Waar werknemers in Spanje recht op hebben: een gids voor verlof

Spanje heeft een van de genereuzere verlofstelsels in Europa, en het is gebouwd op een ontwerpkeuze die het waard is te begrijpen voordat we bij de afzonderlijke rechten komen: een groot deel van het betaalde verlof in Spanje wordt gefinancierd door de sociale zekerheid in plaats van door de werkgever, en de belangrijkste gezinsrechten zijn identiek voor beide ouders. Die combinatie verandert zowel wie de kosten draagt als hoe de werkgever elk verlof administreert, en daarom gaat het voeren van een salarisadministratie in Spanje minder over de lengte van het verlof en meer over het weten, voor elk type, wie betaalt en wat de werkgever nog steeds moet doen. Ik loop de belangrijkste rechten door, wijs op de uitbreiding van juli 2025 die verschillende ervan verhoogde, en ben overal duidelijk over waar de kosten vallen.

Jaarlijks verlof en feestdagen

De basislijn is 30 kalenderdagen betaald jaarlijks verlof per jaar, vastgesteld door het Estatuto de los Trabajadores. Omdat dit kalenderdagen zijn in plaats van werkdagen, komen 30 kalenderdagen neer op ruwweg 22 werkdagen, maar de wet telt ze als kalenderdagen en zo worden ze toegekend. Verlof bouwt op tegen 2.5 kalenderdagen voor elke gewerkte maand, en Spanje is er stellig in dat het moet worden opgenomen in plaats van uitbetaald: een werkgever kan jaarlijks verlof niet afkopen tijdens het dienstverband, en de enige toegestane uitbetaling is voor opgebouwde maar niet-opgenomen dagen wanneer iemand vertrekt. De werkgever betaalt jaarlijks verlof volledig, en omdat Spaanse salarissen gestructureerd zijn over 14 betalingen per jaar, loopt het vakantieloon door die structuur heen in plaats van als een aparte bonus.

Boven op de vakantie krijgen werknemers 14 feestdagen per jaar, een mix van nationale, regionale en lokale dagen. De regionale en lokale component betekent dat de exacte kalender verschilt naar waar de werknemer is gevestigd, dus twee werknemers in verschillende autonome gemeenschappen kunnen verschillende feestdagen hebben.

Geboorte- en zorgverlof: identiek voor beide ouders

Het recht dat Spanje het meest onderscheidt, is het geboorte- en zorgverlof, het permiso por nacimiento y cuidado de menor, en het bepalende kenmerk is gelijkheid. Beide ouders ontvangen hetzelfde verlof, en het is individueel en niet-overdraagbaar, dus een ouder kan zijn recht niet aan de ander overdragen. Dit is een echt contrast met de vele landen die een lang zwangerschapsverlof en een kort vaderschapsverlof geven.

De lengte was 16 weken per ouder, en onder Real Decreto-ley 9/2025 (juli 2025) steeg deze naar 19 weken per ouder, met twee extra weken per kind bij meerlingen of handicap. Van de 19 weken zijn de eerste zes verplicht, voltijds opgenomen en onmiddellijk na de geboorte; nog eens elf kunnen flexibel worden opgenomen totdat het kind één wordt; en de laatste twee zijn voor kinderzorg en kunnen op elk moment worden opgenomen totdat het kind acht wordt. Eenoudergezinnen werden opgetrokken naar een aanzienlijk langer gecombineerd recht van 32 weken, zodat een alleenstaande ouder niet benadeeld wordt doordat hij maar één recht heeft om uit te putten.

Het cruciale punt voor de salarisadministratie is dat dit verlof voor 100 procent wordt betaald door de sociale zekerheid, via de INSS, en rechtstreeks aan de werknemer wordt uitbetaald, niet via de salarisadministratie van de werkgever. De verplichting van de werkgever is om de baan open te houden en de administratie rond de uitkering af te handelen, niet om het salaris tijdens het verlof te financieren. Dat is heel anders dan een stelsel waarin de werkgever het zwangerschapsloon financiert, en het is het allerbelangrijkste om goed te krijgen in de Spaanse verlofadministratie: het geld komt van de sociale zekerheid, niet van de werkgever.

Ouderschapsverlof, borstvoeding en gezinszorg

Los van het geboorteverlof is er het al langer bestaande ouderschapsverlof onder de EU-regels voor de balans tussen werk en privé, het permiso parental, dat tot acht weken biedt om voor een kind tot acht jaar te zorgen. Dat verlof is onbetaald, tenzij een collectieve arbeidsovereenkomst anders bepaalt. Het is onderscheiden van de twee betaalde kinderzorgweken die nu deel uitmaken van het hierboven beschreven geboorterecht van 19 weken.

Borstvoedingsverlof, het permiso de lactancia, loopt tot het kind negen maanden oud is en geeft de werknemer een dagelijkse verkorting van ongeveer een uur, die vaak in plaats daarvan kan worden opgespaard in een blok van volledige dagen. Het gezinszorgverlof werd in 2023 versterkt: een werknemer heeft nu recht op vijf betaalde werkdagen per jaar om voor een familielid of huisgenoot te zorgen in geval van een ernstig ongeval, ziekte, ziekenhuisopname of operatie, tegenover de twee dagen die het vroeger was. En er is een apart overmachtverlof van maximaal vier dagen per jaar, betaald, voor dringende onvoorziene gezinsaangelegenheden. Beide worden door de werkgever betaald, dus anders dan het geboorteverlof worden ze via de salarisadministratie verwerkt.

De kortere wettelijke verloven

Spanje verplicht ook verschillende korte betaalde verloven die elders minder gebruikelijk zijn en die de werkgever rechtstreeks financiert. Huwelijk of de registratie van een geregistreerd partnerschap geeft 15 kalenderdagen betaald verlof. Rouwverlof geeft twee werkdagen, of vier als reizen vereist is, waarbij veel collectieve arbeidsovereenkomsten het uitbreiden. Er is een dag betaald verlof voor een verhuizing, en betaalde vrije tijd om een onvermijdelijke publieke of burgerplicht te vervullen, zoals jurydienst. Deze zijn afzonderlijk klein, maar het zijn echte rechten, ze zijn de kost van de werkgever, en collectieve arbeidsovereenkomsten verbeteren regelmatig de wettelijke minima, dus de toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomst moet worden gecontroleerd in plaats van aangenomen.

Ziekteverlof en invaliderende menstruatie

Ziekteverlof in Spanje loopt door het stelsel van tijdelijke arbeidsongeschiktheid (incapacidad temporal). Na een korte aanvangsperiode financiert de sociale zekerheid de uitkering, waarbij de werkgever vaak verplicht is deze aan te vullen tot een hoger percentage onder de toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomst, en de werkgever treedt doorgaans op als betaalagent, zelfs voor het deel van de sociale zekerheid. Sinds 2023 erkent Spanje ook medisch gecertificeerde invaliderende menstruatie als een vorm van tijdelijke arbeidsongeschiktheid, gefinancierd door de sociale zekerheid vanaf de eerste dag in plaats van na de gebruikelijke wachtperiode, wat een opmerkelijke en breed besproken toevoeging aan het stelsel was.

Wat dit betekent voor iedereen die een Spaanse salarisadministratie voert

Voor de salarisadministratie is de cruciale vraag over elk Spaans verlof niet hoe lang het duurt maar wie ervoor betaalt. De grote gezinsrechten, geboorte- en zorgverlof en een groot deel van het ziekteverlof, worden gefinancierd door de sociale zekerheid en uitbetaald aan de werknemer, dus de taak van de werkgever is om de functie open te houden en de uitkering te administreren in plaats van het salaris te financieren. De kortere verloven, huwelijk, rouw, gezinszorg, overmacht, verhuizing en burgerplicht, zijn de eigen kost van de werkgever en lopen rechtstreeks door de salarisadministratie. En verschillende van deze rechten stegen in juli 2025, met het geboorteverlof dat steeg naar 19 weken per ouder en verbeterde voorzieningen voor alleenstaande ouders, dus een rechtentabel die vóór midden 2025 is opgesteld, is al verouderd.

Twee dingen moeten in het bijzonder correct zijn. Ten eerste de splitsing werkgever versus sociale zekerheid, want het behandelen van een door de sociale zekerheid gefinancierd verlof als een werkgeverskost, of andersom, levert zowel een verkeerde loonstrook als een verkeerde bijdragepositie op. Ten tweede de toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomst, die in Spanje de wettelijke verloven regelmatig uitbreidt en de ziekengeldaanvulling verandert, zodat hetzelfde wettelijke verlof verschillende voorwaarden kan hebben van de ene sector of provincie tot de volgende.

Flux houdt elk verloftype bij naar wie het financiert en past de actuele wettelijke duren toe, inclusief de verhogingen van juli 2025, naast de verbeteringen in de toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomst, zodat een werknemer met geboorteverlof wordt geadministreerd als een uitkering van de sociale zekerheid terwijl een werknemer met gezinszorgverlof correct door de werkgever wordt betaald. Voor een werkgever zijn de praktische conclusies om te bevestigen of elk verlof door de sociale zekerheid wordt gefinancierd of door de werkgever wordt betaald, om de toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomst op verbeteringen te controleren, en om te werken vanuit de duren van na juli 2025 in plaats van de oudere.

*Bronnen: Estatuto de los Trabajadores, Art. 37-38 (jaarlijks verlof 30 kalenderdagen; permisos retribuidos waaronder huwelijk 15 dagen, rouw, gezinszorg, verhuizing, burgerplicht), Art. 48 (geboorte- en zorgverlof). Real Decreto-ley 9/2025 (BOE-A-2025-15741, 29 juli 2025): geboorte-/zorgverlof 19 weken per ouder (6 verplicht + 11 flexibel tot 12 maanden + 2 voor kinderzorg bruikbaar tot leeftijd 8), +2 weken per kind bij meerlingen/handicap, alleenstaande ouders tot 32 weken. Uit de EU afgeleid permiso parental van maximaal 8 weken (onbetaald) tot leeftijd 8, gezinszorgverlof 5 dagen, en overmachtverlof tot 4 dagen per jaar volgens Real Decreto-ley 5/2023 (EU-richtlijn balans tussen werk en privé). Borstvoedingsverlof tot 9 maanden. Geboorte-/zorgverlof en tijdelijke arbeidsongeschiktheid gefinancierd door de INSS (sociale zekerheid); korte wettelijke verloven door de werkgever gefinancierd. Invaliderende menstruatie erkend als tijdelijke arbeidsongeschiktheid sinds Ley Orgánica 1/2023. 14 feestdagen (nationaal, regionaal, lokaal). Collectieve arbeidsovereenkomsten overtreffen regelmatig de wettelijke minima.*