La retribuzione in caso di malattia in Germania: Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Krankengeld e il rimborso U1

Un lavoratore in Germania troppo malato per lavorare continua a percepire dal datore di lavoro il 100% della retribuzione per un massimo di sei settimane per ogni malattia. Questo obbligo è la Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (continuazione della retribuzione durante la malattia). Dal 43° giorno è invece la cassa malattia del lavoratore (Krankenkasse) a pagare il Krankengeld (indennità di malattia). I datori di lavoro con non più di 30 dipendenti recuperano parte della retribuzione delle sei settimane tramite la U1 Umlage, un sistema di rimborso finanziato da un contributo a ripartizione. Ogni malattia lunga lascia all'ufficio paghe tre compiti: contare le sei settimane, passare in tempo il lavoratore alla cassa e chiedere il rimborso.

Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: sei settimane di retribuzione piena dal datore di lavoro

L'Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG, legge sulla continuazione della retribuzione) riconosce al lavoratore che non può lavorare per una malattia non provocata da lui fino a sei settimane di retribuzione continuata, calcolate come 42 giorni di calendario (EFZG §3(1)). Il diritto matura dopo quattro settimane di rapporto di lavoro ininterrotto (§3(3)). Se un neoassunto si ammala nelle prime quattro settimane e resta malato, le sei settimane iniziano all'inizio della quinta settimana.

L'importo è la retribuzione piena per l'orario di lavoro abituale del lavoratore, non una tariffa ridotta per malattia (§4(1)). Sono esclusi i compensi per lavoro straordinario e i rimborsi spese (§4(1a)). Se il lavoratore ha lavorato per parte del primo giorno di malattia, il conteggio parte dal giorno successivo; altrimenti quel giorno è il primo giorno.

Stessa malattia o nuova malattia: quando le sei settimane ripartono

• Una malattia nuova e non collegata, insorta dopo la fine della prima, fa partire sei nuove settimane.
• Una seconda malattia che inizia durante la prima non prolunga il periodo: 42 giorni in totale coprono entrambe.
• Una ricaduta nella stessa malattia si conteggia sugli stessi 42 giorni. Un lavoratore assente 22 giorni per un problema alla schiena a marzo e di nuovo per lo stesso problema a maggio ha ancora 20 giorni di retribuzione continuata. Le sei settimane ripartono solo dopo almeno sei mesi senza assenze per quella malattia, oppure 12 mesi dopo l'inizio della prima assenza per la stessa (§3(1), secondo periodo).

Il datore di lavoro riceve date, non diagnosi; per verificare le assenze precedenti invia quindi alla Krankenkasse del lavoratore una richiesta sulle malattie pregresse (Vorerkrankungsanfrage) tramite lo scambio elettronico di dati, e la cassa risponde se ciascuna assenza precedente va conteggiata.

L'eAU: il datore di lavoro scarica il certificato di malattia dalla cassa

Il lavoratore deve comunicare immediatamente la malattia e la sua durata prevista. Se la malattia dura più di tre giorni di calendario, un medico deve attestarla entro il giorno lavorativo successivo, e il datore di lavoro può richiedere tale attestazione prima (§5(1)).

Dal 1° gennaio 2023, per i lavoratori iscritti all'assicurazione sanitaria obbligatoria, è il medico a inviare i dati dell'inabilità alla Krankenkasse. Il datore di lavoro deve scaricare il certificato elettronico (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, eAU) tramite un software paghe certificato o il SV-Meldeportal, il portale online per le comunicazioni agli enti previdenziali. L'eAU riporta le date dell'inabilità, la data dell'accertamento medico, se si tratta di un certificato iniziale o di continuazione e se potrebbe esserci di mezzo un infortunio (Codice sociale, libro IV, SGB IV §109). Il datore di lavoro può richiedere l'eAU solo dopo che il lavoratore ha comunicato la malattia. I certificati cartacei restano in uso per i lavoratori con assicurazione privata, per i minijobber (lavoratori marginali a bassa retribuzione) presso famiglie e quando il medico è esterno al sistema obbligatorio, compresi i medici all'estero.

Dal 43° giorno: il Krankengeld dalla Krankenkasse

Il Krankengeld è pari al 70% della retribuzione lorda abituale del lavoratore, con un limite del 90% della retribuzione netta (Codice sociale, libro V, SGB V §47). L'indennità è pagata per giorno di calendario, e un mese intero conta come 30 giorni. La retribuzione oltre il massimale contributivo sanitario 2026 di 5.812,50 € al mese non viene considerata, il che fissa un massimo di 135,63 € al giorno. Con uno stipendio mensile di 3.500 €, il 70% dei 116,67 € giornalieri corrisponde a 81,67 €, prima del limite del 90% del netto. Dal Krankengeld si trattengono i contributi per pensione, disoccupazione e non autosufficienza.

Il Krankengeld è pagato per un massimo di 78 settimane nell'arco di tre anni per la stessa malattia (§48). Le sei settimane di retribuzione continuata rientrano in questo periodo, quindi la cassa paga al massimo 72 settimane.

Non appena è chiaro che le sei settimane termineranno, il datore di lavoro invia alla Krankenkasse un'attestazione elettronica della retribuzione (Entgeltbescheinigung) perché la cassa possa calcolare l'indennità, senza attendere la successiva data di elaborazione delle paghe. Il datore di lavoro sospende lo stipendio e, se trascorre un intero mese di calendario senza retribuzione, presenta una comunicazione di interruzione (Unterbrechungsmeldung, codice motivo 51). Da gennaio 2026 la Krankenkasse comunica automaticamente al datore di lavoro l'inizio e la fine del Krankengeld.

La U1 Umlage: come i datori di lavoro con non più di 30 dipendenti recuperano la retribuzione di malattia

In base all'Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG, legge sulla compensazione degli oneri del datore di lavoro), le Krankenkassen rimborsano ai datori di lavoro più piccoli l'80% della retribuzione continuata e l'80% dei contributi previdenziali a carico del datore di lavoro su tale retribuzione (AAG §1(1)). Ogni Krankenkasse può ridurre il rimborso nel proprio statuto (le proprie regole) e offrire più livelli di rimborso, nessuno inferiore al 40% (§9(2)). Il datore di lavoro sceglie un livello, e un rimborso più alto costa un contributo più alto. Le tabelle 2026 pubblicate da due casse sono esempi datati della forbice; ogni Krankenkasse fissa e rivede le proprie:

• BARMER (2026): 50% con un contributo dell'1,90%, 65% con il 2,50%, 80% con il 4,00%, senza rimborso dei contributi a carico del datore di lavoro.
• DAK-Gesundheit (2026): 50%, 60%, 70% e 80% con contributi dell'1,3%, 1,9%, 2,4% e 3,9% da gennaio ad agosto, ridotti allo 0,8%, 1,0%, 1,3% e 1,8% da settembre.

Il contributo è interamente a carico del datore di lavoro, come percentuale della retribuzione di ciascun lavoratore soggetta a contribuzione pensionistica, fino al massimale contributivo pensionistico 2026 di 8.450 € al mese ed escluse le erogazioni una tantum (§7). Il contributo va alla Krankenkasse di ciascun lavoratore, che paga anche il rimborso (§2(1)), per cui un personale distribuito su cinque Krankenkassen significa cinque serie di aliquote e cinque scelte di rimborso. Per i minijobber, la Minijob-Zentrale (l'ente di riscossione dei minijob) applica un'aliquota fissa dello 0,8%.

Un datore di lavoro rientra nel sistema per un anno solare se nell'anno precedente ha occupato non più di 30 persone per almeno otto mesi (§3(1)). Apprendisti e lavoratori con disabilità grave non vengono conteggiati. I lavoratori a tempo parziale contano 0,25 (fino a 10 ore settimanali), 0,5 (fino a 20) o 0,75 (fino a 30). Il datore di lavoro chiede il rimborso per via elettronica una volta pagata la retribuzione di malattia (§2).

Esempio di calcolo: sei settimane di retribuzione di malattia e il rimborso U1 su 3.500 €

Un'azienda con 12 dipendenti paga a una dipendente 3.500 € al mese. La sua Krankenkasse è la DAK-Gesundheit, e l'azienda ha scelto il livello U1 del 70%, al 2,4% da gennaio ad agosto 2026.

1. Contributo. Il contributo è il 2,4% della retribuzione che la dipendente percepisce: 2,4% × 3.500 € = 84 € su un mese intero e 33,60 € sui 1.400 € di retribuzione continuata di luglio. Non è dovuto alcun contributo per i mesi coperti solo dal Krankengeld. Da settembre 2026 l'aliquota di questo livello è dell'1,3% (45,50 € al mese).
2. Malattia. Si ammala lunedì 1° giugno 2026 prima di iniziare a lavorare, quindi quel giorno conta come primo giorno, e resta malata fino alla fine di agosto.
3. Retribuzione continuata. I 42 giorni coprono il periodo dal 1° giugno al 12 luglio. Giugno è pagato per intero, 3.500 €; dal 1° al 12 luglio, riproporzionato a 12/30 a titolo illustrativo, l'importo è di 1.400 €. Le sei settimane costano 4.900 € di retribuzione lorda, soggetta alle consuete imposte e ai consueti contributi previdenziali.
4. Passaggio alla cassa. Da lunedì 13 luglio percepisce il Krankengeld. Il datore di lavoro non paga lo stipendio dal 13 al 31 luglio, invia l'Entgeltbescheinigung e presenta una Unterbrechungsmeldung perché agosto trascorre senza retribuzione.
5. Rimborso. La Krankenkasse rimborsa 70% × 4.900 € = 3.430 €. Il costo a carico del datore di lavoro per la retribuzione lorda delle sei settimane è di 4.900 € − 3.430 € = 1.470 €. I contributi a carico del datore di lavoro sui 4.900 € sono un costo aggiuntivo, rimborsato nella stessa misura solo se lo statuto della cassa li copre (quello della BARMER non li copre). Con un livello dell'80% il rimborso sarebbe di 3.920 €; al 50%, di 2.450 €.

Riepilogo

I datori di lavoro tedeschi pagano la retribuzione piena per i primi 42 giorni di ogni malattia, una volta che il lavoratore ha quattro settimane di anzianità. Una malattia che si ripresenta fa ripartire le sei settimane solo dopo sei mesi senza di essa o 12 mesi dalla sua prima insorgenza. Dal 43° giorno la cassa paga il Krankengeld: 70% del lordo, con un limite del 90% del netto e di 135,63 € al giorno nel 2026, per un massimo di 78 settimane comprese le sei del datore di lavoro. I datori di lavoro con non più di 30 dipendenti recuperano dal 40% all'80% della retribuzione di malattia tramite la U1, con un contributo che ogni Krankenkasse fissa per ciascun livello di rimborso.

Le aliquote U1 possono cambiare nel corso dell'anno: la DAK-Gesundheit ha ridotto le proprie aliquote da settembre 2026. Flux aiuta gli uffici paghe a tenere traccia di queste regole, così lo studio che gestisce le paghe può indicare al proprio cliente quanto rimborserà la Krankenkasse.