1 tot en met 12 juli, ter illustratie naar rato berekend als 12/30, is € 1.400. De zes weken kosten € 4.900 aan brutoloon, waarover de gebruikelijke belasting en sociale premies verschuldigd zijn.
4. Overdracht. Vanaf maandag 13 juli ontvangt zij Krankengeld. De werkgever betaalt geen salaris over 13 tot en met 31 juli, stuurt de Entgeltbescheinigung en dient een Unterbrechungsmeldung in, omdat augustus zonder loon verstrijkt.
5. Vergoeding. De Krankenkasse vergoedt 70% × € 4.900 = € 3.430. De eigen kosten van de werkgever voor het brutoloon over de zes weken zijn € 4.900 − € 3.430 = € 1.470. De werkgeverspremies over de € 4.900 zijn een extra kostenpost en worden alleen tegen hetzelfde percentage vergoed als de statuten van de verzekeraar daarin voorzien (die van BARMER doen dat niet). Bij een niveau van 80% zou de vergoeding € 3.920 zijn; bij 50% € 2.450.

Samenvatting

Duitse werkgevers betalen het volledige salaris door voor de eerste 42 dagen van elke ziekte zodra een werknemer vier weken in dienst is. Een terugkerende ziekte laat de zes weken pas opnieuw beginnen na zes maanden zonder die ziekte of 12 maanden na het eerste begin ervan. Vanaf dag 43 betaalt de verzekeraar Krankengeld: 70% van het bruto, met een maximum van 90% van het netto en van € 135,63 per dag in 2026, voor maximaal 78 weken, inclusief de zes weken van de werkgever. Werkgevers met maximaal 30 werknemers krijgen via U1 40% tot 80% van het ziekteloon terug, tegen een heffing die elke Krankenkasse per vergoedingsniveau vaststelt.

U1-tarieven kunnen in de loop van het jaar wijzigen: DAK-Gesundheit verlaagde haar tarieven vanaf september 2026. Flux helpt salarisadministratieteams deze regels bij te houden, zodat het kantoor dat de salarisadministratie verzorgt zijn klant kan vertellen hoeveel de Krankenkasse zal vergoeden.