Come inserire un nuovo dipendente nel Regno Unito: una guida passo passo per i team payroll

Sbagliare la verifica del diritto al lavoro può essere un errore costoso: impiegare qualcuno senza una verifica valida può significare una sanzione civile fino a £45.000 per lavoratore illegale per una prima violazione, e fino a £60.000 per una recidiva. E non c'è alcun periodo di tolleranza. La verifica deve essere completata prima del primo giorno di lavoro, e una verifica corretta dà al datore di lavoro una "scusante legale" (statutory excuse) che lo protegge se il lavoratore in seguito risulta non avere il permesso. Una versione comune dell'errore è post-Brexit: accettare il passaporto di un cittadino UE da solo, che non prova più il diritto al lavoro. L'inserimento nel Regno Unito è per il resto piuttosto leggero sul piano burocratico, ma alcuni passaggi hanno tempistiche rigide, quindi ecco l'ordine che tiene un datore di lavoro fuori dai guai.

Prima del primo giorno di paga: registrarsi presso HMRC, assicurarsi, predisporre una pensione

Tre cose devono esistere prima del primo giorno di paga.

Il datore di lavoro deve registrarsi presso HMRC come datore di lavoro e ottenere un riferimento PAYE. Questo può richiedere fino a 15 giorni lavorativi, e la busta paga non può essere trasmessa senza il riferimento PAYE, quindi questa registrazione è la voce da avviare per tempo. La registrazione dovrebbe avvenire prima del primo giorno di paga e non più di due mesi prima.

Il datore di lavoro ha bisogno di un'assicurazione di responsabilità del datore di lavoro (employers' liability insurance), legalmente obbligatoria con una copertura minima di £5 milioni; operare senza di essa significa una sanzione fino a £2.500 al giorno.

E il datore di lavoro ha bisogno di un piano pensionistico idoneo attivo per l'iscrizione automatica, perché l'obbligo di iscrizione si applica dal primo giorno del dipendente.

La verifica del diritto al lavoro, e la sanzione per averla saltata

La verifica del diritto al lavoro deve essere completata prima che il rapporto inizi. Per la maggior parte delle persone la verifica si fa online, usando uno share code che il lavoratore genera attraverso il servizio dello Home Office; per i cittadini britannici e irlandesi può essere una verifica documentale. Una verifica eseguita correttamente, completata prima della data di inizio, dà la scusante legale. Il datore di lavoro conserva una copia della verifica per l'intera durata del rapporto e per due anni dopo la sua fine.

Se il ruolo necessita di un titolare di visto, il datore di lavoro deve possedere una licenza di sponsor e assegnare un Certificate of Sponsorship prima che il lavoratore faccia domanda di visto. Il punto post-Brexit vale la pena ripeterlo, perché è l'errore più frequente: un cittadino UE, SEE o svizzero deve ora dimostrare il settled o pre-settled status attraverso il servizio online, non solo un passaporto. I cittadini irlandesi restano esenti in base alla Common Travel Area.

Raccogliere i dati del nuovo assunto e impostare il codice fiscale

Prima del primo giorno di paga il datore di lavoro raccoglie i dati personali del lavoratore, il suo numero di National Insurance, e le coordinate bancarie. Poi imposta il codice fiscale (tax code), il codice PAYE che indica alla busta paga quanta parte della retribuzione del lavoratore è esente da imposta e quindi quanta imposta sul reddito trattenere. Il codice proviene da uno di due luoghi. Se il lavoratore consegna un P45 dal suo precedente datore di lavoro, il suo codice fiscale e le cifre da inizio anno vengono trasferite. Se non c'è alcun P45, il lavoratore compila una Starter Checklist, e la sua risposta (dichiarazione A, B o C) imposta un codice temporaneo finché HMRC non emette quello giusto. Un codice errato non è un disastro, perché HMRC lo corregge, ma significa che la prima busta paga o le prime due possono essere sballate.

Segnalare il nuovo assunto a HMRC entro o prima del primo giorno di paga

Il Regno Unito gestisce la rendicontazione delle buste paga in tempo reale. Ogni pagamento è segnalato a HMRC attraverso una Full Payment Submission (FPS) e, per un nuovo assunto, quella comunicazione include i dati di ingresso, quindi il vecchio flusso cartaceo P45/P46 verso HMRC è scomparso. Il termine è rigoroso e vale la pena mandarlo a memoria: la FPS deve raggiungere HMRC entro o prima del giorno in cui il dipendente è pagato. C'è una stretta agevolazione che consente la presentazione entro pochi giorni in casi limitati, ma la regola sicura è entro o prima del giorno di paga. La presentazione tardiva della FPS comporta sanzioni mensili che scalano con il numero di dipendenti.

Consegnare la dichiarazione scritta delle condizioni il primo giorno

Dall'aprile 2020, la dichiarazione scritta delle condizioni di lavoro (written statement of employment particulars) è un diritto fin dal primo giorno, dovuto sia ai dipendenti sia ai lavoratori, entro o prima del loro primo giorno. La dichiarazione deve coprire gli aspetti essenziali: le parti, la data di inizio, la retribuzione e l'orario, il diritto alle ferie, il titolo o la descrizione della mansione, il luogo di lavoro, i periodi di preavviso, l'eventuale periodo di prova e le sue condizioni, e le condizioni della retribuzione di malattia. La dichiarazione non è la stessa cosa del contratto di lavoro completo, che è di solito più ampio, ma la dichiarazione è la parte a cui la legge pone un termine al primo giorno, quindi non può attendere.

Valutare e iscrivere automaticamente il lavoratore a una pensione

L'obbligo pensionistico è uno degli obblighi britannici più facili da trascurare, e si applica a ogni nuovo assunto. Il datore di lavoro valuta il lavoratore e iscrive automaticamente qualsiasi "eligible jobholder", ossia una persona di età compresa tra i 22 anni e l'età pensionabile statale che guadagna più di £10.000 all'anno. Il contributo minimo è l'8 percento della retribuzione qualificante, di cui almeno il 3 percento proviene dal datore di lavoro, sulla fascia di retribuzione tra £6.240 e £50.270. I lavoratori al di fuori della fascia idonea possono chiedere di aderire. L'iscrizione può essere posticipata fino a tre mesi, ma il lavoratore deve esserne informato entro sei settimane, e il datore di lavoro presenta una dichiarazione di conformità a The Pensions Regulator entro cinque mesi dalla data di inizio dei suoi obblighi.

Impostare le cifre della busta paga: codice fiscale, National Insurance, salario minimo, ferie

Alcuni valori completano l'impostazione della busta paga. Il codice fiscale predefinito per il 2026/27 è 1257L. La categoria National Insurance è di norma A, con categorie speciali per gli under 21 e i giovani apprendisti. Il National Living Wage per i lavoratori di 21 anni e più è di £12,71 all'ora da aprile 2026, e le fasce d'età inferiori hanno le proprie tariffe. Le ferie legali sono 5,6 settimane all'anno, ossia 28 giorni per chi lavora una settimana di cinque giorni. Si applica anche lo Statutory Sick Pay e, da aprile 2026, è dovuto dal primo giorno di malattia anziché dopo i giorni di attesa.

Cosa gestisce l'automazione, e cosa richiede ancora una persona

L'inserimento nel Regno Unito non ha la sequenza di registrazioni della Germania o gli adempimenti per Stato del Messico, ma ha due termini implacabili (la verifica del diritto al lavoro prima del primo giorno e la FPS entro o prima del giorno di paga), un obbligo pensionistico che si applica a ogni assunzione idonea, e un insieme di soglie che cambiano ogni aprile. Fatti a mano, i fallimenti sono di quelli silenziosi: uno share code che nessuno ha verificato, una FPS presentata un giorno in ritardo, un lavoratore che avrebbe dovuto essere iscritto automaticamente e non lo è stato. Flux mantiene tutto aggiornato. Presentiamo la FPS entro o prima del giorno di paga, applichiamo il corretto codice PAYE e la categoria National Insurance, ed eseguiamo la valutazione per l'iscrizione automatica su ogni nuovo assunto. Il National Living Wage e le soglie pensionistiche restano aggiornati automaticamente, così che un nuovo assunto sia segnalato in tempo e la sua prima busta paga sia corretta. Ciò lascia il team payroll libero per il lavoro che aiuta davvero un nuovo assunto, come rispondere alle sue domande su retribuzione, codice fiscale e pensione, anziché rincorrere una scadenza di presentazione.

*Fonti: registrarsi come datore di lavoro presso HMRC e ottenere un riferimento PAYE prima del primo giorno di paga (Income Tax (PAYE) Regulations 2003). Assicurazione di responsabilità del datore di lavoro, minimo £5 milioni, sanzione di £2.500 al giorno in assenza (Employers' Liability (Compulsory Insurance) Act 1969). Verifica del diritto al lavoro prima dell'inizio del rapporto, scusante legale, conservazione dei documenti per due anni dopo il rapporto (Immigration, Asylum and Nationality Act 2006, s.15 e s.19); sanzione civile fino a £45.000 per lavoratore per una prima violazione e £60.000 per una recidiva (dal 13 febbraio 2024); licenza di sponsor e Certificate of Sponsorship per i cittadini soggetti a visto; i cittadini UE/SEE/svizzeri dimostrano il settled o pre-settled status online; cittadini irlandesi esenti (Common Travel Area). Codice fiscale impostato da un P45 o da una Starter Checklist. Real Time Information: Full Payment Submission entro o prima del giorno di paga (PAYE Regulations 2003, reg. 67B). Dichiarazione scritta delle condizioni di lavoro come diritto fin dal primo giorno dal 6 aprile 2020 (Employment Rights Act 1996, s.1). Iscrizione automatica degli eligible jobholder di età compresa tra i 22 anni e l'età pensionabile statale che guadagnano oltre £10.000, minimo 8% della retribuzione qualificante (£6.240 a £50.270) con almeno il 3% dal datore di lavoro, dichiarazione di conformità entro cinque mesi (Pensions Act 2008). Cifre della busta paga 2026/27: codice fiscale 1257L; National Living Wage (21+) £12,71/ora da aprile 2026; ferie legali 5,6 settimane (Working Time Regulations 1998); Statutory Sick Pay dovuto dal primo giorno da aprile 2026 (Employment Rights Act 2025). Le presentazioni RTI tardive e le inadempienze all'iscrizione automatica comportano sanzioni rispettivamente da HMRC e da The Pensions Regulator.*