Wie man einen neuen Beschäftigten im Vereinigten Königreich onboardet: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Abrechnungsteams

Die Prüfung des Arbeitsrechts (right-to-work check) falsch zu machen, kann ein teurer Fehler sein: Jemanden ohne gültige Prüfung zu beschäftigen, kann eine zivilrechtliche Strafe von bis zu £45.000 je illegal Beschäftigtem für einen ersten Verstoß und bis zu £60.000 für einen wiederholten bedeuten. Es gibt auch keine Kulanzfrist. Die Prüfung muss vor dem ersten Arbeitstag abgeschlossen sein, und eine korrekte Prüfung gibt dem Arbeitgeber eine "statutory excuse", die den Arbeitgeber schützt, falls sich der Beschäftigte später als nicht erlaubt herausstellt. Eine gängige Variante des Fehlers ist post-Brexit: den Reisepass eines EU-Staatsangehörigen für sich zu akzeptieren, was das Arbeitsrecht nicht mehr belegt. Das Onboarding im Vereinigten Königreich ist ansonsten recht bürokratiearm, aber einige Schritte haben harte Zeitvorgaben, deshalb hier die Reihenfolge, die einen Arbeitgeber aus Schwierigkeiten heraushält.

Vor dem ersten Zahltag: bei HMRC registrieren, versichern, eine Rente einrichten

Drei Dinge müssen vor dem ersten Zahltag existieren.

Der Arbeitgeber muss sich bei HMRC als Arbeitgeber registrieren und eine PAYE-Referenz erhalten. Das kann bis zu 15 Arbeitstage dauern, und die Entgeltabrechnung kann ohne die PAYE-Referenz nicht eingereicht werden, sodass diese Registrierung die Position ist, mit der man früh beginnen sollte. Die Registrierung sollte vor dem ersten Zahltag und höchstens zwei Monate im Voraus erfolgen.

Der Arbeitgeber braucht eine Arbeitgeberhaftpflichtversicherung (employers' liability insurance), die gesetzlich mit einer Mindestdeckung von £5 Millionen vorgeschrieben ist; ohne sie zu operieren, bedeutet ein Bußgeld von bis zu £2.500 pro Tag.

Und der Arbeitgeber braucht ein qualifizierendes Rentensystem für die automatische Eintragung (automatic enrolment), weil die Eintragungspflicht ab dem ersten Tag des Beschäftigten gilt.

Die Prüfung des Arbeitsrechts und die Strafe für ihr Auslassen

Die Prüfung des Arbeitsrechts muss vor Beschäftigungsbeginn abgeschlossen sein. Für die meisten Menschen wird die Prüfung online durchgeführt, mit einem Share-Code, den der Beschäftigte über den Dienst des Home Office erzeugt; für britische und irische Staatsbürger kann es eine Dokumentenprüfung sein. Eine korrekt durchgeführte Prüfung, vor dem Starttermin abgeschlossen, gibt die statutory excuse. Der Arbeitgeber bewahrt eine Kopie der Prüfung für die gesamte Beschäftigung und für zwei Jahre nach ihrem Ende auf.

Wenn die Rolle einen Visuminhaber erfordert, muss der Arbeitgeber eine sponsor license besitzen und ein Certificate of Sponsorship zuweisen, bevor der Beschäftigte das Visum beantragt. Der Post-Brexit-Punkt ist wiederholenswert, weil er der häufigste Fehler ist: Ein EU-, EWR- oder Schweizer Staatsangehöriger muss nun den settled oder pre-settled status über den Online-Dienst nachweisen, nicht nur einen Reisepass. Irische Staatsbürger bleiben unter der Common Travel Area ausgenommen.

Die Angaben der Neueinstellung erheben und den Steuercode setzen

Vor dem ersten Zahltag erhebt der Arbeitgeber die persönlichen Angaben des Beschäftigten, seine National-Insurance-Nummer und die Bankdaten. Dann setzt er den Steuercode, den PAYE-Code, der der Entgeltabrechnung sagt, wie viel des Entgelts des Beschäftigten steuerfrei ist und daher wie viel Einkommensteuer abzuziehen ist. Der Code kommt aus einer von zwei Quellen. Wenn der Beschäftigte ein P45 seines vorherigen Arbeitgebers übergibt, werden dessen Steuercode und Jahres-bis-dato-Zahlen übertragen. Gibt es kein P45, füllt der Beschäftigte eine Starter Checklist aus, und seine Antwort (Erklärung A, B oder C) setzt einen vorläufigen Code, bis HMRC den richtigen ausstellt. Ein falscher Code ist keine Katastrophe, weil HMRC ihn korrigiert, aber er bedeutet, dass die erste oder zweite Entgeltabrechnung daneben liegen kann.

Die Neueinstellung an oder vor dem ersten Zahltag an HMRC melden

Das Vereinigte Königreich führt die Abrechnungsmeldung in Echtzeit. Jede Zahlung wird HMRC über eine Full Payment Submission (FPS) gemeldet, und für eine Neueinstellung umfasst diese Meldung die Starter-Angaben, sodass der alte P45/P46-Papierfluss an HMRC entfällt. Die Frist ist streng und einprägenswert: Die FPS muss HMRC an oder vor dem Tag erreichen, an dem der Beschäftigte bezahlt wird. Es gibt eine enge Erleichterung, die in begrenzten Fällen eine Einreichung innerhalb weniger Tage erlaubt, aber die sichere Regel ist an oder vor dem Zahltag. Eine verspätete FPS-Einreichung bedeutet monatliche Strafen, die mit der Kopfzahl skalieren.

Die schriftliche Zusammenstellung der Bedingungen am ersten Tag geben

Seit April 2020 ist die schriftliche Zusammenstellung der Beschäftigungsbedingungen (written statement of employment particulars) ein Recht ab dem ersten Tag, das sowohl employees als auch workers geschuldet ist, an oder vor ihrem ersten Tag. Die Zusammenstellung muss die Grundlagen abdecken: die Parteien, den Starttermin, das Entgelt und die Stunden, den Urlaubsanspruch, die Stellenbezeichnung oder -beschreibung, den Arbeitsort, die Kündigungsfristen, eine etwaige Probezeit und ihre Bedingungen sowie die Krankengeldbedingungen. Die Zusammenstellung ist nicht dasselbe wie der vollständige Arbeitsvertrag, der in der Regel breiter ist, aber die Zusammenstellung ist der Teil, den das Gesetz mit einer Frist ab dem ersten Tag versieht, sodass sie nicht warten kann.

Den Beschäftigten für eine Rente prüfen und automatisch eintragen

Die Rentenpflicht ist eine der leichter zu übersehenden britischen Pflichten, und sie gilt für jede Neueinstellung. Der Arbeitgeber prüft den Beschäftigten und trägt jeden "eligible jobholder" automatisch ein, also jemanden zwischen 22 und dem State-Pension-Alter, der mehr als £10.000 im Jahr verdient. Der Mindestbeitrag beträgt 8 Prozent der qualifying earnings, wovon mindestens 3 Prozent vom Arbeitgeber kommen, auf dem Einkommensband zwischen £6.240 und £50.270. Beschäftigte außerhalb des berechtigten Bandes können den Beitritt beantragen. Die Eintragung kann um bis zu drei Monate aufgeschoben werden, aber der Beschäftigte muss innerhalb von sechs Wochen informiert werden, und der Arbeitgeber reicht innerhalb von fünf Monaten nach dem Beginn seiner Pflichten eine declaration of compliance bei The Pensions Regulator ein.

Die Abrechnungszahlen setzen: Steuercode, National Insurance, Mindestlohn, Urlaub

Ein paar Werte vervollständigen den Abrechnungsaufbau. Der Standard-Steuercode für 2026/27 ist 1257L. Die National-Insurance-Kategorie ist in der Regel A, mit Sonderkategorien für unter 21-Jährige und junge Auszubildende. Der National Living Wage für Beschäftigte ab 21 beträgt ab April 2026 £12,71 pro Stunde, und niedrigere Altersbänder haben ihre eigenen Sätze. Der gesetzliche Urlaub beträgt 5,6 Wochen im Jahr, was 28 Tage für jemanden sind, der eine Fünf-Tage-Woche arbeitet. Statutory Sick Pay gilt ebenfalls, und ab April 2026 ist es ab dem ersten Krankheitstag zu zahlen statt nach Wartetagen.

Was die Automatisierung erledigt und was noch einen Menschen braucht

Das britische Onboarding hat nicht die Anmeldungsabfolge Deutschlands oder die staatenweisen Einreichungen Mexikos, aber es hat zwei unerbittliche Fristen (die Prüfung des Arbeitsrechts vor dem ersten Tag und die FPS an oder vor dem Zahltag), eine Rentenpflicht, die für jede berechtigte Einstellung gilt, und eine Reihe von Schwellen, die sich jeden April ändern. Von Hand gemacht, sind die Fehler die stille Art: ein Share-Code, den niemand prüfte, eine FPS, die einen Tag zu spät eingereicht wurde, ein Beschäftigter, der automatisch hätte eingetragen werden sollen und es nicht wurde. Flux hält dies aktuell. Wir reichen die FPS an oder vor dem Zahltag ein, wenden den korrekten PAYE-Code und die National-Insurance-Kategorie an und führen die Prüfung zur automatischen Eintragung bei jeder Neueinstellung durch. Der National Living Wage und die Rentenschwellen bleiben automatisch aktuell, sodass eine Neueinstellung rechtzeitig gemeldet wird und ihre erste Entgeltabrechnung stimmt. Das lässt dem Abrechnungsteam die Freiheit für die Arbeit, die einer Neueinstellung tatsächlich hilft, etwa ihre Fragen zu Entgelt, Steuercode und Rente zu beantworten, statt einer Einreichungsfrist hinterherzujagen.

*Quellen: Registrierung als Arbeitgeber bei HMRC und Erhalt einer PAYE-Referenz vor dem ersten Zahltag (Income Tax (PAYE) Regulations 2003). Arbeitgeberhaftpflichtversicherung, mindestens £5 Millionen, Strafe von £2.500 pro Tag bei Fehlen (Employers' Liability (Compulsory Insurance) Act 1969). Prüfung des Arbeitsrechts vor Beschäftigungsbeginn, statutory excuse, Aufzeichnungen zwei Jahre nach der Beschäftigung aufbewahren (Immigration, Asylum and Nationality Act 2006, s.15 und s.19); zivilrechtliche Strafe bis zu £45.000 je Beschäftigtem für einen ersten Verstoß und £60.000 für einen wiederholten (ab 13. Februar 2024); sponsor license und Certificate of Sponsorship für Visum-Staatsangehörige; EU/EWR/Schweizer Staatsangehörige weisen settled oder pre-settled status online nach; irische Staatsbürger ausgenommen (Common Travel Area). Steuercode gesetzt aus einem P45 oder einer Starter Checklist. Real Time Information: Full Payment Submission an oder vor dem Zahltag (PAYE Regulations 2003, reg. 67B). Schriftliche Zusammenstellung der Beschäftigungsbedingungen ein Recht ab dem ersten Tag seit 6. April 2020 (Employment Rights Act 1996, s.1). Automatische Eintragung von eligible jobholders zwischen 22 und dem State-Pension-Alter, die über £10.000 verdienen, mindestens 8 % der qualifying earnings (£6.240 bis £50.270) mit mindestens 3 % vom Arbeitgeber, declaration of compliance innerhalb von fünf Monaten (Pensions Act 2008). Abrechnungszahlen 2026/27: Steuercode 1257L; National Living Wage (21+) £12,71/Stunde ab April 2026; gesetzlicher Urlaub 5,6 Wochen (Working Time Regulations 1998); Statutory Sick Pay ab dem ersten Tag zahlbar ab April 2026 (Employment Rights Act 2025). Verspätete RTI- und Versäumnisse bei der automatischen Eintragung führen zu Strafen von HMRC bzw. The Pensions Regulator.*