Duitslands tijdregistratiemandaat: hoe een rechterlijke uitspraak elke werkgever aan de klok legde

Sinds 2022 moeten werkgevers in Duitsland de volledige arbeidsuren van vrijwel elke werknemer registreren, niet alleen overwerk. Veel werkgevers beseffen dit niet, want geen nieuwe wet creëerde de plicht. Eén enkele uitspraak van het Federale Arbeidshof herinterpreteerde een oude werkplekveiligheidswet, en die herinterpretatie maakte volledige tijdregistratie een wettelijke vereiste. Tal van werkgevers geloven nog steeds dat zij alleen overwerk hoeven te registreren, zoals de regel was vóór 2022, en een bedrijf dat nog op die basis werkt, is al niet in overeenstemming met de wet.

Ik loop door wat het hof daadwerkelijk besliste, hoe de regel veranderde, welke werknemers eronder vallen, en waarom de wet waar iedereen op blijft wachten er nog steeds niet is.

De rechterlijke uitspraak die de regel veranderde

Op 13 september 2022 oordeelde het Bundesarbeitsgericht, het hoogste arbeidshof van Duitsland, dat werkgevers verplicht zijn de arbeidstijd van hun werknemers te registreren, en dat de verplichting al in het huidige recht bestaat. Het hof verzon geen nieuwe plicht uit het niets. Het las de plicht in de wet inzake arbeidsomstandigheden (Arbeitsschutzgesetz), specifiek de algemene verplichting van de werkgever om het werk veilig te organiseren, en deed dat in het licht van een uitspraak uit 2019 van het Europees Hof van Justitie.

Die Europese uitspraak, de CCOO-zaak, oordeelde dat lidstaten werkgevers moeten verplichten een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem op te zetten om de dagelijkse arbeidstijd te meten, want zonder een dergelijk systeem kunnen de grenzen aan arbeidstijd en rustperiodes niet daadwerkelijk worden gehandhaafd. Het Duitse hof nam die redenering over en paste haar binnenlands toe: als de veiligheidswet werkgevers verplicht werknemers te beschermen, en de EU een echt systeem voor het meten van uren vereist, dan moeten Duitse werkgevers nu alle arbeidstijd registreren, zonder te wachten op een specifieke wet. Het praktische resultaat is een plicht om het begin, het einde en de totale duur van de dagelijkse arbeidstijd van elke werknemer vast te leggen.

Wat er veranderde ten opzichte van de oude regel

De reden dat dit als een echte verschuiving neerkwam, is dat de Duitse wet al een smallere registratieregel had, en de meeste werkgevers hun gewoonten daaromheen hadden gebouwd. Op grond van de arbeidstijdenwet (Arbeitszeitgesetz) waren werkgevers verplicht alleen de uren te registreren die de standaard achturige dag overschreden, plus werk op zondagen en feestdagen. Met andere woorden, gewone uren bleven ongeregistreerd, en alleen de uitzonderingen moesten worden gedocumenteerd.

De uitspraak van 2022 verbreedde die verplichting tot alle arbeidstijd, niet alleen de overwerkplak. Een bedrijf dat ijverig de uren boven acht per dag logde maar de eerste acht nooit registreerde, registreert nu te weinig. Dit is het punt dat het meest waard is om aan een financieel of HR-leider te signaleren: de oude "houd alleen het overwerk bij"-aanpak was decennialang correct en is dat niet meer.

Welke werknemers moeten worden geregistreerd

De verplichting reikt in brede zin tot werknemers (Arbeitnehmer), en die breedte is het punt. Zij is niet beperkt tot uurloners of ploegenwerkers. Werknemers met een salaris, kantoormedewerkers en mensen met flexibele regelingen vallen er allemaal onder.

Twee groepen verdienen een nadere blik. De eerste is hogere leidinggevenden, de leitende Angestellte, die zijn vrijgesteld van de arbeidstijdgrenzen van de arbeidstijdenwet. Omdat de registratieplicht voortvloeit uit de veiligheidswet in plaats van de arbeidstijdenwet, en de veiligheidswet voor alle werknemers geldt, is werkelijk onzeker of de uren van deze leidinggevenden moeten worden geregistreerd, en de voorzichtige aanpak die veel werkgevers hanteren, is om ze toch te registreren. De tweede is mensen met vertrouwensarbeidstijd (Vertrauensarbeitszeit), de regeling waarbij een werknemer zijn eigen rooster beheert zonder in te klokken. Dat model overleeft de uitspraak, maar met een voorwaarde: de uren moeten nog steeds worden geregistreerd. Een werkgever kan de feitelijke registratie delegeren aan de werknemer, wat vertrouwensgebaseerd werk werkbaar houdt, maar de werkgever blijft verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat de uren worden vastgelegd. De werkgever kan het loggen overdragen, maar niet de wettelijke verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat het gebeurt.

De wet die er nog steeds niet is

Als dit alles klinkt alsof het in een duidelijke wet zou moeten staan, is de overheid het daarmee eens, en heeft zij het geprobeerd. In april 2023 publiceerde het arbeidsministerie een wetsvoorstel, de Arbeitszeiterfassungsgesetz, dat elektronische registratie de standaard zou hebben gemaakt en kleinere bedrijven een overgangsperiode zou hebben gegeven. Dat voorstel liep vast, en per begin 2026 is er geen nieuwe wet van kracht. Het coalitieakkoord van 2025 blies de intentie nieuw leven in, met een voorstel voor elektronische registratie met overgangsperiodes voor kleine en middelgrote bedrijven, een verschuiving van een dagelijks naar een wekelijks maximum arbeidstijd, en een expliciete belofte dat vertrouwensarbeidstijd mogelijk zou blijven. Niets daarvan is nog wet.

De conclusie uit het wetgevende limbo is niet "afwachten." Het hof was expliciet dat de plicht onder het huidige recht bestaat, dus de afwezigheid van een specifieke wet schort de verplichting niet op. Die afwezigheid laat slechts enkele details onopgelost, zoals of registratie elektronisch moet zijn en hoe snel. De bodem is duidelijk zelfs terwijl het plafond nog wordt gebouwd.

Ondernemingsraden en handhaving

Nog twee stukken bepalen hoe dit in de praktijk uitpakt. Waar een bedrijf een ondernemingsraad (Betriebsrat) heeft, heeft de raad medezeggenschap over hoe een tijdregistratiesysteem wordt ingevoerd en ontworpen, maar niet over of tijd überhaupt wordt geregistreerd, aangezien dat deel een wettelijke plicht is in plaats van een onderhandelingskwestie. In een bedrijf met een ondernemingsraad wordt het registratiesysteem meestal beheerst door een ondernemingsovereenkomst, en de raad heeft medezeggenschap over welk systeem wordt ingevoerd en over hoe de geregistreerde gegevens mogen worden benaderd en gebruikt.

Over handhaving is er een kloof die het waard is om eerlijk te begrijpen in plaats van erop te vertrouwen. Momenteel is er geen automatische boete alleen voor het niet registreren van uren. De deelstatelijke arbeidsautoriteit moet over het algemeen eerst een bevel uitvaardigen, en pas als een bedrijf dat bevel dan negeert, komt een boete van maximaal 30,000 euro in het spel. Sommige van de deelstaten zijn begonnen met inspecteren. Ik zou de huidige zachte handhaving niet behandelen als een reden om uit te stellen, want de onderliggende verplichting is al van kracht en de handhavingshouding is het deel dat het meest waarschijnlijk verhardt.

Wat werkgevers nu moeten doen

De praktische positie in Duitsland vandaag is eenvoudig, ook al is de politiek eromheen dat niet. Het registreren van alle arbeidsuren voor vrijwel elke werknemer is nu een wettelijke vereiste, gegrond in de veiligheidswet zoals het Federale Arbeidshof haar in 2022 las, niet iets dat begint wanneer de beloofde wet ook wordt aangenomen. In de praktijk wijst dat op een paar concrete stappen. Registreer het begin, het einde en de duur van de dagelijkse uren voor alle werknemers. Registreer ook hogere leidinggevenden, gezien het grijze gebied rond hen. Vertrouwensarbeidstijd kan blijven, maar de werknemer logt zijn eigen uren, terwijl de werkgever nog steeds verantwoordelijk is voor de registratie. En verwacht dat de komende wet elektronische registratie zal vereisen.

De verplichting zelf staat vast en is al van kracht; wat nog onopgelost is, is de wet die uiteindelijk de details zal uitspellen, hoogstwaarschijnlijk een vereiste om elektronisch te registreren. Het praktische gevolg is dat het nu registreren van alle arbeidsuren niet voorbarig is. Een werkgever die al het begin, het einde en de duur van de dag van elke werknemer vastlegt, zal aan de Arbeitszeiterfassungsgesetz voldoen wanneer die eindelijk wordt aangenomen, in plaats van een registratiesysteem tegen een deadline te moeten bouwen.

*Bronnen: Bundesarbeitsgericht-uitspraak 13 september 2022, 1 ABR 22/21 (werkgevers moeten alle arbeidstijd systematisch registreren; plicht afgeleid uit Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) §3(2)). HvJEU CCOO-uitspraak, 14 mei 2019, C-55/18 (lidstaten moeten een objectief, betrouwbaar, toegankelijk systeem vereisen om de dagelijkse arbeidstijd te meten). Eerdere smallere regel: Arbeitszeitgesetz (ArbZG) §16 (registreer alleen uren boven 8/dag en zondags-/feestdagwerk); post-BAG-verplichting dekt begin, einde en duur van alle dagelijkse arbeidstijd; registraties 2 jaar bewaard. Leidinggevenden (leitende Angestellte) vrijgesteld van ArbZG-arbeidstijdgrenzen (ArbZG §18); registratieplicht onder ArbSchG geldt voor alle werknemers, registratie van leidinggevenden een grijs gebied. Vertrouwensarbeidstijd (Vertrauensarbeitszeit) blijft mogelijk; registratie mag worden gedelegeerd aan de werknemer, werkgever blijft verantwoordelijk. Wetsvoorstel Arbeitszeiterfassungsgesetz (BMAS, april 2023) vastgelopen, niet aangenomen per begin 2026; coalitieakkoord CDU/CSU-SPD 2025 stelt verplichte elektronische registratie voor met mkb-overgangsperiodes, een wekelijks maximum arbeidstijd, en behoud van vertrouwensarbeidstijd. Medezeggenschap ondernemingsraad over hoe (niet of) te registreren onder Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) §87(1) Nr. 6. Handhaving: geen automatische boete voor niet-registreren; autoriteit vaardigt eerst een bevel uit, dan tot €30,000 voor niet-naleving (ArbZG §22); sommige Länder inspecteren. Cijfers en status zoals aangehaald voor 2025/2026.*