PPK w Polsce: wpłaty pracodawcy, automatyczny zapis i ponowny zapis w 2027 roku

W ramach PPK (Pracownicze Plany Kapitałowe) pracodawca musi zapisać każdą uprawnioną osobę zatrudnioną do pracowniczego programu oszczędzania i wpłacać na jej rzecz co najmniej 1,5% wynagrodzenia, a pracownik wpłaca 2%. Wpłata pracodawcy jest wyłączona ze składek na ubezpieczenia społeczne odprowadzanych do ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych), ale jest opodatkowana jako przychód pracownika. Pracownicy mogą zrezygnować z wpłat, jednak co cztery lata pracodawca musi wznowić wpłaty za wszystkie osoby, które zrezygnowały; najbliższa runda rozpoczyna się 1 kwietnia 2027 r. Dla partnera prowadzącego polskie listy płac ta data oznacza wyższy koszt u każdego klienta, którego pracownicy zrezygnowali z PPK.

Kogo obejmuje PPK w Polsce i kiedy rozpoczyna się zapis

PPK obejmuje osoby w wieku co najmniej 18 lat, które podlegają w Polsce obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, w tym pracowników oraz osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia. O sposobie przystąpienia decyduje wiek:

• Poniżej 55 lat: zapis automatyczny.
• Od 55 do 69 lat: zapis wyłącznie na wniosek, a pracodawca musi poinformować te osoby, że mogą taki wniosek złożyć.
• 70 lat lub więcej w pierwszym dniu pracy: brak prawa do uczestnictwa.

Pracodawca zawiera umowę o prowadzenie PPK z instytucją finansową zarządzającą PPK w imieniu i na rzecz pracownika. Umowę można zawrzeć najwcześniej po 14 dniach zatrudnienia i trzeba ją zawrzeć do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły trzy miesiące zatrudnienia (ustawa o PPK, art. 16). Do trzech miesięcy wlicza się okres zatrudnienia u tego samego pracodawcy w ciągu poprzednich 12 miesięcy. Ustawa określa ten okres w miesiącach; PFR (Polski Fundusz Rozwoju, który prowadzi oficjalny portal PPK) w swoich oficjalnych wyjaśnieniach liczy go jako 90 dni. Według interpretacji PFR osoba zatrudniona od 3 marca 2026 r. osiąga 90 dni 31 maja, więc termin zawarcia umowy upływa 10 czerwca 2026 r. Niedotrzymanie terminu grozi pracodawcy grzywną od 1 000 zł do 1 000 000 zł (art. 107).

Stawki wpłat do PPK: podstawowa, dodatkowa i obniżona stawka 0,5% dla osób o niskich dochodach

Każda wpłata do PPK to procent podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracownika, bez stosowania rocznego ograniczenia. Składki emerytalne i rentowe nalicza się w 2026 r. tylko od pierwszych 282 600 zł rocznego wynagrodzenia; wpłaty do PPK nalicza się od całego wynagrodzenia.

• Wpłata podstawowa pracodawcy: 1,5%, obowiązkowa za każdego uczestnika (art. 26 ust. 1).
• Wpłata dodatkowa pracodawcy: do 2,5%, dobrowolna; może być zróżnicowana ze względu na długość zatrudnienia lub na podstawie regulaminu wynagradzania pracodawcy (art. 26 ust. 2–3).
• Wpłata podstawowa pracownika: 2% (art. 27 ust. 1).
• Wpłata dodatkowa pracownika: do 2%, dobrowolna (art. 27 ust. 3).

Państwo dodaje jednorazową wpłatę powitalną w wysokości 250 zł po trzech pełnych miesiącach uczestnictwa oraz dopłatę roczną w wysokości 240 zł (art. 31–32), obie finansowane z państwowego Funduszu Pracy, a nie przez pracodawcę.

Osoby o niskich dochodach mogą obniżyć własną wpłatę podstawową nawet do 0,5%, jeżeli ich łączne miesięczne wynagrodzenie ze wszystkich źródeł nie przekracza 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia (art. 27 ust. 2): w 2026 r. jest to 5 767,20 zł miesięcznie przy minimalnym wynagrodzeniu 4 806 zł. Niższa stawka obowiązuje od miesiąca następującego po złożeniu deklaracji przez pracownika; wpłata pracodawcy w wysokości 1,5% się nie zmienia. W każdym miesiącu, w którym wynagrodzenie od tego pracodawcy, łącznie z premią, przekroczy 5 767,20 zł, stawka pracownika wraca do 2%, dlatego pracodawca sprawdza limit przy każdej liście płac. Limit zmienia się co roku w styczniu wraz z minimalnym wynagrodzeniem.

Jak opodatkowana jest wpłata pracodawcy do PPK: podatek dochodowy tak, ZUS nie

Wpłaty pracodawcy do PPK, podstawowa i dodatkowa, stanowią podlegający opodatkowaniu przychód pracownika ze stosunku pracy (ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 12 ust. 1), więc pracodawca pobiera od nich zaliczkę na podatek dochodowy. Te same wpłaty są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (ustawa o PPK, art. 26 ust. 5), a tym samym ze składek chorobowej, wypadkowej, zdrowotnej, na Fundusz Pracy i na FGŚP (Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych), które są liczone od tej podstawy.

Przychód pracownika powstaje w momencie przekazania wpłaty przez pracodawcę do instytucji finansowej, co musi nastąpić do 15. dnia następnego miesiąca (art. 28 ust. 4). PFR potwierdza, że zaliczkę na podatek pobiera się w miesiącu przekazania: wpłata od wynagrodzenia za styczeń, przekazana w lutym, jest opodatkowana na liście płac za luty, jeśli ta lista jest wypłacana po przekazaniu wpłaty. W przeciwnym razie zaliczki nie pobiera się, a kwotę wykazuje się w rocznej informacji podatkowej pracownika (PIT-11). Własna wpłata pracownika w wysokości 2% jest potrącana z wynagrodzenia po opodatkowaniu, bez żadnej ulgi w podatku dochodowym.

Przykład liczbowy: PPK przy wynagrodzeniu 8 000 zł

Weźmy pracownika uczestniczącego w PPK według stawek podstawowych, z wynagrodzeniem 8 000 zł brutto miesięcznie, czyli powyżej limitu 5 767,20 zł uprawniającego do stawki 0,5%.

• Wpłata pracownika: 8 000 zł × 2% = 160,00 zł, potrącana z wynagrodzenia netto
• Wpłata pracodawcy: 8 000 zł × 1,5% = 120,00 zł, finansowana ponad wynagrodzenie
• Przekazane na rachunek PPK pracownika: 160,00 zł + 120,00 zł = 280,00 zł

Przy stawce 12%, obowiązującej dla rocznego dochodu do 120 000 zł, wpłata pracodawcy w wysokości 120,00 zł zwiększa podatek dochodowy o 120,00 zł × 12% = 14,40 zł, przed zaokrągleniem miesięcznej zaliczki na podatek do pełnych złotych. Wynagrodzenie do wypłaty pracownika jest zatem niższe o 160,00 zł + 14,40 zł = 174,40 zł, a 280,00 zł trafia na oszczędności.

Koszt pracodawcy to wyłącznie 120,00 zł. Gdyby tę samą kwotę 120,00 zł wypłacić jako wynagrodzenie, pociągnęłaby ona dodatkowo 20,48% składek pracodawcy (emerytalna 9,76%, rentowa 6,50%, wypadkowa 1,67% według stawki podstawowej, Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy 2,45%, FGŚP 0,10%), czyli o 120,00 zł × 20,48% = 24,58 zł więcej.

W ciągu roku na rachunek trafia 280,00 zł × 12 = 3 360,00 zł, znacznie więcej niż 1 009,26 zł wpłat wymaganych w 2026 r. do otrzymania państwowej dopłaty rocznej w wysokości 240 zł (3,5% sześciokrotności minimalnego wynagrodzenia: 4 806 zł × 6 × 3,5%).

Deklaracje rezygnacji i ponowny zapis w 2027 roku

Pracownik rezygnuje z PPK, składając pracodawcy pisemną deklarację rezygnacji na urzędowym formularzu Ministerstwa Finansów. Wpłaty ustają od miesiąca złożenia deklaracji, a wpłaty już pobrane w tym miesiącu podlegają zwrotowi (art. 23 ust. 4). Nakłanianie pracownika do rezygnacji jest wykroczeniem zagrożonym grzywną do 1,5% funduszu wynagrodzeń z poprzedniego roku (art. 108).

Deklaracje rezygnacji tracą skuteczność co cztery lata (art. 23 ust. 5–6). Pierwszy ponowny zapis odbył się w 2023 r. Na 2027 r. PFR opublikował 15 września 2026 r. następujący harmonogram:

1. Do 28 lutego 2027 r. pracodawca informuje każdego pracownika, który zrezygnował, o wznowieniu wpłat.
2. Od 1 marca 2027 r. wcześniejsze deklaracje rezygnacji tracą moc, a pracownicy, którzy chcą pozostać poza PPK, muszą złożyć nową deklarację.
3. Począwszy od wynagrodzeń wypłaconych w marcu 2027 r. pracodawca ponownie nalicza wpłaty i przekazuje je do instytucji finansowej między 1 a 15 kwietnia 2027 r.

Pracownicy, którzy ukończą 55 lat przed 1 kwietnia 2027 r., zostaną ponownie zapisani tylko wtedy, gdy złożą wniosek do końca lutego, a osoby, które przed tą datą ukończą 70 lat, są wyłączone.

Klient, u którego 20 pracowników z wynagrodzeniem 8 000 zł zrezygnowało z PPK, nie płaci dziś za nich nic. Jeżeli żaden z nich ponownie nie zrezygnuje, koszt pracodawcy wzrośnie o 20 × 120,00 zł = 2 400,00 zł miesięcznie od listy płac za marzec 2027 r. Część z nich ponownie zrezygnuje, ale pracodawca nie może na to liczyć ani ich o to prosić.

7 października 2026 r. Ministerstwo Finansów skierowało do konsultacji przegląd funkcjonowania PPK przeprowadzany co cztery lata, w którym proponuje trzyletni cykl ponownego zapisu oraz automatyczny zapis osób w wieku od 55 do 70 lat. Propozycje nie są obowiązującym prawem; runda w 2027 r. przebiega według obecnych zasad.

Podsumowanie

PPK zobowiązuje pracodawcę do wpłacania 1,5% wynagrodzenia każdego uczestnika, a dobrowolnie także do 2,5% więcej, natomiast pracownik wpłaca 2% (osoby o niskich dochodach nawet tylko 0,5%). Wpłata pracodawcy jest wolna od składek ZUS i składki zdrowotnej, ale opodatkowana jako przychód pracownika w miesiącu jej przekazania. Rezygnacje tracą skuteczność co cztery lata: pracodawcy muszą poinformować osoby, które zrezygnowały, do 28 lutego 2027 r., a wpłaty zostaną wznowione wraz z wynagrodzeniami z marca 2027 r. Warto już teraz potwierdzić, ile takich osób jest u każdego klienta. Flux prowadzi polskie listy płac dla partnerów, łącznie z wpłatami do PPK.